Di sini kami mengingat salah satu proyek lama - otomatisasi proses bisnis rutin di perusahaan industri. Ini bukan tentang pengetahuan, tetapi tentang solusi standar yang bekerja secara efektif.
Jadi, cerita itu terjadi di sebuah perusahaan industri kimia, di mana sekitar 8 ribu orang bekerja di beberapa fasilitas yang didistribusikan secara geografis. Setiap fasilitas tersebut memiliki departemen personalia sendiri. Dari waktu ke waktu, semua pekerja perlu menerima pertanyaan, dan daftar gaji dalam mode konstan. Sebelumnya, mereka mendatangi petugas personalia yang menghabiskan cukup banyak waktu untuk menyiapkan dan menyortir semua dokumentasi (bagian dari dokumen yang dikirim ke bengkel, sebagian ke tambang). Apalagi 85% permintaan adalah penerbitan dokumen yang tidak perlu ditandatangani. Itu sebabnya pelanggan meminta kami untuk mengotomatisasi proses standar untuk menerbitkan lembar penyelesaian. Permintaan yang tersisa, misalnya, untuk menerbitkan sertifikat, masih memerlukan pemrosesan manual: perangko dan tanda tangan.
Bagaimana proses penerbitan dokumen dan sertifikat biasanya bekerja?
Dalam kebanyakan kasus, di perusahaan besar mana pun ada beberapa personel yang bertanggung jawab atas persiapan dan penerbitan sertifikat, dokumen, formulir aplikasi, memperbarui informasi tentang karyawan. Bahkan, seluruh proses alur kerja personel melewati mereka. Kemudian dokumen dikirim ke kepala bengkel, setelah mereka - ke kepala departemen dan brigade, dan hanya setelah itu surat-surat itu sampai ke karyawan biasa. Prosesnya mungkin memakan waktu 3-4 hari. Selain biaya tenaga kerja dari petugas personalia, karyawan yang perlu menerima lembar pembayaran atau, misalnya, sertifikat pajak penghasilan 2-pribadi, harus menghabiskan waktu di jalan ke departemen personalia dua kali: untuk memesan sertifikat dan kemudian menerimanya.
Bagaimana proses ini bekerja sekarang
Kami menempatkan kios informasi di situs pelanggan. Dalam penampilan, mereka sangat mengingatkan orang-orang bahwa kita masing-masing mengingat oleh mesin otomatis untuk membayar tagihan untuk komunikasi seluler. Berkat kiosnya, ternyata meminimalkan masalah daya tarik fisik karyawan terhadap personel SDM. Sekarang, jika dokumen tidak memerlukan penandatanganan dan pencetakan, itu dapat diperoleh dalam beberapa menit tepat di lorong bengkel, di mana karyawan bekerja tanpa dilengkapi workstation.
Terdiri dari apakah kios itu?
Kios ini didasarkan pada komputer dan printer, serta layar sentuh pelindung 19 ", pembaca kartu dalam format HID, EM-Marine, speaker untuk pemutaran audio dan catu daya yang tidak pernah terputus. Pembaca memungkinkan karyawan untuk masuk ke sistem menggunakan nama pengguna dan kata sandi. Dokumen cetak tersedia dalam format A5 atau A4, dua sisi.
Bagaimana cara kerjanya?
Setiap karyawan, yang bersandar pada pembaca kios, dapat mencetak memo dan instruksi, lembar pembayaran, lembar waktu, informasi tentang hari libur dan melihat keseimbangan nutrisi medis dan pencegahan. Pada saat yang sama, otorisasi karyawan diperlukan setiap saat: kios tidak menyimpan sesi pengguna. Sekarang ada 14 formulir aplikasi dalam sistem, ditambah kami telah menambahkan formulir pemesanan bantuan: seorang karyawan mengisi bidang yang diperlukan dengan bantuan perangkat keras, dan kemudian menerima sertifikat yang hanya perlu Anda tanda tangani di departemen personalia. Ini sangat mempercepat proses. Perangkat lunak di kios mengakses data sistem personalia melalui server aplikasi yang dibuat atau server proxy, mengumpulkan informasi dan menghasilkan dokumen yang diperlukan.
Tidak lama setelah dimulainya proyek, kami juga menambahkan pendaftaran untuk karyawan di layanan SMS. Di dalamnya Anda dapat melihat lima permintaan dan penggajian yang paling sering.
Di salah satu situs, kami menambahkan pendaftaran ke kedokteran gigi oleh VHI. Prosesnya diatur sebagai berikut: kurator merekrut sekelompok karyawan yang membutuhkan bantuan dokter gigi, kemudian pergi ke klinik dan mencatat semua orang. Kami telah menyederhanakan proses pengumpulan aplikasi menggunakan kios. Ternyata semacam antrian elektronik: seorang karyawan mengisi aplikasi melalui kios, menerima nomor seri, memahami berapa banyak orang di depannya. Dan kurator menerima daftar karyawan yang perlu dibuat janji. Selain itu, atas permintaan pelanggan, kami memasang jalur yang berjalan di kios, yang menyiarkan informasi terbaru untuk karyawan, daftar program sosial, tanggal pesta perusahaan, dan sebagainya.
Adapun untuk memantau kinerja kios: kios dan printer di dalamnya terus dimonitor untuk melacak pembacaan kritis. Misalnya, toner atau kertas habis, kertas macet, gangguan dalam komunikasi. Jika salah satu dari situasi ini terjadi, pemberitahuan otomatis akan dikirim ke email dukungan. Sementara masalah sedang diatasi, vagina menjadi offline dengan kemampuan terbatas.
Beberapa detail teknis lainnya
Seperti yang saya katakan, kios adalah komputer dan printer.
Kami mengembangkan perangkat lunak untuk itu sendiri. Bertanggung jawab untuk memberi wewenang kepada karyawan, diintegrasikan dengan surat, sehingga permintaan untuk pertanyaan (yang membutuhkan penandatanganan) secara otomatis dikirim ke email ke departemen personalia. Selain itu, ada pemantauan terminal dan printer, pemantauan ketersediaan backend, pengaturan dan akses jarak jauh.
Adapun layanan: di setiap situs pelanggan ada layanan dukungan yang menerima pemberitahuan jika terjadi gangguan atau force force majeure, ketika kertas telah habis, misalnya. Dan dukungan teknis dari perangkat lunak tersebut terjadi dari jarak jauh dengan kami.
Kami juga menguji kios di kantor kami pada sampel teknik. Di sini, misalnya, kami menyiapkan serangkaian referensi yang diperlukan untuk pelanggan tertentu:
Sedikit antarmuka:
Omong-omong, selain pertanyaan, Anda juga bisa mendapatkan informasi tentang pengalaman:
Melihat sedikit ke depan: sekarang kami sedang mengimplementasikan versi kedua dari proyek ini. Ini semua sama, hanya di aplikasi seluler.
Antarmuka umumnya sama:
Omong-omong, kami dapat menyediakan instalasi baru sebagai layanan terkelola (yaitu, dengan biaya bulanan, dan tidak sesuai standar untuk proyek). Itu semua tergantung pada kebutuhan pelanggan.
Jika Anda memiliki pertanyaan, dengan senang hati saya akan menjawab: dakulov@croc.ru