Implementasi sistem GTD berdasarkan fitur baru Google Keep and Calendar

Artikel ini dalam bahasa Inggris: Implementasi GTD melalui Fitur Google Keep dan Kalender Baru

Dalam beberapa tahun terakhir, Google Keep dan Calendar telah secara signifikan memperluas fungsionalitasnya, yang memungkinkan untuk membangun implementasi yang lebih nyaman dari metodologi GTD (Getting Things Done) berdasarkan pada mereka . Sebelumnya, saya sudah menerbitkan materi dengan implementasi GTD berdasarkan Kalender Google. Materi yang disajikan sekarang dapat dianggap sebagai implementasi terbaru dari GTD dengan prinsip yang sama, tetapi menggunakan cara yang lebih modern.

Di artikel 2015 saya, layanan yang sama, Google Kalender, dipilih sebagai elemen dasar untuk semua lima fase kontrol alur kerja (Kontrol) dalam sistem GTD. Sekarang, pada fase yang berbeda, dua layanan yang berbeda - Kalender dan Tetap - akan digunakan sebagai elemen dasar sesuai dengan kemampuan fungsionalitasnya untuk masing-masing fase.

• Kalender sekarang akan digunakan sebagai dasar untuk fase Review-Reflect , serta untuk fase Do-Engage .
• Keep akan digunakan sebagai dasar untuk fase Kumpulkan-Tangkap , fase Proses-Klarifikasi dan fase Atur .

Implementasi GTD di Kalender Google (daftar tindakan minggu depan yang diperluas):


Implementasi GTD di Google Keep (kategori tindakan segera):



Sebagian besar elemen dari sistem pengaturan diri akan disimpan dalam catatan . Namun, banyak dari mereka akan secara bersamaan diintegrasikan dengan Kalender melalui pengingat . Di Keep bahwa semua yang ditempatkan di "catatan acara" akan direkam sekarang.

Keep juga akan digunakan sebagai "keranjang" utama (dalam-keranjang) untuk tahap pengumpulan (kecuali jika sumber informasi memiliki "keranjang" sendiri). Seperti yang akan ditunjukkan di bawah ini, Keep menyediakan cara yang nyaman untuk mengatur tindakan yang tidak terikat waktu dan, terutama, proyek-proyek sederhana.

Menggunakan Kalender sebagai basis lain disebabkan oleh fakta bahwa Keep tidak memberikan ikhtisar tindakan yang terkait dengan tanggal atau waktu (pengingat dan acara).

Pada saat yang sama, seperti yang akan diperlihatkan di bawah, Anda dapat dengan mudah dan mudah mengatur ulasan dari Menyimpan catatan di Kalender tentang tindakan paling prioritas yang tidak terikat dengan tanggal atau waktu. Ini sepenuhnya akan mencakup fase eksekusi dari Kalender. Artinya, semua tindakan yang akan dilakukan (tanggal dan tidak bertanggal) akan dipilih dari Kalender.

Kenyamanan menggunakan Kalender sebagai dasar untuk fase peninjauan juga karena fakta bahwa versi desktopnya (setelah diperbarui pada musim semi 2018) memungkinkan Anda untuk menampilkan Simpan catatan di sidebar-nya. Aplikasi seluler Kalender memungkinkan Anda menampilkan pengingat tindakan yang jauh lebih besar (sekitar 10-15 pengingat per layar) dibandingkan dengan aplikasi Keep mobile (sekitar 4-6 catatan dengan pengingat layar).

Lebih lanjut dalam materi ini, kata "aplikasi" akan dipahami sebagai aplikasi seluler.

Segala sesuatu yang telah ditulis tentang smartphone berlaku untuk tablet (harus dicatat di sini bahwa tablet sering memungkinkan Anda untuk menghubungkan mouse dan keyboard ke komputer Anda, yang secara signifikan akan meningkatkan produktivitas bekerja dengan sistem ketika memproses teks dalam jumlah besar).

Mempersiapkan Kalender

Kami membuat di Kalender dua acara berulang setiap minggu untuk hari Minggu berikutnya: "mingguan" (pukul 11: 30-12: 00) dan "pada minggu" (pukul 12: 30-13: 00).

Kami juga membuat acara berulang "on month" pada pukul 12: 30-13: 00 pada tanggal 30 bulan berjalan (untuk bulan Februari kami membuat acara semacam itu "on month" pada tanggal 28).

Semua acara yang baru dibuat ini akan berfungsi sebagai pos untuk menampilkan pengingat tentang tindakan yang terkait dengan Simpan catatan yang dikelompokkan di bawahnya di Kalender.

Interval waktu dipilih agar tetap di layar saat menggulir di browser sepanjang versi desktop Kalender selama seminggu.

Mempersiapkan Keep

Kami membuat pintasan (label) di Keep for kategori dan subkategori dari aspek kontrol alur kerja GTD, kami segera menjelaskan apa sebenarnya kategori GTD yang sesuai dengan mereka:

• Tindakan - “Tindakan Selanjutnya” (di luar subkategori);
• Tindakan / Berulang - "tindakan selanjutnya" , subkategori untuk tindakan yang diulang secara teratur;
• Tindakan / Menunggu “Menunggu” - dianggap sebagai subkategori tindakan berikut, alasannya dijelaskan di bawah ini;
• Kotak masuk - "kotak masuk" ("Kotak Masuk") ;
• Mungkin - "mungkin suatu hari" ("Suatu hari / Mungkin") ;
• Proyek - di sini dua kategori akan digabungkan: "daftar proyek" ("Project LIst") dan "bahan proyek terkait" ("Dukungan Proyek") ;
• Referensi - "bahan referensi" ("Referensi").

Kami juga membuat pintasan ke Perspektif GTD di Keep:

• Perspektif

Deskripsi makna dan implementasi bagian GTD ini, yang sering diabaikan, disajikan di bawah ini.

Dalam implementasi yang disajikan di sini, kategori GTD yang terkait dengan proyek - "Project LIst" dan "Project Support" - digabungkan menjadi satu repositori, yaitu daftar proyek (sebagai set header catatan) dan pointer ke bahan terkait (dalam catatan) disimpan di bawah satu label "Proyek" . Tetapi mereka mudah dibedakan di antara mereka karena mereka akan direkam di berbagai tempat Keep note dan font yang berbeda.

Isi Catatan tetap mengacu pada teks utamanya, antara judul dan daftar label.
Dengan sejumlah kecil karakter di badan catatan, font-nya akan meningkat secara otomatis. Untuk lebih jelas membedakan teks pendek dari pos, Anda dapat menambahkan "_______________" (15 karakter garis bawah secara berurutan) ke akhir badan catatan - maka ukuran font akan dikurangi seminimal mungkin.

Kategori "Menunggu" (label "Tindakan / Menunggu" ) dianggap di sini sebagai subkategori di dalam "Tindakan Selanjutnya" (label "Tindakan" ) - ini memungkinkan Anda untuk nantinya, jika diinginkan, menggabungkan dua subkategori GTD yang terkait dengan orang mana pun ( "Selanjutnya Tindakan / Agenda untuk Orang A ” dan “ Menunggu / Hasil dari Orang A ” ) menjadi satu subkategori (di bawah label “ Tindakan / Orang A ” ), yang akan digunakan dengan nyaman dalam konteks komunikasi dengan orang ini. Pendekatan ini juga akan membantu untuk secara lebih logis mengatur tindakan berikut untuk proyek-proyek yang mengalami masalah yang tertunda - ini akan memungkinkan untuk tidak mengarsipkan proyek-proyek tersebut karena tidak adanya tindakan berikut.
Tetapi pengenalan kategori baru seperti itu bagi seseorang harus dipraktikkan hanya jika ada aliran tugas yang konstan di atasnya.

Ada juga pendekatan lain, pilihan yang paling cocok dari mereka akan tergantung pada format interaksi tertentu.
Anda dapat menggabungkan semua tugas ini pada seseorang dalam catatan dengan daftar tindakan (lihat di bawah).
Jika semua tugas untuk seseorang ini terhubung oleh satu tujuan, Anda dapat membuat proyek terpisah untuk tujuan ini dan menuliskannya di Keep note pada proyek ini. Sasaran dari proyek ini haruslah tepat sasarannya sendiri, walaupun dengan mempertimbangkan sasaran orang yang dengannya interaksi itu dilakukan. Anda tidak bisa hanya menyalin tanpa tujuan tujuan orang lain untuk proyek Anda, bahkan jika itu berasal dari manajemen atau klien.

Nama-nama kategori utama dikurangi dari dua kata menjadi satu untuk singkatnya. Untuk mengulangi artinya, Anda dapat menggunakan deskripsi singkat tentang GTD .

Mungkin Google Keep sudah membuat beberapa catatan sebelumnya. Tidak perlu untuk mencuci mereka, cukup letakkan di bawah label "Referensi" untuk saat ini dan lepaskan sematannya ( "Lepas sematan " ) jika terpasang.

Selanjutnya, isi Keep with note dengan elemen-elemen dari sistem organisasi mandiri di bawah label yang baru saja dibuat.

Kotak masuk

Kami menulis ide tentang tindakan (satu langkah dan multi langkah, terikat dan tidak terikat waktu) dalam catatan terpisah di bawah label "Kotak Masuk" - semuanya dalam satu baris, untuk ini Anda dapat menggunakan alat pengaturan mandiri yang lama dan juga daftar pemicu yang belum selesai .

Namun, mereka tidak boleh segera diklasifikasikan, ini akan dilakukan di masa depan.
Anda juga tidak perlu menulis semuanya sekaligus, karena Anda hanya perlu menulis 20-30 catatan untuk membangun kerangka kerja tertentu dari sistem, yang kemudian dapat ditambahkan.

Selanjutnya, dalam proses menggunakan sistem, di bawah label ini kami akan menambahkan kotak masuk lebih lanjut (jika sumbernya tidak memiliki "keranjang" sendiri) - cara ini Keep akan digunakan sebagai "keranjang" utama. Untuk melakukan ini, pilih pintasan "Kotak Masuk" di aplikasi Keep dan tambahkan catatan masuk dengan informasi baru yang perlu disimpan - aplikasi memungkinkan Anda untuk merekamnya dengan beberapa cara:

• ketik (atau salin / tempel);
• untuk membuat sketsa;
• mendikte;
• ambil gambar.

Tindakan

Dengan label ini kami akan menandai catatan pada tindakan satu langkah berikut dan pada proyek yang memuatnya. Tetapi kami hanya akan menempatkan mereka di bawah label "Tindakan" yang tidak terkandung dalam subkategori "Tindakan / Berulang" dan subkategori lainnya (yang dapat dibuat nanti jika sistem disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pengguna).
Secara metodologis akan lebih tepat untuk menerapkan di sini (seperti untuk subkategori umum) label seperti "Tindakan / Umum" daripada "Tindakan" , tetapi ini akan membuat subkategori umum seperti sulit untuk membedakan antara subkategori lainnya.

Untuk dengan cepat membedakan antara elemen "diaktifkan" dari "tidak diaktifkan" ("dapat ditindaklanjuti" vs "tidak dapat ditindaklanjuti"), kami akan memulai semua catatan tentang tindakan ( " Tindakan " ) , tentang proyek ( " Proyek " ) dan tentang tindakan yang mungkin ("mungkin menjadi suatu hari nanti "- " Mungkin " ) dengan surat kecil. Yang dimaksud dengan entri di sini adalah judul catatan (untuk proyek) dan entri di dalam badan catatan (untuk tindakan).
Kategori "mungkin suatu hari" dianggap dalam artikel saya sebagai "dapat ditindaklanjuti", meskipun dalam GTD "klasik" dianggap "tidak dapat ditindaklanjuti". Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengaktifkan elemen-elemennya dengan lebih lancar - untuk mengubahnya, jika perlu, ke dalam tindakan dan proyek berikut. Pada saat yang sama, itu dapat diisolasi dari mereka dengan fakta bahwa itu berada di bawah label yang terpisah.

Isi kategori dengan kotak masuk yang sesuai - pilih dari label "Kotak Masuk" beberapa catatan tentang tindakan satu langkah yang tidak terikat waktu, secara khusus merumuskan tindakan ini di badan catatan dan mengubah label menjadi "Tindakan" . Tindakan satu langkah seperti itu seharusnya tidak dicatat dalam header catatan, mereka akan digunakan lebih lanjut untuk mencatat tujuan proyek.

Untuk catatan tentang tindakan yang kemungkinan besar akan kami lakukan sebelum peninjauan mingguan berikutnya, kami membuat pengingat pukul 13:00 pada hari Minggu berikutnya setelah peninjauan ini (yaitu, jika kami merencanakan peninjauan mingguan untuk Jumat berikutnya, maka pilihlah Minggu segera setelahnya). Kami juga melampirkan ( "Pin" ) catatan pada tindakan ini - jika Anda lebih mengurangi prioritas tindakan ini, catatan harus dibuka ( "Lepas sematan" ).
Mengatur pengingat seperti itu tidak berarti bahwa tindakan harus dilakukan sebelum akhir minggu - ini bukan tenggat waktu, itu harus dianggap sebagai harapan (dengan probabilitas 60-70%) bahwa kita akan terlibat dalam tindakan ini selama seminggu.

Untuk tindakan yang kemungkinan besar akan kami lakukan sebelum akhir bulan (bulan yang mencakup hari Minggu kedua setelah tinjauan mingguan berikutnya), kami membuat pengingat pukul 13:00 pada tanggal 30 bulan ini (atau pada tanggal 28 Februari).
Anda tidak boleh membuat pengingat seperti itu pada tanggal 28 di semua bulan, atau mengalihkannya dari tanggal 30 ke tanggal 31 sesuai dengan jumlah hari dalam bulan tersebut. Seperti dalam kasus sebelumnya, harus diingat bahwa pengaturan pengingat seperti itu tidak berarti bahwa tindakan harus diambil pada bulan yang diberikan.

Selama tinjauan mingguan, pengingat (akhir minggu dan akhir bulan) ditinjau untuk implementasi dan prioritas. Pengingat tentang tindakan yang selesai dan proyek yang selesai dihapus, dan catatan mereka di Keep dihapus atau diarsipkan (semua label yang tersedia dihapus, dan catatan itu ditempatkan di arsip di bawah label "Referensi" ).

Untuk semua pengingat di akhir minggu tentang tindakan yang gagal, prioritas diperiksa, dan pengingat itu sendiri diatur ulang pada akhir minggu depan, baik pada akhir bulan, atau dihapus.

Ketika bulan baru tiba, prioritas untuk pengingat di akhir bulan juga direvisi.

Menurut pengingat proyek yang belum selesai (strukturnya dijelaskan di bawah ini), di mana tindakan mereka berikutnya yang tercantum dalam badan catatan telah sepenuhnya atau secara substansial selesai, kami mencatat pelaksanaan item mereka (daftar item), dan juga memperkenalkan item baru dengan tindakan berikutnya yang baru.

Tindakan dengan tenggat waktu tidak boleh ditulis langsung ke Kalender, karena eksekusi mereka tidak terikat pada tanggal tertentu, mereka hanya memiliki tenggat waktu, dan Anda harus mencatatnya bersama dengan sisa tindakan yang tidak bertanggal.
Untuk tindakan seperti itu, Anda dapat menulis batas waktu di awal judul catatan ( "sebelum DD.MM ..." atau "hingga DD.MM pada ..." ), dan mengatur pengingat di akhir minggu atau akhir bulan ketika kami berencana untuk melakukannya.

Adalah rasional untuk mengelompokkan tindakan dari jenis yang sama yang tidak merupakan proyek tunggal (tidak memiliki tujuan bersama) menjadi satu catatan sebagai daftar - misalnya, daftar pembelian kecil atau daftar objek wisata untuk dikunjungi.

Kami akan menunjukkan catatan tersebut dengan heading dimulai dengan sepasang kurung kurawal {} dan kata-kata dari tindakan khas ini setelah mereka. Menempatkan kata-kata seperti itu dalam tajuk memungkinkan Anda untuk menyingkirkan pengulangannya untuk tindakan individu di badan catatan. Notasi dengan kurung kurawal diterapkan karena universalitasnya untuk set.

Untuk catatan tersebut dengan daftar tindakan (serta catatan dengan proyek, lihat di bawah), kami akan mengatur pengingat untuk minggu dan bulan serta untuk catatan dengan tindakan individu - sesuai dengan tindakan terdekat dari daftar (atau dari proyek).

Proyek

Struktur Keep note memungkinkan Anda untuk menggunakan format elemen yang hampir sama untuk tindakan satu langkah dan proyek multi-langkah, serta mengubah tindakan menjadi proyek dan sebaliknya. Kemudahan bekerja dengan proyek adalah salah satu keuntungan utama implementasi GTD saya.

Banyak implementasi GTD progresif, misalnya, Senjata Rahasia (TSW) dan variasinya, menyarankan pengenalan label terpisah untuk proyek, tetapi dalam implementasi saya, saya berhasil menghindari ini, setidaknya untuk proyek sederhana.

Untuk mengingatkan tentang proyek, kami akan menggunakan catatan dengan nama proyek (tujuannya) - dalam judul catatan, serta tindakan berikut (termasuk yang tertunda, dianggap sebagai subkategori mereka), materi terkait (termasuk tautan ke mereka) - di badan catatan (sebagai elemen daftar).
Dengan demikian, di bawah label " Proyek ", daftar proyek (daftar tajuk), tindakan proyek berikut dan bahan proyek terkait akan digabungkan.

Anda perlu berhati-hati tentang nama-nama proyek - nama-nama objek, proses, peran, dll, dengan sendirinya tidak cocok untuk ini. Dalam GTD, proyek berarti hal yang lebih spesifik - tujuan. Poin ini lebih jelas dijelaskan dalam edisi baru buku David Allen (2015). Oleh karena itu, nama proyek harus mengindikasikan tujuan, hasil yang diinginkan.

Dengan kesalahpahaman, merupakan tindakan satu langkah atau proyek multi-langkah, Anda dapat menggunakan pendekatan ini - jika kami berharap bahwa kami dapat melakukan semuanya dalam sehari, kami menganggap ini sebagai tindakan, jika tidak, maka sebuah proyek. Tetapi pendekatan ini tidak universal - misalnya, membaca buku kemungkinan besar adalah tindakan (walaupun multi-hari), dan mengorganisir acara kolektif di pagi hari untuk malam hari yang para pesertanya belum antisipasi kemungkinan besar adalah sebuah proyek (walaupun semuanya dapat dilakukan per hari).

Sebelum nama proyek, tanda kurung ditambahkan ke judulnya () - mereka menunjukkan bahwa ada komponen lain di badan catatan proyek di bawah ini - tindakan berikut, Anda juga dapat menambahkan huruf ke tanda kurung ini yang sesuai dengan subkategori yang berbeda dari tindakan berikut. Misalnya, huruf r dan w di dalamnya akan sesuai dengan kehadiran tindakan ke subkategori yang dibuat sebelumnya - "Tindakan / Berulang" dan "Tindakan / Menunggu" di badan catatan proyek.
Dan untuk membedakan tindakan seperti itu di badan catatan proyek, Anda juga harus menulis surat-surat ini di depan daftar item yang sesuai dengan mereka.
Untuk membedakan item daftar yang sesuai dengan materi terkait, Anda dapat menulis huruf i di depannya (berarti "Info" ).

Simpan tangkapan layar juga menunjukkan bagaimana Anda dapat menambahkan lebih banyak catatan ke proyek. Untuk melacak hubungan proyek, untuk masing-masing catatan ini, tanda kurung [] ditambahkan sebelum namanya dan tautan ke sana dari catatan utama proyek. Tautan juga ditambahkan ke catatan utama proyek dari semua catatan tambahannya (mis., Dalam arah yang berlawanan). Penunjukan sepasang tanda kurung kotak diterapkan, karena dalam bentuk mereka hanya menyerupai persegi panjang, sebuah catatan.

Tindakan / Berulang

Di bawah label ini kami akan mengumpulkan tindakan berulang. Anda juga dapat menggunakan deskripsi subkategori ini sebagai contoh membagi kategori menjadi subkategori.

Biasanya tindakan berulang akan berada dalam kerangka proyek - tindakan yang sama diulang setiap minggu, tetapi semua ini memiliki tujuan bersama.

Untuk menunjukkan bahwa proyek memiliki tindakan rangkap, huruf r akan ditambahkan dalam tanda kurung di depan namanya dan sebelum nama tindakan itu sendiri dalam catatan proyek.

Catatan dengan tindakan berulang seperti itu dapat disorot. Secara umum, semua jenis catatan yang membentuk rutinitas pengorganisasian diri yang berulang, misalnya, tindakan berulang, aspek perspektif, daftar repositori eksternal, dapat disorot dalam nada yang sama dalam nada yang sama. Pemilihan ini membuatnya mudah untuk menemukan catatan yang sering digunakan dan jarang dihapus ini.

Tindakan-tindakan yang kami sertakan dalam subkategori ini akan dikeluarkan dari subkategori umum di bawah label "Tindakan". Misalnya, catatan proyek yang hanya mencakup tindakan berulang akan ditandai hanya dengan "Proyek" dan "Tindakan / Berulang" (tetapi tidak "Tindakan") " ).

Tindakan / Menunggu

Di bawah label ini, kami akan mengumpulkan tindakan yang tertunda atau hasil yang tidak dilakukan secara independen, tetapi dikendalikan oleh orang lain. Tetapi harapan hanya bagian dari kontrol, kontrol dapat mencakup tindakan aktif. Oleh karena itu, dalam implementasi GTD saya, kategori tunggu dikurangi menjadi subkategori tindakan berikut. Ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dalam proses bersama dengan tindakan berikut (oleh orang-orang) dan menggunakannya sebagai langkah berikutnya dalam proyek.

Secara metodologis, ini dapat dibenarkan oleh fakta bahwa yang diharapkan dapat direduksi menjadi algoritma sederhana yang terdiri dari tindakan.Jika hasilnya diperoleh pada tanggal yang diharapkan (kondisi untuk memilih salah satu tindakan), periksa (tindakan), jika tidak, ingatkan (tindakan). untuk pilihan tindakan selanjutnya pada kondisi timbulnya waktu yang terikat, atau permulaan dari konteks yang sesuai.

Untuk menunjukkan bahwa ada catatan yang tertunda dalam proyek, huruf w akan ditambahkan dalam tanda kurung di depan judul catatan dan sebelum nama tindakan itu sendiri .

Untuk catatan yang tertunda, Anda dapat mengatur pengingat di Kalender serupa dengan tindakan berikut - jika Anda berharap untuk menunggu ini (dan mungkin memicu pengingat untuk artis) minggu depan atau bulan depan.

Mungkin

Di sini kita akan meletakkan gagasan tentang tindakan dan proyek yang ingin kita terapkan.
Anda bahkan dapat lebih jauh membentuk proyek yang mungkin dari mereka dengan memperkenalkan judul catatan dan daftar item untuk tindakan individu di badan catatan. Atau Anda tidak bisa melakukan ini, simpan semuanya dalam format entri sederhana di badan catatan.

Referensi

Di bawah label ini, kami akan menyimpan catatan dengan informasi yang seharusnya tersedia offline dari telepon pintar di luar tempat kerja - dalam bentuk catatan teks atau gambar biasa. Itu bisa, misalnya:

• jadwal transportasi;
• alamat dan jadwal lembaga;
• salinan peta kertas daerah tersebut;
• salinan dokumen;
• Instruksi untuk teknik ini.

Aplikasi Keep (tidak seperti versi gratis Evernote) memungkinkan Anda untuk menyediakan akses offline ke catatan bahkan jika Anda tidak terhubung ke Internet.

Juga di sini Anda harus membuat dan melampirkan catatan dengan tautan ke seluruh tempat penyimpanan informasi referensi (mirip dengan catatan yang sama untuk label "Perspektif" , lihat di bawah) - sehingga Anda dapat meninjau semuanya dari satu basis data (dari Keep).

Di sini Anda juga dapat menempatkan catatan pada tindakan yang dilakukan (lihat di atas), tetapi catatan tersebut harus diarsipkan ( "Arsip" ) untuk memisahkannya dari yang lain. Anda bahkan dapat membuat pintasan terpisah untuk menempatkan catatan yang diarsipkan di bawahnya.

Saat menulis materi ini, saya berpikir untuk mengganti label "Referensi" dengan label"Info" , di mana dimungkinkan untuk mengumpulkan informasi referensi bersama dengan materi terkait (karena materi terkait berbeda dari itu hanya dalam hubungannya dengan proyek dan sering meninggalkan kategori informasi referensi hanya sementara, selama durasi proyek). Tetapi, pada pada akhirnya, demi kejelasan materi saya, saya memutuskan untuk menggunakan label yang sesuai dengan divisi "klasik" ke dalam kategori GTD - karena sudah ada beberapa penyimpangan seperti itu dari materi saya dan saya tidak ingin menambahkannya tanpa dibutuhkan.

Perspektif

Label ini tidak akan berarti kategori GTD, tetapi Perspektif GTD - yang merupakan model perspektif enam tingkat - 6 Horizons of Focus . Jalan pintas ini juga mudah digunakan untuk integrasi dengan metodologi organisasi mandiri lainnya.

Banyak implementasi yang ada dari sistem GTD sepenuhnya mengabaikan aspek perspektif, hanya berfokus pada implementasi aspek kontrol, tetapi ini salah, karena aspek kontrol dan perspektif bukan merupakan pengganti satu sama lain, mereka menyelesaikan masalah yang berbeda . Ketika mengabaikan aspek perspektif, pengorganisasian diri hanya meluncur ke manajemen mikro dan meningkatkan aspek kontrol tidak dapat membantu di sini.

Implementasi GTD di Google Keep (aspek perspektif):

Di sinilah Anda dapat membuat catatan yang menjelaskan prosedur pemeriksaan harian dan mingguan . Mereka bukan objek kontrol, tetapi mereka sendiri mengontrol (menggambarkan) proses kerja, oleh karena itu mereka dapat dianggap sebagai elemen perspektif.

Buat Catatan di bawah label "Perspektif" untuk ulasan harian dan mingguan. Selanjutnya, buat pengingat di dalamnya.Untuk pengingat dalam catatan ulasan harian, tentukan kapan saja untuk hari ini, kemudian edit pengingat kalender - hapus waktu darinya - pengingat akan pindah ke atas kalender untuk hari itu. Maka kami tidak akan menandainya selesai dan pada hari-hari berikutnya secara otomatis akan naik ke hari ini - dan akan melakukannya hari demi hari.
Untuk catatan tentang ulasan mingguan, kami menunjukkan pengingat pukul 11:00 hari Minggu berikutnya dan pengulangan mingguan. Dengan demikian, pengingat ini akan ditempatkan di Kalender di sebelah pengingat tindakan lain selama seminggu, tetapi sedikit lebih tinggi dari mereka.

Untuk menggambarkan elemen individual dari perspektif, berbagai perangkat lunak dapat digunakan yang menyimpan data di tempat yang berbeda, tautan ke mereka dapat ditempatkan dalam catatan terpisah di bawah label ini.

Sebagai elemen perspektif, misalnya, Anda dapat mengintegrasikan OKR (Tujuan dan Hasil Utama - teknik penetapan tujuan dan komunikasi yang digunakan oleh Google) - Saya pikir Keep dapat memberikan fokus dan interaksi yang lebih dekat dibandingkan dengan Google Sheets.OKR juga merupakan pendekatan yang baik untuk mengimplementasikan mid-tiers (20.000-30000 kaki) dari model perspektif GTD enam tingkat ini. Keuntungan dari penetapan tujuan berdasarkan pada OKR dan Google Keep adalah bahwa ia dapat memberikan tidak hanya fokus pada tujuan pribadi, tetapi juga komunikasi koma dnyh tujuan (melalui rassharivaniya Jauhkan catatan) tanpa perlu untuk akun tambahan (yaitu.. account Google adalah hampir sama sekali).

Associate Keep dengan repositori kategori GTD lainnya

Tidak perlu secara palsu memeras semua data organisasi mandiri ke dalam satu repositori universal. Banyak sistem berbasiskan pada Evernote yang mencoba melakukan ini, tetapi implementasi penuh dari pendekatan ini tidak mungkin, akan selalu ada sesuatu di luar ruang lingkup penyimpanan semacam itu, yang juga harus diperhitungkan.
Penting untuk menerima kenyataan bahwa data akan disimpan dalam format yang berbeda - elektronik dan kertas, di cloud yang berbeda dan penyimpanan lokal.

Anda hanya perlu mengumpulkan tautan ke semua layanan ini di semacam direktori basis. Kami akan menggunakan Keep sebagai direktori seperti itu. Kami membuat catatan dengan tautan ke mereka di bawah masing-masing tag kategori GTD dengan repositori eksternal, melampirkan catatan ini dan memilihnya dengan satu warna. Dengan demikian, dimungkinkan untuk dengan mudah beralih dari Keep ke kelanjutan kategori GTD yang sesuai di luarnya.
Contoh catatan tersebut disajikan di atas dalam tangkapan layar untuk label "Perspektif" . Catatan serupa dapat dibuat untuk label "Kotak Masuk" , "Referensi" , dll.

Fase Review - Review Harian dan Mingguan

Kedua tinjauan, dalam hal implementasi teknis mereka dalam sistem, dilakukan dengan cara yang sama. Ulasan harian bukan daftar pekerjaan harian. Sebaliknya, itu adalah serangkaian pengingat tentang hal-hal yang perlu dilakukan setiap hari, sesuatu seperti ritual, contohnya diberikan dalam buku Loehr, Schwartz - Life at Full Power (Loehr, Schwartz - The Power of Full Engagement) .

Saat melakukan tinjauan pada desktop, pertama-tama buka browser Kalender dan buka Keep note darinya dengan daftar tindakan untuk review (melalui pengingat Kalender). Kemudian, tanpa menutupnya (untuk mempertahankan fokus pada ulasan), kami melakukan tindakan yang tercantum di sana, membuka tab baru untuk akses ke repositori yang sesuai.

Saat melakukan tinjauan pada ponsel cerdas menggunakan Kalender dan Tetap aplikasi, sulit untuk menerapkan prosedur serupa - karena fakta bahwa mereka tidak mendukung bekerja dengan banyak tab.
Untuk mencapai efek yang serupa pada ponsel cerdas, Anda dapat membuka catatan awal dengan daftar tindakan ulasan di browser seluler, dan kemudian bekerja dengan catatan yang tersisa di aplikasi Keep, beralih kembali ke browser sesuai kebutuhan.

Fase Eksekusi - Pilih Tindakan untuk Dilakukan

Untuk desktop, buka Kalender untuk minggu ini di browser, lihat acara dan pengingat untuk hari ini, dan secara bergiliran meninjau daftar "mingguan" dan "pada minggu" . Jika tidak ada yang cocok untuk eksekusi di sana sekarang, buka nomor 30 dengan daftar "bulan" terdekat melalui menu sebelah kiri dan lihat daftar ini.

Untuk smartphone - buka aplikasi Kalender - kami melihatnya pada awalnya terbuka dalam bentuk kalender untuk hari itu, kami melihat ada pengingat dan acara untuk hari ini. Kemudian kami cukup mengubah smartphone 90 derajat ke orientasi lanskap dan aplikasi secara otomatis beralih ke tampilan dalam bentuk kalender selama seminggu (yaitu, Anda bahkan tidak perlu menekan apa pun). Kemudian (seperti di browser desktop) kita klik pada daftar "mingguan" dan "pada minggu" pada gilirannya dan pilih tindakan yang akan dieksekusi. Jika perlu, gulir ke layar kalender 1-4 lebih jauh, hingga satu minggu dengan tanggal 30, dan lihat daftar “bulan” di sana.

Fungsionalitas dari aplikasi Kalender ini memungkinkan Anda untuk membuat implementasi mobile untuk fase eksekusi yang sangat mirip dengan desktop. Dengan aplikasi Keep, itu tidak akan berhasil, karena sangat sedikit catatan ditempatkan di layar di sana.

Integrasi Simpan catatan dengan Gmail, Google Documents, file, dan halaman web

Huruf dan file Gmail terlampir di sana.
Metode ini memungkinkan Anda untuk melampirkan file dalam format apa pun ke Keep note, juga nyaman untuk menggunakannya untuk mentransfer file antar perangkat.
Anda perlu menghubungkan sidebar di versi desktop Gmail (jika belum terhubung) dan buka tab Keep di dalamnya menggunakan ikon yang sesuai.

Kami membuat surat, melampirkan file yang diperlukan untuk itu dan mengirimkannya kepada diri kami sendiri. Kemudian kami membuka surat itu dan membuat Catatan terkait dengan tombol dari panel samping.

Saat Anda membuka pesan di Gmail, Keep note yang terkait dengannya secara otomatis akan ditampilkan di bagian atas sidebar, dan ketika Anda membuka note di Keep, huruf yang terkait dengannya akan dilampirkan sebagai tautan.

Jika ada banyak surat terlampir seperti itu, mereka dapat ditandai dengan tag khusus sehingga lebih mudah ditemukan nanti.
Gmail tidak mengizinkan lampiran surat konsep tanpa mengirimnya (ini memungkinkan untuk mengeditnya nanti). Tetapi Anda dapat menerapkan lampiran dokumen yang dapat diedit ini melalui Google Documents.

Dokumen Google Documents
Untuk surat, buka dokumen Google Documents dan buat Catatan terkait untuk itu dari panel sisi yang sama (tersedia di Google Documents, tetapi hanya ketika Anda membuka dokumen terpisah). Catatan seperti itu juga akan muncul di bagian atas bilah samping untuk dokumen ini.

Tetapi metode ini memungkinkan Anda untuk melampirkan hanya satu dokumen ke catatan. Untuk melampirkan beberapa di antaranya, Anda harus menggunakan metode berikut.

Halaman web
Cukup tambahkan tautan ke halaman ini dalam catatan. Anda juga dapat menggunakan metode ini untuk dokumen Google Documents, tetapi tidak untuk email Gmail.
Jika memungkinkan (jika halaman ini adalah dokumen yang dapat diedit), tambahkan backlink ke catatan ini (URL-nya di browser desktop).

Mengapa Anda tidak menggunakan layanan dan ekstensi Google serupa lainnya?

Ketika menerapkan sistem, notifikasi pada smartphone tidak digunakan - karena mereka, pada dasarnya, bertentangan dengan metodologi GTD ("mind like water") - aliran konstannya akan mengalihkan perhatian, oleh karena itu diasumsikan bahwa, jika mungkin, semuanya akan dimatikan atau hanya akan digunakan dalam kasus luar biasa (misalnya, untuk huruf yang cocok dengan filter tertentu).

Google Tasks juga tidak digunakan, karena prospek pengembangan yang tidak pasti, integrasi yang buruk dengan layanan Google lainnya dan duplikasi fungsi di Google Keep.

Seluruh implementasi GTD yang disajikan di sini dibuat sedemikian rupa agar berfungsi tidak hanya di Chrome, tetapi juga di browser alternatif.
Karena itu, Keep ekstensi browser juga tidak digunakan di mana pun di sini - karena fakta bahwa itu hanya berfungsi di Chrome, tetapi tidak berfungsi di browser independen di Chromium.

Beralih demi ekstensi ini ke Chrome dari browser alternatif, saya menganggapnya tidak praktis. Ini hanya memberikan menambahkan alamat tab aktif dan teks yang disorot di atasnya dengan satu klik di Keep - dan Anda tidak boleh meninggalkan banyak kemampuan built-in tambahan browser seperti Opera atau Vivaldi untuk ini. Sebagai contoh, Opera memiliki built-in VPN, dan Vivaldi memiliki panel web samping tempat menyimpan catatan dengan pengingat tentang tugas yang sedang dilakukan saat mengerjakannya di jendela utama - ini memberikan fokus yang sangat baik.
Tentu saja, Chrome memiliki ekstensi yang menjanjikan fungsionalitas yang serupa, tetapi, pada umumnya, keandalan dan kompatibilitasnya satu sama lain meninggalkan banyak yang diinginkan.

Selain itu, jangan pasang Chrome hanya untuk mengeksplorasi kemungkinan ekstensi browser Google Save To Drive, yang juga hanya berfungsi di Chrome. Ini hanya menyimpan tangkapan layar, oleh karena itu tidak berarti alternatif untuk Evernote Web Clipper (tetapi sulit baginya untuk menemukan alternatif mengingat fleksibilitasnya dan kemampuan untuk menyederhanakan, mengedit, dan mengekspor halaman web yang disimpan - itu sebabnya saya masih menggunakan Evernote untuk mereka. simpan).

Pendekatan Google untuk ekstensi browser ini agar berfungsi dengan layanannya umumnya memberi kesan bahwa ekstensi ini dibuat terutama sebagai cara mempromosikan Chrome di antara pengguna browser alternatif.

Manfaat Penyimpanan dan Kalender dibandingkan Produk Khusus

Setiap tahun semakin banyak produk perangkat lunak baru untuk swasusun, serta fungsionalitas baru pada yang sudah ada. Tetapi, bersamaan dengan ini, faktor-faktor yang muncul yang merusak kredibilitas mereka:

• fungsionalitas tidak memadai atau tidak dapat diandalkan;
• kebingungan atau ketidaktahuan fungsionalitas (ketika penulis mengembang fungsionalitas, mengurangi ketersediaan fungsi dasar);
• ketidakmampuan versi gratis (ketika versi gratis hanya berlaku sebagai demo);
• kompatibilitas lintas-platform yang tidak lengkap (termasuk fungsionalitas dan desain yang berbeda pada platform yang berbeda);
• penyimpanan data yang tidak dapat diandalkan (termasuk tidak lengkap atau ketidakmampuan untuk mengekspor data).

Tentu saja, sampai batas tertentu, masalah seperti itu melekat dalam layanan Google, tetapi dampaknya tidak tampak begitu negatif dibandingkan, misalnya, dengan Evernote atau produk khusus lainnya, yang sering kali hanya ditutup tanpa menyediakan sumber daya yang cukup untuk reorganisasi proses kerja yang dibangun berdasarkan pada mereka. .