Apa yang terjadi tanpa pemeriksaan awal?
Pada suatu waktu, saya harus mengembangkan dan menjual sistem untuk membuat rute transportasi: titik dengan pesanan ditampilkan di peta, Anda melingkari mereka dengan mouse dan menempatkannya di dalam mobil. Satu perusahaan sedang menghubungi kami dengan permintaan untuk menjual aplikasi. Selama beberapa bulan kami mencoba mencari tahu mengapa mereka membutuhkan sistem seperti itu, akibatnya mereka menjual "kotak", mereka benar-benar bertanya. Kemudian perusahaan ini memutuskan untuk menarik kami untuk implementasi. Dan kemudian ternyata pada awalnya mereka membutuhkan fungsionalitas untuk menghitung bahan bakar, yang sama sekali absen dari kata dalam sistem kami.
Dan kebetulan Anda bergabung dengan proyek selama pengembangan sistem, mempelajari dokumentasi proyek dan fungsionalitas yang sudah dikembangkan. Dan pada titik tertentu, muncul kesadaran: ada antarmuka, program melakukan sesuatu, tetapi untuk menjawab mengapa dikembangkan, tugas bisnis apa yang dipecahkan, indikator apa yang harus dicapai, tidak ada tim proyek yang mampu. Apakah mungkin dengan cara ini membuat sistem yang memenuhi persyaratan pelanggan?
Dengan kata lain, bahkan sebelum membuat
Kerangka Acuan , studi kecil (seperti kapan) harus dilakukan dan serangkaian pertanyaan dijawab.
Pertanyaan kunci jawaban survei
Seperti kata pepatah, Anda perlu memahami APA, DIMANA, KAPAN. Yaitu:
- Apa tujuan pengembangan, apa manfaat yang akan menguntungkan pelanggan.
- Apa skema bisnis yang diusulkan, sebuah proses yang akan diotomatisasi menggunakan sistem yang dibuat.
- Apa fungsi pengguna utama dari sistem.
Mengapa menulis, mengapa tidak cukup untuk berdiskusi dan berbicara?
Menyusun dokumen memungkinkan Anda merumuskan pemikiran pada tingkat kualitatif yang sama sekali berbeda dengan diskusi lisan. Dalam percakapan, banyak detail tetap tidak terjangkau, beberapa informasi dilupakan dan kemudian diabaikan. Dan kertas menyimpan semua pikiran.
Ya, menyusun dokumen adalah bisnis yang melelahkan dan terkadang tidak menyenangkan, tetapi itu sepadan. Pikiran hanya bernilai ketika terbentuk, dan terbentuk ketika diformulasikan di atas kertas.
Apa yang harus mencakup pemeriksaan pra-proyek?
Biasanya, survei pra-desain mengacu pada studi tentang proses bisnis suatu perusahaan. Banyak artikel dan buku telah ditulis tentang ini. Namun sayangnya, presentasi sederhana dari proses tidak cukup.
Hasil penelitian dapat berupa satu paket dokumen lengkap (
beberapa di antaranya diberikan di akhir artikel ). Dokumen pusat (dan, sayangnya, seringkali satu-satunya) yang biasanya saya miliki adalah dokumen “Konsep Sistem”. Kami akan membahas dokumen ini di artikel ini.
Mengembangkan struktur Konsep saya sendiri, saya mengambil sebagai dasar laporan yang disiapkan sesuai dengan GOST 34 pada tahap "Pembentukan persyaratan untuk pembangkit listrik tenaga nuklir" (lihat standar RD 50-34.698-90 "Instruksi metodologis. Teknologi informasi. Seperangkat dokumen standar dan pedoman untuk sistem otomatis. Otomatis sistem. Persyaratan untuk isi dokumen "). Tapi dia membuat tambahannya.
"Konsep sistem" dapat berisi 2, dan terkadang 30 halaman. Itu semua tergantung pada pernyataan masalah. "Konsep", sebagai suatu peraturan, disepakati dengan manajemen puncak pelanggan, dan hanya atas dasar inilah
Ketentuan Referensi dapat dikembangkan.
Tujuan menciptakan (meningkatkan) sistem
Di bawah tujuan penciptaan, saya mengerti itu adalah tujuan bisnis. Otomatiskan bukan tujuannya. Menambahkan fungsi juga bukan tujuan. Dan "mengoptimalkan" bukanlah tujuannya. Sebagai contoh, seorang karyawan duduk dan beberapa jam sehari, ia dapat tidur tepat di tempat kerja (kasus nyata, omong-omong). Dan seseorang meminta untuk mengotomatiskan kegiatannya. Mengapa Jadi dia tidur selama empat jam?
Selama beberapa tahun analisis lusinan proyek, hanya lima kemungkinan tujuan untuk menciptakan (memodernisasi) sistem yang diidentifikasi:
- Sebuah bisnis baru sedang dikelola (misalnya, sistem pemesanan online). Jelas bahwa jika bisnis ini direncanakan akan dilakukan melalui Internet, pengembangan sangat diperlukan.
- Biaya operasi lebih rendah. Kasus klasik adalah bahwa sebagai akibat dari otomatisasi, staf berkurang atau dimungkinkan, dengan bantuan perencanaan yang lebih baik, untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit.
- Meningkatkan kualitas proses internal. Juga kasus klasik. Misalnya, jika, ketika mencari pelanggan baru, manajer terus-menerus lupa menelepon seseorang, kehilangan informasi tentang prospek, maka masuk akal untuk menerapkan CRM.
- Pengurangan risiko tergantung pada karyawan kunci (seperti "paku emas"). Kebetulan karena tingkat otomatisasi dan kompleksitas proses yang rendah, sejumlah operasi dapat dilakukan oleh 1-2 karyawan yang pemecatan (atau penyakitnya) dapat mengakhiri seluruh bisnis. Dibutuhkan lebih dari satu bulan untuk menemukan dan mengajar yang baru.
- Pemenuhan persyaratan eksternal. Misalnya, undang-undang baru telah muncul, atau ada persyaratan rekanan bahwa Anda harus memiliki manajemen dokumen elektronik atau kontrol atas pekerjaan karyawan seluler.
Jelas bahwa tujuannya diinginkan untuk menjadi nyata. Jika kita ingin mengurangi biaya, maka berapa banyak dan dengan mengorbankan apa. Jika kami mengatur bisnis baru, kami harus memahami setidaknya perkiraan volume operasi dan jumlah operator. Jika kita meningkatkan kualitas proses, kita harus menguraikan berbagai masalah dan mengusulkan solusi.
Ide sistem
Jika dokumen "Konsep" ternyata cukup tebal, masuk akal untuk terlebih dahulu menguraikan esensi sistem, idenya. Misalnya, Anda ingin membuat semacam jejaring sosial khusus (pergi ke museum dan membagikan kesan Anda). Pertama-tama saya akan menjelaskan perlunya komunikasi antara pengunjung, dan kemudian secara singkat meringkas: aplikasi mobile sedang dikembangkan di mana pengguna dapat menulis kesan tentang satu atau beberapa pameran lain.
Perbandingan lama dan baru
Cara paling efektif untuk memahami esensi dari sistem yang dibuat adalah pergi seolah-olah dari sebaliknya.
Untuk melakukan ini, Anda harus:
- jelaskan secara singkat proses yang ada;
- tunjukkan kekurangan mereka;
- mengusulkan skema baru yang menghilangkan kerugian yang dijelaskan.
Tujuan dari bagian ini adalah untuk membenarkan kebutuhan untuk memperkenalkan skema baru. Deskripsi terperinci tentang proses bisnis paling baik ditempatkan dalam dokumen terpisah. Di sini kami fokus pada kekurangan dan saran.
Apa yang akan kita hasilkan
Jika Anda sedang mengembangkan aplikasi yang Anda rencanakan untuk menghasilkan uang, maka Anda pasti perlu menentukan metode menghasilkan: iklan, berlangganan berbayar, layanan berbayar, bunga dibebankan, dll. Metode yang dipilih (atau metode) dapat sangat mempengaruhi fungsi yang sedang dikembangkan.
Ketertarikan para pihak
Jika untuk berfungsinya sistem yang dibuat partisipasi organisasi lain diperlukan, perlu untuk memutuskan bagaimana menarik mereka untuk bekerja, untuk kepentingan. Dengan kata lain, pertama kita membangun seluruh rantai bisnis, lalu yang lainnya.
Deskripsi Proses Otomatis
Tujuan dari bagian ini adalah untuk memberikan gambaran umum namun lengkap dari proses tersebut. Misalnya, Anda sedang mengembangkan toko online. Jelas, Anda memerlukan katalog, keranjang, integrasi dengan bank pengakuisisi dan pengiriman. Namun di sini pertanyaan tentang pengembalian, penolakan pengiriman, penolakan pemasok, kurangnya stok barang yang tak terduga dapat menghindarkan perhatian Anda. Lebih baik memikirkan semua opsi yang ada di muka dan memutuskan mana yang akan diotomatisasi, dan kasus mana yang jarang terjadi sehingga lebih baik "menyapu" mereka dalam mode manual.
Tidak perlu memberikan diagram untuk deskripsi. Dalam kasus umum, skrip teks biasa mengungkapkan esensi tindakan jauh lebih lengkap.
Dukungan hukum
Sering kali ternyata setelah membuat sistem, orang atau organisasi yang menggunakan aplikasi melanggar hukum. Karena itu, pertama-tama Anda perlu menemukan skema yang bersih secara hukum, dan kemudian mengembangkan solusi teknis.
Daftar Fitur
Dokumen "Konsep" bukan
Tugas Teknis , oleh karena itu, fungsi bisnis, tingkat atas, dijelaskan. Tidak ada gunanya pada tahap ini berbicara tentang otorisasi dan bekerja dengan profil pengguna. Tetapi gagasan umum tentang fungsionalitas harus diberikan.
Persyaratan keamanan
Jika Anda mengembangkan sistem keuangan atau sistem yang berisi data yang sangat rahasia, Anda harus memberikan daftar standar keamanan. Misalnya, persyaratan enkripsi untuk data yang disimpan atau dikirim. Jangan lupa tentang semua persyaratan yang lebih ketat untuk pemrosesan dan penyimpanan data pribadi.
Memilih opsi implementasi sistem
Kadang-kadang, tergantung pada kebutuhan, perlu untuk menentukan jenis aplikasi (aplikasi web, asli), platform (Windows, Linux), arsitektur umum (satu server atau beberapa cluster), apakah akan mengambil sistem khas dan memodifikasi atau mengembangkan dari awal. Untuk melakukan ini, Anda harus membandingkan opsi yang diusulkan dan memilih yang paling cocok.
Dokumen studi pradesain lainnya
Seperti yang kami katakan di atas, hasil dari studi pra-proyek yang baik dan serius yang dilakukan oleh seluruh tim selama lebih dari satu minggu adalah seluruh paket dokumen. Inilah beberapa di antaranya:
- Konsep sistem (dokumen yang kita bahas dalam artikel ini).
- Riset pemasaran.
- Studi kelayakan.
- Rencana proyek, termasuk perhitungan rencana tenaga kerja dan sumber daya.
- Merencanakan kegiatan pemasaran.
- Perkiraan proyek.
- Pengembalian rencana investasi.
- Staf pendahuluan.
- Arsitektur sistem.
- Konsep keamanan (dalam hal volume besar deskripsi tindakan keamanan, Anda dapat memasukkannya ke dalam dokumen terpisah.
- Presentasi untuk pelanggan, calon investor dan pelanggan potensial.
Kesimpulan
Dalam artikel itu, kami berlari sangat cepat melalui bagian utama dari survei pra-proyek. Mengapa lancar? Karena pemeriksaan seperti itu adalah kegiatan yang sangat kreatif. Hal utama adalah bahwa ketika membaca konsep tersebut ada pemahaman lengkap tentang bagaimana ini seharusnya bekerja. Dan selebihnya, dua dokumen dengan hasil penelitian tidak mungkin sama satu sama lain. Dengan demikian, daftar bagian dalam dokumen Anda bisa sangat berbeda dari yang di atas.
Baca artikel lain oleh penulis: