Masalah akuntansi keuangan, perencanaan dan penganggaran adalah topik panas dan mendesak untuk semua perusahaan IT. Seiring pertumbuhan perusahaan, arus kas sulit untuk dikendalikan dan menjadi jelas bahwa diperlukan pendekatan sistematis.
Tergantung pada jenis produk dan layanan yang dihasilkannya - metodologi akuntansi di perusahaan IT dapat sangat bervariasi. Pengembangan perangkat lunak khusus, pelepasan solusi kotak, ketersediaan dukungan teknis, rilis pembaruan, penggunaan lisensi pengembang pihak ketiga dapat secara signifikan mempengaruhi pengakuan pendapatan dan pengeluaran dan pengelolaan kas organisasi. Dasar penting untuk organisasi akuntansi dan penganggaran adalah pembagian perusahaan ke dalam proyek dan alokasi biaya (tidak membentuk biaya) ke dalam kumpulan proyek, menurut metodologi yang telah ditentukan.
Di mana untuk memulai?
Model penghasilan
Awalnya, manajemen dan pemilik perusahaan harus menentukan dan menyetujui model pendapatan. Itulah cara perusahaan menghasilkan uang. Ini mungkin produksi solusi kotak, masalah lisensi untuk digunakan, pengembangan kustom, dll.). Paling sering, perusahaan akan memiliki dua atau lebih opsi untuk menghasilkan pendapatan. Sistem perpajakan penghasilan juga akan bervariasi tergantung pada jenis pendapatan (lisensi tidak dikenakan PPN, dukungan teknis dan penjualan layanan termasuk PPN). Dengan ini, Anda dapat secara kompeten membangun sistem biaya, baik biaya yang akan membentuk harga biaya, maupun biaya yang akan diakui sebagai biaya periode tersebut.
Biaya dan harga proyek
Keunikan sebagian besar perusahaan IT dengan tidak adanya sejumlah besar aset tetap. Ini bukan pabrik, bukan perusahaan manufaktur, dan aset utama adalah orang, spesialis, pengembang, ahli bahasa, penguji. Pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi mereka dinyatakan dalam layanan untuk pelanggan atau produk yang menghasilkan pendapatan. Dari cara perusahaan mengelola sumber daya ini, dan menentukan arus kas dan kesejahteraan keuangannya.
Di pasar Rusia, sudah lazim untuk menggunakan salah satu dari dua model penetapan harga (Harga Tetap atau Waktu & Bahan).
Model pertama adalah model tradisional pengembangan proyek, ketika pelanggan dan manajer proyek menentukan seluruh ruang lingkup pekerjaan dalam kerangka acuan, menyepakati anggaran tetap dan ketentuan-ketentuan persis proyek. Dalam Harga Tetap (atau FP), pelanggan membayar untuk hasil akhir, dan kontraktor membayar untuk waktu pengembang mereka. Dalam hal ini, jika programmer menghabiskan lebih banyak waktu untuk pengembangan, dan anggaran tidak berubah, maka laba perusahaan berkurang. Oleh karena itu, di sini banyak tergantung pada kemampuan manajer untuk mengevaluasi biaya tenaga kerja terlebih dahulu. Meskipun risiko dan force majeure dapat muncul dalam proyek apa pun.
Model kedua - Time & Material (TM) - adalah pembayaran oleh pelanggan dari sumber daya yang sebenarnya dikeluarkan - waktu pengembang.
Terlepas dari model yang digunakan, penting untuk memiliki sistem akuntansi yang menunjukkan total anggaran, berapa banyak yang telah dilakukan, berapa jam telah dihabiskan - sistem absen.
Biasanya, satu pengembang mengambil bagian dalam pembuatan beberapa bagian dari proyek, dan sejumlah besar personil berpartisipasi dalam produksi seluruh produk. Untuk menghitung secara akurat berapa biaya proyek tertentu untuk sebuah perusahaan, perlu tidak hanya memperhitungkan biaya pengembangan untuk kartu absen, tetapi juga untuk memperkenalkan sistem pembagian biaya untuk biaya tetap dan variabel. Penting untuk merencanakan harga proyek dengan mempertimbangkan biaya yang tidak terkait langsung dengan pengembangan (seperti menyewa ruang, memelihara kantor, dll.). Mereka dapat diekspresikan dalam OPEX per orang per hari atau bulan. Pendekatan ini akan menghindari "menggerogoti" margin proyek.
Poin penting adalah menjaga rencana \ fakta anggaran proyek dalam mode real-time. Ini akan memberikan data yang akurat kepada manajemen tentang kemajuan proyek, profitabilitasnya saat ini dan akan memungkinkan untuk mencegah atau mencegah anggaran proyek terlampaui atau menyesuaikan biaya proyek tepat waktu.
Mulai dari mana ...
- menentukan biaya masing-masing pengembang dan spesialis teknis lainnya
- rencanakan waktu kerja
- memecah proyek menjadi beberapa tahap: pengembangan, pengujian, commissioning, dll.
- rencanakan anggaran untuk pembelian peralatan (jika diperlukan) untuk pelaksanaan proyek
Peralatan teknis untuk penetapan biaya, perencanaan anggaran, akuntansi manajemen
- Pada tahap awal, untuk keperluan perencanaan dan akuntansi, sangat mungkin untuk bertahan dengan kemampuan MS Excel atau Google sheets
- Sesederhana manajemen perusahaan perlu mengurus proses otomasi.
- Saat ini, pasar memiliki sejumlah besar perangkat lunak khusus. Mulai dari anggaran yang cukup berdasarkan pada 1C hingga desainer yang serius berdasarkan pada kubus Olap (Cognos, Anaplan). Dan solusi khusus lainnya (Axapta, Navision, SAP)
Penilaian profitabilitas proyek dan bisnis
Akuntansi yang tepat dan alokasi waktu yang akurat untuk proyek akan memungkinkan Anda untuk menilai profitabilitas proyek. Masalah utama perusahaan muda adalah keterikatan pada akuntansi hanya dalam uang, sebenarnya dalam arus kas. Pendekatan ini secara signifikan mendistorsi informasi tentang perusahaan dan mengarah pada hasil yang menghancurkan. Lebih tepat untuk menghitung profitabilitas proyek dan bisnis secara keseluruhan, berdasarkan basis akrual (yaitu, menghasilkan laporan laba rugi pada proyek dan perusahaan), melakukan analisis solvabilitas perusahaan dalam konteks arus kas proyek dan biaya yang dikeluarkan, dan, atas dasar neraca, laporan laba dan laporan kerugian arus kas untuk melakukan analisis komprehensif terhadap stabilitas perusahaan.
Akuntansi proyek dengan basis akrual akan memungkinkan Anda untuk membagi pendapatan proyek sebagai bagian dari total pendapatan. Dan biaya proyek dan analisis faktornya akan menunjukkan bagian dari biaya proyek dan alasan untuk menabung atau pengeluaran berlebihan.
Pendekatan ini akan menyoroti proyek-proyek yang tidak menguntungkan, manajemen untuk mengambil langkah-langkah untuk mengurangi kerugian atau meninjau strategi pembangunan. Hasil analisis harus bukan hanya angka telanjang, tetapi kesimpulan dari spesialis yang kompeten yang akan membantu membuat keputusan manajerial yang tepat.
Aturan yang baik adalah mengembangkan sistem KPI untuk proyek dan perusahaan secara keseluruhan. Pemantauan implementasi KPI akan menjamin transparansi bisnis untuk pemilik dan manajer.
Perusahaan yang mengembangkan game untuk perangkat seluler selama bertahun-tahun telah mengakumulasikan sejumlah proyek yang belum selesai. Analisis keuangan menunjukkan penurunan profitabilitas 35% dari proyek. Berdasarkan hasil analisis, manajemen memutuskan untuk merevisi kondisi untuk proyek yang mempertahankan potensi pertumbuhan dan menyelesaikan proyek yang siklus hidupnya hampir selesai.
Biaya Non-Biaya
Biaya tentu saja merupakan faktor fundamental dalam mendapatkan margin yang dapat diterima untuk proyek, tetapi selain itu ada sejumlah biaya, perencanaan dan akuntansi yang, ketika membentuk proposal komersial, juga penting.
Pemasaran, biaya penjualan, penggajian staf administrasi dan pendukung, pajak, administrasi, biaya manajerial, depresiasi, bunga pinjaman, dll. dapat menjelaskan sebagian besar biaya. Total biaya ini paling baik diungkapkan dalam OPEX. Dan gunakan nilai yang diperoleh untuk menentukan profitabilitas nyaman minimum proyek.
Tonggak sejarah dan indikator keuangan
Sangat penting bagi manajemen perusahaan untuk mencurahkan waktu untuk analisis komprehensif hasil proyek saat ini. Bersama dengan para pemimpin tim proyek, menganalisis situasi produksi dan keuangan pekerjaan dan perusahaan secara keseluruhan.
Biaya proyek: analisis biaya aktual yang dikeluarkan oleh proyek. Identifikasi proyek atau lokasi kerja yang bermasalah.
Jumlah waktu dan kerugian produktif (Waktu adalah uang). Analisis indikator keuangan bersama dengan produksi akan memberikan pemahaman tentang basis sumber daya. Sebagai contoh: menghapuskan biaya pengembang lebih banyak dari yang direncanakan semestinya mendorong kepemimpinan perusahaan untuk memperhatikan kompetensi staf pengembangan, mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan tingkat profesionalisme karyawan, pelatihan, dll. Atau merevisi metodologi perencanaan proyek.
Profitabilitas proyek. Mengontrol profitabilitas proyek dan bisnis adalah hal yang vital. Berdasarkan akuntansi dan perencanaan yang baik. Nilai biaya tetap bisnis, sebagai suatu peraturan, adalah statis dan harus diletakkan di margin setiap proyek. Manajemen menentukan tingkat keuntungan yang dapat diterima untuk proyek dan bisnis yang harus dilayani.
Struktur biaya tidak langsung: kami menentukan berapa banyak uang yang dihabiskan untuk sewa, pengembangan karyawan, staf administrasi dan biaya tidak langsung lainnya.
Apa yang harus dilakukan jika tidak ada cukup uang?
Pada awalnya, kita harus menerima bahwa kurangnya uang dalam rekening giro pada suatu waktu tidak berarti bahwa bisnis ini tidak menguntungkan. Sebenarnya, seperti pernyataan sebaliknya. Kesenjangan kas dapat dibentuk karena berbagai alasan. Sesuatu seperti: kerugian karena profitabilitas yang rendah, biaya "membengkak", akumulasi piutang (pada kenyataannya, ini adalah pinjaman kepada pembeli atau pelanggan), tingkat tinggi OPEX, dll. Terlepas dari alasan kesenjangan kas, dapat diprediksi dan dicegah.
Tindakan pencegahan
- Penerapan sistem perencanaan keuangan, akuntansi dan pengendalian.
- Pemantauan berkala tingkat OPEX. Revisi jika perlu.
- Memantau nilai minimum profitabilitas proyek.
- Bekerja aktif dengan piutang dan hutang.
- Dana pinjaman.
- Menarik investasi.
Apa yang harus dilakukan dengan uang gratis? Atau uang harus menghasilkan uang.
Jika ada kelebihan pasokan uang pada suatu waktu, akan logis untuk mengembangkan langkah-langkah untuk penggunaannya yang tepat (penarikan dividen dari pemilik tidak diperhitungkan).
Uang tunai gratis dapat diinvestasikan dalam pengembangan perusahaan: dalam pelatihan staf dan meningkatkan tingkat profesionalisme, dalam memperbarui aset tetap.
Atau kirim surplus tunai untuk "menghasilkan": melakukan investasi dalam instrumen keuangan sektor perbankan atau pertukaran.
Rekomendasi untuk pemilik dan manajer perusahaan IT
- Untuk mengembangkan sistem untuk merekam jam kerja personil produksi.
- Hitung biaya satu jam kerja untuk setiap kelompok spesialis produksi untuk pemahaman yang jelas tentang perhitungan biaya proyek.
- Hitung biaya pemeliharaan semua karyawan per bulan (masukkan indikator OPEX). Ini akan membantu menentukan estimasi tingkat keuntungan proyek yang optimal.
- Maksimalkan otomatisasi perencanaan arus kas, kompilasi daftar aplikasi untuk pembayaran dan kalender pembayaran.
- Identifikasi kesenjangan uang tunai di muka dan ambil tindakan untuk mencegah kesenjangan.
- Investasikan dalam pelatihan karyawan dan tingkatkan profesionalisme mereka.
- Kembangkan indikator KPI untuk proyek dan bisnis. Pantau implementasinya.
- Jangan pergi dalam siklus dalam akuntansi dan perencanaan hanya arus kas. Mengembangkan sistem akuntansi manajemen, perencanaan dan peramalan.
- Perkenalkan bergulir anggaran dalam dimensi "Rencana", "Prakiraan", "Fakta".
- Gunakan peluang untuk mengurangi beban pajak (akreditasi ke Kementerian Komunikasi dan Telekomunikasi dan Pembayaran dari 30 menjadi 14 persen, mengubah lokasi legal menjadi zona ekonomi bebas atau kelompok TI seperti Skolkovo, FEZ Innopolis, dll., Mengurangi pajak penghasilan karena R&D, mengurangi pajak pada keuntungan karena depresiasi instan, dapatkan manfaat regional, singkirkan PPN).