Bagaimana kartu pintar membantu mengarahkan proyek TI

Sebagai kelanjutan dari artikel tentang manajemen waktu, saya membawa kepada Anda sebuah cerita tentang pengalaman saya menggunakan alat untuk bekerja dengan kartu intelijen. Selama sepuluh tahun terakhir saya telah terlibat dalam manajemen proyek di bidang TI dan telekomunikasi, dan selama ini saya telah menggunakan MindJet MindManager. Hari ini saya akan memberi tahu Anda cara menggunakannya untuk mengatur tugas-tugas proyek dan semua yang terjadi di kepala manajer proyek. Saya harap Anda akan membaca artikel ini saat Anda minum secangkir kopi, dan untuk beberapa berikutnya kami akan membahasnya dengan Anda.

Dari posting ini Anda akan belajar tentang prinsip-prinsip pembentukan kartu intelijen, chip utama MindJet MindManager (selanjutnya disebut Mind) dan fitur penerapannya dalam pekerjaan proyek seorang manajer.

Saya tidak ingin mengubah artikel ini menjadi instruksi atau panduan pengguna. Jangan menilai dengan ketat, tetapi informasi di bawah ini benar-benar efektif, dan saya ingin membagikannya kepada Anda.

Sumber

Bagi mereka yang tidak tahu apa itu kartu intelijen, dan hanya untuk kesenangan estetika, saya mengusulkan untuk memulai dengan kartu intelijen Leonardo Da Vinci yang indah yang ditemukan di Internet. Saya pikir sesuatu yang serupa adalah dengan orang Italia hebat di kepalanya.


Manajemen pikiran adalah teknologi untuk menyediakan informasi dalam bentuk yang membutuhkan waktu dan sumber daya psikofisiologis yang minimal untuk mencari, menganalisis, dan memahami informasi.

Presentasi, kerangka acuan, kumpulan persyaratan, rencana, konsep, penentuan prioritas kegiatan, penganggaran proyek dan anggaran keluarga, daftar tugas untuk jangka pendek dan panjang, mencatat buku-buku menarik - untuk semua kegiatan ini saya menggunakan kartu intelijen pada satu waktu atau yang lain.

Prinsip utama kartu intelijen adalah bentuk yang mudah untuk mengirimkan informasi untuk pekerjaan lebih lanjut dengannya. Dalam proyek saya, Pikiran masih menjadi alat utama untuk mengatur informasi. Pada 2017, saya mengadakan kelas master untuk rekan-rekan saya dari LANIT tentang topik ini. Anda akan menemukan sedikit orang dalam tentang apa yang saya bicarakan dengan mereka dan apa yang saya sarankan, dalam artikel ini.

Untung!

"Kelinci tidak hanya bulu yang berharga,
tetapi juga tiga atau empat kilogram makanan, daging yang mudah dicerna. "
Vladimir Pertsov

Keuntungan nyata dari Mind bagi saya adalah sebagai berikut:

• Awal yang efektif untuk hari kerja saya. Dek Observasi (bagi mereka yang tidak tahu, lihat artikel saya tentang manajemen waktu ), yang saya habiskan di pagi hari, mulai dengan bekerja dengan kartu intelijen di Mind. Ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan pendekatan Anda sendiri untuk manajemen tugas dan fokus pada hari / minggu. Menurut perasaan saya, menabung per hari mencapai sekitar 20 menit (100 menit per minggu, 400 menit per bulan, 4800 menit per tahun atau dua minggu kerja 40 jam per tahun) + tidak adanya tugas yang hilang, yang tidak kalah pentingnya.
• Fleksibilitas dalam manajemen tugas. Tugas memiliki prioritas visual yang jelas, kemampuan untuk mengubah prioritas dengan cepat, mengubah dan mengontrol waktu tugas, penugasan tanggung jawab - dan itu belum semuanya. Semua OneNote kita yang tercinta, Evernote, mengesampingkan daftar rokok.
• Transparansi proyek saya pada waktu tertentu. Saya menggunakan ini untuk visualisasi dan prinsip-prinsip Matriks Eisenhower.
• Semua dokumen dan tautan di satu tempat. Yang selalu ada adalah “rencana proyek”, anggaran, tugas jira, folder proyek, dan situs.
• Mencapai tujuan pribadi. Kartu intelijen juga efektif dalam kehidupan pribadi: untuk merencanakan pembelian, melakukan analisis SWOT, merencanakan perjalanan dan memfokuskan prioritas Anda pada periode yang berbeda.
• Penggunaan sederhana. Kontrol utama adalah panah keyboard, tombol Enter dan Insert. Menambahkan elemen ke peta membutuhkan sepersekian detik, dan transfer elemen dan seluruh strukturnya di peta dilakukan dengan gerakan mouse ringan.
  

Cara menerapkan kartu intelijen dan pindah ke pemikiran yang sesuai

Gagasan utama untuk melakukan proyek melalui kartu intelijen adalah perencanaan terpadu dengan kemampuan untuk menghapus komponen informasi utama dari peta tanpa membenamkan dalam-dalamnya (status, kekritisan, keterlambatan, tulang, dll.). Kartu cerdas dapat meningkatkan efisiensi otak dengan menggunakan dua belahan otak sekaligus: belahan otak kiri, yang bertanggung jawab untuk logika (melalui memberi kekacauan pada struktur), dan belahan otak kanan, yang bertanggung jawab atas emosi (melalui visualisasi informasi, “pewarnaan” dari kartu kecerdasan, dll.). p.).

Untuk persepsi yang lebih baik tentang kartu intelijen, Anda perlu mengubah pemikiran dan pendekatan Anda terhadap pemrosesan informasi. Tentang hal ini secara berurutan.

1. Pertama, Anda perlu membongkar kepala Anda, menampilkan informasi tambahan ke kartu intelijen - untuk memvisualisasikan kekacauan. Untuk saat ini, biarkan hanya yang paling penting untuk membuat keputusan operasional yang ada di kepala.
   
   
   
2. Kami menyusun kekacauan yang dihasilkan dengan mengelompokkan berdasarkan parameter yang sama.
   
   
   
3. Kami menguraikan struktur untuk tugas dan mengatur koneksi di antara mereka.
   
   
   
4. Kami memprioritaskan.
   
   
   

Ini adalah seperti apa "medan perang" dari proyek saya yang sebenarnya mungkin terlihat. Harap dicatat bahwa area bermasalah dapat dideteksi tanpa upaya tambahan.


Ada puluhan program dan layanan online yang akan membantu Anda membuat kartu pintar. Bahkan ada lebih banyak lagi di jaringan berbagai ulasan dan peringkat aplikasi terbaik (misalnya, dalam artikel " Cara menggambar MindMap? Sebuah tinjauan terperinci dari 6 program menggambar pola pikir paling populer "). Yang paling populer adalah Xmind dan Freemind gratis. Serangkaian fungsi kecil, tetapi mereka cocok untuk pekerjaan sederhana dengan kartu intelijen.

Salah satu program paling populer bagi para profesional yang bekerja dengan kartu intelijen adalah Mindjet MindManager. Meskipun ini bukan alat termurah (biaya produk 25.000 rubel), tetapi dengan kemampuan untuk meningkatkan dari versi yang lebih lama dengan biaya lebih rendah. Program ini tidak hanya memimpin sektor korporasi. Berikut adalah fitur utamanya:

• antarmuka program sangat user-friendly dan mirip dengan Microsoft Office suite - gaya tab, menu dan kontrol dasar sangat mirip dengan produk yang lunak kecil;
• kemampuan untuk berintegrasi dengan semua aplikasi utama dari office suite, serta dengan Microsoft Project;
• kemampuan untuk mengekspor ke format dokumen, presentasi dan rencana kerja;
• ruang kerja yang fleksibel dan mudah disesuaikan dengan selera Anda - latar belakang, gaya teks, gaya elemen;
• sejumlah besar pola kartu intelijen dari radial ke diagram Ishikawa;
• elemen tambahan untuk efisiensi perencanaan - menunjuk penanggung jawab, pengingat dan pelacak waktu untuk brainstorming;
• berbagai jenis dan metode memfilter semua informasi yang ada di peta dan banyak lagi.

Chip baru dari versi terbaru

Di versi terbaru dari program ini ada chip baru. Inilah yang utama.

• Analisis SWOT baru.
  
  
  
• Bagan SwimLine didesain ulang.
  
  
  
• Filter kepunahan. Mereka tidak menyembunyikan sisa peta dari pandangan Anda, tetapi hanya mengaburkannya. Ini membantu untuk tetap dalam konteks seluruh peta, hanya berfokus pada informasi yang diperlukan. Di bawah ini adalah contoh bagaimana mencerminkan hanya "tugas dengan prioritas kedua":
  
  
  
• Kalender Tugas akan direfleksikan dengan mengacu pada tanggal, akan lebih mudah untuk secara komprehensif melihat tugas dengan mengacu pada periode dan menghitung beban untuk implementasinya.
  
  
  
• Prioritas Daftar prioritas favorit semua orang sekarang ada di Mind.
  
  
  
• Pemformatan otomatis bersyarat. Tergantung pada aturan yang ditetapkan, elemen Anda dapat diwarnai, dicoret dan diubah bentuknya, ini berguna untuk menarik perhatian ketika peristiwa-peristiwa penting terjadi.
• Gantt chart. Mereka yang mencoba menggunakannya lebih awal dalam produk ini pasti geram karena kekakuannya. Sekarang telah menjadi salinan yang lebih baik, fitur hampir lengkap Gant dari MS Project.
  
  
  
• Bekerja dengan MS SharePoint. Bagi mereka yang menggunakan MS SharePoint dalam proyek mereka, akhirnya ada ekstensi untuk pekerjaan penuh dengannya, versi, pengeditan dan roti berbagi lainnya.

Terlepas dari kewajaran dan popularitas program, ada kelemahannya, dan bagi saya itu hanya satu - "Browser". Benar-benar merepotkan untuk menjelajahi web, dimasukkan ke dalam kartu intelijen Anda, menawarkan untuk membuka semua tautan di dalamnya.


Tetapi untuk menyingkirkan kesedihan ini dari kehidupan Anda, ada kemungkinan untuk membuka tautan di peramban pihak ketiga. Lihat di bawah ini:

Cara menerapkan kartu intelijen dalam kehidupan sehari-hari dan kegiatan proyek

Di bawah ini saya akan memberikan elemen utama alat, sering digunakan dalam pekerjaan saya, dan memberikan beberapa tips.

• Kami menggunakan prioritas.

Untuk menetapkan prioritas, ada penanda terpisah untuk tugas di bilah alat di tab "Tugas", mereka tidak sepenuhnya mencerminkan kebutuhan saya. Untuk bekerja dalam kerangka matriks Eisenhower, saya menggunakan gradasi ganda - alfanumerik.



Penunjukan alfanumerik dapat ditambahkan melalui menu konteks tugas. Di menu, di bawah bagian "ikon umum", pengidentifikasi yang paling sering digunakan akan disorot - "favorit" saya, menurut Mind.

Selain yang di atas, saya menggunakan sistem bendera: -

Saya membuat tanda tugas dengan bendera ungu yang perlu dilakukan hari ini dengan melibatkan spesialis lain / sumber daya tambahan,
bendera hijau - tugas sepenuhnya otonom, yang bisa saya tutup sendiri, tanpa melibatkan siapa pun,
hitam - untuk dikerjakan nanti.

Setiap hari saya meninjau semua bendera untuk relevansi dan terjemahannya dalam kategori ungu / hijau.


Secara visual, tugasnya adalah sebagai berikut:

• Kami menggunakan pengaturan tenggat waktu untuk tugas, menetapkan yang bertanggung jawab.

Pada setiap elemen kartu, Anda dapat menambahkan properti kontrol kinerja - tenggat waktu dan yang bertanggung jawab. Jika tenggat waktu dilewati dan tugas tidak lengkap, tugas akan disorot dengan warna merah, dan kegagalan ini dapat dengan mudah diidentifikasi. Instalasi mereka masih sama pada bilah alat di tab "Tugas" dan melalui menu konteks. Anda dapat mengatur periode tugas dan progres pelaksanaannya. Sumber daya akan tercermin dalam bagan Gantt, dengan mempertimbangkan kemungkinan muatan yang dikonfigurasikan. Sepertinya ini (kegagalan tugas secara otomatis disorot dengan warna merah):

• Kami mengisi tugas dengan esensi.

Dalam tugas, Anda dapat menambahkan properti unik dari berbagai format. Properti-properti inilah yang kemudian dapat digunakan dalam perhitungan formula (lebih lanjut tentang ini nanti), tetapi saya paling sering menggunakan properti seperti biaya produksi dan biaya tenaga kerja eksekusi. Setelah meringkasnya di bidang aktivitas proyek saya, saya melihat gambaran yang komprehensif tentang tulang untuk proyek tersebut.

• Kami menggunakan formula

Ini adalah salah satu fitur yang paling saya minta. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan perhitungan di dalam peta, untuk menghasilkan hasil persis di mana diperlukan - di properti tugas yang telah dikonfigurasi sebelumnya. Rumus matematika sederhana digunakan, sintaksisnya jauh lebih sederhana daripada di Excel. Untuk menentukan rumus, bidang khusus muncul di antarmuka (lihat di bawah).

Fungsionalitas memungkinkan Anda membaca properti dari tugas anak, dari tugas "orang tua", sehingga mengagregasikan nilai pada level yang lebih tinggi. Contoh di bawah ini:

• Kami menggunakan dalam bentuk laporan dan presentasi.

Dari Mind, dimungkinkan untuk mengekspor informasi dalam format yang berbeda, dan cukup fleksibel:

• generasi presentasi. Wizard pembuatan presentasi sendiri akan menyarankan kemungkinan slide, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengubah daftar mereka dan informasi yang ditampilkan pada mereka, untuk membuat presentasi.

• ekspor melalui pengaturan khusus dengan pilihan parameter untuk ekspor (parameter mana yang akan diekspor, ke tingkat peta apa, dalam format apa), serta pembuatan peta HTML5 interaktif untuk demonstrasi di perangkat tanpa dukungan MindJet MindManager.

• melalui antarmuka Save As ..., format untuk mengonversi informasi akan ditawarkan, kira-kira sama dengan untuk ekspor, hanya hasilnya akan sangat sederhana dan tidak akan memenuhi harapan Anda.

• Kami menggunakannya sebagai desktop, melampirkan semua tautan dan dokumen ke peta.

Seperti pada alat drag'n'drop lainnya, Anda bisa menyeret dan menjatuhkan dokumen yang diperlukan ke peta untuk akses cepat ke sana (ingat OneNote). Anda akan ditanya apakah Anda ingin menggunakan tautan untuk mengikutinya nanti atau menggunakan versi yang berdiri sendiri dengan file yang dilampirkan pada peta. Gambar dapat segera dimasukkan ke dalam elemen untuk kejelasan yang lebih besar. Anda dapat menambahkan tautan eksternal ke peta Anda, misalnya, untuk memproyeksikan sumber daya atau artikel penting di Internet. Pendekatan ini nyaman digunakan ketika merencanakan perjalanan panjang.


Tautan terbuka di browser internal yang saya sebutkan sebelumnya.

Opsi lain untuk menggunakan kartu intelijen adalah peta interaktif dari dokumen proyek Anda. Ketika ada banyak proyek, nyaman untuk menyimpan semua tautan utama ke folder proyek, perkiraan, bagan, laporan dan presentasi, dan kartu intelijen lainnya di dalamnya. Benar-benar penting bagi proyek.

• Brainstorming.

Alat ini memungkinkan Anda untuk mengikuti tiga aturan dasar curah pendapat

• catat semua informasi, termasuk informasi delusi, agar tidak hilang dalam peta kecerdasan (lihat poin 1 di atas - visualisasi kekacauan),
• bertindak sebagai fasilitator, karena ada template yang cocok untuk brainstorming, dan bahkan jika Anda belum pernah melakukannya, Anda akan berhasil.

• batasi waktu brainstorming rapat - ada timer bawaan (terletak di sebelah kanan di panel bawah). Seperti semua yang ada di Pikiran, Anda juga dapat menyesuaikannya.

• Kami menggunakan filter berdasarkan parameter.

Ada beberapa jenis menampilkan hasil pemfilteran yang dapat dipilih: "sembunyikan" (misalnya, sembunyikan semua tugas di masa mendatang dengan tanggal yang lebih besar dari bulan berjalan), "tunjukkan" (misalnya, tunjukkan hanya prioritas 1) dan "pudar" (berikan contoh di atas dalam versi terbaru inovasi) .


Pemfilteran juga diterapkan oleh parameter, memungkinkan Anda untuk memfilter berdasarkan tipe parameter, gaya, teks dan informasi berdasarkan tugas, sumber daya, dan juga memilih cara untuk menampilkan hasil pemfilteran.

Saya menggunakan filter yang dikonfigurasikan dan disimpan sebelumnya dengan bendera eksekusi - “bendera hitam” (tugas untuk masa depan) dan “bendera lain” (tugas untuk hari ini). Ini memungkinkan Anda untuk fokus hanya pada apa yang dibutuhkan pada hari tertentu. Contohnya di bawah ini.

• Kami tetap di awan. Kartu intelijen proyek kami adalah elemen kontrol utama, jadi saya menyarankan Anda untuk menyimpannya di cloud (Yandex.Disk, dropbox, atau sebagai opsi di NAS pribadi) untuk mengaksesnya dari mana saja di dunia dari perangkat apa pun.

Untuk setiap proyek, saya sarankan menyimpan peta yang terpisah dan menerapkan rekomendasi yang saya berikan kepada masing-masing. Dan jika Anda memiliki banyak proyek, Anda dapat menggunakan kartu master sebagai hub perantara untuk menavigasi semua proyek lainnya.

Kapan harus menggunakan alat ini

Kartu intelek saya selalu terbuka baik di monitor kedua atau di latar belakang. Pembaruannya tidak membutuhkan banyak waktu, jika Anda bekerja terus-menerus.

Ada periode waktu ketika diperlukan untuk meninjaunya secara komprehensif dan sistematis - ini adalah platform pengamatan (lihat artikel saya tentang manajemen waktu ), di mana kami merencanakan kegiatan kami untuk satu hari / minggu / bulan, catat kegiatan yang telah selesai (dengan pindah ke bagian "Lengkap", dialah yang disorot dalam warna hitam di awal artikel di peta ). Akibatnya, seharusnya tidak ada bagian peta di mana tidak ada kegiatan yang tidak terpenuhi, sedangkan topik utama tidak ditempatkan di "Selesai". Jika ini terjadi, tugas itu tidak ditempatkan di "Selesai" (Anda baru saja lupa) atau tidak selesai (Anda hanya tidak merencanakan kegiatan lebih lanjut): Anda perlu melakukan kegiatan / mendapatkan hasil yang tidak ditunjukkan pada peta, dan itu harus tambahkan dan rencanakan.

Pendapat anda

Anda dapat menggunakan kartu intelijen tanpa alat IT. Visualisasi mereka yang indah dan jelas digunakan dalam penulisan, memungkinkan visualisator untuk sepenuhnya mengekspresikan diri dan menyampaikan informasi kepada pendengar. Kartu pintar semacam itu kurang dapat diandalkan untuk penyimpanan dan kurang portabel, kurang skalabel dan dapat diubah.

Sumber

Bagi saya, kartu intelijen adalah dasar dari hari kerja, yang secara visual menunjukkan situasi pada proyek. Bagaimana dengan kamu? Alat apa yang Anda gunakan? Mungkin pelacak, manajer tugas, kartu intelijen, pengingat, daftar tutup atau alat lain yang membuat pekerjaan dan kehidupan Anda lebih efektif? Saya mengundang Anda untuk membagikan pengalaman Anda.

Ngomong-ngomong, semua mekanisme berpikir dan fisiologi manusia disajikan dalam satu artikel bagus, yang mungkin sudah Anda baca sebelumnya. Tyts .