Dimulainya proyek baru biasanya disertai dengan solusi untuk sejumlah masalah organisasi: bagaimana peserta proyek akan berinteraksi, di mana dokumen akan disimpan dan bagaimana koordinasi mereka akan dibangun, bagaimana mereka akan menetapkan tugas dan mengeluarkan perintah ... Di setiap perusahaan, setiap manajer proyek sudah memiliki preferensi dan preferensi . Tetapi selalu bermanfaat untuk melihat bagaimana orang lain melakukannya. Oleh karena itu, saya mengusulkan untuk berkenalan dengan contoh dari latihan, yang hasilnya sangat sukses.
Untuk mengatur pekerjaan tim proyek, satu pusat informasi diperlukan, dengan bantuan yang menyelesaikan tugas-tugas berikut:
- Simpan dokumen proyek
- Bahan kerja utama: protokol, risiko, pertanyaan terbuka
- Beri tahu peserta tentang aturan, acara, rencana
- Simpan semua jenis pendaftar - tugas, proses bisnis, pengembangan (Excel bukan alat terbaik untuk kerja tim)
- Mendistribusikan penugasan dan penugasan
- Kumpulkan informasi tentang tugas dan tugas
Ada sejumlah solusi tak terbatas - bersama-sama atau secara terpisah. Kami menggunakan banyak Confluence + JIRA, dan itu nyaman dan efisien.
Portal Proyek - PertemuanConfluence adalah mesin wiki yang nyaman dan canggih dari Atlassian. Ini memungkinkan Anda untuk mengatur portal Internet internal dan memberikan akses ke semua pengguna - untuk mengedit atau membaca.
- Ini sangat sederhana dan nyaman, beberapa jam sudah cukup untuk pelatihan. Hampir semua peserta membuat dan mengedit halaman kami di proyek kami.
- Kemampuan pemformatan yang cukup kaya diperlukan untuk membuat halaman cantik dan mudah dibaca. Ada alat yang mengotomatiskan pembuatan navigasi di dalam situs - daftar isi, tabel, tautan, penyertaan kutipan dari halaman lain, dll.
- Sejumlah besar plugin telah ditulis untuk memperluas fungsionalitas.
- Anda dapat menyimpan dokumen, sementara versi disimpan. Secara default, pengguna selalu mengambil versi terbaru, yang mengurangi jumlah kesalahan. Kapan saja, Anda dapat kembali ke versi sebelumnya.
- Versi halaman juga disimpan, dan Anda selalu dapat melihat siapa yang membuat perubahan apa, membandingkan dua versi berpasangan.
- Anda dapat membatasi akses secara umum ke situs web proyek atau ke halaman terpisah.
- Pencarian teks lengkap dilakukan pada semua halaman dan dokumen lampiran portal, termasuk pdf.
Kami membuat portal proyek tentang Confluence, halaman beranda yang berisi tautan ke materi proyek utama, peta kontak, peraturan, dan instruksi. Pada halaman yang sama diterbitkan semua berita proyek. Administrator dan manajer proyek mengontrol konten halaman.
Bahan desainPortal proyek berisi semua materi proyek, beberapa di antaranya kami buat sebagai hierarki halaman.
Level atas hirarki adalah tahapan proyek. Pada setiap tahap, tugas kunci halaman dari tahap dibuat. Selain itu, pada setiap halaman ada deskripsi tugas, apa isinya, mengapa diperlukan, siapa yang melakukannya, templat dokumen dilampirkan.
Semua dokumen kontrak yang harus diserahkan sebagai hasil proyek diunggah ke halaman yang sesuai di Word, Excel atau pdf. Dengan demikian, semua bahan proyek, di satu tempat, terstruktur, dan tidak ada kebingungan dengan versi.
Informasi referensiKami mengatur banyak informasi berguna dalam bentuk halaman khusus. Misalnya, untuk tim besar, kartu kontak sangat populer, di mana kami memiliki daftar tim proyek berdasarkan kelompok, dengan foto dan data peserta.
Halaman dengan tautan ke instance sistem dikelola oleh administrator sistem. Ada juga diagram evolusi infrastruktur teknis - ketika contoh muncul dan dinonaktifkan.
Prosedur dan peraturanPengumpulan semua instruksi dan peraturan desain di portal, dalam bentuk yang terbaru dan mudah dibaca, memungkinkan Anda menyimpan penjelasan kepada peserta baru dan menangani alasan "tidak membaca, tidak menemukan, tidak melihat". Ketika pertanyaan masih muncul, Anda dapat mengirim tautan ke halaman tersebut agar tidak meneruskan dokumen dan menghabiskan waktu untuk mencarinya. Versi ini selalu terkini, seperti Pembaruan terjadi langsung di portal.
Risiko dan pertanyaan terbukaKami melakukan risiko dan membuka pertanyaan di portal. Untuk setiap risiko atau pertanyaan, kami menyiapkan halaman terpisah sesuai dengan templat yang telah dibuat sebelumnya. Di halaman risiko, selain nama wajib dan pengklasifikasi, ada deskripsi rinci tentang konten, konsekuensi, serta rencana tindakan dengan syarat dan tanggung jawab, dan status risiko. Pertanyaan terbuka diselesaikan dengan cara yang kira-kira sama.
Halaman khusus secara otomatis mengumpulkan daftar halaman risiko, sehingga membentuk daftar risiko.
Melihat melalui daftar, Anda dapat pergi ke halaman yang sesuai, membaca deskripsi risiko dan melihat rencana tindakan untuk itu.
InstruksiRencana tindakan dapat berupa teks sederhana, tugas dalam Confluence, atau tautan ke tugas di JIRA.
Pertimbangkan opsi yang dapat Anda gunakan, yang memungkinkan Anda untuk mengingatkan peserta tentang tindakan dan mengendalikan implementasinya.
Tugas dalam Confluence adalah entitas terpisah yang dapat ditambahkan ke halaman. Pengingat tugas ditampilkan untuk pengguna ketika ia memasuki portal, dengan ikon di sudut kanan atas. Dengan mengklik ikon ini, pengguna masuk ke daftar pesanannya. Saat tugas selesai, tugas akan dicentang dan status tugas berubah menjadi selesai.
Namun, cara yang sama Anda dapat menghapus centang dan tugas lagi menjadi tidak terpenuhi. Oleh karena itu, sistem seperti itu tidak terlihat sangat andal dan kontrol atas pesanan dalam kasus ini lemah.
Opsi kedua adalah menggunakan tugas untuk tugas-tugas JIRA. Langsung dari halaman portal proyek, Anda dapat membuat tugas di JIRA, menetapkan orang yang bertanggung jawab dan menetapkan batas waktu. Untuk melakukan ini, kami membuat makro khusus yang mengklik tombol Buat Pesanan.
Berbeda dengan versi sebelumnya, tugas ini dapat dikonfigurasi sehingga hanya dapat ditutup oleh yang bertanggung jawab, berbeda dari kontraktor, yang memberikan kontrol yang baik atas implementasinya.
PenebanganPraktik yang kami ikuti membantu kami menjaga semua keputusan yang kami buat di pertemuan. Selama setiap pertemuan, kami menyimpan menit langsung di portal proyek. Di awal setiap pertemuan, kami membuat halaman protokol baru berdasarkan templat, dan mencatat poin-poin utama selama diskusi. Pada akhirnya, kami merumuskan keputusan dan rencana aksi.
Jika seseorang setelah pertemuan ingin mengklarifikasi teks protokol, ia bisa melakukannya dengan benar di halaman portal, dan jelas siapa yang membuat perubahan dan kapan. Protokol itu dianggap disepakati segera setelah pertemuan, itu menghemat banyak waktu.
JIRA - Sistem untuk mengelola daftar, tugas, tugasJIRA dibuat sebagai sistem untuk mendaftarkan dan menjalankan permintaan layanan. Namun, ini dapat digunakan untuk memelihara pendaftar mana pun dan mengelola tugas apa pun.
Dalam proyek kami, kami menggunakan JIRA untuk mengontrol pelaksanaan instruksi, melakukan pengembangan dan melacak tugas konversi data.
Berkembang dengan JIRA dijelaskan secara rinci dalam artikel
Manajemen Pengembangan . Di sini saya akan berbicara tentang kontrol pesanan dan integrasi dengan Confluence.
Untuk membuat tugas JIRA dari Confluence, cukup pilih teks, gerakkan kursor di atas teks yang dipilih dan klik tombol di menu konteks untuk membuka layar JIRA untuk membuat tugas.
Tautan ke tugas akan muncul di halaman protokol, dan tautan ke halaman di Confluence akan berada di tugas JIRA.
Dengan demikian, kita dapat bergerak di antara dua sistem ini, di satu sisi, untuk memperjelas status dan sejarah pelaksanaan perintah, dan di sisi lain, untuk melihat konteks dan alasan tugas tersebut.
Integrasi antar sistem juga membantu kami melacak daftar pertanyaan terkait pengembangan yang terbuka.
Di akhir proyek, ketika ada daftar perkembangan kritis yang perlu ditutup untuk menyelesaikan proyek, kami mengorganisasikannya sebagai sebuah tabel di halaman portal proyek, di salah satu sel di mana ada tautan ke pengembangan di JIRA. Selain nomor tugas, status saat ini juga ditampilkan di sana. Melihat daftar itu, kita bisa melihat tugas-tugas apa yang belum ditutup, keadaan apa yang ada di dalamnya, dan jika perlu, kita bisa pergi ke sana untuk melihat keseluruhan cerita dan korespondensi di atasnya.
Bekerja dengan JIRA membutuhkan kualifikasi dan pengalaman tertentu. Di sini saya menjelaskan beberapa use case, tetapi sebenarnya ada banyak lagi. Keindahannya adalah Anda bisa mulai dengan hal-hal yang paling mendasar, dan itu akan berhasil, dan kemudian mengembangkan sistem saat Anda mendapatkan pengalaman dan pemahaman akan kebutuhan.
Selain Confluence, dalam integrasi dengan JIRA, kami juga menggunakan BitBucket, juga produk Atlassian - repositori pengembangan yang memungkinkan Anda untuk melacak versi kode. Untuk tujuan yang sama, proyek lain menggunakan SVN gratis.
Banyak plugin memungkinkan Anda untuk memperluas fungsionalitas sistem, khususnya, untuk integrasi dengan MS Project atau implementasi bagan Gantt secara langsung di JIRA.
Sejumlah besar kasus penggunaan dapat menjadi penghalang bagi mereka yang menggunakan alat ini terlebih dahulu. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan pengalaman proyek lain, yang jumlahnya sangat banyak, atau mulai dengan yang paling sederhana.
Organisasi ruang proyek dengan bantuan JIRA dan Confluence telah membuktikan efektivitas dan kenyamanannya. Manfaat utama termasuk kenyamanan, keandalan, dan kemampuan beradaptasi yang terluas. Pada proyek kami, sistem seperti itu telah menjadi standar de facto.