Ada dua alasan utama mengapa perusahaan biasanya memutuskan untuk mengimplementasikan layanan manajemen proyek. Yang pertama adalah bahwa layanan yang dipilih dengan benar dapat menyelesaikan sejumlah masalah saat ini dan masalah di masa depan terkait dengan pertumbuhan perusahaan. Alasan kedua adalah peningkatan efisiensi proses bisnis secara umum. Tentu saja, alasan-alasan ini tidak saling eksklusif - perusahaan seringkali menerapkan solusi untuk mencapai semua tujuan sekaligus.
Ketika sebuah organisasi memutuskan untuk menerapkan, pola yang sama selalu diamati, misalnya, antusiasme kepemimpinan yang diucapkan pada tahap awal. Manajemen mengharapkan hasil yang cepat, peningkatan indikator. Tentu saja, semuanya tidak begitu sederhana, dan karena sejumlah masalah yang muncul, semuanya tidak berjalan sesuai rencana. Dalam artikel ini, saya akan menganalisis 6 masalah khas karena solusi manajemen proyek tidak memberikan hasil. Dan, tentu saja, saya akan menawarkan solusi untuk masing-masing dari mereka.
Saya mengusulkan untuk memulai dengan mendaftar manfaat utama bagi perusahaan dari penggunaan solusi manajemen proyek:
- Sistem tersebut memberikan transparansi proses bisnis. Ketika setiap tugas memiliki pelaksana dan tenggat waktu, setiap karyawan memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana memprioritaskan tugas setiap hari
- Solusinya berfungsi sebagai hub tunggal untuk semua komunikasi di proyek. Tidak ada lagi kebutuhan untuk mengumpulkan data terfragmentasi dalam berbagai alat, seperti e-mail, What's App, Slack, Skype, dll. Semuanya terpusat, dan mudah untuk melihat seluruh gambar.
- Hemat waktu. Ketika semua data proyek selalu tersedia, menjadi mungkin untuk mengurangi jumlah pertemuan. Dan jika solusinya memiliki fungsionalitas templat proyek, yang baru dapat diluncurkan hanya dengan beberapa klik.
- Solusi ini menyederhanakan perencanaan strategis dan taktis. Banyak sistem manajemen proyek menyertakan alat untuk mengendalikan dan berbagi peta jalan dan memungkinkan pengguna untuk melakukan perubahan jika perlu. Ini memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana semua bagian dari proyek membentuk satu kesatuan tunggal dan mengevaluasi berbagai faktor - mulai dari tindakan semua orang yang terlibat dalam proyek hingga beban kerja seluruh tim.
Manajemen, sebagai suatu peraturan, mengharapkan bahwa perusahaan akan menerima sebagian (atau lebih baik - semua) dari manfaat di atas, dan solusinya akan dengan cepat membawa hasil. Tetapi ada sejumlah faktor yang dapat menyebabkan kegagalan. Secara umum, kita selalu berbicara tentang dua hal: kurangnya rencana kerja untuk mengelola perubahan dan ketidakmampuan untuk membangun dan mengimplementasikan proses baru sejak awal. Semua masalah yang tercantum di bawah ini entah bagaimana berkaitan dengan kategori pertama atau kedua.
6 masalah
Masalah # 1: Kurang onboarding atau salah papan tulis
Ketika menerapkan solusi, manajemen harus mempertimbangkan banyak faktor. Mereka termasuk transfer ke sistem proses bisnis yang ada saat ini, pelatihan, distribusi peran (pengguna, admin) di antara anggota tim. Semua kegiatan ini secara kolektif disebut "onboarding".
Banyak manajer meremehkan pentingnya orientasi, atau bahkan lebih suka melewatkannya. Mereka berpikir bahwa keputusan itu akan "mengakar" sendiri dan akan mulai membawa manfaat. Saya punya berita buruk untuk Anda: ini tidak akan terjadi. Agar solusi mulai memberikan nilai, manajemen harus menginvestasikan banyak waktu pada tahap implementasi. Onboarding yang tidak lengkap atau dilakukan dengan buruk adalah masalah serius. Sering kali ternyata karyawan tidak siap untuk menghabiskan waktu dan melakukan upaya pada kegiatan yang terkait dengan orientasi: mereka tidak menonton video pelatihan, tidak datang ke sesi tentang mentransfer proses bisnis ke sistem baru (di mana, tentu saja, keahlian mereka diperlukan) atau bahkan tidak mengerti dengan fungsionalitas dasar.
Solusi:
- Keputusan bahwa jumlah waktu yang cukup harus dihabiskan untuk onboarding oleh tim harus diambil pada tahap pemilihan alat manajemen proyek. Tidak nanti. Manajemen harus mengambil bagian dalam semua kegiatan yang terkait dengan orientasi dan memastikan bahwa semua karyawan terlibat di dalamnya.
- Nilai tambah yang besar adalah jika penyedia solusi memiliki layanan implementasi (sayangnya, tidak semua orang memilikinya hari ini). Konsultan implementasi profesional akan menghemat banyak waktu untuk tim, karena mereka tahu apa yang sebenarnya perlu dilakukan pada setiap tahap orientasi.
Masalah # 2: Kurangnya dukungan manajemen
Membuat keputusan untuk mengimplementasikan alat manajemen proyek tidaklah mudah. Sebagai aturan, perusahaan selalu memiliki beberapa karyawan pro-aktif, ahli teknis yang membiarkan mereka bereksperimen dengan alat baru. Dan ini luar biasa. Tapi ada masalah: pengenalan alat selalu mengarah pada penggambaran ulang sepenuhnya dari lapangan bermain. Ini bukan daftar periksa sederhana dengan tips produktivitas. Dan antusiasme beberapa karyawan tidak akan cukup bagi alat untuk membawa nilai bagi organisasi. Jika manajemen tidak memberikan dukungan penuh, baik pada tahap implementasi solusi dan di masa depan, itu akan menghadapi masalah sebagian (atau lengkap) kurangnya hasil.
Solusi:
- Pastikan manajer menggunakan alat itu sendiri dan memberikan contoh bagi karyawan lain. Ketika manajemen bersikeras bahwa anggota tim menggunakan solusi yang mereka sendiri tidak gunakan sama sekali, itu selalu menurunkan motivasi.
- Bertemu dengan manajemen dan diskusikan sumber daya apa yang diperlukan agar solusi dapat diimplementasikan dengan sukses. Pastikan Anda memiliki semua kepala departemen / tim, dan mereka siap untuk menghabiskan waktu mempelajari dan mengimplementasikan solusi.
- Minta para manajer untuk mengadakan pertemuan rutin (misalnya, mingguan) dengan tim mereka untuk membahas siapa yang menggunakan solusi dan bagaimana caranya. Pada pertemuan-pertemuan ini, akan mungkin untuk membahas masalah jika mereka muncul dan meminta bantuan.
Masalah # 3: tim tidak terlatih dalam produk
Sungguh menakjubkan betapa banyak perusahaan meremehkan pentingnya pelatihan pada suatu produk pada tahap implementasi. Setiap perusahaan memiliki 2 kategori karyawan: mereka yang menyerap teknologi baru seperti spons, dan mereka yang memiliki solusi sulit secara teknis merupakan masalah besar. Kadang-kadang karyawan dapat menguasai dasar-dasar menggunakan sistem manajemen proyek, tetapi memiliki masalah dengan fungsi spesifik, yang, seperti keberuntungan, secara langsung terkait dengan pekerjaan mereka. Fakta bahwa bagi karyawan tertentu untuk memahami produk baru adalah pertanyaan selama tiga puluh menit tidak berarti bahwa ini dapat menjadi standar bagi semua orang. Ingatlah bahwa semua karyawan berbeda.
Solusi:
- Cari tahu dari pabrikan solusi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk berlatih, dan pastikan bahwa setiap karyawan yang akan menggunakan solusi akan mengatur untuk mengalokasikan waktu ini.
- Sesuaikan pelatihan untuk kebutuhan tim. Cari tahu manfaat apa yang dapat diperoleh berbagai tim dari menggunakan solusi. Penekanan pada fungsi tertentu selama sesi pelatihan untuk tim yang berbeda dapat sangat bervariasi.
- Jika memungkinkan, miliki beberapa sesi pelatihan. Proses pembelajaran, sebagai suatu peraturan, lebih efektif dalam kelompok-kelompok kecil, karena setiap peserta memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan
Masalah # 4: karyawan melihat solusinya sebagai buang-buang waktu
Ketika manajemen memutuskan untuk mengimplementasikan suatu produk untuk manajemen proyek, biasanya ia dengan jelas mengutarakan ekspektasi tentang nilai yang harus diberikan oleh produk tersebut. Tetapi pernyataan ini tidak selalu bekerja untuk karyawan lain. Mereka mungkin berpikir bahwa alat baru itu adalah keajaiban TI lain, yang mana manajemen akan memaksa mereka untuk menggunakan selama beberapa bulan, dan kemudian semuanya akan sia-sia. Dan ini bisa menjadi masalah serius.
Jika Anda membuka buku manajemen perubahan apa pun, Anda akan menemukan frasa berikut dalam satu bentuk atau yang lain: "agar perubahan terjadi, orang pasti ingin mengubahnya." Dan karyawan tidak akan mau berubah jika mereka tidak melihat manfaat langsung bagi diri mereka sendiri dalam perubahan. Bahkan pendekatan “menurunkan” keputusan dari atas ke bawah terkadang tidak berhasil. Tentu saja, persentase karyawan yang menggunakan solusi setiap hari akan meningkat jika manajemen secara teratur memonitor ini. Tetapi pada saat yang sama, ini berarti bahwa manajemen membuang-buang waktu secara tidak efisien memaksakan penggunaan solusi, yang, pada dasarnya, bertentangan dengan konsep peningkatan efisiensi proses dari solusi (dan, khususnya, bahwa solusi dirancang untuk menghemat waktu).
Solusi:
- Bertemu dengan tim pemimpin dan pertimbangkan bagaimana sebuah solusi dapat bermanfaat bagi anggota tim yang berbeda. Kumpulkan informasi tentang masalah tim saat ini yang mereka temui secara teratur. Buat daftar masalah yang bisa diselesaikan dengan alat dan diskusikan dengan tim.
- Atau segera fokus pada proses spesifik tim, dan apa yang akan mereka peroleh dari menggunakan alat ini. Misalnya, staf penjualan dapat dikatakan bahwa jika mereka terus-menerus memperbarui informasi tentang pelanggan mereka dan transaksi dalam sistem, semuanya akan transparan kepada manajemen, dan mereka, pada gilirannya, akan tidak dapat menghadiri sebagian besar rapat dan memiliki lebih banyak waktu untuk memanggil pelanggan
Masalah # 5: tim sudah memiliki pengalaman negatif dengan menggunakan solusi lain di masa lalu
Jadi, tim sudah mencoba produk serupa, dan upaya itu tidak berhasil. Mungkin ada banyak alasan untuk ini. Tetapi poin utama di sini adalah bahwa sekarang karyawan akan memiliki sikap negatif terhadap solusi baru sejak awal. Untuk keputusan terakhir, mungkin, banyak waktu dihabiskan, tetapi tidak ada hasil.
Perusahaan juga dapat memutuskan untuk memperkenalkan produk pada waktu yang salah. Ketika karyawan memiliki rencana penjualan, tenggat waktu semakin dekat, hal terakhir yang ingin mereka pikirkan adalah “transfer segera semua data ke solusi-super baru”.
Solusi:
- Mulailah dengan menganalisis masalah yang dihadapi perusahaan dalam mengimplementasikan solusi sebelumnya dan mendekati masalah-masalah ini dengan mempertimbangkan pengalamannya
- Gunakan bantuan manajer penyedia solusi Keberhasilan Pelanggan jika memungkinkan. CSM yang memenuhi syarat, sebagai suatu peraturan, adalah pakar dalam manajemen perubahan dan mampu memberikan dukungan yang signifikan dalam proses migrasi ke solusi baru.
- Jika penyedia solusi menyediakan layanan implementasi berbayar, pertimbangkan untuk membeli layanan ini. Jika tim Anda adalah onboard profesional, semua langkah implementasi awal dan "penyebaran" solusi di perusahaan akan lebih cepat dan tidak terlalu menyakitkan.
Masalah # 6: Solusi tidak memiliki integrasi yang diperlukan
Sejumlah solusi manajemen proyek populer yang disajikan di pasar, di antara kelebihannya, menyoroti peluang untuk menjadi tempat utama di mana semua komunikasi pada proyek akan berlangsung. Tetapi bagaimana jika mereka tidak memiliki integrasi asli (misalnya, dengan Slack, Adobe, dll.)? Hanya menawarkan pelanggan produk terisolasi yang baik tidak lagi cukup. Ketersediaan integrasi dapat menjadi faktor kunci.
Sekalipun solusi tersebut memiliki integrasi asli dengan semua produk dan layanan yang mungkin, tetap penting bahwa solusi tersebut memiliki API terbuka. Ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan integrasi tambahan jika perlu.
Solusi:
- Saat memilih solusi, pastikan untuk mengetahui integrasi mana yang sudah ada di dalamnya. Siapkan daftar produk (layanan) yang sudah digunakan tim secara teratur. Kemudian bandingkan berapa banyak item dari daftar ini yang tumpang tindih.
- Jika solusi ideal untuk tim, tetapi beberapa integrasi yang diperlukan hilang, pertimbangkan untuk membangunnya menggunakan API sendiri atau dengan membayar spesialis integrasi pihak ketiga.
Menerapkan solusi manajemen proyek dapat berdampak signifikan pada kinerja bisnis. Tetapi efek positif hanya akan terjadi jika perusahaan siap untuk menghabiskan waktu yang cukup pada tahap implementasi dan setelahnya. Kami harap tips ini akan membantu Anda mencapai hasil yang diinginkan!