Dalam artikel ini saya akan membagikan kepada Anda gambaran tren di bidang manajemen dokumen dan dokumentasi. Materi didasarkan pada pengalaman dan pengamatan pribadi, data dari sumber terbuka, publikasi vendor.
Lahir-digital est mort! Vive le "lahir-online"!
Sejarah dokumen dari dinosaurus hingga "terlahir-online"
Sekali waktu, ketika komputer baru saja menjadi bagian dari alur kerja harian, dan perangkat lunak baru mulai membaik dalam mengenali dokumen yang dipindai, umat manusia mulai secara aktif mengubah dokumen kertas menjadi format digital.
Kemudian muncul era baru. Semua dokumen, pekerjaan dan pribadi, dilahirkan di komputer, tetapi masih dicetak di atas kertas. Ini berlanjut sampai konsep "paperless" muncul di cakrawala, yang dirancang untuk meningkatkan laju alur kerja, yang secara bertahap diteruskan ke pundak perangkat lunak khusus.
Pada saat yang sama, kami mengamati bagaimana, dengan penetrasi Internet yang meluas, waktu “digital lahir” datang, yang diindikasikan tidak hanya oleh fakta penampilan material yang dibuat dalam lingkungan digital untuk lingkungan digital, tetapi juga oleh pengguna yang beralih ke konsumsi konten yang relevan.
Definisi "born-digital" mengacu pada bahan yang dibuat dalam format digital, berbeda dengan yang melalui transformasi dari format analog ke digital. Lebih sering istilah ini diterapkan pada perpustakaan dan proses elektronik dalam organisasi yang terkait dengan penyimpanan data dan kekayaan intelektual. Namun, dengan perkembangan teknologi, konsep "digital-lahir" juga mulai berlaku untuk konten digital untuk konsumsi pribadi (e-book, musik, dll.). Istilah lain yang berlaku untuk konten tersebut adalah "digital asli," "digital-first," atau "digital-eksklusif."
- Per. Wikipedia
Selain itu, dalam konteks "digital-lahir", "digital untuk cetak" dibedakan, tetapi, menurut pendapat saya, "digital-lahir" yang sebenarnya harus dianggap sebagai "terlahir menjadi / hidup / tetap digital" dan ditentukan melalui siklus kehidupan informasi.
Langkah terakhir menuju transformasi digital adalah transisi dari "Born-Digital" ke "Born-Online", yang dimulai beberapa tahun yang lalu dan berlanjut dengan kecepatan yang meningkat di seluruh dunia. Dalam perlombaan untuk pengguna bisnis, raksasa seperti Microsoft dan Google menawarkan pengalaman "online" sepenuhnya dengan format dokumen yang sudah dikenal. Di sini saya berbicara tentang Microsoft Office 365 dan Google G Suite (kita kenal dengan itu melalui Google Docs, Sheets, Slides).
Dari tempat ini saya akan memulai cerita tentang tren dalam bekerja dengan dokumen dan dokumentasi.
Tren Penguatan
Migrasi pengguna ke layanan web
Proses beralih ke alat online untuk bekerja dengan dokumen menjadi lebih intensif.
Pergantian pengguna ke alat online adalah fait accompli. Tetap menambahkan bahwa layanan seperti Microsoft Office 365 dan Google G Suite menjadi lebih fungsional dan lebih mudah diakses, proses beralih ke alat online untuk bekerja dengan dokumen menjadi lebih intensif. Era "lahir online" berjanji untuk keluar untuk waktu yang lama.
Fungsi Pembuatan Versi Dokumen
Jika sampai saat ini hanya programmer yang berbicara tentang kontrol versi, sekarang hampir setiap bidang profesional memiliki alat sendiri yang mendukung versi dokumen yang tersimpan.
Banyak layanan manajemen dokumen online populer mendukung versi. Ini adalah hal terbaik yang membuat proses pengeditan dokumen secara kualitatif tidak dapat dicapai untuk sebagian besar perangkat lunak desktop. Dengan belajar memanfaatkan fitur ini, Anda akan selalu memiliki akses ke data historis dalam bentuk yang Anda butuhkan dan tidak akan tenggelam dalam jumlah tak terbatas file "_final".
Ini hanya 1/5 dari seluruh daftar versi satu dokumen. Ini tidak perlu.Jika sampai saat ini hanya programmer yang berbicara tentang kontrol versi, sekarang hampir setiap bidang profesional memiliki alat sendiri dengan dukungan untuk versi dokumen yang tersimpan. Tempat untuk opsi tersebut ditemukan dalam alat untuk desainer, misalnya, dalam
Figma , dalam layanan
pembuatan bagan, misalnya, di
Lucidchart , bahkan untuk mengelola dokumentasi teknik ada kemungkinan yang serupa, misalnya, saya pernah memiliki kesempatan untuk menerapkan
Vitro-CAD berdasarkan Microsoft SharePoint, yang memiliki fungsi kontrol versi dokumen dan peluang untuk berkolaborasi dengan dokumen.
Misalnya, salah satu versi sebelumnya dari artikel ini terlihat seperti ini di antarmuka Google Documents.Opsi serupa untuk mengelola versi file, apa pun ekstensi dan kontennya, dapat Anda temukan di Dropbox, OneDrive, Google Drive. Menyimpan kembali file - menerima versi baru, cukup sederhana.
SpiderOak ( Sumber )Manfaat potensial dari aplikasi:- Kurangi jumlah file yang disimpan
- Lebih Banyak Ubah Kemampuan Kontrol
- Transparansi perubahan saat bekerja dengan dokumen
- Akses ke semua riwayat revisi dokumen
Contoh Produk: Microsoft Office 365, Google Documents, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Pergi ke penyimpanan cloud
Mengikuti tren ini, semakin banyak perusahaan memindahkan data dari server kantor mereka ke cloud. Pendekatan ini memberikan pengalaman terbaik menggunakan alat untuk berkolaborasi dengan dokumen, membuat pertukaran informasi lebih mudah, yang terutama berlaku untuk perusahaan yang didistribusikan secara geografis. Motivasi yang baik untuk migrasi ke cloud dapat berupa keandalan penyimpanan yang tinggi dan kontrol kualitas akses ke dokumen.
SpiderOak ( Sumber )Manfaat potensial dari aplikasi:- Putuskan tautan dari infrastruktur kantor lokal, pekerjaan, dan VPN
- Gagal mendukung server lokal untuk penyimpanan file
- Meningkatkan fleksibilitas kontrol akses data
- Ketersediaan data melalui platform Internet dan seluler
- Perlindungan kehilangan data yang tinggi
- Biaya Penyebaran dan Dukungan
- Mendukung Active Directory, SSO, MFA / TFA
Contoh Produk: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Maksud saya adalah bahwa menyimpan file pada drive jaringan pada server kantor adalah ide yang buruk. Anda tidak harus setuju dengan saya, tetapi, menurut pendapat saya, menyimpan data di cloud mengajarkan pengguna untuk berhati-hati tentang kualitas dan kuantitas informasi yang disimpan. Jangan percaya orang-orang yang menyimpan dalam folder 40 versi dokumen yang disebut "final".Menggunakan sistem manajemen dokumen
Sistem manajemen dokumen yang menggabungkan fungsi membuat, menyimpan, mengatur, dan berkolaborasi dengan data dan dokumen banyak digunakan di lingkungan perusahaan. Banyak layanan yang menawarkan dukungan untuk alur kerja otomatis terkait dengan dokumentasi, seperti persetujuan, persetujuan, publikasi, permintaan perubahan, dan lainnya. Yang perlu diperhatikan, fungsionalitas serupa semakin banyak ditawarkan oleh sistem manajemen proyek.
Contoh Portal tentang Confluence ( Sumber )Penggunaan sistem manajemen dokumentasi juga dibenarkan dalam setiap proyek, ketika Anda perlu memberikan tingkat transparansi dan aksesibilitas informasi tertentu bagi banyak peserta. Misalnya, menggunakan Confluence, Anda dapat mengatur bagian FAQ untuk pelanggan, menerbitkan dokumentasi terperinci untuk produk atau layanan Anda, membaginya dengan pelanggan atau kolega, sambil memastikan setiap orang memiliki tingkat akses yang diperlukan.
Potensi manfaat dari implementasi:- Standarisasi dan percepatan proses alur kerja
- Meningkatkan transparansi dan aksesibilitas informasi
- Penyederhanaan pertukaran informasi
- Organisasi penyimpanan dokumen dan file informasi
Contoh Produk: Confluence ,
HotDocs ,
Microsoft SharePointPermintaan untuk layanan yang ramah seluler semakin meningkat
Jika Anda memiliki sistem manajemen dokumen, atau Anda menyimpan dokumen di cloud, atau membuat dan mengedit dokumen secara online, alangkah baiknya memiliki akses ke segala sesuatu dari smartphone Anda. Terlepas dari kenyataan bahwa smartphone bukan platform yang paling ergonomis untuk bekerja, kemampuan untuk berpartisipasi dalam proses kerja dan tetap mobile sangat diminati di dunia modern.
Cakrawala baru
Dokumen yang digerakkan oleh data
Tingkat baru organisasi kerja dengan data kunci, yang pelacakannya sangat penting untuk bisnis dan pengambilan keputusan berdasarkan data tersebut.
Dengan pertumbuhan volume dan kuantitas sumber data, bisnis mulai menyadari bahwa alat baru diperlukan untuk output, visualisasi, dan penggunaan data kompleks setiap hari dalam pengambilan keputusan. Alat yang akan membantu meminimalkan kesenjangan waktu antara kapan data diterima dan kapan data akan diproses, ditafsirkan, dan digunakan oleh orang-orang.
Fakta bahwa para pemimpin di bidang pengembangan perangkat lunak, seperti Google dan Microsoft telah menawarkan bisnis solusi yang terjangkau dalam hal ini di segmen ini, berbicara tentang permintaan pasar saat ini untuk fungsi tersebut.
Template Laporan Data Google Analytics di Google Data StudioAnda dapat berinteraksi dengan konten dokumen, presentasi, dasbor bersamaan dengan kolega Anda, saat mengakses data historis, mengelola konten dan diagram, menyaring hasil tanpa keterampilan analitik data, pengetahuan SQL, keterampilan pemrograman, atau akses langsung ke database .
Meskipun kemudahan nyata dari implementasi solusi semacam itu bisa menipu, untuk mengambil keuntungan penuh dari alat, perlu untuk memecahkan masalah mengumpulkan dan menyiapkan data untuk digunakan.
Potensi manfaat dari implementasi:- Menciptakan lingkungan interaktif untuk bekerja dengan data
- Kurangi waktu akses data
- Organisasi lingkungan manajemen bisnis berbasis data
Contoh Produk: Google Data Studio ,
Microsoft Power BIBlockchain untuk menyimpan dan memastikan keaslian data
Terlepas dari kenyataan bahwa teknologi blockchain, setelah peristiwa negatif yang mengejar para perintis cryptoeconomics baru, telah menjadi korban dari depresi pasar, semakin banyak perusahaan yang memalingkan mata mereka pada manfaat dan peluang yang dapat diberikan produk blockchain ke produk mereka. Ada seluruh layanan jaringan untuk penyimpanan data terdistribusi, yang, tentu saja, tidak dapat menyediakan fungsionalitas tingkat tinggi seperti perangkat lunak cloud "klasik", tetapi memiliki sejumlah keunggulan lainnya.
Misalnya, tingkat tinggi jaminan keaslian data yang disimpan adalah blockchain utama dalam tindakan, tingkat kemandirian yang tinggi dari infrastruktur vendor atau perusahaan tertentu, tingkat keamanan akses data yang belum pernah terjadi sebelumnya. Bahkan beberapa perusahaan yang dikenal di pasaran, seperti SpiderOak, memperkenalkan blockchain untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Upaya terpisah di tingkat percobaan juga muncul di area penyimpanan data besar saat menggunakan blockchain.
Potensi manfaat dari implementasi:- Jaminan maksimum keaslian data yang disimpan.
- Tingkat keamanan akses data yang belum pernah terjadi sebelumnya.
- P2P dapat memberikan akses file kecepatan tinggi.
- Distribusi rekan di seluruh dunia akan memberikan ketersediaan data tinggi di mana pun Anda berada.
- Biaya sangat rendah (sekitar $ 2 per terabyte)
Contoh Produk: Storj ,
Sia ,
SpiderOakKesimpulannya
Saya ingin mengatakan bahwa tidak peduli seberapa cepat Anda mengimplementasikan alat dan teknik baru untuk bekerja dengan dokumentasi, dalam 99% kasus itu adalah permainan mengejar ketinggalan. Setiap solusi dan produk yang diimplementasikan selalu memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan, yang untuk perusahaan yang berbeda dapat memiliki bobot yang berbeda. Mendekati penggunaan alat baru, setelah sebelumnya menjawab sendiri pertanyaan tentang fungsi apa yang Anda butuhkan untuk bekerja, dan dari mana Anda dapat menolak dengan aman.
Bonus untuk mereka yang telah membaca sampai akhir