Saat ini, pasar memiliki berbagai solusi manajemen proyek. Dengan bantuan mereka, perusahaan memiliki peluang untuk secara signifikan meningkatkan efisiensi proses, mendapatkan pemahaman yang jelas tentang siapa yang melakukan pekerjaan apa, menghemat waktu dan menghindari stres dalam tim. Pada akhirnya, itu modis. Tetapi ada banyak skenario di mana perusahaan, pada kenyataannya, tidak siap untuk mengimplementasikan solusi manajemen proyek. Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa contoh skenario seperti itu dan berbicara tentang apa yang harus berubah di perusahaan Anda sehingga implementasi solusi akan membawa hasil nyata.
Skenario # 1. Tim ini memiliki beberapa karyawan
Dengan perkembangan Internet, ada semakin banyak perusahaan di mana hanya sedikit orang yang bekerja. Saat ini, ketika dimungkinkan untuk mengotomatisasi dan / atau mengalihdayakan bahkan proses bisnis skala besar yang serius, tidak perlu lagi memiliki kantor yang sangat padat. Perusahaan menerima nilai nyata dari solusi manajemen proyek, ketika semua informasi proyek ditambahkan secara teratur ke keputusan ini. Dan dalam situasi di mana hanya sedikit orang yang bekerja di kantor, dan mereka memiliki kesempatan untuk secara cepat dan pribadi membahas semua masalah yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data ke dalam sistem mungkin lebih besar daripada manfaatnya.
Apa yang harus diubah?
Ada 2 skenario yang berkaitan dengan situasi yang dijelaskan di mana perusahaan akan mendapat manfaat dari penerapan solusi manajemen proyek. Skenario pertama jelas: perusahaan tumbuh, lebih banyak karyawan muncul dan ada kebutuhan nyata untuk mengelola proyek secara efektif dan membuat pekerjaan serta hasil setiap anggota tim transparan bagi yang lain. Skenario kedua sangat relevan jika perusahaan tidak memiliki kantor sama sekali, dan semua pekerjaan dilakukan dari jarak jauh. Dalam situasi seperti itu, perusahaan akan sangat diuntungkan dengan menerapkan solusi manajemen proyek. Bonus bagus di sini adalah kenyataan bahwa untuk banyak solusi berlangganan untuk tim yang sangat kecil adalah gratis.
Skenario # 2. Pengambil keputusan tidak memiliki otoritas yang memadai
Tidak jarang adalah situasi ketika manajer di perusahaan melakukan segalanya dengan kekuatannya untuk mengimplementasikan solusi secara paling efektif ... hanya saja dia tidak memiliki kekuatan. Dia hanyalah salah satu dari sekelompok pembuat keputusan. Atau, ia bahkan mungkin menjadi kepala departemen, tetapi agar solusi untuk benar-benar menguntungkan perusahaan, itu harus diterapkan di mana-mana. Dan kepala departemen lain menentang atau tidak tertarik. Ada banyak sekali contoh. Kesamaan yang mereka miliki adalah bahwa karyawan tidak memiliki wewenang yang cukup untuk memastikan bahwa seluruh organisasi menggunakan solusi.
Apa yang harus diubah?
Kepala yang mengadvokasi implementasi solusi perlu menyiapkan sejumlah argumen yang cukup untuk dipresentasikan kepada manajemen senior (atau kepala departemen lain) selama dialog mengenai perlunya mengimplementasikan solusi. Jika keputusan disetujui oleh manajemen, wewenang yang tidak memadai tidak akan lagi menjadi hambatan. Dalam hal ini, itu hanya akan diturunkan dari atas ke bawah. Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengadakan pertemuan dengan manajer Kesuksesan Pelanggan dari penyedia solusi, yang dapat membantu mengembangkan indikator untuk menilai status proses saat ini dan memprediksi bagaimana mereka dapat ditingkatkan.
Skenario # 3. Ubah Masalah Manajemen
Agar perilaku seseorang berubah, dia harus mau berubah. Anda tidak akan dapat membuat perubahan dalam organisasi (dan percayalah, implementasi solusi manajemen proyek memerlukan perubahan paradigma yang signifikan) jika Anda tidak memiliki alasan yang signifikan, menurut sebagian besar anggota tim, mengapa mereka harus berpartisipasi dalam perubahan ini. Kalau tidak, Anda akan menghabiskan banyak waktu dan uang untuk mencoba mengimplementasikan solusi, dan hasilnya akan nol. Ingatlah bahwa motivasi anggota tim yang berbeda bisa sangat berbeda. Untuk manajemen, misalnya, faktor utama mungkin transparansi proses, dan bagi karyawan dari departemen penjualan - kesempatan untuk tidak pergi ke pertemuan tanpa akhir dan memiliki lebih banyak waktu untuk memanggil pelanggan mereka.
Apa yang harus diubah?
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari tahu apa yang akan mendapat manfaat dari karyawan dari departemen yang berbeda dari penerapan solusi Anda, dan beralih kepada mereka dengan argumen yang sesuai. Kumpulkan data yang cukup dan berikan manfaat nyata dan terukur yang akan diterima masing-masing departemen dari penggunaan produk Anda. Jangan mengharapkan hasil yang cepat - manajemen perubahan selalu melibatkan banyak pekerjaan persiapan dan komunikasi di semua tingkatan. Ketika Anda merasa bahwa sebagian besar karyawan sudah ada di pihak Anda, adakan rapat organisasi umum untuk membahas implementasi solusi. Dengarkan baik-baik argumen semua pihak. Semakin banyak pendapat yang Anda perhitungkan, semakin banyak karyawan yang termotivasi untuk menggunakan solusi dan secara teratur memasukkan informasi ke dalamnya.
Skenario # 4. Manajemen tidak siap untuk biaya sumber daya pada tahap awal implementasi solusi
Seiring dengan keputusan untuk mengimplementasikan alat manajemen proyek, sebagai suatu peraturan, ada harapan tertentu tentang bagaimana hal itu akan membantu dalam mencapai tujuan yang dinyatakan. Sebelum ini terjadi, perusahaan akan menghadapi biaya tambahan (selain biaya solusi itu sendiri). Biaya-biaya ini termasuk jam kerja manajemen dan setiap anggota tim. Karyawan harus membiasakan diri dengan fungsionalitas solusi, memahami dan menerima aturan untuk penggunaannya yang ditetapkan oleh manajemen. Juga, terkadang dibutuhkan banyak sumber daya teknis untuk mengimplementasikan produk Anda. Tanpa langkah-langkah ini, layanan Anda tidak dapat secara efektif diadopsi oleh perusahaan baru, dan hanya keberhasilannya yang dapat menjamin bahwa hasil yang diharapkan akan tercapai.
Tetapi beberapa pemimpin percaya bahwa mereka dapat melewati semua langkah ini dan segera menemukan diri mereka pada titik di mana keputusan akan mulai bermanfaat. Saya punya berita buruk untuk Anda: ini tidak akan terjadi.
Apa yang harus diubah?
Manajemen harus siap untuk menginvestasikan sumber daya yang diperlukan pada awalnya. Terlepas dari kenyataan bahwa jumlah solusi di pasar cukup tinggi, ada 3 jenis sumber daya yang relevan untuk hampir semua dari mereka:
Manajemen waktu dan karyawan yang akan menggunakan solusi
Biaya layanan implementasi solusi yang disediakan oleh pengembangnya
* opsional - biaya pengembangan integrasi dengan solusi lain, jika diperlukan
Seperti yang Anda lihat, sebagian besar fitur yang dijelaskan dalam artikel ini cukup jelas. Tetapi mereka harus diingat jika Anda berpikir tentang menerapkan solusi manajemen proyek. Hanya dalam hal ini produk akan membawa hasil nyata bagi organisasi Anda.