Pengalaman manajer proyek dimanifestasikan, antara lain, dalam hal-hal kecil yang memungkinkannya bekerja secara efisien. Ini sangat penting pada awal proyek, ketika Anda harus memulai semua proses dengan cepat. RP berpengalaman datang ke proyek dengan koper alat dan teknik mereka sendiri yang memungkinkan Anda untuk memulai tanpa banyak diskusi cara terbaik untuk mengatur pekerjaan.
Di pelatihan, mereka kadang ditanya tentang keripik, teknik, dan teknologi. Ketika Anda melakukan sesuatu untuk waktu yang lama, hal-hal seperti itu menjadi jelas, dan sulit untuk segera menjawab pertanyaan itu. Namun demikian, saya akan mencoba menyoroti beberapa, pada pandangan pertama, poin-poin tidak penting yang membantu menghemat waktu dan usaha. Peretasan kehidupan kecil.
Apa yang ada di dalam tas?
Ketika sebuah proyek dimulai, sangat penting untuk segera memulai pekerjaan peserta proyek. Untuk melakukan ini, lebih baik menentukan terlebih dahulu prosedur, alat, dan aturan yang digunakan oleh tim proyek.
Puasa adalah kata kunci karena kebingungan dan kegoyahan menjadi proses yang mandiri, dan setumpuk kegiatan yang tidak diorganisir dengan buruk tumbuh seperti bola salju.
Oleh karena itu, Lifehack 1: ketika Anda datang ke proyek, Anda perlu memiliki rancangan prosedur proyek, dokumen, dan alat yang telah terbukti yang hanya perlu Anda sebarkan, tunjukkan dan yakinkan semua orang bahwa ini bukan satu-satunya, tetapi pilihan yang sudah terbukti.
Apa yang spesifik:
- Struktur tim proyek dan alokasi tanggung jawab.
- Seperangkat prosedur desain. Jika Anda menggambarkannya dengan baik di salah satu proyek, maka hanya adaptasi dan peningkatan yang berjalan.
- Cara mengatur perpustakaan desain. Artikel JIRA dan Confluence tentang manajemen proyek berbicara tentang salah satu opsi.
- Organisasi manajemen tugas. Pada artikel yang sama Anda akan menemukan deskripsi opsi yang kami gunakan.
- Rencana proyek tingkat tinggi yang khas dan metodologi implementasi
- Serangkaian risiko khas
Setelah semuanya siap, Anda dapat mulai dari kelelawar.
Siapa yang membeli hati?
Life hack 1 mengatakan bahwa proyek dimulai jauh sebelum tim proyek berkumpul. Jika Anda berhasil menyiapkan infrastruktur terlebih dahulu, maka mengorganisasikan pekerjaan menjadi lebih mudah tertandingi.
Untuk lebih mengoptimalkan proses start-up, ada baiknya menyiapkan halaman untuk anggota baru tim proyek. Ini akan memungkinkan Anda untuk tidak membuang waktu menyelesaikan masalah sehari-hari.
Apa yang bisa dalam deskripsi ini:
- Di mana dan bagaimana cara mendapatkan izin masuk jika pekerjaannya ada di wilayah pelanggan
- Apa aturan jadwal (hari kerja, akhir pekan)
- Bagaimana menghubungkan dari jarak jauh, jika memungkinkan
- Cara menghubungkan printer
- Di mana ruang makan, cara terbaik untuk sampai ke kantor
- Bagaimana aturan pelaporannya, jika pekerjaannya ada di time sheet, bagaimana melaporkan pengeluarannya
- Siapa yang membeli hati
Agar semua informasi ini tersedia, Anda perlu segera menentukan pusat informasi proyek. Lebih mudah melakukan ini menggunakan portal di wiki, di mana Anda dapat memposting informasi untuk peserta baru, kartu kontak, dan semua jenis tautan, prosedur desain, dan pengumuman.
Aturan untuk dokumen
Salah satu peraturan, yang kemudian sangat memudahkan kehidupan, adalah aturan untuk penamaan dan standar untuk menulis dokumen.
Jika Anda menentukan aturan penyandian nama file, maka akan mudah untuk menemukan dan mengidentifikasi mereka nanti tanpa membukanya. Sebagai contoh:
<Kode Proyek>. <Kode Tugas>. <Nama Dokumen>. <version>Berguna untuk menunjuk tugas-tugas utama proyek dengan kode. Dalam metodologi implementasi Oracle, misalnya, semua tugas desain didahului: "TA.030 - Arsitektur Teknis", "TE.025 - Skenario Pengujian", dll. Setelah beberapa saat, semua orang di proyek mulai berbicara dengan kode-kode ini, karena itu jelas dan ekonomis.
Aturan dokumen diatur oleh templat. Anda dapat membuat template lembar sampul sebagai file terpisah dan kemudian membuat dokumen baru atas dasar itu. Ini secara otomatis menggunakan gaya yang ditentukan dalam file.
Suatu kali saya melangkah lebih jauh dan menulis lembar contekan di mana saya menjelaskan prinsip-prinsip untuk menulis teks dokumen proyek: aturan untuk menggunakan gaya, tajuk font, singkatan, dll. Namun, efektivitasnya tidak terlalu tinggi, sayangnya. Tidak ada yang membaca instruksi dari kami.
Rapat dan menit
Momok proyek besar adalah pertemuan tanpa akhir. Pertemuan yang berlangsung lebih dari satu jam menjadi tidak efektif karena peserta menjadi lelah, kehilangan fokus dan mulai lingkaran.
Untuk menguranginya, Anda harus setidaknya a) mempersiapkannya, b) menetapkan tujuan untuk diri sendiri - agar sesuai dalam 30-40 menit, c) memoderasi proses. Banyak buku telah ditulis tentang ini, mereka yang ingin menjadi profesional di bidang ini akan membacanya.
Yang ingin saya perhatikan adalah kompilasi protokol. Itu terjadi bahwa setelah pertemuan hari lain, tiga setuju pada protokol. Banyak waktu dan usaha dihabiskan untuk ini, dan informasi selama ini “memburuk”.
Idealnya, risalah harus siap pada akhir pertemuan. Anda dapat melakukan ini segera dalam surat yang dikirim oleh fasilitator ketika semua orang meninggalkan ruang rapat. Kami menyiapkan protokol di halaman portal proyek, yang kami buat sesuai dengan templat di awal setiap pertemuan dan mengisinya dalam kursus (lihat
JIRA dan Confluence dalam manajemen proyek ). Setelah itu, setiap peserta dapat menambah atau memperbaiki kata-kata, tetapi protokol itu dianggap relevan setiap saat. Sejarah semua perubahan disimpan, adalah mungkin untuk melihat siapa yang membuat perubahan apa. Dengan demikian, kami tidak memiliki waktu tambahan untuk persetujuan.
Laporan mingguan
Bahkan jika tidak ada yang mewajibkannya, lebih baik untuk memperkenalkan praktik laporan formal mingguan dari awal proyek.
Laporan harus 1-2 halaman. Isi laporan disusun dan disatukan dari minggu ke minggu. Setidaknya mengandung:
- Penilaian umum proyek, misalnya, oleh lampu lalu lintas. Dan komentar tentang hal ini - di mana kita, pencapaian utama dan masalah
- Tugas yang diselesaikan untuk minggu sebelumnya
- Rencanakan untuk minggu depan
- Risiko, masalah, saran
Sekalipun Anda mengirimkan laporan kepada sekelompok orang terbatas, ingatlah bahwa laporan itu dapat menjangkau siapa saja, dari anggota tim proyek mana saja hingga pemegang saham perusahaan. Karenanya, pilihlah kata-kata dan informasi yang tidak Anda perlihatkan dengan hati-hati. Sebelum mengirim, perlu untuk berkoordinasi dengan seseorang yang akan melindungi status proyek ini dengan Anda.
Laporan mingguan menciptakan ritme yang mendisiplinkan RP dan menciptakan kepercayaan di antara para manajer dan pelanggannya bahwa semuanya terkendali, dan mereka memahami apa yang terjadi dalam proyek. Lampu lalu lintas berwarna hijau - semuanya baik-baik saja!
Kurang waktu
Sumber daya yang paling langka adalah waktu. Segalanya tidak mungkin dilakukan. Oleh karena itu, hal yang paling berguna yang dapat diambil oleh manajer proyek adalah berhenti, tidak melakukan apa-apa untuk beberapa waktu dan memikirkan prioritas, membiarkan otak pergi selama 10 menit berenang bebas.Relaksasi tubuh dan meditasi singkat membantu untuk melihat apa yang penting dan apa yang tidak; apa yang harus dilakukan di tempat pertama, dan apa yang bisa diberikan kepada orang lain.
Namun, ada hal-hal yang tidak bisa ditunda. Misalnya, jika Anda berjanji untuk mengirim laporan tentang kemajuan proyek pada Jumat malam, Anda harus melakukannya. Karena kalau tidak maka akan diperhatikan pada saat itu benar-benar tidak dapat diterima. Bisnis yang belum selesai menghabiskan energi. Lebih baik tidak menunda rutinitas, yang harus dilakukan sesuai jadwal. Jika tidak, maka itu menangkap seperti longsoran salju. Lebih baik saring, lakukan, dan tidur nyenyak.
Hubungan
Selain prosedur dan peraturan, selalu ada hubungan. Hubungan dalam tim proyek, hubungan dengan pelanggan. Rasa hormat yang tulus untuk semua orang berperan di sini; memahami bahwa semua orang, bukan hanya peserta proyek. Jika RP tidak memiliki ini di dalamnya, maka tidak ada pembangunan tim yang akan membantu.
Jika Anda memiliki hubungan kerja konstruktif yang mapan, maka Anda akan dimaafkan karena banyak kesalahan. Dan jika mereka tidak ada di sana, mereka mungkin tidak memahami pencapaian Anda. Itu adalah sifat manusia.
Jelas bahwa beberapa hal yang kami lakukan adalah mewujudkan, sehingga Anda tidak dapat memberi tahu kami segalanya. Itu selalu berguna untuk mengamati pekerjaan master, apakah dia mengelola proyek, memperbaiki sepatu atau menulis buku. Anda dapat belajar dari siapa pun, jika Anda melihat esensinya.