Teknologi manajemen acara telah lama dikenal, dikembangkan dan dijalankan. Anda selalu dapat memesan acara turnkey, mulai dari konferensi dan berakhir dengan pernikahan.
Kompetisi robotik dan festival untuk anak sekolah dan siswa (jangan bingung dengan pameran atau demonstrasi) menonjol di baris ini, terutama jika mereka besar dan diadakan dalam waktu singkat. Peristiwa semacam itu tidak dapat sepenuhnya diserahkan kepada kontraktor karena banyaknya nuansa.
Di bawah potongan - gambaran singkat tentang fitur yang harus ditangani oleh penyelenggara kompetisi robotika.
Setiap organisasi pendidikan yang memperhatikan robotika cepat atau lambat akan mulai mengadakan kompetisi untuk para siswanya dan mengambil bagian dalam kompetisi robotika lainnya dari berbagai skala.
Kami akan meninggalkan di luar kotak blok tindakan persiapan yang bertujuan merekrut, dan dalam beberapa kasus, pemilihan tim yang akan ambil bagian dalam kompetisi, dan kami akan langsung ke titik.
Pertama-tama, kompetisi robotik anak-anak berbeda dari acara-acara lain karena poin-poin berikut ditambahkan ke semua hal lain yang jelas dan dapat dimengerti oleh organisasi:
- Anak-anak, anak-anak dan anak-anak lagi. Banyak anak di satu tempat.
- Dari beberapa bagian hingga beberapa bidang kompetitif, di mana semuanya berproses secara independen, tetapi secara umum proses mereka harus konsisten dengan jadwal umum.
- Registrasi massal dalam periode waktu terbatas ketika tim muncul di situs.
- Memahami apa yang dilakukan setiap peserta pada setiap saat.
- Organisasi katering massal dalam periode waktu terbatas.
- Penghargaan massal dalam periode waktu terbatas.
Tentu saja, banyak tergantung pada jumlah: tim, peserta, tamu, dan pengunjung potensial. Teknologi untuk mengadakan kompetisi untuk 100 dan untuk 1000 peserta sangat berbeda. Dan untuk 5000 peserta, mereka berubah secara dramatis. Tetapi selalu dalam kaitannya dengan peristiwa-peristiwa seperti itu, formula kuncinya adalah bahwa segala sesuatu terjadi "secara besar-besaran dan dalam periode waktu yang terbatas."
Setiap peristiwa di mana anak-anak berpartisipasi, memerlukan perhatian khusus berkenaan dengan pengawalan dengan layanan khusus, yang tanpa gagal termasuk ambulans, pemadam kebakaran, keamanan.
Di bawah ini kita akan berbicara lebih banyak tentang acara dari 2000-3000 orang, tetapi sebagian besar rekomendasi juga berlaku untuk acara sekolah setempat.
Lima pertanyaan
Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan umum dan saling terkait ini akan memungkinkan transisi yang lebih bermakna ke perencanaan rinci acara.
Apa? Anda perlu memahami format acara apa yang direncanakan. Ini akan menjadi acara persahabatan untuk 20 tim antar sekolah atau festival besar untuk 1000 tim.
Dimana? Penting untuk membedakan antara: atau Anda memiliki perjanjian di situs yang dapat mengakomodasi sejumlah tim; atau Anda memiliki jumlah tim minimum yang harus Anda cari situsnya.
Kapan? Dari titik ini tergantung tidak hanya pemahaman tentang waktu yang tersedia untuk persiapan, tetapi juga perkiraan tentang tim. Misalnya, jika Anda merencanakan acara dengan anak sekolah dan siswa, maka liburan musim panas, awal tahun sekolah atau waktu ujian bukanlah waktu yang tepat. Hati-hati membaca kalender acara sekolah / kehidupan siswa sehingga tidak ada overlay dengan tanggal kompetisi. Kalau tidak, ada risiko dibiarkan tanpa peserta utama.
Siapa Kita pasti perlu memahami siapa penyelenggara utama acara ini. Jika ada beberapa dari mereka, perlu untuk memperbaiki siapa yang memiliki kata terakhir dan siapa yang memegang segel untuk dokumen, dan juga - karyawan organisasinya adalah kunci di situs dan mengelola semua proses.
Atas biaya siapa? Selalu pertanyaan yang sangat penting untuk dipahami. Terutama dalam hal volume anggaran dan waktu penerimaannya.
Hanya ada 4 tahap acara - tahap perencanaan, persiapan, pelaksanaan dan penutupan. Momen paling sulit adalah persiapan acara setelah perencanaan umum. Semua masalah yang tidak diperhitungkan pada tahap sebelumnya harus diselesaikan pada tahap berikutnya, dan ini membutuhkan sumber daya dan waktu (terutama jika masalah yang diabaikan terungkap setelah dimulainya kompetisi).
Semua dalam folder
Bagaimana tidak melupakan setiap hal kecil dan mempertimbangkan semuanya? Terutama jika Anda memiliki sumber daya manusia, sementara dan keuangan yang terbatas. Ada program penjadwal untuk berbagai tujuan dan tipe. Seseorang menggunakannya, seseorang tidak. Tetapi kondisi yang paling penting adalah kemampuan seluruh sistem untuk menyediakan akses tanpa gangguan ke semua informasi offline.
Salah satu cara termudah dan paling efektif untuk tidak melupakan apa pun dan mempertimbangkan semuanya adalah membuat folder, bahkan di cloud, bahkan di komputer lokal. Prinsipnya sangat sederhana: folder harus berisi informasi yang komprehensif; Setiap folder harus diisi dengan informasi yang jelas dan relevan untuk setiap orang dari tim penyelenggara.
Sebagai contoh, saya akan memberikan daftar folder, yang, menurut pendapat saya, memungkinkan Anda untuk sepenuhnya mencerminkan persiapan dan pelaksanaan acara:
- Lencana dan stiker untuk tim
- Ucapan Terima Kasih
- Formulir dan sertifikat penghargaan
- Relawan
- File sementara untuk dikirim
- Program bisnis
- Perjanjian
- Membangun
- Informasi untuk peserta
- Petunjuk arah
- Jawaban untuk peserta
- Acara pembukaan dan tamu, naskah pembuka
- Secara resmi
- Mitra - Informasi
- Produk Cetak
- Nutrisi
- Pemenang
- Posisi
- Undangan
- Hadiah dan penghargaan
- Jadwalkan
- Daftar Pendaftaran
- Hasil
- Hakim dan ahli
Logika pengisian bisa berbeda, dan folder dalam daftar disusun dalam urutan abjad semata-mata untuk memudahkan pencarian dan pemahaman.
Lencana dan lencana dengan stiker untuk tim
Mengapa ini dibutuhkan? Ini memungkinkan untuk gradasi yang sangat jelas dan identifikasi yang mudah pada waktu tertentu. Yang sangat penting untuk pekerjaan logistik dan keamanan.
Misalnya Anda dapat menggunakan diferensiasi warna badge sebagai berikut:
- Panitia Pelaksana - Hijau
- Hakim - Merah
- Tamu - Kuning
- Tekan - Biru
- VIP - hitam
- Layanan Teknis - Gray
Lencana adalah yang terbaik untuk anggota tim. Lebih mudah menggunakan stiker atau lencana dengan stiker nomor tim, yang ditugaskan kepadanya selama pendaftaran. By the way, pada pertanyaan anggaran: stiker untuk lencana untuk mencetak pada printer biasa dijual di toko-toko kantor dalam versi yang sangat ekonomis - 65 buah di lembar A4. Selain itu, metode ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan banyak keuntungan:
- Tim memasuki kompetisi dengan kode surat identifikasi yang menunjukkan kompetisi dan nomor seri. Misalnya, kompetisi disebut "Kegelring", yang melibatkan kelompok usia yang lebih tua dan lebih muda. Dengan demikian, kode huruf dengan nomor tim dapat terlihat seperti ini: KPc-08 (yang kedelapan berurutan arah tim "Kegelring" dari kelompok usia yang lebih tua).
- Jumlah tim memungkinkan Anda untuk menghindari situasi ambigu (misalnya, ketika sebuah tim tiba-tiba memutuskan untuk mengambil nama "Telur Sejuk", yang pada upacara penghargaan akan terdengar, terus terang, tidak juga.
- Stiker dapat ditempatkan di lencana, lencana. Dan jika Anda memberi tim lebih banyak stiker seperti itu, maka para peserta dapat menempatkan stiker seperti itu pada robot, laptop, ransel, kamera, dll. Ini mempercepat proses menemukan barang yang hilang. Lencana di sini memiliki fungsi ganda: ini adalah pengidentifikasi anggota tim, dan produk cinderamata untuk memperingati acara tersebut.
- Stiker juga dapat digunakan untuk menyediakan makanan bagi peserta.
- Anda diselamatkan dari proses pencetakan lencana yang memakan waktu dan sangat mahal saat itu, ketika ratusan dan kadang-kadang ribuan orang datang untuk check-in di pagi hari dalam satu atau dua jam. Selain itu, mengubah peserta atau mengubah nama tim untuk proses kompetisi itu sendiri tidak lagi menjadi masalah.
- Pada pandangan pertama, penyelenggara memahami orang macam apa yang ada di depannya: dari tim mana, arah kompetisi mana dan di mana venue-nya - dan dapat langsung mengarahkannya.
Adalah logis untuk meletakkan bahan-bahan ini di folder "Bahan Cetakan", tetapi ini tidak boleh dilakukan: ini adalah blok penting yang terkait dengan daftar pendaftaran, memerlukan perhatian khusus dan akses cepat, oleh karena itu harus terlihat.
Daftar Pendaftaran
Daftar pendaftaran adalah dasar dasar dari keseluruhan acara, yang memungkinkan Anda untuk mengontrol jumlah peserta dan komposisi tim, memprediksi dan merencanakan banyak hal yang sangat mempengaruhi anggaran (misalnya, makanan).
Pendaftaran dapat dilakukan dengan berbagai cara. Hanya satu hal yang tidak berubah-ubah: kepatuhan terhadap Hukum Federal-152 tanggal 27 Juli 2006 "Tentang Data Pribadi".
Tidak peduli bagaimana pendaftaran peserta untuk acara tersebut dilakukan, semuanya harus dikonsolidasikan dan ditabulasi. Dari sini daftar registrasi untuk meja informasi dan penerbitan paket produk cinderamata akan dibentuk, dari sini daftar makanan dan daftar untuk juri akan dikirimkan. Akhirnya, sertifikat dan diploma untuk pemenang dan peserta kompetisi akan dicetak dari tabel yang sama.
Berikutnya adalah tips sederhana yang dapat sangat menyederhanakan kehidupan:
- Nama keluarga, nama depan, dan patronimik harus diletakkan di kolom yang berbeda untuk pencetakan sertifikat dan surat massal yang sederhana dan efisien.
- Wilayah dan penyelesaian harus dipilih dari daftar tetap untuk kemudahan pemrosesan dan penerimaan cepat informasi statistik. Telah diuji dalam praktik bahwa bahkan kata "Moskow" dapat ditulis oleh orang-orang dengan beberapa cara berbeda.
- Mintalah untuk menunjukkan ponsel dalam format 8 123 456 78 90 sehingga spreadsheet tidak merusak Anda dari semua daftar. Atau paksakan input untuk diformat ulang.
- Mintalah untuk menunjukkan hanya satu email dari tim, ini memfasilitasi pembentukan milis (diharapkan bahwa ini adalah kontak dari orang yang sebenarnya bertanggung jawab atas tim, dan bukan direktur lembaga pendidikan atau kepala sekolah).
- Miliki templat tabel pendaftaran Excel untuk pengguna yang baru datang, dan pastikan untuk mengisi contoh.
Pilihan ideal adalah ketika semua data bertemu. Tetapi semua sama, akan ada peserta individu atau seluruh tim yang karena alasan tertentu tidak mendaftar, atau data tidak cocok. Dalam hal ini, panitia di tempat harus melakukan sejumlah tindakan dengan peserta tersebut: tambahkan ke daftar, perbarui dan serahkan kepada hakim dan mereka yang bertanggung jawab untuk mencetak ijazah dan sertifikat; serta memenuhi bagian wajib menerima paket dokumen dari peserta tersebut - persetujuan untuk pemrosesan data pribadi, tindakan keselamatan, perintah untuk pendampingan, daftar tim baru.
Relawan
Jika Anda memiliki kesempatan untuk menarik sukarelawan untuk acara tersebut, lakukanlah.
Organisasi sukarelawan khusus dapat memberi orang, tetapi Anda dapat menarik karyawan gratis atau mahasiswa dari universitas setempat.
Tentu saja, dengan para sukarelawan perlu melakukan banyak pekerjaan persiapan terlebih dahulu. Tetapi jika semuanya dilakukan dengan benar, maka sukarelawan adalah cara yang sangat efektif untuk membuat acara tersebut nyaman bagi peserta dan penyelenggara.
Jangan lupa bahwa secara tradisional penyelenggara menyediakan seragam dan makanan bagi sukarelawan.
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan relawan:
- Tunjukkan bagian ke situs sesuai dengan rencana.
- Untuk membantu para juri di tempat kompetisi.
- Di bidang teknis, bantu menjaga ketertiban.
- Mendesak untuk menjaga ketertiban di zona teknis (zona pelatihan) tim.
- Relawan memiliki hak untuk mengajukan di hadapan hakim masalah diskualifikasi tim jika gagal memenuhi persyaratan untuk mematuhi perintah.
- Mengawal peserta dan pengunjung ke situs, lemari pakaian, pos pertolongan pertama.
- Pass tim ke zona teknis sesuai dengan instruksi juri.
Tetapi ada beberapa proses di mana sukarelawan tidak dapat terlibat (ini sering langsung dilarang dan ditentukan dalam perjanjian tentang sukarelawan, terutama jika mereka dilibatkan melalui organisasi khusus):
- Komunikasi dengan pers.
- Melakukan fungsi keamanan (termasuk meminta orang berperilaku tidak pantas).
- Komunikasi dengan pemadam kebakaran atau perwakilan administrasi situs.
- Pembersihan kamar.
- Penghapusan gangguan jaringan listrik, berdiri atau peralatan.
- Penanganan.
Formulir dan sertifikat penghargaan
Jelas, sertifikat partisipasi pribadi dalam kompetisi robot (atau lainnya) dan ijazah hadiah adalah dokumen yang sangat berguna untuk semua peserta. Selain mengakui kelebihan tim, dokumen-dokumen ini seringkali bertanggung jawab dan dihitung sebagai bonus di banyak lembaga pendidikan.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu meminimalkan persalinan pada tahap ini:
- Tata letak teks sertifikat dan diploma harus dilakukan sebelumnya dan menghasilkan cetakan tes. Terlebih lagi, semuanya harus bekerja offline, yaitu, tanpa akses ke Internet.
- Semua sertifikat pribadi harus dicetak sebelum dihadiahkan dan dimasukkan ke dalam folder sesuai dengan perintah. Retas seumur hidup, yang akan banyak membantu dalam pencarian dan kontrol: letakkan nomor tim di sudut sertifikat.
- Gabungan file Word & Excel yang terkenal memungkinkan banyak dan dalam waktu singkat untuk mencetak sertifikat.
- Untuk menghindari kejutan, ingatlah bahwa printer laser standar dapat bekerja dengan berat kertas hingga 160 g / m2.
- Penting untuk mempersiapkan terlebih dahulu apa yang disebut tabel hadiah di mana semua kata yang akan diucapkan selama pemberian hadiah dieja. Wasit di tempat hanya akan memasukkan nama dan nomor tim di tabel ini. Jangan lupa bahwa untuk intrik, tempat-tempat yang dinyatakan dari panggung harus pergi dalam urutan yang berlawanan. Artinya, mulai, misalnya, dari tempat ke-3 dan berakhir dengan ke-1.
- Letakkan komputer dan printer untuk mencetak diploma di tempat yang tenang dengan akses terbatas. Idealnya, seseorang yang terlatih dan terlatih akan masuk. Tugasnya adalah dengan cepat memasukkan informasi tentang hasil kompetisi. File tata letak dipra-lokasi di komputer. Ijazah dicetak hanya dari kartu pemberian, yang menghindari kesalahan ofensif.
- Tetapkan seseorang untuk mengambil foto dari semua kartu pemberian sehingga tidak ada yang hilang.
Semua kesulitan ini akan memungkinkan untuk mencetak lusinan dan ratusan ijazah pribadi dalam waktu singkat 1,5 - 2 jam, yang harus dipenuhi oleh panitia dan hakim. Ini adalah waktu maksimum yang harus dilewati antara akhir kompetisi dan penghargaan dari pemenang hadiah pertama di atas panggung sehingga anggota tim tidak punya waktu untuk lelah dan "kelelahan".
Program bisnis
Seringkali dalam kerangka festival dan kompetisi, jika sumber daya memungkinkan, masuk akal untuk mengatur pertemuan spesialis khusus, kepala lembaga pendidikan, pemimpin tim dan mitra acara. Pertemuan, lokakarya, diskusi seperti itu diadakan di ruang yang terpisah dengan moderator dan moderator.
Dan justru bagian mana pun dari program bisnis dalam rangka kompetisi robot yang dapat dilakukan dan disiapkan dengan sempurna oleh orang luar atau kontraktor di bawah pengawasan perwakilan penyelenggara yang mengetahui tujuan dan sasaran program bisnis, tujuannya, dicelupkan ke dalam kursus umum dan jadwal seluruh acara, yang harus menjadi pembicara dari seluruh acara. siapa yang akan mendengarkan dan dengan siapa untuk mengganti speaker jika mereka tidak bisa datang.
Faktanya, "Program Bisnis" adalah acara dalam acara tersebut. Ini memiliki semua atribut acara: peserta, pembicara, pelatih, tempat, ketentuan, pendaftaran, makan, dll. Kita tidak boleh lupa bahwa pemeliharaan dan penyediaan akan membutuhkan orang dan anggaran yang terpisah.
Perjanjian
Mengadakan acara apa pun dengan setidaknya beberapa anggaran mencakup mencari kontraktor dan menyimpulkan perjanjian untuk penyewaan situs, barang cetakan, penyewaan furnitur, dukungan medis, perlindungan terhadap kebakaran, makanan, asuransi acara, dan banyak lagi. Dalam beberapa kasus, proses ini diperumit dengan adanya tender untuk memilih pemasok atau prosedur kompetitif.
Ini adalah blok besar dan kompleks, yang bagaimanapun akrab bagi banyak orang dan dari berbagai sudut. Seperti di tempat lain dalam organisasi kompetisi robot, tidak ada perjanjian universal. Periksa dengan departemen akuntansi Anda terlebih dahulu kondisi dan bentuk dokumen (termasuk pembatalan paket dan handout peserta).
Paling sering, kebanyakan kompetisi robot tidak mandiri, dan membelanjakan sponsor, swasta atau publik, selalu membutuhkan perhatian yang dekat dengan dokumentasi pelaporan.
Setujui terlebih dahulu formulir dan daftar dokumen untuk kontrak penutupan (tindakan, perjanjian tambahan), karena tidak akan ada waktu untuk melakukan ini di tempat.
Semua masalah perizinan juga harus diselesaikan dari departemen lokal RNPR (departemen pengawasan dan kerja pencegahan regional), Kementerian Dalam Negeri dan otoritas lokal (surat pemberitahuan, rencana bangunan yang disetujui, pengaturan dengan kru ambulans dan petugas pemadam kebakaran pada hari acara).
Pengembangan situs
Salah satu blok paling rumit dan kompleks dalam persiapan kompetisi robot adalah perencanaan area di mana acara itu sendiri akan berlangsung. Ukuran situs dan jumlah tim tidak boleh saling bertentangan. Ketika, akhirnya, keseimbangan ditemukan, sekarang saatnya untuk mulai merencanakan area. Penyelenggara harus memahami dengan jelas berapa banyak tim yang dimilikinya, tempat apa yang dibutuhkan masing-masing, berapa banyak kursi dan soket yang perlu dialokasikan, seberapa lebar lorong-lorong harus tetap di antara meja, agar tidak menimbulkan keluhan dari petugas pemadam kebakaran (dan ini setidaknya 3 meter, namun, dalam setiap kasus tertentu, berkonsultasi layanan lokal RONPR).Seluruh tata letak ini dilengkapi dengan meja, kursi, soket, spanduk, partisi, jalan setapak, biasa disebut gedung pendek.Mungkin artikel terpisah harus dikhususkan untuk masalah ini, tetapi singkatnya, pengembangan melibatkan persiapan rencana dalam skala:- Menggambar rencana lokasi area kompetisi.
- Menggambar furnitur dan cuplikan bidang kompetitif.
- Situs pagar.
- Merencanakan lokasi keamanan dan layanan lainnya.
- Tukang listrik Selalu ada banyak tukang listrik di kompetisi robotika. Setiap tim membutuhkan setidaknya 2-3 sarang. Soket terpisah untuk layar besar dan suara profesional. Soket 380V untuk layanan katering. Semua ini membutuhkan perhitungan yang sangat hati-hati dan memastikan keamanan listrik.
- Pengaturan pendingin terpisah untuk mematuhi rezim minum.
- Kebakaran keluar dan tempat bagi dokter adalah aksioma.
File (lebih disukai spreadsheet) dengan jumlah peralatan yang ditentukan di setiap zona:- Nama dan nomor situs.
- Deskripsi singkat.
- .
- .
- .
- .
- (, , ..).
- (, , , , , ..).
Paket dan File harus selalu disinkronkan dan masing-masing ada dalam satu contoh, di mana semua perubahan dilakukan secara paralel.Rencana bukan diagram. Ini dilakukan dalam skala untuk menghindari kesalahan dan kejutan yang tidak menyenangkan. Rencana tersebut dapat dilakukan dalam program khusus untuk segera melakukan penyesuaian. Program apa pun yang dapat bekerja dengan kurva cocok. Untuk aula dan acara besar, visualisasi 3D sangat berguna. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghindari banyak kesalahan dengan logistik dan representasi eksternal (seringkali dengan visualisasi 3D ada kekurangan atau kelebihan ruang, yang tidak terlihat di pesawat "datar").Saat menyiapkan situs, jangan mengandalkan memori, tetapi selalu merujuk pada rencana yang disiapkan. Rencana yang sama harus ada di lokasi setiap saat.Dari sudut pandang panitia penyelenggara, sangat penting bahwa semua peserta dalam proses memiliki semua informasi tentang apa yang terjadi di situs, tetapi semua orang jelas memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa. Ada aturan yang mengatakan bahwa jika Anda tidak tahu siapa yang melakukan ini, Anda harus melakukannya sendiri atau itu tidak akan dilakukan sama sekali.Perlu memiliki ruang terpisah di mana semua perwakilan panitia akan dapat dengan cepat berkumpul dan berbicara. Di tempat ini semua dokumentasi yang diperlukan disimpan. Dianjurkan untuk hanya meletakkan rencana lantai, jadwal dan timing di dinding, di sana mereka pasti tidak akan hilang.Lebih mudah menggunakan seperangkat walkie-talkie di situs untuk komunikasi antara orang-orang kunci yang bertanggung jawab. Ponsel dalam situasi seperti itu mungkin ternyata tidak efektif, lebih baik menyepakati aturan negosiasi pada walkie-talkie terlebih dahulu.Hakim dan ahli
Para juri dan asisten mereka adalah orang-orang yang melakukan semua pekerjaan di situs untuk melakukan kompetisi robot. Tugas penyelenggara adalah melakukan segalanya sehingga hakim dapat dengan tenang dan efisien melakukan pekerjaan mereka tanpa khawatir tentang hal-hal rumah tangga. Pemilihan, pelatihan, pendidikan dan pelatihan para hakim adalah unit persiapan yang besar. Sangat sulit untuk mempersiapkan hakim dari awal dalam sebulan, dan dalam satu atau dua minggu ini hampir tidak mungkin. Memang, hakim di acara seperti itu seringkali sukarela.Untuk acara tersebut, Anda harus memiliki gagasan yang sangat jelas tentang posisi-posisi berikut:- .
- (, , ).
- «» . , : , , , , , , , , ..
- , , , , . . , , .
- , . . , , , – .
- Dokumentasi wasit adalah poin penting dalam mencatat hasil kompetisi untuk juri dan peserta:
- Protokol setiap ras
- Tabel Pivot
- Masalah kontroversial
Informasi untuk peserta
Memberitahu para peserta tanpa mengganggu, tetapi konstan, adalah cara untuk meminimalkan pertanyaan di tempat dan mengatur proses pengaturan diri. Semuanya terjadi jauh lebih mudah dan tidak keluar dari jadwal jika para peserta dan tim tahu sebelumnya apa yang harus mereka lakukan, ke mana harus pergi dan pada jam berapa.Informasi tersebut dalam format minimal dapat meliputi:- Akses rencana ke tempat dari halte transportasi umum terdekat.
- Memo peserta (sebuah dokumen besar yang dibutuhkan terutama untuk penyelenggara dan layak mendapatkan artikel terpisah).
- Rencana lokasi dengan lokasi kompetisi dan zona teknis.
- - . . , , , , , , ..).
Meja informasi adalah wajah dari kompetisi, tidak hanya pintu masuk utama, tetapi juga kesan pertama dari acara tersebut. Oleh karena itu, perlu untuk menentukan orang yang bertanggung jawab secara individu dengan jumlah asisten yang tahan stres yang diperlukan (mereka mungkin dari kalangan sukarelawan), mereka harus memiliki jawaban untuk semua pertanyaan, masalah harus diselesaikan dengan cepat dan efisien. Dan untuk ini, semua dokumen dalam urutan pendaftaran dan daftar jawaban untuk semua pertanyaan Anda harus mempersiapkan diri Anda dan memberikannya terlebih dahulu. Selain itu, dalam bentuk yang dapat dimengerti bahkan oleh orang luar, orang yang tidak siap. Semakin banyak jawaban yang mungkin untuk pertanyaan yang paling tidak Anda duga, semakin sedikit mereka akan memanggil Anda untuk menyelesaikan pertanyaan saat ini.Dan lagi, ingat hukum "Pada Data Pribadi". Jangan lupa untuk mengumpulkan dokumen asli dari persetujuan untuk pemrosesan data pribadi dari setiap peserta! Dan jika masih di bawah umur, maka ada juga persetujuan dari orang tua.Jawaban untuk peserta
Pertanyaan untuk panitia dari para peserta akan datang sebelum dimulainya kompetisi. Kumpulkan mereka (bersama dengan jawaban) segera di folder terpisah dan gunakan di masa depan untuk membuat memo dan instruksi untuk meja informasi. Idealnya, jika aturan memberikan jawaban langsung kepada hakim. Juga bermanfaat untuk memiliki folder untuk mengumpulkan banding tim dan tanggapan terhadap banding. Biarkan saja.Petunjuk arah
Area kompetitif disimpan di sini (yaitu, blok kompetisi di mana hakim ketua dan peserta berbeda). Dokumen utama dari setiap arah adalah peraturan kompetisi itu sendiri dan tata ruang bidang kompetisi dengan elemen.Folder terpisah untuk setiap arah kompetitif akan memungkinkan Anda untuk mengontrol dan memiliki semua versi terbaru dari peraturan. Lebih baik memiliki dokumen secara paralel dalam format Word (untuk kenyamanan) dan PDF (untuk situs dan buletin), serta tata letak bidang kompetitif di semua arah dalam kurva dan dalam PDF untuk tampilan cepat dan di TIFF, sehingga dokumen dapat dicetak sesegera mungkin tanpa langkah perantara. dan negosiasi tambahan dengan desainer. Biasakan untuk selalu menunjukkan ukuran dalam mm pada nama file bidang tata letak untuk dicetak, sehingga perusahaan percetakan tidak mengajukan pertanyaan yang tidak perlu.Pembukaan acara dan para tamu
Terlepas dari skala acara, untuk menciptakan suasana umum liburan, pembukaan resmi diperlukan. Sangat penting untuk memberikan dasar kepada perwakilan organisasi dengan dukungan kompetisi yang diadakan. Jika memungkinkan, skrip pembuka paling baik diberikan kepada para profesional. Lebih baik untuk melakukan upacara kepada seseorang yang mengerti proses dan format, pasti tidak ada cara untuk melakukan sukarelawan di sini.Jika seniman hadir pada pembukaan, jangan lupa bahwa mereka akan membutuhkan ruang terpisah untuk persiapan dan penempatan alat peraga.Jika Anda berencana untuk menghadiri status tamu, ingatlah bahwa orang-orang seperti itu bisa terlambat dan mencatat seluruh jadwal. Oleh karena itu, seseorang tidak boleh mengatur tahapan kompetisi yang signifikan bagi tim segera setelah upacara pembukaan, lebih baik meninggalkan semacam izin.Secara resmi
Sebelum, selama dan setelah kompetisi, informasi selalu diminta dari pihak yang berkepentingan: manajemen, mitra, media. Agar informasi Anda selalu ada dan meninggalkan dalam format yang sama dan tanpa ketidakkonsistenan dalam sumber eksternal, berkonsolidasi di satu tempat dan jangan lupa untuk memperbarui dan menyesuaikan seperlunya.Tempatkan dalam folder "Secara Resmi" semua dokumen yang disetujui dalam penyelenggara sebagai data resmi:- Siaran pers
- Posting rilis
- Berita disiapkan untuk publikasi
- Posting Media Sosial
- Tabel data resmi tentang jumlah tim
- Pilihan foto dari acara tersebut
Data yang sering diminta:- Tanggal, tempat dan waktu kompetisi
- Jumlah tim adalah total dan dalam arah
- Jumlah dan nama wilayah dan pemukiman yang berpartisipasi
- Pejabat mana yang menghadiri acara tersebut?
- Pemenang di semua arah
- Statistik pemenang berdasarkan wilayah
Sangat berguna untuk membuat "kartu acara" tempat informasi resmi dikumpulkan dan terus diperbarui.Lebih mudah menyiapkan pra-buletin tentang hasil acara, di mana pada akhir kompetisi Anda hanya perlu memasukkan nama-nama pemenang dan menunjukkan beberapa fakta baru.File sementara untuk dikirim
Seringkali dalam proses persiapan, ada permintaan untuk data yang ada dalam struktur Anda bersama dengan orang lain dan mereka berisi informasi untuk penggunaan internal.Untuk file seperti itu, masuk akal untuk mengatur folder yang terpisah. Ini akan mengurangi waktu untuk menyiapkan informasi dan akan mengurangi kemungkinan pengiriman informasi rahasia secara tidak sengaja kepada pihak ketiga.Mitra - Informasi
Jika perwakilan mitra hadir di situs, selalu ada di tangan:- Kontak mereka
- Informasi tentang pasangan (deskripsi singkat kegiatan, arti penting acara Anda)
- Logo mitra siap untuk vinyl dan jpg / png
- Informasi resmi tentang mitra untuk publikasi di situs
- Daftar apa yang dibutuhkan mitra situs
Jika ada lebih dari 3 mitra di situs, perlu untuk menyediakan kurator untuk mereka dan kenyamanan Anda.Jika seorang mitra memberikan hadiah, tentukan terlebih dahulu apakah perwakilannya akan secara pribadi berpartisipasi dalam upacara penghargaan.Produk Cetak
Setiap kompetisi robotika melibatkan sejumlah besar produk pencetakan: dokumen, peraturan, bidang kompetisi, spanduk gambar, program, memo, petunjuk, medali, piala dan dadu untuk piala itu sendiri, diploma dan formulir sertifikat.Jika anggaran memungkinkan, maka paket peserta akan ditambahkan ke materi cetak:- Kaos / polo / jaket
- Folder / Tas / Ransel
- Pensil / Pena / Flash Drive
- Notepad
- Ikon
- Suvenir khusus (termo mug, bank daya)
Jangan lupa untuk berkonsultasi di departemen akuntansi Anda atau di departemen akuntansi sponsor Anda bagaimana item pengeluaran ini disusun dan dihapuskan.Jika kebetulan anggaran memungkinkan Anda untuk membeli semua industri percetakan, maka Anda harus menyediakan tempat untuk penyimpanannya dan menemukan orang-orang yang akan menerima, membongkar, dan menyelesaikannya.Namun, pemadam kebakaran yang bertanggung jawab mungkin tidak menyukai penyimpanan semua barang ini di satu ruangan. Jika sebuah gudang diharapkan di tempat tersebut, bangunan tersebut harus disetujui oleh pemadam kebakaran. Tawarkan kepada situs dan layanan pemadam kebakaran pilihan untuk mengatur rak, saluran bebas dan alat pemadam kebakaran, yaitu, meyakinkan layanan yang bertanggung jawab bahwa tidak akan ada tempat pembuangan sampah dan jalan setapak yang diblokir di ruangan ini. Tapi ingat bahwa di banyak situs komersial ada layanan pergudangan berbayar yang terpisah, yang memerlukan beban pada anggaran acara. Namun semua spanduk harus memiliki sertifikat keselamatan kebakaran yang paling baik disimpan.Nutrisi
Menurut SanPiN 2.4.5.2409-08 bagian 6, klausa 6.8, "interval antara waktu makan tidak boleh lebih dari 3,5-4 jam", yang berarti bahwa dalam kasus anak-anak yang tinggal di acara publik yang panjang, mereka harus diberikan setidaknya makan siang panas penuh. Bahkan jika tidak mungkin untuk mengatur yang pertama, maka pilihan yang kedua harus akurat dan harus panas. Tentu saja, ini dapat diartikan sebagai tanggung jawab orang-orang yang menyertai (orang tua dan pemimpin), tetapi dalam kasus ini, tanggung jawab Anda adalah menunjuk ke titik makanan berbayar dalam jarak berjalan kaki. Akankah hal seperti itu muncul di sebelah betapa nyamannya dan apakah peserta akan menyukai format ini, adalah pertanyaan lain.Secara umum, dalam kompetisi mereka biasanya diberikan makanan:- Anggota tim dan pemimpin mereka
- Penyelenggara, hakim dan ahli
- Relawan
- , . , , .
- –
Makan sejumlah besar orang dalam jangka waktu terbatas sama sekali bukan tugas sepele untuk penyelenggara dan kontraktor dan membutuhkan perhitungan rinci dan koordinasi dengan jadwal umum.
Pastikan untuk pra-menyetujui tidak hanya mereka yang menyediakan makanan, tetapi juga mereka yang melakukan pembersihan setelah katering. Omong-omong, bahkan dalam masalah pembersihan di kompetisi robot, ada beberapa nuansa. Sebagai contoh, banyak organisasi kebersihan melarang karyawan mereka untuk membersihkan meja dan peserta di zona teknis (zona pelatihan) tim. Jadi pengumpulan sampah di area teknis (area pelatihan tim) adalah masalah terpisah, solusinya juga harus diramalkan sebelumnya.
Ayo kembali ke nutrisi. Penting untuk menentukan tempat dan waktu makan dan memastikan bahwa ini tidak bertentangan dengan jadwal kompetisi. Di pundak penyelenggara terletak persetujuan menu. Tidak hanya berbeda (untuk peserta dan karyawan), tetapi selain makan siang, sangat penting untuk menyediakan makan malam bagi mereka yang bekerja di acara sepanjang hari, selama 12-16 jam (hakim, panitia, relawan).
Di tangan Anda perlu memiliki daftar semua orang yang perlu menyediakan makanan.
Pemenang
Hasil dari setiap kompetisi adalah kemenangan. Baik peserta itu sendiri maupun orang-orang yang khawatir tentang mereka ingin melihat nama-nama pemenang dan pemenang hadiah di situs atau sumber resmi lainnya sesegera mungkin. Oleh karena itu, proses pengumpulan data dan membuat tabel pivot harus diverifikasi dan didebug dengan hati-hati.
Logika pengumpulan data berikut ini berfungsi dengan baik:
- Hakim mengisi tabel pemberian.
- Pada orang khusus yang dicetak menurut lembar waktu, bawa tim ke meja pemenang (lihat Formulir bab untuk pemberian dan sertifikat, klausa 6).
- Kartu laporan dikirim untuk mencetak ijazah.
- Menurut lembar waktu, pemimpin membaca pemenang selama upacara penghargaan.
Masalah-masalah ini dapat diatasi, misalnya, dengan perangkat lunak khusus. Dalam hal ini, semuanya harus bekerja "seperti jam".
Intinya: di akhir acara Anda memiliki daftar pemenang yang lengkap, yang dapat Anda terbitkan dan kirim setengah jam setelah akhir acara.
Penting! Anda tidak dapat mencetak diploma sampai tabel pemenang diisi, jika tidak maka akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat dengan cepat dihilangkan. Diagram di atas akan membantu memastikan bahwa semua data penting disimpan.
Posisi
Dokumen utama atas dasar mana pekerjaan dilakukan di acara tersebut. Bagi sebagian besar peserta, ini adalah dokumen utama berdasarkan mana mereka dikirim dalam perjalanan, dan biaya perjalanan dibayarkan kepada seseorang. Untuk penyelenggara, ini adalah cara untuk menyetujui aturan dan perilaku di situs. Segala sesuatu yang tidak dijabarkan dalam ketentuan dapat digunakan untuk melawan Anda. Misalnya, jika Anda lupa menyebutkan dalam Peraturan bahwa "usia pesaing adalah dari 10 hingga 14 tahun," maka Anda tidak dapat secara sah menolak untuk berpartisipasi dalam paman yang berusia 30 tahun, dan ini akan memerlukan klarifikasi lama di tempat yang akan mencuri sumber daya terpenting Anda - waktu.
Minimal, Peraturan tersebut harus menunjukkan poin utama:
- Penyelenggara
- Tujuan dan sasaran
- Lokasi dan Tanggal
- Kategori Peserta
- Arahan kompetitif dengan batas usia peserta
- Hadiah dan penghargaan
- Apa yang diizinkan
- Apa yang dilarang
- Sumber Pendanaan Proyek
- Persyaratan khusus
Seringkali dalam Peraturan tertulis bahwa secara lebih rinci parameter dari masing-masing bidang kompetitif ditentukan dalam peraturan.
Sebagai lelucon, mereka mengatakan bahwa Peraturan yang baik tentang suatu acara harus memiliki setidaknya 200 halaman. Dan juga semua orang tahu bahwa dalam setiap lelucon hanya ada sebagian kecil dari lelucon itu.
Undangan
Bagi sebagian besar peserta, cara termudah untuk datang secara sah ke suatu acara adalah undangan tertulis dari panitia penyelenggara. Tidak ada kesulitan dalam mengeluarkan, menandatangani, dan mengirim pindaian 10-15 surat undangan. Tetapi jika jumlah undangan seperti itu melebihi seratus atau dua, maka dibutuhkan banyak waktu, mengingat fakta bahwa masing-masing organisasi memiliki preferensi sendiri dalam desain surat-surat tersebut.
Saya menawarkan beberapa pilihan untuk mengoptimalkan pekerjaan.
Pertama: Anda dapat berbagi dokumen PDF dengan isian tetap di bidangnya, yang diisi sendiri oleh peserta, dan kemudian dicetak.
Opsi kedua (kalau-kalau kami memiliki banyak organisasi dengan persyaratan kami sendiri) melibatkan algoritma yang lebih intensif energi untuk membuat undangan: panitia menawarkan draft dasar teks dengan parameter utama acara, dan tim sudah mengubah teks ini untuk dirinya sendiri dan mengembalikannya ke panitia penyelenggara untuk pendaftaran .
Lebih baik membuat kotak surat terpisah untuk memproses undangan, yang kemudian dapat dihapus tanpa rasa sakit. Ini akan menghemat waktu dan saraf di masa depan.
Hadiah dan penghargaan
Puncak kompetisi adalah penentuan pemenang dan penghargaan mereka. Idealnya, dengan ijazah, medali, piala, dan kemeriahan.
Agar tidak memberi kesan dan meninggalkan kenangan yang tak terlupakan untuk para pemenang, ikuti beberapa prinsip:
Antara akhir kompetisi dan penghargaan harus berlangsung tidak lebih dari 2 jam, dan lebih disukai satu atau setengah jam. Ini sangat penting untuk anak kecil.
Kesalahan atas nama tim dan nama peserta tidak boleh diizinkan.
Penting untuk mencetak ijazah terdaftar untuk setiap peserta dari tim yang diberikan. Penting bagi setiap orang untuk membawa pulang ijazah pribadi dan menyimpannya dalam portofolio mereka.
Sebagai bagian dari persiapan hadiah, jangan lupa:
- Tentukan komposisi hadiah (disediakan langsung oleh penyelenggara dan mitra kompetisi).
- Tentukan jumlah dan set gelas dan medali di suatu tempat (seseorang membuat 3 tempat hadiah, seseorang 4 atau 5).
- Gunakan templat tabel pemenang yang sama untuk sepenuhnya memahami gambar.
- Kemas hadiah dalam kotak sesuai dengan skenario hadiah.
- Siapkan hadiah pengganti (dalam kompetisi, Anda mungkin tiba-tiba mendapatkan dua tempat kedua atau ketiga).
Paket penghargaan minimum meliputi:
- Kotak dengan hadiah, medali, dan gelas.
- File dengan ijazah diatur dalam urutan pemberian: mulai dari tempat terakhir dan berakhir dengan yang pertama.
- Kartu laporan (untuk pemimpin).
Jadwal Acara
Penjadwalan - pekerjaan yang panjang dan melelahkan dengan koordinasi semua pihak yang berkepentingan (juri, sponsor, pemilik situs).
Saat menjadwalkan, paling logis untuk beralih dari umum ke khusus dan menyoroti tulang punggung - poin yang tidak dapat diganti dan yang tidak dapat ditinggalkan dalam kondisi apa pun:
- Pendaftaran
- Makan siang
- Penemuan
- Menghargai
Jadikan jadwal pada banner, roll-up, layar - secara umum, terlihat dan dapat dibaca dari mana saja di area kompetisi.
Solusi hebat (jika mungkin) adalah aplikasi ponsel cerdas dengan jadwal kompetisi.
Ngomong-ngomong, jadwal terpisah harus untuk setiap arah. Secara alami, tim-tim dari satu arah tidak terlalu tertarik dengan jadwal yang lain, mengapa mereka membutuhkan informasi tambahan? Dan kemudian, jadwal dalam arahan memberikan pengaturan diri maksimum dari proses. Tuliskan jadwal pribadi untuk masing-masing tim secara terpisah, bahkan jika akan ada setidaknya 100 buah, tetapi para peserta akan jelas tahu waktu balapan mereka.
Jadwal terpisah juga diperlukan untuk para tamu.
Untuk penyelenggara, tentu saja, ada jadwal internal, yang mencakup semua poin dari pengembangan hingga penutupan situs.
Hasil
Simpan semua data dari juri di sini. Protokol elektronik, pemindaian, dan foto hasil balapan.
Jika perlu, ini akan membantu memulihkan informasi yang diperlukan tanpa upaya yang signifikan.
Dalam kebingungan, protokol bisa hilang. Karena itu, minta hakim untuk memotret mereka.
Ucapan Terima Kasih
Setelah menyelesaikan kompetisi dan festival, tim kembali ke rumah dan disarankan bagi semua orang untuk menunjukkan bukti nyata dari pekerjaan yang dilakukan baik sebelum diri mereka sendiri dan sebelum kepemimpinan dan sponsor. Bagi mereka yang memenangkan hadiah, misalnya, diploma. Untuk sisa sertifikat. Plus, indikator penting adalah rasa terima kasih yang dikeluarkan dalam bentuk acara atau surat ucapan terima kasih kepada organisasi yang mengirimnya, untuk sponsor yang mampu mengalokasikan dana untuk perjalanan tim.
Ini adalah hasil nyata dari upaya tidak hanya dari tim, tetapi juga dari mereka yang telah melakukan semua pekerjaan persiapan untuk para peserta dalam mempersiapkan acara. Syukur, yang juga bisa digantung di dinding, selalu menyenangkan dan mendorong partisipasi dalam acara-acara berikut.
Untuk mengoptimalkan proses, Anda dapat menyiapkan template terima kasih dan memberikannya kepada tim. Tim akan mengembalikan template yang sudah selesai, tinggal memeriksa dan mengeluarkan yang asli dan mengirimkannya ke tim.
Kesimpulannya
Sebagai kesimpulan, saya ingin mengatakan bahwa jika Anda memiliki organisasi kompetisi robot di mana anak-anak sekolah dan siswa ambil bagian, maka terlepas dari skala acara seperti itu, jangan menganggapnya sebagai jalan kesenangan dan tidak menggunakan rumus "putuskan di tempat".
Memegang kompetisi sendiri untuk penyelenggara hanyalah puncak gunung es di permukaan, di mana tersembunyi raksasa dalam pekerjaan volume dan tanggung jawab, yang tidak berakhir sama sekali ketika mereka mengumumkan dari panggung: “Anggota tim dan tamu yang terhormat! Area teknis dan area kompetisi semakin dekat. Sampai jumpa lagi! ”