Pengalaman dalam mengatur dan melakukan konferensi perusahaan untuk analis

Halo semuanya!

Nama saya Nikolai Tolmachev, saya adalah kepala departemen sistem dan analisis bisnis di sebuah perusahaan IT. Ada 22 orang di departemen, 16 di antaranya dapat dikaitkan dengan analis TI dalam arti penuh (sisanya lebih dekat dengan pengembang SQL atau manajer proyek). Untuk tahun ketiga berturut-turut, kami telah mengadakan konferensi internal para analis, dan terakhir kali itu ternyata berjalan dengan baik.

Pengalaman kami dalam mengorganisir dan melakukan konferensi internal berada di bawah jalan pintas.

Apa itu konferensi analis

Konsepnya adalah sebagai berikut: konferensi analis adalah acara di mana semua analis yang bekerja di perusahaan berkumpul, saling menceritakan hal-hal menarik, mendiskusikan masalah yang menyakitkan dan bersenang-senang. Catatan: istilah "analis" dalam artikel ini merujuk pada karyawan yang mengembangkan persyaratan perangkat lunak.

Peristiwa jenis ini sangat berguna di perusahaan-perusahaan di mana analis bekerja dalam kelompok kecil pada berbagai proyek yang tidak terkait, dan jarang tumpang tindih dalam pekerjaan. Dalam situasi seperti itu, "separatisme tim" tak terhindarkan tumbuh dan kecenderungan untuk terus-menerus menemukan kembali (daripada menggunakan kembali solusi yang sudah jadi dari tim lain), serta mengurangi kemampuan analis untuk bergerak di antara proyek (karena tetangga memiliki "semuanya berbeda"). Di perusahaan kami, situasinya persis seperti itu - secara paralel, dalam fase aktif pengembangan, ada 5-7 proyek, di mana masing-masing dari 1 hingga 4 analis.

Struktur artikel

Pada awalnya, pengalaman mengadakan konferensi pada tahun: 2016 , 2017 , 2018 akan diberikan. Untuk setiap konferensi, berikut ini akan dikatakan:

• Karakteristik utama - waktu dan tempat, durasi, peserta, pembicara, anggaran, dll.
• Program - nama dan ringkasan laporan.
• Diidentifikasi dalam pro dan kontra.

Berikut ini adalah tipifikasi laporan yang dipresentasikan di konferensi dan dianggap berhasil. Rekomendasi diberikan tentang masing-masing jenis, yang perlu diperhatikan.

Pada akhirnya, rekomendasi umum untuk mengadakan konferensi internal diberikan , yang kami rumuskan berdasarkan hasil tiga tahun pengalaman dalam menyelenggarakan konferensi.

Perlu dicatat bahwa kami bukan profesional dalam melakukan acara-acara ini, dan ini adalah pengalaman pribadi kami - bagaimana kami dapat mengatur acara internal yang menarik dan berguna sendiri dengan anggaran minimum di perusahaan yang relatif kecil.

Konferensi 2016

Selama 2016, ada peningkatan yang signifikan dalam jumlah departemen, orang-orang baru datang (termasuk analis terkemuka baru), permintaan untuk pertukaran pengalaman muncul. Secara khusus, semua orang tertarik pada proyek apa yang dilibatkan orang sebelumnya, bagaimana prosesnya diatur, alat apa yang digunakan, bagaimana pekerjaan di perusahaan lain berbeda dengan kami. Dan secara umum - apakah kita lapotniki atau orang modern? Sebagai tanggapan atas permintaan ini, diputuskan untuk mengadakan konferensi dan bertukar pengalaman.

SDM bertanggung jawab atas pencarian dan pemesanan aula dan organisasi afterparty, sisanya dilakukan secara independen: pembentukan program, persiapan laporan dan latihan, formulir umpan balik, organisasi rekaman video, dll.

Fitur Utama:

• Tanggal - 29 Oktober 2016.
• Bagian pelaporan - dari pukul 9:30 hingga 17:00.
• 13 laporan, termasuk 12 dari analis, 1 dari kepala pembangunan daerah.
• Tempat - ruang konferensi sewaan di pusat bisnis.
• Kami memesan makan siang dan dua rehat kopi (di pusat bisnis yang sama).
• Dihadiri - semua analis, beberapa orang dari departemen terkait, CEO pergi ke beberapa laporan. Hanya sekitar 25 orang.
• Afterparty - kelas master kuliner.

Total anggaran konferensi:

• 30 ribu rubel untuk aula, makan malam, dan rehat kopi.
• 25 ribu rubel untuk kelas master kuliner.
• 130 jam kerja untuk persiapan dan latihan laporan.

Laporan disajikan oleh karyawan baru, serta tiga laporan teratas tentang tiga konsep antarmuka pengguna - Desain Material, Metro (Windows UI) dan Pedoman Antarmuka Manusia Apple. Sisanya diselesaikan berdasarkan prinsip "dari masing-masing sesuai dengan kemampuannya."

Umpan balik utama dari konferensi ini adalah “betapa hebatnya melakukan hal ini”, tetapi sejumlah kekurangan dicatat. Termasuk:

• Ketika mempersiapkan, ada prinsip "dari masing-masing sesuai dengan laporan", mereka mencoba untuk mengambil topik untuk setiap analis. Ternyata dari hampir semua orang. Masalahnya adalah tingkat pembicara yang berbeda, tidak semua orang tahu (dan ingin) untuk menceritakan dan mempresentasikan materi. Beberapa laporan kusut dan tidak bisa dipahami, yang secara negatif memengaruhi kesan umum konferensi.
• Terlalu banyak laporan, termasuk yang substansial, terlalu banyak topik berbeda. Sangat melelahkan bagi semua peserta, laporan terakhir sudah dirasakan dengan susah payah - sulit berkonsentrasi untuk waktu yang lama.
• Latihan pendahuluan dari hampir semua laporan dilakukan (kadang-kadang 2 kali). Latihan membutuhkan banyak waktu. Pada saat yang sama, saya pada dasarnya terlibat dalam latihan sendirian, dan selama dua minggu saya keluar dari pekerjaan aktif karena mereka.
• Sedikit waktu dikhususkan untuk pertanyaan dan jawaban setelah laporan. Kadang-kadang diskusi sangat ribut dan menarik, karena semua laporan berikutnya ditunda, jadwal tidak dijaga.
• Sebuah kelas master kuliner diadakan sebagai pesta setelahnya, itu melelahkan. Ternyata, ini adalah peristiwa aktif mengejutkan yang membutuhkan perhatian, konsentrasi, dan upaya. Setelah laporan, sulit.
• Tidak ada umpan balik yang cukup dari unit terkait. Hanya ada satu laporan dari kepala pembangunan daerah, dan dia tidak mengerti. Berdasarkan hasil konferensi pertama, permintaan baru dirumuskan - apa yang dipikirkan departemen terkait tentang kita, apa yang kita lakukan dengan baik, apa yang buruk, bagaimana kita bisa menjadi lebih baik.
• Satu laporan tidak jelas tentang apa. Tidak ada latihan untuk itu, jadi pembicara (tampaknya) tingkat tinggi, dengan pengalaman luas, dll. Semua laporan harus dilatih (atau setidaknya mengerti apa yang akan dibicarakan pembicara).

Kami memutuskan untuk mempertimbangkan kekurangan ini dan melakukan yang lebih baik lain kali.

Perlu dicatat juga bahwa untuk pertama kalinya kami merekam semua laporan. Ternyata benar-benar tidak berguna - DVD dengan rekaman video telah berada di meja saya selama 3 tahun sekarang. Kami tidak berlatih merekam video lagi.

Konferensi 2017

Selama 2017, tidak ada perubahan personel besar di departemen, ada jauh lebih sedikit orang baru. Topik utama untuk konferensi ini adalah umpan balik yang dipilih - apa yang dipikirkan pengembang dan penguji tentang kita, apakah kita bekerja dengan baik, bagaimana kita bisa menjadi lebih baik.

Fitur Utama:

• Tanggal - 25 November 2017.
• Bagian pelaporan - dari pukul 10:00 hingga 17:15.
• 8 laporan, 3 dari mereka dari analis, 2 dari manajer proyek, 1 dari manajer pengujian, 1 dari manajer pengembangan, 1 bersama dari seorang pemimpin analisis dan manajer pengembangan.
• Meja bundar untuk membahas masalah mendesak.
• Tempat - ruang konferensi sewaan di hotel.
• Kami memesan makan siang dan dua rehat kopi.
• Hadir - hampir semua analis, manajer proyek, manajer dan beberapa pemimpin tim pengembangan dan pengujian. Ada juga karyawan dukungan teknis yang tertarik dengan posisi analis di masa depan. Hanya sekitar 25 orang.
• Afterparty - perjalanan bersama ke kafe.

Anggaran Konferensi:

• 28 ribu rubel untuk aula, makan malam, dan rehat kopi.
• 30 jam kerja untuk persiapan dan latihan laporan.

Masalah utama dari konferensi kedua adalah latar belakang negatif - baik umpan balik dan meja bundar berputar di sekitar masalah dan kekurangan. Akibatnya, konferensi tersebut hampir tidak bisa disebut sebagai acara "mudah" dan "menyenangkan", menjelang akhir, suasana hati sebagian besar peserta tertekan.

Menurut hasil, kerugian berikut dirumuskan:

• Terlalu sedikit laporan informatif, di mana Anda dapat mempelajari sesuatu yang baru dan berguna dalam pekerjaan Anda. Kegunaan keseluruhan konferensi dinilai tidak mencukupi.
• Umpan balik terlalu banyak. Pada saat yang sama, para pembicara fokus pada kekurangan dan masalah, sehingga pada akhir blok laporan tentang umpan balik, analis merasa sedih dan tertekan. Sayangnya, para pembicara tidak tahan dengan "prinsip sandwich".
• Partisipasi kepala departemen terkait dan manajer proyek dalam tabel bundar. Semua orang ini aktif, proaktif, dan sebagai hasilnya mereka bermain solo di meja bundar. Meskipun diskusi itu dimaksudkan di kalangan analis. Format ini ternyata tidak berhasil.
• Hampir tidak ada yang pergi ke afterparty, karena suasana hatinya tidak terlalu baik, dan program afterparty tampaknya tidak terlalu menarik. Saya juga tidak bisa pergi. Tetapi mereka mengatakan bahwa itu ternyata secara mental.

Berikut ini diakui sebagai berhasil:

• Total durasi konferensi tidak terlalu banyak dan tidak terlalu pendek.
• Kehadiran (tetapi bukan nomor!) Dari laporan dari perwakilan unit terkait.

Sekali lagi, kami memutuskan untuk memperhitungkan kekurangannya, mengembangkan kelebihannya dan melakukan yang lebih baik lain kali.

Konferensi 2018

Fitur Utama:

• Tanggal - 10 November 2018.
• Bagian pelaporan - dari pukul 10:00 hingga 17:15.
• 8 laporan, 5 di antaranya dari analis, 1 dari kepala kelompok analis keamanan informasi, 1 dari ketua tim tim pengembangan, 1 dari manajer proyek.
• Setelah laporan, permainan bisnis diadakan.
• Tempat - menyewa ruang konferensi di gedung perkantoran.
• Istirahat kopi dan makan siang diatur sendiri. Ada pendingin dan mug di aula, kue dibeli untuk rehat kopi, pizza dan roti gulung dipesan untuk makan siang.
• Hampir semua analis hadir, dari unit yang berdekatan - analis keamanan informasi, pembicara dari unit terkait (kepala kelompok analis keamanan informasi, salah satu pemimpin tim pengembangan, manajer proyek). Hanya sekitar 28 orang.
• Afterparty - perjalanan bersama ke kafe.

Anggaran Konferensi:

• 5 600 rubel - sewa kamar selama sehari.
• 10 500 rubel - makan dan rehat kopi sendiri.
• 60 jam kerja untuk pemilihan, persiapan dan latihan laporan.

Survei kepuasan peserta konferensi (via Google Forms) dilakukan, hasilnya adalah sebagai berikut (pada sistem 5 poin):

• kesan umum konferensi: 4.4
• minat kuliah: 4.1
• Kegunaan laporan: 4
• kualitas laporan: 4
• permainan bisnis: 3.9
• Tempat: 3.8

Menurut hasil, kerugian berikut dirumuskan:

• Seseorang harus datang ke kamar lebih awal, periksa apakah semuanya beres. Dan ada sedikit air di pendingin, tidak ada remote control dari proyektor. Mereka menjanjikan clicker, tetapi mereka tidak menemukannya.
• Ada beberapa orang yang tersisa untuk permainan bisnis. Kami berasumsi bahwa akan ada 5 tim (dan memiliki 5 fasilitator terlatih), dan hanya ada dua dari mereka. Alhasil, ketiga presenter berjalan gelisah.
• Kuartal IV bukan waktu terbaik untuk mengadakan konferensi. Beban proyek pada akhir tahun lebih tinggi dari biasanya, dan persiapan untuk konferensi membutuhkan waktu yang signifikan dari para pembicara.

Seperti yang Anda lihat, kekurangannya tidak sepenting setelah konferensi pada 2016 dan 2017.

Berikut ini diakui sebagai berhasil:

• . – , – : , ..
• . 5-6 . - . , . , ( 3-4 , 5-6).
• HR. -, – . -, ( - ). , , - .
• . : – , , - . , , , . .
• . , , . .
• . , ( ) . , : , , .
• . .

, :

• , . , . , -, . – //, . – , . – , , .
• . - . : , , : . « » /, , .
• . middle+ senior-, , 3 . , . , . , : , , ..
• , . , , . – , . , , , , . - , , , – : .
• . , . , . – , . « » — //, . .

«» – :

• , 1-2 .
• . , , – - .
• , 3 . . HR event-.
• 15 .
• 6 4 .
• 10-15 , .
• . - . -.
• – . - , . . .
• – . 100%. - , . .
• afterparty, . , « » .
• , . « » — .
• – , . . - , - – . - .
• . — , . — /- — . , .

Kesimpulan

? :

• . , . , .
• Tradisi , . .
• . , « ». .
• . , . , , , - , .
• . , .

2019 . 2018 :

• . , . « ». .
• , . IV , . .
• . , - , . - , - - .
• Cari terlebih dahulu untuk topik-topik untuk laporan, sehingga lebih dekat ke konferensi di sana sudah membentuk kumpulan dari mana Anda dapat memilih.