Desain dan implementasi rekayasa terintegrasi dan solusi IT melibatkan pembuatan sejumlah besar dokumentasi teknis sesuai dengan persyaratan hukum. Unit khusus terlibat dalam persiapan dan rilisnya di LANIT-Integration . Dalam periode panas, rata-rata, setiap empat jam kami mencetak sekitar 40 volume dokumentasi dalam 1000 lembar gambar, menghabiskan sekitar 750 meter kertas linear dengan luas lebih dari 400 meter persegi. m. Pada beban puncak, volume meningkat 2-2,5 kali. Tanpa peralatan profesional, tidak mungkin untuk mengatasi tugas-tugas seperti itu. Hari ini saya akan memberi tahu Anda bagaimana dan mengapa kami beralih ke kelas peralatan lain dan apa yang membantu mengurangi waktu pada tahap terakhir mempersiapkan dokumentasi - saat mencetak dan menjahit.

Sumber

Banyak salinan sangat cepat

Sebelum menerbitkan satu set dokumentasi teknis berkualitas tinggi, pekerjaan serius perlu dilakukan: untuk berkoordinasi dengan pelanggan komposisi dokumentasi dan jumlah salinan, untuk memasukkan dalam jadwal umum proyek biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk semua tahap persiapan dokumentasi.

Beragam tugas melalui departemen kami, tetapi sekarang kita berbicara tentang rilis dokumentasi cetak. Berikut adalah operasi dasar yang biasanya dilalui dokumen elektronik sebelum menjadi volume fisik.

1) Editing

Berapa lama tahap ini akan berlangsung tidak hanya tergantung pada volume, tetapi juga pada kualitas bahan yang kami terima. Pengeditan tidak dapat didelegasikan kepada siapa pun - hanya karyawan yang memenuhi syarat yang dapat mengedit dan menjalankan dokumentasi. Mereka mengandalkan bangunan, standar desain untuk sistem otomatis dan dokumen program.

Selain standar nasional untuk beberapa proyek, perlu untuk mempertimbangkan persyaratan tindakan pengaturan organisasi pelanggan. Sebagai contoh, perusahaan minyak dan gas terkemuka telah menetapkan sistem standardisasi perusahaan. Dokumen-dokumen ini mencerminkan fitur-fitur teknologi yang digunakan. Beberapa perusahaan di sektor ini juga menggunakan standar internasional (ISO) dan Eropa (CEN) bersama dengan yang Rusia. Persyaratan khusus dikenakan pada dokumentasi di sektor keuangan dan di perusahaan-perusahaan di industri roket dan luar angkasa. Kami telah berulang kali harus mempertimbangkan standar internal mereka.

2) Konversi

Format PDF mudah digunakan untuk melihat pratinjau dokumen yang sudah jadi dan menulis ke media elektronik untuk pengiriman ke pelanggan, dan untuk mengirimnya untuk dicetak, jadi biasanya kami menggabungkan semua file dari format yang dapat diedit ke dalam satu file PDF.

3) Cetakan

Kecepatan cetak lebih tergantung pada parameter dan jumlah peralatan.

4) Memilih

Dari lembaran yang dicetak, perlu untuk membentuk satu set (volume fisik). Untuk melakukan ini, mereka harus dilipat (format gambar besar dilipat ke ukuran lembar A4), disortir dalam urutan, dan kemudian disusun dalam folder (karton atau melengkung), dijahit ke pegas, atau dikemas dalam kotak kardus.

Sortir dokumen

Bagian dari dokumentasi dilacak di bawah "pers" saat kita sibuk menenun

Kumpulan dokumentasi tanpa jahitan, yang tidak dapat diselesaikan dengan cara apa pun di malam hari. Kadang-kadang dokumen diperlukan dalam bentuk ini pada tahap pengiriman dokumentasi eksekutif, ketika akhirnya dibentuk di fasilitas.



LANIT-Integration mengkhususkan diri dalam konsultasi IT, desain, implementasi dan dukungan solusi IT yang kompleks. Perusahaan merancang dan mengimplementasikan puluhan sistem untuk setiap proyek besar yang tidak dapat diimplementasikan tanpa bagian grafis yang besar: rencana tata letak peralatan, diagram struktural dan fungsional, diagram pengkabelan dan koneksi lainnya.

Untuk pengiriman, pelanggan seringkali perlu mencetak beberapa salinan dari semua set dokumentasi pada tahap yang berbeda: desain, pekerjaan, eksekutif. Agar Anda dapat menyajikan volume ini, saya akan memberi tahu Anda tentang acara baru-baru ini yang terjadi ketika stadion Rusia secara aktif mempersiapkan diri untuk Piala Dunia 2018.

Manajer proyek untuk modernisasi stadion memutuskan untuk mengirimkan dokumentasi kepada pelanggan dengan mobilnya sendiri. Kami melipat semuanya dan menurunkannya ke pintu masuk utama ke kantor. Namun, setelah melihat dan mengevaluasi volume dokumen yang sebenarnya, manajer memutuskan untuk memanggil perusahaan angkutan pihak ketiga. Beberapa lusin keranjang, yang masing-masing seperempat meter kubik, jelas tidak cocok bahkan dalam "station wagon" yang cukup luas.

Sebelum memuat dokumen pengiriman

Volume besar seperti itu harus dilepaskan dalam waktu terbatas. Sayangnya, kami, seperti orang lain, tidak ketinggalan karena gagal memenuhi tenggat waktu kontraktor, ketidakkonsistenan tindakan kontraktor umum dan pelanggan serta masalah lainnya. Semakin besar, “lebih berat” proyek, semakin banyak jebakan yang harus Anda tangani. Penting untuk memiliki waktu untuk memecahkan masalah dan kesalahan serta menerbitkan kembali dokumentasi untuk memenuhi tenggat waktu.

Ketika jumlah proyek meningkat dan departemen teknis LANIT-Integration diperluas, kami juga harus mengembangkan departemen kami sendiri.

Cetak di malam hari

Awalnya, tim dokumentasi teknis hanya memiliki printer kantor umum, plotter A1 (HP DesignJet 500 dengan kecepatan cetak hanya 1 lembar dalam 13 menit) dan obor tangan. Dokumentasi melibatkan 2-3 orang. Kemudian mereka membeli plotter HP DesignJet T1300 kedua dengan kecepatan cetak 1 lembar A1 dalam 2-3 menit dan menambah staf: hingga lima orang terus-menerus dipekerjakan di departemen.

Pada tahun 2012, beban kerja departemen dan volume dokumentasi yang dikeluarkan bertambah sehingga kami membutuhkan area terpisah: setelah pindah, mereka mulai mencetak pada tiga komplotan - kami menambahkan plotter HP DesignJet T2300 ke dua yang disebutkan di atas, membeli HP Color LaserJet CM6030 MFP MFP, yang memungkinkan pencetakan halaman format A4 dan A3 dengan kecepatan hingga 40 ppm. Saat itu, maksimal 6 orang bekerja di departemen.

Pencetakan sementara ditangguhkan karena tidak ada tempat untuk meletakkan dokumen: semua permukaan kerja sibuk

Untuk pencetakan tepat waktu dan akuisisi dokumentasi cetak, kekuatan departemen kecil kami terkadang tidak cukup. Setiap lembar yang dicetak harus diambil dari plotter, memotong tepi pada pemotong mekanik, secara manual dilipat ke dalam format A4, dijahit. Semua operasi ini membutuhkan banyak tenaga dan waktu, jadi kadang-kadang kolega dari departemen dan pekerja magang terkait datang membantu kami. Seprai yang dicetak digantung di semua permukaan yang dapat diakses, tempat mereka menunggu giliran untuk memotong dan melipat.


Gambar lipat dari berbagai format harus dilakukan secara manual, dan ada kekurangan ruang untuk volume dokumentasi yang besar. Untuk membentuk volume dalam beberapa salinan, kami meletakkan lembaran di koridor, kadang-kadang menempati seluruh koridor lantai beberapa meter di sepanjang perimeter. Seringkali, pekerjaan seperti itu dilakukan pada malam hari, agar tidak mengganggu kolega.

Untuk meningkatkan produktivitas dan tidak melibatkan karyawan dari departemen lain, pada paruh kedua tahun 2013 kami membeli folder Estefold Es-Te 2300 untuk melipat gambar untuk format A4, pemotong kertas listrik Neolt Electro Trim 130, dan juga printer inkjet A4 / copier (MFP) HP Officejet Pro X576dw ditenagai oleh teknologi HP PageWide pada 42 ppm.

Pada saat itu, pekerjaan sudah dimulai di fasilitas Olimpiade Musim Dingin di Sochi pada tahun 2014. Masalah kurangnya kekuatan teknis, kecepatan cetak dan produktivitas departemen secara keseluruhan telah menjadi lebih relevan dari sebelumnya. Untuk pekerjaan yang mendesak (memotong, melipat gambar, dan menjahit volume), kami dipaksa untuk menarik pekerja paruh waktu, terutama siswa, karena bagian terbesar dari biaya tenaga kerja dalam menerbitkan dokumentasi adalah operasi-operasi ini.

Membersihkan setelah bekerja pada akhir pekan: dalam satu kotak panjang - 45 meter dari "kertas lembar"

Tentu saja, perlu memodernisasi proses dan meningkatkan kapasitas pencetakan: defisit mereka bertambah. Bagaimana cara mengembangkan departemen?

Pada awalnya, kami ingin memperluas armada peralatan dan staf, dan area tambahan juga diperlukan.


Untuk menggandakan produktivitas, perlu membeli peralatan sebanyak yang kita miliki. Tapi itu hampir tidak cocok untuk kita.

Pada 2017, banyak proyek yang bekerja secara bersamaan, dan kami harus memberikan dukungan dokumentasi mereka. Berikut adalah yang terbesar dari mereka: rekonstruksi Arena Olahraga Grand Luzhniki, penciptaan infrastruktur TI stadion lain untuk memegang duniawi, penciptaan sistem TI taman Zaryadye, desain dan implementasi beberapa lusin TI dan sistem teknik di salah satu bandara.

Untuk mengatasi volume tepat waktu, kami membutuhkan kekuatan peralatan pencetakan, jauh lebih unggul dari yang sudah kami miliki.

Dokumentasi sebelum pengiriman ke pelanggan

Itu perlu untuk meningkatkan kualitas dan membawa kecepatan kerja ke tingkat yang baru tidak secara kuantitatif (mengacaukan kantor dengan peralatan "lemah"), tetapi secara kualitatif. Jadi kami mulai mempertimbangkan peralatan untuk pencetakan format besar dengan kemampuan pencetakan profesional.

Bagaimana kami memilih

Pertama, kami memutuskan persyaratan dasar. Pertama-tama, kami membutuhkan pencetakan berkualitas tinggi bersama dengan produktivitas kelas atas. Keandalan peralatan, profitabilitas, kemudahan penggunaan juga penting. Mengingat bahwa pemangkasan, lipat, dan pengikatan adalah biaya tenaga kerja utama, kami mencari (di samping plotter berkinerja tinggi) solusi yang memungkinkan kami untuk mengotomatisasi setidaknya sebagian dari operasi ini.

Pasar untuk perangkat pencetakan telah diteliti dengan susah payah. Opsi yang segera ditinggalkan dengan kecepatan cetak yang relatif rendah - hingga 2-3 p. A1 per menit. Dengan tingginya biaya peralatan itu sendiri dan kepemilikannya, peningkatan kecepatan seperti itu tidak sebanding dengan uang yang dihabiskan.

Di antara teknologi pencetakan populer yang cocok untuk kami dalam hal kualitas dan kecepatan, hanya ada dua yang tersisa. Salah satu produsen mengusulkan penggunaan tinta yang larut dalam air, tidak cocok untuk pengarsipan dokumen dan tidak tahan terhadap kelembaban. Ada persyaratan khusus untuk kertas yang digunakan. Selain itu, setelah setiap 100 halaman yang dicetak, operator harus membersihkan kepala perangkat seperti itu, dan istirahat seperti itu tentu saja mempengaruhi produktivitas.

Setelah mempertimbangkan pro dan kontra, kami akhirnya memilih teknologi HP PageWide, yang memenuhi sebagian besar persyaratan kami. Selain itu, kami telah menggunakan printer HP yang didasarkan pada teknologi ini selama beberapa tahun, dan telah memantapkan dirinya sebagai yang cepat, ekonomis, dan dapat diandalkan.


Ketika kami memutuskan teknologinya, kami pergi ke salah satu penyedia layanan pencetakan untuk melihat perangkat cetak yang sedang beraksi. Model spesifik perangkat multifungsi dipilih sesuai dengan rasio "harga kinerja". HP menghasilkan sederetan perangkat PageWide: keduanya flagships dengan parameter terbaik, tetapi sangat mahal, dan model yang lebih rendah daripada mereka dalam kecepatan cetak, tetapi lebih terjangkau. Pilihan kami ada pada HP PageWide XL 5000 MFP dengan folder online yang memungkinkan Anda melipat lembaran ukuran besar hingga A4 secara real time.



MFP dikirimkan kepada kami dengan folder online. Menggunakan perangkat lunak SmartStream, kami memilih jenis dan gaya lipatan yang diinginkan, atau opsi dengan output dari lembar yang terbuka. Tentu saja, pencetakan berurutan dan pelipatan lembaran menghemat banyak waktu: pada keluarannya kita sudah melipat lembaran volume dokumentasi sesuai urutan dicetaknya. Setelah Anda mulai mencetak dokumen, kami hanya perlu menghapus lembar yang sudah selesai dari baki.


Bersama dengan MFP baru, mereka memutuskan untuk membeli HP PageWide Managed P77740dn MFP - perangkat untuk mencetak lembaran format hingga A3 dengan kecepatan cetak sekitar 60 ppm.


Setelah menginstal sistem baru, kami meningkatkan produktivitas sepuluh kali lipat departemen. Anda dapat mengatakan: "Tetapi sistem pencetakan seperti itu membutuhkan banyak uang." Dan Anda akan benar sekali. Namun, biaya memiliki perangkat ini relatif kecil.

Pengeluaran yang dibenarkan

Habis untuk perangkat kami hanya kartrid. Konsumsi tinta untuk mencetak gambar HP PageWide XL 5000 pada kertas yang tidak dilapisi dengan cakupan lima persen adalah 0,35 ml / sq. m. Berdasarkan biaya rata-rata 8.000 rubel. kartrid hitam dan kapasitasnya 400 ml, kami mendapatkan harga 1 persegi. m gambar hitam dan putih - sekitar 7 rubel. Sebagai perbandingan: kartrid hitam dengan kapasitas 130 ml untuk komplotan inkjet kami harganya rata-rata 5.000 rubel. Sumber dayanya adalah 800 lembar A4 atau 50 meter persegi. m (pada cakupan halaman 5%). Ternyata konsumsi per 1 persegi. m pencetakan hitam putih adalah 2,6 ml / sq. m, dan biaya 1 persegi. m - sekitar 100 rubel. Ternyata biaya satuan lembar dengan parameter bahan habis pakai menurun lebih dari 10 kali.

Bahan sumber daya lain yang memerlukan penggantian selama pengoperasian perangkat (kartrid servis, wadah tinta bekas, printhead) memiliki sumber daya kerja yang sangat besar. Jadi, untuk print head, pabrikan memberikan jaminan satu tahun atau 10 liter tinta. HP Inc. merekomendasikan sumber daya total kepala menentukan 32 liter, yang 10 kali lebih banyak dari komplotan dengan produktivitas yang sama, tetapi menggunakan tinta yang larut dalam air. Faktanya, pada tahun operasi kami, laju aliran maksimum pada head tidak melebihi empat liter. Kami mengganti bahan sumber daya lainnya setelah 9-11 bulan. Namun, bahkan biaya rendah per lembar tidak akan pernah membenarkan semua biaya peralatan. Bagi kami, prioritas utamanya adalah produktivitas dari proses bisnis penerbitan dokumentasi secara keseluruhan: dengan intensitas kerja kami selama tahun menggunakan plotter, 39.719 sq. M dihabiskan untuk itu. m atau 69.039 m kertas linier, serta 14,6 liter tinta.

Implementasi proses pencetakan berteknologi tinggi memungkinkan untuk mengotomatiskan sepenuhnya siklus rilis dokumentasi berbasis kertas. Dengan cara kuno, secara manual, kami hanya melengkapi lembar dokumentasi.

Sebelumnya, bahkan menghabiskan uang untuk buruh upahan, kami tidak selalu berhasil menyiapkan dokumentasi untuk beberapa proyek secara tepat waktu. Kadang-kadang ini karena ketidakakuratan dalam penyelesaian kontrak, kadang-kadang karena tenggat waktu yang berubah secara tiba-tiba untuk penyediaan dokumentasi. Ada saat-saat ketika pelanggan "menentukan" persyaratan dalam proyek dan hampir keesokan harinya menuntut penyediaan dokumentasi yang diamandemen, khususnya menciptakan situasi untuk menerima diskon atau mengumumkan denda.

Sekarang, departemen kami mampu mengatasi tantangan seperti itu. Kami secara aktif menggunakan kemampuan baru perangkat saat mencetak dan melipat lembaran dokumen, terutama untuk proyek skala besar. Untuk pengoperasian unit yang efisien, kami membatasi ruang produksi terpisah untuk mencetak, memilih dan menyimpan dokumentasi dan area kantor. Dan itu (ruangan) sangat diperlukan, karena memetik masih merupakan salah satu proses yang paling sulit, terutama jika Anda perlu menggunakan pegas plastik. Ada empat pembuat buklet listrik di departemen, tetapi prosesnya sendiri memakan waktu ketika datang ke format yang lebih besar dari A3. Setiap lembar dengan ukuran A2 dan lebih besar terlebih dahulu harus dipotong dan dimasukkan untuk hem. Punching hanya dimungkinkan pada satu lembar (berbeda dengan lembar A4 atau A3). Yaada solusi teknis yang dapat mengotomatisasi sebagian proses ini, misalnya, aplikator penguat stiker berlubang sebagai awalan ke folder online, tetapi dalam kondisi saat ini ini tidak layak secara ekonomi, terutama karena lembaran yang diproses dengan cara ini hanya akan cocok untuk memilih ke dalam folder lengkung.

Mengurangi biaya tenaga kerja untuk penerbitan dokumentasi menyebabkan restrukturisasi departemen dan spesialisasi kegiatannya di dua bidang: yang pertama adalah rilis dokumentasi teknis di atas kertas; yang kedua adalah penulisan, desain, dan pengeditan dokumentasi teknis.

Instalasi baru tidak mengecualikan operasi komplotan, pemotong, dan folder yang sebelumnya tersedia. Kami tidak hanya menggunakannya sebagai peralatan cadangan (mereka diluncurkan beberapa kali setahun ketika kami sedang menunggu teknisi layanan vendor tiba), tetapi kami juga menciptakan pekerjaan jarak jauh.

Ketika kami bekerja di terminal baru di salah satu bandara Moskow, pada tahap penutupan proyek dan menyiapkan dokumentasi eksekutif, kami memasang printer, plotter kami sendiri (yang terakhir dibeli sebagai perangkat yang sangat murah, ringkas dan mobile) dan laptop karyawan yang terhubung melalui VPN ke server perusahaan dalam dedicated tempat terminal. Karyawan kami, tepat di tempat, melakukan koreksi pada dokumentasi dan mengganti lembar yang diperlukan. Ternyata lebih cepat, lebih mudah dan lebih murah daripada mengangkut dokumen dari kantor. Sayangnya, transportasi di Moskow mahal dalam waktu dan keuangan.

Sebelum ini, mereka juga menutup proyek di Tatarstan, di mana LANIT-Integration”Bekerja pada modernisasi dan implementasi sistem teknik dan TI di pabrik kimia Ammonium. Tempat kerja serupa sedang berlangsung di sana. Kami mengirim plotter dari Moskow, kami membeli printer di tempat. Untuk menyiapkan dokumentasi eksekutif, karyawan departemen dikirim ke pabrik.

Efektivitas penggunaan stasiun kerja jarak jauh semacam itu telah dikonfirmasi di fasilitas lain, seperti Luzhniki BSA; Bangunan Duma Kota Moskow dan banyak lainnya. Dalam beberapa kasus, kami hanya menggunakan peralatan di fasilitas, dan teknisi lapangan secara independen melakukan koreksi pada dokumentasi dan mencetak lembar yang diperlukan.

Angka tumbuh

Jumlah salinan cetak pada proyek-proyek besar terus bertambah. Misalnya, pada akhir Agustus, sekitar 200 volume dokumentasi disiapkan untuk kuartal IQ dalam proyek selama 8 hari. Peralatan baru memungkinkan kami untuk mencetak 5785 gambar dengan konsumsi kertas 3.750 meter persegi. m atau 8598 meter linier. Patut dicatat bahwa secara paralel hari ini kami juga mengeluarkan dokumentasi untuk empat proyek besar dan volume di sana agak besar.

Sejauh yang kami tahu, LANIT-Integration adalah satu-satunya integrator sistem yang menggunakan peralatan tingkat ini. Sekarang kemampuan teknologi dari departemen kami memungkinkan kami tidak hanya untuk memberikan dukungan dokumentasi lengkap untuk proyek-proyek perusahaan kami, tetapi juga untuk mengeluarkan dokumentasi untuk pelanggan pihak ketiga.

Jika Anda menyiapkan dokumentasi di perusahaan Anda dan Anda tertarik pada pengalaman kami, maka kami mengundang Anda ke kantor LANIT-Integration untuk melihat bagaimana "pabrik percetakan" kami bekerja.