Awalnya dibuat untuk mengatur komunikasi di dalam perusahaan, platform kolaboratif modern sekarang tidak hanya dapat memberi karyawan akses ke email, kalender dan alat-alat lain untuk kolaborasi, tetapi juga dapat melakukan beberapa tugas lainnya. Sebagai contoh, platform semacam itu sering dipercayakan dengan tugas mengelola sumber daya perusahaan tertentu. Mari kita lihat bagaimana fungsionalitas manajemen sumber daya diimplementasikan di Zimbra Collaboration Suite.
Fitur utama dari sumber daya yang dapat dikelola sistem untuk kolaborasi adalah bahwa mereka tersedia untuk beberapa karyawan sekaligus, tetapi pada saat yang sama dapat digunakan oleh satu orang. Ini, misalnya, termasuk ruang rapat, mobil perusahaan, peralatan audio dan video, dan sejumlah hal lainnya. Dalam kasus di mana pengelolaan sumber daya semacam itu dibiarkan terjadi secara kebetulan, situasi yang tidak menyenangkan dapat muncul ketika penunjukan dengan klien yang ditunjuk oleh manajer ditunda atau bahkan rusak karena rekannya mengambil satu-satunya percakapan gratis. Itulah sebabnya, melalui sistem kolaboratif, sebagai suatu peraturan, reservasi sumber daya dan peralatan dilaksanakan, karena jadwal untuk menggunakan sumber daya perusahaan secara otomatis dihasilkan, yang menghindari situasi seperti itu.
Manajemen sumber daya di Zimbra Collaboration Suite diimplementasikan melalui apa yang disebut "Akun Sumber Daya", yang merupakan kotak surat dengan kalender mereka sendiri, di mana pengguna dapat menambahkan acara mereka sendiri. Administrator server dapat membuat akun sumber daya di bagian "Manajemen Pengguna" pada panel admin Zimbra. Dalam proses pembuatan akun seperti itu, ia dapat menunjukkan:
- Jenis sumber daya: bisa berupa benda atau ruangan
- Kebijakan reservasi
- Alamat untuk mengirim salinan undangan
- Deskripsi Sumber Daya
- Informasi kontak (Sebagai aturan, kontak orang yang bertanggung jawab ditunjukkan)
- Informasi tentang lokasi (misalnya, jumlah ruang pertemuan, alamat atau bangunan tempat lokasinya, serta kapasitasnya)
Setelah membuat akun sumber daya, folder dibuat untuknya di server LDAP dan pengguna dapat mengirimnya undangan ke acara mereka. Bagaimana akun sumber daya akan menanggapi undangan semacam itu tergantung pada kebijakan reservasi. Administrator dapat memilih dari lima jenis kebijakan:
- Tolak otomatis semua janji temu berulang - Kebijakan pemesanan ini secara otomatis menolak semua janji temu berulang. Kebijakan ini harus dimasukkan dalam kasus di mana sumber daya dapat dijadwalkan hanya untuk satu pertemuan pada suatu waktu.
- Terima otomatis jika tersedia, penolakan otomatis pada konflik - Dengan kebijakan ini, sumber daya secara otomatis menerima rapat jika belum dipesan sebelumnya dan secara otomatis menolak jika terjadi konflik. Dalam hal ini, pengguna akan dapat melihat jadwal, dan administrator akan dapat mengubah aturan penolakan otomatis untuk menerima beberapa pertemuan bahkan dalam kasus di mana mereka bertentangan.
- Terima secara manual, tolak otomatis pada konflik - Jika Anda memilih kebijakan ini, akun akan secara otomatis menolak semua undangan yang bertentangan. Semua undangan yang tidak bertentangan akan ditandai di kalender sumber sebagai pendahuluan dan harus diterima secara manual. Saat menggunakan kebijakan seperti itu, Anda sangat disarankan untuk mengkonfigurasi alamat surat yang salinan undangannya akan dikirim untuk persetujuan lebih lanjut. Selain itu, dimungkinkan untuk mengkonfigurasi algoritme untuk menolak undangan yang bertentangan.
- Terima otomatis selalu - Kebijakan akun sumber daya dikonfigurasi untuk secara otomatis menerima semua undangan. Dalam hal ini, informasi tentang pekerjaan tidak disimpan dan oleh karena itu sumber daya dapat dijadwalkan segera untuk beberapa pertemuan secara bersamaan. Biasanya, kebijakan ini digunakan untuk situs yang berlokasi di area yang berdekatan dengan bangunan.
- Tidak ada auto terima atau tolak - Disarankan untuk menggunakan kebijakan reservasi seperti itu dengan manajemen sumber daya manual sepenuhnya. Pengguna yang bertanggung jawab harus masuk ke akun sumber daya untuk menerima atau menolak undangan.
Selain kebijakan reservasi, administrator dapat menyempurnakan pekerjaan dengan undangan yang bertentangan untuk akun sumber daya yang kebijakannya mendukung penolakan otomatis dan penerimaan undangan. Untuk akun ini, Anda dapat mengatur jumlah yang dapat diterima untuk secara otomatis menerima undangan yang bertentangan. Nilai dapat ditentukan baik dalam angka absolut dan sebagai persentase dari jumlah total undangan. Jika Anda menentukan kedua batas, penerimaan undangan secara otomatis akan berhenti setelah nilai pertama tercapai.
Juga dalam pengaturan kalender akun sumber daya Anda dapat menemukan item "Hanya
izinkan pengguna internal berikut untuk mengundang saya ke pertemuan ", yang memungkinkan Anda membatasi jumlah pengguna yang memiliki kesempatan untuk memesan dan menggunakan sumber daya, serta menentukan alamat email yang menjadi tujuan masuknya semua yang masuk ke Akun Undangan Sumberdaya. Sebagai contoh, beberapa ruang pertemuan dapat ditugaskan ke departemen penjualan, yang memungkinkan mereka hanya disediakan oleh penjual, dan beberapa hanya untuk departemen layanan pelanggan. Selain itu, dimungkinkan untuk mentransfer pengelolaan kalender akun sumber daya ke pengguna mana pun dengan hak manajerial.
Akun sumber daya juga dapat dibuat di antarmuka baris perintah. Untuk melakukan ini, pertama-tama buat akun baru di server
zmprov ca resource@zimbra.local resource , dan kemudian konversikan ke sumber daya menggunakan perintah
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "resource" zimbraAccountCalendarUserType RESOURCE zimbraRype Equipment Anda dapat memverifikasi keberhasilan membuat akun sumber daya menggunakan perintah
zmprov gacr , yang menampilkan kalender semua akun sumber daya di layar.
Anda dapat mengubah akun sumber daya kembali menjadi yang biasa menggunakan perintah
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "akun pengguna" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType Equipment .
Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan perusahaan "Zextras" Katerina Triandafilidi melalui email katerina@zextras.com