Ajari saya untuk memberikan umpan balik

Programmer kemarin, Ivan, menjadi pemimpin grup. Tidak masalah apakah dia menginginkannya atau diminta, tetapi tanggung jawabnya telah banyak berubah. Sekarang Ivan bertanggung jawab tidak hanya untuk dirinya sendiri, tetapi juga untuk timnya. Seperti pemimpin lainnya, pertama-tama, ia harus belajar memberikan umpan balik konstruktif kepada bawahan, sehingga dalam hal perilaku yang tidak diinginkan dan pembekalan berikutnya, karyawan tersebut akan mengerjakan kesalahan dan pada saat yang sama tidak berhenti mengatakan: “Manajer saya adalah orang jahat (penyensoran) ) ".

Artikel ini ditulis terutama untuk eksekutif pemula. Saya berharap kolega mereka yang lebih berpengalaman juga akan menemukan sesuatu yang menarik untuk diri mereka sendiri. Pengulangan adalah ibu dari pembelajaran!

Jadi, mari kita bayangkan situasinya: Tim Ivan memiliki seorang programmer, Sasha, yang menyiapkan tambalan dan menerapkan perubahan pada cabang umum tanpa ulasan kode dan tes. Keesokan harinya, build itu dirakit dengan kesalahan kritis dalam fungsi yang dikembangkan Sasha. Ivan perlu memberikan umpan balik kepada bawahannya tentang masalah tersebut.

Mengikuti aturan di bawah ini akan membantu Ivan sebanyak mungkin untuk mempersiapkan pertemuan dengan Sasha dan pada saat yang sama mencapai hasil yang baik.

1. Umpan balik harus segera dikirim.

Begitu situasi negatif ini terjadi, Ivan harus bereaksi dengan cepat, bukan menunggu waktu. Penjelasannya sederhana:

• Sasha akan beralih ke tugas-tugas lain, akan sulit baginya untuk mengingat kesalahannya beberapa minggu yang lalu
• lebih lanjut, Sasha mungkin memiliki pendapat bahwa Ivan bias terhadapnya dan hanya menemukan kesalahan, ingin "memerasnya" keluar dari tim

Dalam hal ini, Sasha tidak akan siap untuk menerima komentar Ivan dan akan mengambil posisi defensif.

2. Pikirkan sebelumnya tentang tempat pembicaraan.

Jangan parsing kesalahan karyawan secara publik! Ini adalah yang terburuk yang bisa dipikirkan oleh Ivan. Kritik di hadapan seluruh tim hanya akan menciptakan penghalang antara dirinya dan bawahannya.
Ada aturan umum: dimarahi secara pribadi, puji di depan umum. Ivan akan memberikan umpan balik negatif kepada karyawan, jadi Anda harus mencari tempat terpencil untuk berbicara dalam suasana santai. Lebih baik tidak menjadi kantor pusat, karena seorang karyawan dapat menutup dari awal.

3. Konten percakapan harus dipertimbangkan.

Ini mengejutkan banyak orang, tetapi Ivan perlu mempersiapkan percakapan semacam itu. Satu kata atau tindakan yang salah, dan Sasha bisa hilang darinya, sebagai karyawan, selamanya.

Penting untuk memikirkan struktur pembicaraan itu sendiri, siapa, apa, dalam urutan apa yang akan berbicara. Terkadang bijaksana untuk menulis rencana percakapan singkat di atas kertas atau di ponsel Anda agar tidak ketinggalan detail penting dan tidak menyimpang dari rencana percakapan yang direncanakan semula.

4. Bersikap ramah

Jika ini adalah pertama kalinya Anda bertemu seseorang hari ini, pastikan untuk menyapa dia, biarkan ekspresi wajah Anda alami. Jika Anda sudah saling bertemu, minta (jangan mengalihkan perhatian dari urusan saat ini, saya sarankan bertanya dalam obrolan) apakah orang tersebut sibuk dan meminta izin untuk pindah selama 15-20 menit untuk berbicara. Sikap hormat pemimpin seperti itu biasanya menyuap dan memberi Ivan bonus tambahan untuk persepsi yang memadai tentang kritik Sasha.

Umpan balik lebih baik dirasakan jika percakapan berlangsung dalam suasana yang tenang dan ramah. Tugas Ivan bukanlah untuk menyinggung atau memarahi Sasha, mengatakan bahwa dia "tidak memenuhi harapan." Tugas Ivan adalah menunjukkan masalahnya pada Sasha, membantu mengatasi kesalahan dan mencegah terjadinya situasi seperti itu di masa depan.

Hubungi karyawan dengan nama, tunjukkan minat Anda pada kenyataan bahwa lain kali ia melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

5. Pertama, puji sedikit

Di awal pembicaraan, ucapkan beberapa patah kata tentang kualitas baik lawan bicara atau tentang pekerjaannya, yang ia lakukan baru-baru ini. Sangat jarang terjadi bahwa semuanya sangat buruk. Pendahuluan seperti itu akan membantu Ivan mengatur Sasha pada gelombang persahabatan, meredakan ketegangan dalam situasi ini, yang tidak cukup standar baginya.

Anda tidak perlu segera memulai dengan minusnya, karena tujuan dari percakapan ini bukan untuk mencegah keinginan untuk bekerja, tetapi untuk merangsang untuk meningkatkan pekerjaan dan mencapai hasil yang lebih baik.

6. Lewati ke konten utama percakapan.

Di sini kita harus dengan lancar beralih ke masalah yang bermasalah, yang merupakan tujuan utama pembicaraan. Ivan harus dengan tenang menyampaikan komentarnya pada Sasha tentang pekerjaannya. Itu selalu tidak menyenangkan untuk mendengarkan kritik di alamat Anda, jadi Ivan harus menanggung percakapan dengan nada datar, tanpa beralih ke kepribadian. Ekspresi yang tidak dapat diterima atau menghina, frasa perintah, dan komentar yang tidak ramah tidak dapat diterima. Kalau tidak, Sasha setiap saat dapat menutup dalam posisi defensif dan menyangkal semua argumen Ivan, yang masuk akal dan objektif.

7. Nyatakan komentar Anda dengan jelas.

Jika Ivan akan mengekspresikan dirinya dalam frasa umum tanpa menjelaskan apa yang sebenarnya salah, karyawan itu tidak mungkin dapat membuat perubahan yang diperlukan untuk pekerjaannya. Sasha harus mengerti dengan jelas dan jelas apa yang dibicarakan pemimpinnya. Kalau tidak, Sasha kemungkinan besar akan berpikir: "Ivan adalah orang jahat (sensor) , dia sendiri tidak tahu apa yang dia inginkan!"

Pastikan untuk menyatakan dengan jelas konsekuensi yang tidak menyenangkan dari situasi masalah saat ini. Jelaskan bagaimana situasi ini mempengaruhi anggota tim lainnya. Misalnya, tim dapat dipaksa untuk tetap bekerja di hari berikutnya dan memperbaiki bug agar rilis berhasil.

8. Cari tahu posisi bawahan

Segera setelah karyawan memberi tahu titik masalahnya, jangan buru-buru menawarkan solusi Anda. Izinkan bawahan untuk mengekspresikan sudut pandang mereka. Mungkin Anda tidak tahu sesuatu, data Anda mungkin tidak lengkap, dan Anda bisa memarahi seseorang dari awal.
Penting bagi Ivan bahwa dialog diperoleh, maka akan lebih mudah untuk saling memahami dan mencapai kesepakatan. Anda harus mencari tahu alasan untuk apa yang terjadi dari posisi Sasha.

Dalam kasus yang ditunjukkan oleh kami, mungkin ada tenggat waktu, semua orang berkeringat untuk menangkapnya. Sasha menjalani ulasan dari salah satu tim, tetapi, misalnya, dengan terburu-buru, jejak ulasan ini tidak tetap di JIRA. Dia juga bisa melakukan pengujian desain, namun, lima menit setelah Sasha, programmer lain berkomitmen dan tambalannya merusak fungsionalitas Sasha. (Autotests memutuskan, ya, tetapi tidak di mana pun mereka berada).

9. Nyatakan posisi Anda

Jika tidak ada keadaan yang “meringankan”, umpan balik dari Ivan harus keras dan jelas.

Jika ada keadaan "meringankan", ini adalah kesempatan untuk bersama-sama menyelesaikan masalah dengan Sasha yang muncul selama tugas dan untuk menghindari terjadinya mereka di masa depan.
Ivan harus ingat bahwa dia memberikan umpan balik untuk meningkatkan hasil pekerjaan Sasha di masa depan. Orang cenderung melakukan kesalahan, Anda harus bisa memberi mereka kesempatan kedua. Hal utama, saya ulangi, tidak boleh bersifat pribadi! Tidak seorang pun cenderung mendengarkan pendapat tentang kemampuan mental dan profesional mereka. Jika seseorang tersinggung oleh frasa, akan sangat sulit untuk berdamai dengannya. Karena itu, Sasha harus mendengar dari Ivan bahwa ini bukan "dia buruk," tetapi "pekerjaannya buruk."

Sasha dapat menyarankan cara untuk mengatasi masalah ini dan ini akan menjadi pilihan terbaik, karena dia segera mengambil tanggung jawab atas situasi dan penghapusannya. Namun, kebetulan bahwa karyawan tersebut mungkin tidak mengerti bagaimana menyelesaikan masalah dan menghindarinya di masa depan. Di sini pemimpin harus datang untuk menyelamatkan dan menyatakan sudut pandangnya.

10. Kendalikan perasaan dan emosi Anda

Pemimpin harus dihormati, bukan takut. Emosi, teriakan, sekakmat, dll. - selalu merupakan tanda ketidakberdayaan pemimpin. Ivan harus tenang, terkendali, dan percaya diri. Keunggulan tidak harus ditunjukkan, karyawan itu sendiri harus merasakannya.

11. Perhatikan sinyal non-verbal Anda

90% adalah bagaimana seseorang berbicara, bukan apa yang dia katakan. Karena itu, Ivan harus memperhatikan intonasi, ekspresi wajah, dan gerak tubuhnya.

Ivan dan setiap pemimpin harus tertarik pada topik sinyal non-verbal dan mencoba mengikuti tip sederhana. Misalnya, pose tertutup dengan tangan disilangkan atau jemari diikat harus dihindari. Telapak tangan yang terbuka akan berbicara tentang ketulusan, perilaku santai yang umum.

12. Pertimbangkan karakteristik individu karyawan

Setiap karyawan membutuhkan pendekatan individual dan penting untuk memikirkannya bahkan pada tahap persiapan untuk percakapan. Anda dapat bercanda dengan seseorang, dan dia akan memahami klaim secara normal, dan seseorang akan menyentuh nada ironis Anda. Pendatang baru yang tidak pasti harus didorong, dan tuntutan tegas harus dilakukan pada mereka yang secara sadar tidak bekerja.

13. Minta karyawan untuk meringkas rapat.

Ini meningkatkan kemungkinan bahwa Anda saling memahami dengan benar, tindakan korektif jelas dan janji diterima bahwa situasi serupa tidak akan terjadi di masa depan. Jika Sasha meringkas dengan benar, ia dengan demikian memikul tanggung jawab atas keputusan yang diambil bersama. Ivan dapat memperbaiki Sasha jika dia salah mengerti sesuatu.

14. Di akhir pembicaraan, ucapkan terima kasih kepada karyawan dan tinggalkan pesan positif.

Ivan harus berterima kasih kepada Sasha karena meluangkan waktu untuk mendengarkannya. Ivan harus selalu menginformasikan bahwa dia percaya pada Sasha, bahwa dia akan memperhitungkan komentar. Anda seharusnya tidak terlalu gigih (terutama jika ini adalah "kehilangan" pertama dari karyawan). Biarkan dia tahu bahwa dia bertanggung jawab penuh untuk dirinya sendiri, bahwa Anda tidak meragukan kebijaksanaannya, dan Anda hanya ingin membantunya.

Umpan balik konstruktif yang sukses untuk semua manajer!