Jauh dari kekhawatiran akuntansi - inilah impian setiap wirausahawan perorangan menggunakan rezim pajak yang disederhanakan. Kombinasi perbankan internet dan akuntansi dalam satu layanan menjadi salah satu tugas paling penting dari masing-masing bank. Jalan apa yang telah diambil tim kami ke arah ini, poin nyeri apa yang telah ditemukan, dan bagaimana kami akan menyelesaikannya, kami mengungkapkan kartu kami.
Sebagian besar usaha kecil di Rusia terdiri dari pengusaha perorangan dengan USN 6% tanpa karyawan. Tetapi pengusaha swasta tidak terlalu bersemangat untuk menggunakan layanan perbankan. Untuk membantu orang-orang ini mengotomatiskan proses yang berkaitan dengan akuntansi, pelaporan, dan dokumen semudah mungkin, kami telah menciptakan dan mengembangkan proyek "My Accountancy 1C". Secara visual - ini adalah tab terpisah pada halaman perbankan online Bisnis Saya, yang secara bertahap kami isi dengan fungsionalitas baru yang bermanfaat. Saat ini, layanan ini memungkinkan Anda untuk menghitung dan membayar semua pajak dan kontribusi pengusaha perorangan. Selama dua bulan terakhir, beberapa ratus pelanggan telah terhubung ke layanan ini. Dalam tradisi terbaik praktik UX, kami secara aktif menelepon pelanggan, bertemu dengan mereka, dan mengumpulkan umpan balik. Akibatnya, ada pemahaman di mana harus berkembang lebih lanjut. Dan di sini kami ingin berbagi pengalaman dan visi produk ini.
Pertama, cara kerjanya sekarang. Untuk menjadi pengguna layanan "My Accountancy 1C", di bank Internet "My Business", klien harus pergi ke tab "My Accountancy 1C" dan klik tombol "Connect". Semua yang diperlukan dari IP adalah untuk menunjukkan alamat email di mana pemberitahuan pendaftaran yang berhasil dalam layanan akan datang. Untuk setiap klien, instance dari 1C: aplikasi BusinessStart dibuat dan diluncurkan. Aplikasi ini terkait dengan akun perbankan online pribadi Anda.
Setelah koneksi yang berhasil ke layanan, ekstrak dihasilkan selama 2 tahun terakhir dari aktivitas perusahaan, dan basis pajak dibuat kembali berdasarkan basisnya.
Untuk setiap klien, aplikasi terpisah lengkap "1C: BusinessStart" diluncurkan dan ditautkan ke bank Internet Bisnisku. Dalam aplikasi 1C, pernyataan diproses, dan acara pajak dibuat untuk klien. Bahkan, ini adalah analog dari pengingat, tetapi dalam format yang lebih maju. Peristiwa pajak berisi informasi tentang kapan dan bagaimana membayar pajak dan menyerahkan laporan, serta bagaimana pajak ini dihitung. Ketika klien bekerja di bank Internet, ia melihat pengingat yang dihasilkan berdasarkan data yang diunduh dari aplikasi 1C. Tampilan pengingat ini dapat ditunda, dan kemudian mereka akan muncul lagi hanya seminggu sebelum akhir masa pajak. Spanduk kecil, mereka tidak akan banyak mengganggu tugas-tugas saat ini. Tetapi pada saat yang sama terlihat, agak sulit untuk melewatkan mereka.
Umpan balik dari pengguna pertama layanan ini memungkinkan kami untuk menyusun peta pengembangan lebih lanjut dari "My Accountancy 1C". Di antara bidang utama: pelaporan, akuntansi transparan, manajemen dokumen, register kas dan pemulihan akuntansi.
Metodologi akuntansi: program pendidikan diperlukan
Pengusaha menggunakan sistem pajak yang disederhanakan dari 6% hanya membuat 13 acara pajak per tahun. Begitu banyak peristiwa yang dapat diingat. Klien, sebagai suatu peraturan, tidak mengingat pajak dengan tepat sampai mereka dibayar. Dan baru kemudian muncul pertanyaan seperti "mengapa begitu banyak?" Seseorang telah membayar lebih dalam periode pajak sebelumnya, seseorang baru saja terdaftar dan harus membayar jumlah yang lebih sedikit dari yang sekarang. Dan panggilan ke hotline dukungan dimulai.
Kami mencari berbagai opsi untuk cara bekerja dengan benar dengan klien, cara menjelaskan apa dan kapan harus membayar sebelum peristiwa pajak terjadi. Untuk melakukan ini, siapkan manual pelatihan yang besar dan terperinci - apa, kapan, dan kepada siapa Anda perlu membayar. Untuk kenyamanan, kami menempatkan rumus matematika di dalamnya sehingga klien dapat memeriksa semuanya dengan bantuan kalkulator. Kami juga akan mengerjakan bagian FAQ yang terpisah yang akan membantu klien mencari tahu apa, kapan dan mengapa dia perlu membayar.
Pelaporan: terima kasih, CEP!
Seperti yang kami ketahui, klien tidak mempersepsikan akuntansi secara terpisah dari pelaporan, bagi mereka itu adalah layanan tunggal. Dengan kata lain, departemen akuntansi harus dengan sendirinya membentuk semua laporan dan deklarasi yang diperlukan, mengirimkannya ke otoritas pengawas. Apakah ini logis?
Pembentukan laporan dan deklarasi yang diwajibkan oleh hukum dilakukan oleh Lampiran 1C. Tetapi agar mereka dapat dikirim ke pihak berwenang, klien akan memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat - CEP.
Mendapatkannya adalah tugas yang tidak sepele, karena klien perlu mengumpulkan dokumen, mengisi aplikasi. Saat berkomunikasi dengan pelanggan, kami menemukan bahwa rata-rata dibutuhkan sekitar 20 menit untuk terhubung: Anda perlu menemukan nomor pajak Anda, nomor di FIU, SNILS, dan masukkan semua ini ke dalam bidang yang sesuai. Ada sesuatu untuk dipikirkan dan sesuatu untuk diperbaiki.
Misalnya, Anda dapat melakukan integrasi dengan layanan pihak ketiga dan menarik data yang diperlukan secara otomatis. Berdasarkan informasi yang tersedia untuk bank, dimungkinkan untuk menerapkan pelengkapan otomatis sebagian besar bidang - klien hanya perlu memverifikasi data. Kami saat ini bergerak ke arah itu.
Alur kerja: jauh dari kertas
Saat berkomunikasi dengan klien, kami menemukan bahwa mereka kadang-kadang membutuhkan bentuk dokumen sederhana, dan klien ingin memastikan templat yang benar dan mengisinya langsung di bank Internet. Sekarang kami secara aktif bekerja untuk memastikan bahwa klien memiliki kesempatan seperti itu. Untuk sistem perpajakan yang disederhanakan 6% dan sistem perpajakan sederhana yang serupa, kami bekerja pada perancang dokumen. Dasar itu diambil dari pemilihan beberapa ribu formulir standar yang ada di aplikasi 1C. Kami memilih formulir yang paling umum dan memungkinkan pelanggan untuk mengisinya di bank online kami.
Kami sudah memiliki layanan faktur, tetapi, sayangnya, belum terintegrasi dengan layanan 1C-EDO. Integrasi akan memungkinkan pelanggan menggunakan EDI perbankan Internet untuk mengirim dokumen kontraktor mereka yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat langsung di Lampiran 1C, dalam bentuk elektronik.
Sekarang hanya sebagian kecil dari pelanggan kami yang terhubung ke 1C-EDO dan memanfaatkan manajemen dokumen elektronik, tetapi kami percaya bahwa popularitas layanan ini akan tumbuh. Jauh lebih mudah dan sederhana untuk melakukan bisnis dengan menghubungkan pembuatan dokumen penutupan dengan pembuatan pesanan pembayaran. Saya melakukan pembayaran - kirim melalui 1C-EDO sehingga departemen akuntansi Anda menerima dokumen-dokumen ini dan menutup operasi. Menurut rencana, perancang dokumen akan muncul di bank online kami pada akhir 2019.
Kantor tiket: waktu untuk mesin
Ketika berkomunikasi dengan pelanggan, kami menemukan bahwa banyak dari mereka bekerja dengan register kas dan bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk "secara manual" memasukkan data ke dalam akuntansi online. Dalam kerangka kerja proyek kami, IP akan dapat bekerja dengan meja kas, tetapi, sayangnya, mereka harus langsung masuk ke aplikasi 1C. Sebagian besar klien seharusnya tidak mengalami kesulitan, tetapi, bagaimanapun, kami telah melatih staf pendukung lini pertama - mereka akan memberi tahu Anda di mana dan kapan harus mengklik, misalnya, untuk menambahkan laporan-Z ke Lampiran 1C.
Sebenarnya, ini tidak sulit: Anda memilih acara pajak, klik tautan "Edit dalam 1C", di sana Anda jatuh cinta pada pendapatan dan membuat arus kas di dalamnya. Untuk melakukan ini, Anda perlu mematikan nomor cek, jumlah cek dan nama operasi. Layanan akan secara otomatis menghitung kembali pendapatan, memperhitungkan bahwa pendapatan ini melalui meja kas, dan pelaporan klien akan dilakukan secara berurutan. Rencana masa depan kami adalah untuk mengotomatisasi input manual.
Memulihkan Sejarah Akuntansi: Bayangan Masa Lalu
Kami berpikir bahwa sejak awal, proyek kami akan menarik orang-orang yang baru saja mendaftar sebagai pengusaha perorangan. Namun dalam kenyataannya, semuanya ternyata berbeda. Layanan mulai digunakan oleh orang-orang yang telah lama terlibat dalam kegiatan kewirausahaan. Dan mulai melaporkan "bukan dari awal" tidak begitu sederhana. Muncul pertanyaan untuk memulihkan pelaporan yang dilakukan IP di tahun-tahun sebelumnya.
Di sini kami berencana untuk berkembang menuju tindakan rekonsiliasi otomatis. Ada 5 dokumen yang memungkinkan Anda untuk mengembalikan akuntansi klien dalam format tertentu dan mendapatkan semua informasi yang diketahui atau ingin diketahui pajak tentang bisnis klien kami. Sebagai hasilnya, kami akan dapat menyampaikan deklarasi bahwa klien belum pernah menyerahkan sebelumnya, dan menghitung dengan benar jumlah bunga dan denda jika terjadi pembayaran pajak yang tidak dibayar atau sebagian.
Sekarang kami secara aktif berpikir tentang bagaimana mengikat semuanya dalam satu skenario tunggal: ketika klien hanya menghubungkan departemen akuntansi, kami segera mengeluarkan CEP dan memungkinkan kami untuk meminta laporan rekonsiliasi dan dokumen tambahan dari pihak berwenang. Dan, yang paling penting, setelah menerima tanggapan dari pihak berwenang untuk membuat acara pajak yang diperlukan sehingga klien menutupnya.
Bagaimana cara kerjanya? Saat mendaftarkan IP di layanan, kami membuat aplikasi 1C dan mentransfer pernyataan dari akun klien di sana. Tetapi ekstrak mungkin tidak mencakup semua peristiwa pajak, karena hanya berisi apa yang terjadi secara langsung di bank kami. Jika klien menggunakan akun penyelesaian lain dengan bank lain, perlu mengumpulkan laporan dari sana dan mengunggah ke kami aplikasi 1C. Lalu kita bisa mengerti pajak apa yang dia bayar. Kemudian aplikasi "1C: BusinessStart" akan membuat tugas bagi klien untuk meminta laporan rekonsiliasi.
Tahap selanjutnya adalah penerbitan sertifikat tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat. Setelah sertifikat dikeluarkan, kami meminta klien untuk menandatangani semua dokumen. Klien memeriksa semua permintaan yang dikirim ke otoritas pengawas dan mengklik "OK". Setelah beberapa waktu, respons datang dari otoritas pengawas, diproses dalam "Akuntansi" dan kami dapat berasumsi bahwa kami sekarang memiliki semua data untuk menerbitkan faktur pembayaran dan mengirimkan laporan dengan benar.
Yang utama adalah umpan balik
Ketika pengembangan layanan berasal dari kebutuhan klien, kondisi terpenting untuk implementasi rencana kami adalah adanya umpan balik. Pada tahap pertama, kami mewawancarai sekitar 100 orang, menerima jawaban terperinci dari mereka, dan sebagai hasilnya kami merencanakan tugas untuk tindakan rekonsiliasi dan perancang dokumen. Lebih banyak lebih. Kami mencari pelanggan yang ingin berpartisipasi dalam pengujian. Jika Anda IP di USN 6% - gabung!
Tulis pertanyaan dan saran Anda di komentar, dengan senang hati kami akan membacanya dan menarik kesimpulan.
Hormat kami, tim "My Accounting 1C".