Bagaimana cara berhenti "menulis TK" dan mulai bekerja?

Banyak dari mereka yang bekerja di agensi akrab dengan situasi di mana tugas-tugas yang ditetapkan oleh klien dirumuskan kurang dan kurang akurat, bahkan ketika menyangkut tugas-tugas kompleks seperti pengembangan perangkat lunak, meluncurkan kampanye promosi, atau menciptakan memicu komunikasi.

Yang lebih jarang adalah situasi di mana klien menyisakan cukup waktu bagi agensi untuk melakukan wawancara mendalam, menyiapkan brief berkualitas tinggi, mengoordinasikan dokumentasi yang diperlukan, mengatur tugas dan dengan tenang mulai bekerja.


Sumber

Dari kenalan dan teman dari industri, saya semakin mendengar cerita yang sama. Perusahaan, misalnya, agen pemasaran atau pengembang perangkat lunak, memenangkan tender merek layanan terkenal. Manajemen memiliki harapan tinggi untuk kontrak baru dan, tanpa menoleh ke belakang, melemparkan sumber daya terbaik dari agensi ke proyek. Tentu saja, untuk setiap perusahaan kecil, kerja sama dengan merek besar adalah peluang untuk mendapatkan pijakan di pasar, tetapi ketika euforia pertama berlalu, saatnya tiba untuk pekerjaan nyata.

Pada saat ini, mimpi masa depan yang lebih cerah dihadapkan pada kenyataan brutal di mana manajer klien memerlukan reaksi cepat kilat untuk setiap tugas, waktu untuk mengembangkan dan menyetujui tugas adalah kemewahan yang tidak dapat diterima, kebutuhan untuk mengoordinasikan bahan-bahan proyek dengan hambatan yang tidak menguntungkan, dan kurangnya dokumentasi proyek dan tenggat waktu yang memadai akan menyebabkan Anda migrain parah.

Dalam kondisi seperti itu, proyek lebih seperti bola salju bergegas dari gunung, di mana semua tugas berubah menjadi mendesak dan terbakar, klien selalu tidak puas, Anda menetapkan tugas "di lutut", dan menambahkan tugas teknis di waktu luang Anda sebulan setelah proyek selesai, oleh karena itu bahwa manajer berjanji untuk menyediakan klien dengan dokumentasi desain. Pada akhirnya, tim Anda terdemotivasi dan mulai membuat kesalahan.

Apa yang harus dilakukan agar tidak jatuh dalam situasi seperti itu dan memastikan kecepatan kerja yang tinggi?

Buat proses produksinya jelas

Untuk mencapai kerja tim dalam situasi sulit di mana kecepatan dan ketepatan reaksi terhadap tugas yang masuk secara maksimal mempengaruhi hasil dan jumlah sumber daya yang dihabiskan untuk produksinya, pastikan bahwa seluruh tim tahu apa yang dilakukannya. Setiap karyawan yang terlibat dalam pekerjaan di proyek harus memahami:

• bagaimana urutan kerja dari langkah pertama hingga langkah terakhir dibangun;
• untuk apa dia bertanggung jawab;
• bagaimana hasil dari pekerjaannya mempengaruhi hasil kerja rekan-rekannya dan proyek secara keseluruhan;
• keputusan apa yang mungkin atau tidak boleh dia buat sendiri;
• apa yang mereka lakukan dan keputusan apa yang diambil anggota tim lainnya.

Dipandu oleh proses yang sudah jadi, tim akan menghabiskan waktu minimal untuk menyelesaikan masalah yang sama, lebih akurat menyajikan hasil akhir, dan menanggapi lebih cepat permintaan pelanggan. Jumlah komunikasi eksternal dan internal akan berkurang.

Tentukan deskripsi yang sudah jadi dalam proses kerja - mereka akan membantu mengidentifikasi "pembunuh waktu" yang tersembunyi dan menjadi dasar untuk menyiapkan sistem manajemen proyek atau ERP untuk suatu proyek.

Kami tidak memiliki proses bisnis yang sudah jadi, apa yang harus dilakukan?

Jika Anda memiliki seseorang dalam tim yang berpengalaman dalam mendesain atau mendeskripsikan proses bisnis, minta bantuannya, biarkan dia mempersiapkan untuk Anda dokumen yang paling mudah dipahami dan beberapa diagram untuk mereka (opsional, untuk proses kompleks) menggunakan notasi yang sesuai (misalnya, saya penggemar BPMN ).

Jika tidak ada orang semacam itu, yang dipandu oleh prinsip-prinsip SMART, jelaskan langkah demi langkah tindakan setiap karyawan yang terlibat dalam pelaksanaan tugas tertentu. Anda harus mendapatkan daftar tindakan, yang sangat jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa dan apa hasil dari tahap ini (misalnya, dokumen, kode, atau hasil dari tindakan tertentu).


Berikut adalah contoh sederhana dari proses mempersiapkan templat email untuk distribusi:

• Tidak kurang dari 5 hari kerja (periode minimum - 5 hari, periode yang direkomendasikan - 10 hari) sebelum dimulainya kampanye iklan, Manajer Proyek mengirimkan tugas ke Marketer Email untuk mengembangkan templat dan tata letak templat email;

Tugas untuk pengembangan templat email berisi: paragraf 1, paragraf 2, paragraf N

• Pemasar email, setelah menerima tugas dalam 1 hari kerja, memeriksa tata letak yang diterima dan konten tugas:
• Jika ada kesalahan dalam tata letak atau kekurangan bahan, pemasar Email memberikan informasi kepada manajer proyek tentang kesalahan dan memberikan rekomendasi untuk menyelesaikannya;
• Jika verifikasi tata letak tidak mengungkapkan kekurangan, lanjutkan ke langkah 3
• Paling tidak 3 hari sebelum kampanye direncanakan, pemasar Email mengonfigurasi templat untuk didistribusikan;
• Setidaknya 2 hari sebelum awal kampanye yang direncanakan, seorang pemasar Email sedang menguji

Rencana Uji Standar: Klausa 1, Klausa 2, Klausul N

• Berdasarkan hasil pengujian, pemasar Email mentransfer ke Manajer Proyek informasi tentang hasil pengujian dan hasil tugas.

Perlu dipersiapkan untuk fakta bahwa tidak semua proses, terutama yang terkait dengan pekerjaan intelektual atau tugas kreatif, dapat dijelaskan dengan cara ini, tetapi, dalam pengalaman saya, hanya 5-10% dari pekerjaan tidak dapat diterima atau sulit untuk dijelaskan.

Kriteria paling penting pada tahap ini adalah ketersediaan dokumen siap pakai untuk persepsi, karena Anda harus memperkenalkan semua anggota tim kepada mereka, menjawab pertanyaan, dan ini harus memakan waktu minimum. Dan hindari terlalu banyak detail!

Sudah terlambat bagi kita untuk mengubah apa pun

Tidak masalah pada tahap apa Anda saat ini berada, apakah Anda berdiri di depan garis di belakang “tabrak lari” dimulai, atau sudah melewati garis ini. Semakin dalam Anda terjun ke dalam proyek, semakin Anda tahu tentang fitur-fitur bekerja dengan klien, sistem dan perangkat lunak yang digunakan, dan spesifik tugas yang diselesaikan. Satu per satu menggambarkan proses dan secara bertahap memperkenalkan mereka ke dalam tim. Selama beberapa minggu, dipandu oleh prinsip "kecukupan", Anda dapat dengan mudah mengatasi deskripsi 10-15 proses, mencurahkan 1-1,5 jam sehari untuk tugas ini.

Gunakan sistem manajemen proyek

Basecamp , Jira , Slack , dan [ sistem manajemen proyek favorit Anda ]. Gunakan sistem apa pun yang Anda sukai atau paling sesuai dengan sifat pekerjaan Anda. Manfaat utama dari keberhasilan implementasi PMC (PMs) adalah meningkatkan efisiensi manajemen dan melacak status tugas, serta mempercepat pertukaran informasi penting antara anggota tim.

Saya akan mengatakan beberapa kata tentang layanan di atas.

Basecamp

Basecamp lebih cocok untuk tim yang berorientasi tugas untuk manajer dan pemasar, memiliki biaya yang sangat terjangkau dan sangat cocok untuk berbagi tugas dan informasi dengan klien, dan fungsinya sesederhana mungkin untuk persepsi.



Sumber: basecamp.com

Jira

Jira lebih cocok untuk pengembang, di luar kotak itu mendukung banyak template organisasi proyek yang khas. Di sini, untuk Anda dan papan Kanban, dan Scrum Product Backlog, dan manajemen tugas, dan jika opsi standar tidak cocok untuk Anda, maka Jira menawarkan banyak opsi untuk menyempurnakan proses dan ruang kerja. Tetapi saya menyarankan Anda untuk berhati-hati, sistem ini memiliki ambang masuk yang tinggi dan dapat mempersulit kehidupan tim yang tidak berpengalaman. Pada saat yang sama, kebijakan penetapan harga Atlassian bukan yang paling demokratis, tetapi Anda dapat mencobanya secara gratis.



Sumber: confluence.atlassian.com

Baca lebih lanjut tentang fitur populer sistem manajemen dokumentasi untuk proyek-proyek di artikel saya " Tren dalam manajemen dokumen dan penyimpanan data untuk 2019 ".

Kendur

Jika pekerjaan Anda dibangun terutama berdasarkan komunikasi pribadi dan tim yang berkelanjutan, maka Slack akan sangat membantu untuk mengumpulkan semua obrolan internal dan korespondensi pribadi di satu tempat. Selain itu, Slack memiliki beberapa fitur untuk mengatur pelacakan tugas, membuat lembar kerja. Selain itu, sistem ini memiliki kemampuan yang kaya untuk integrasi dengan berbagai layanan, ada kemungkinan besar bahwa Anda akan menemukan pelacak tugas favorit Anda atau alat lain di antara mereka. Harga untuk menggunakan layanan ini sangat tergantung pada jumlah orang di tim Anda - mulai dari nol hingga beberapa ratus dolar sebulan.



Sumber: slack.com

Tuliskan ringkasan singkat

Tulis dan koordinasikan dengan brief komprehensif klien, bahkan jika Anda menemukan hambatan. Jika mungkin, bahkan cobalah untuk sedikit melampaui batasan brief untuk memeras informasi maksimal dari klien tentang hasil apa yang dia harapkan akan terima dan, yang sangat penting, bagaimana dia akan menggunakan hasil ini.

Misalnya, ketika mengembangkan kampanye di mana konsumen meninggalkan data pribadi di halaman arahan dan kemudian jatuh ke dalam rantai komunikasi pemicu, Anda dapat dengan mudah kehilangan data yang direncanakan klien untuk digunakan untuk mensegmentasi audiens kampanye dalam komunikasi berikut, tetapi lupa untuk memberi tahu Anda tentang hal itu. Data tersebut dapat berupa tindakan pengguna di situs, interaksi penerima dengan surat, dan promosi pelanggan di sepanjang rantai pemicu. Meskipun kesalahan yang paling umum adalah counter yang lebih sering hilang dari Google Analytics atau DoubleClick, yang diingat pada akhir kampanye.

Poin penting lainnya dalam persiapan brief - brief yang berkualitas tinggi dapat diubah menjadi tugas fungsional dengan sedikit usaha!

Standarisasi persyaratan konten proyek

Jika memungkinkan, cobalah untuk menstandarkan persyaratan untuk elemen-elemen proyek secara individu dan tetap menggunakannya.

Misalnya, jika Anda mengumpulkan data pribadi yang sama dalam proyek, rumuskan aturan validasi dan validasi untuk set data ini agar tidak muncul setiap saat. Anda juga dapat melakukannya dengan deskripsi tugas fungsional.

Ada kemungkinan bahwa beberapa bagian dari persyaratan yang Anda coba buat dengan yang baru sudah ada, Anda tidak tahu tentang itu. Seringkali, pendekatan untuk mengontrol kualitas dan komposisi data yang dikumpulkan sudah dijelaskan dalam strategi CRM, diatur oleh fitur perangkat lunak yang digunakan (misalnya, CRM di sisi klien, yang memiliki API), dan persyaratan keamanan dan teknologi yang digunakan telah lama ditemukan oleh klien IT global. Sayangnya, mereka sering mengingat ini, atau secara tidak sengaja mengetahui beberapa tahun setelah mulai bekerja dengan klien.

Ganti kerangka acuan dengan fungsional

Apa perbedaan antara spesifikasi teknis dan fungsional?

Kerangka acuan secara terperinci menjawab pertanyaan "bagaimana melakukan" dan membutuhkan sejumlah besar bahan siap pakai untuk menyiapkan dokumen, dan oleh karena itu, biaya tenaga kerja untuk persiapannya secara langsung tergantung pada kompleksitas proyek. Dalam kebanyakan kasus, kolega Anda (misalnya, pengembang) tidak memerlukan detail tugas seperti itu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tugas fungsional dibatasi oleh jawaban atas pertanyaan "apa yang harus dilakukan / apa yang harus dilakukan" dan dapat dilakukan dengan cara yang sama sekali berbeda, mewakili kombinasi bahan yang berbeda (teks, grafik, dokumentasi jadi, tata letak desain dan lain-lain). Biasanya uraian tugas minimum yang diperlukan cocok dalam 2-3 halaman dengan 15-20 lembar dari spesifikasi teknis yang dikeluarkan.

Jika proyek Anda memiliki banyak fungsi yang beragam, gunakan alat modern, misalnya, Scrum Product Backlog akan membantu Anda dengan cepat mendokumentasikan persyaratan baru untuk suatu produk / proyek / layanan dan mengelolanya secara efektif.

Pada saat yang sama, format tugas fungsional secara akurat menggambarkan apa yang Anda lakukan dan meninggalkan ruang kolega Anda untuk bermanuver dalam mencapai tugas, dan persiapannya membutuhkan waktu jauh lebih sedikit. Anda akan menghemat 60-80% dari waktu untuk mempersiapkan tugas, dan bahkan hingga 99% pada proyek-proyek sederhana (masih harus mengubah judul dokumen).

upd: Komentar menunjuk pada ilustrasi berikut. Diagram secara konvensional menunjukkan bagaimana transisi konten dokumen dari satu ke yang lain akan menghemat waktu dan biaya. Pada saat yang sama, cobalah untuk mengingat bahwa spesialis dari berbagai tingkatan selalu berpartisipasi dalam persiapan dokumentasi, jika matematika bertemu, lebih baik menghabiskan 8 jam pada persiapan dokumentasi pertama, dan kemudian 4 jam pada arsitek sistem.

Praktek menunjukkan bahwa dalam 99,9% kasus, tidak ada spesialis di sisi klien yang dapat secara obyektif mengevaluasi kualitas dan isi tugas teknis.

Karena itu, jika tidak ada kebutuhan langsung untuk tugas teknis, buanglah.
Jika Anda tidak berencana untuk mengoordinasikan ketentuan referensi dengan klien sebelum mulai bekerja, tolaklah.

Masukkan dokumentasi eksekutif

Sebenarnya, poin ini merupakan kelanjutan logis dari pemikiran sebelumnya. Setiap kali Anda menutup proyek, lakukan sedikit pekerjaan untuk menggabungkan brief (s), tugas fungsional (jika ada lebih dari satu iterasi), akumulasi tugas pengembangan, dan dokumentasi masuk dan keluar.

Hampir setiap sistem manajemen proyek atau ERP menyediakan fungsionalitas yang sesuai. Confluence (dari Atlassian), Basecamp , Miscrosoft SharePoint - semua solusi bagus. Tugas utama Anda adalah membuat basis pengetahuan tentang proyek tanpa menghabiskan banyak waktu untuk hal ini.

Saran yang tidak disukai manajemen Anda

Hati-hati mengevaluasi toksisitas klien di awal hubungan. Jangan biarkan diri Anda dimanipulasi, "pelanggan dengan biaya berapa pun" dapat membebani spesialis perusahaan yang baik, menyebabkan kerugian besar dan sangat merugikan reputasi Anda.

Merek besar bisa menjadi sauh berat di leher Anda.

Jika Anda melihat bahwa sejak awal klien membangun hubungan di mana Anda selalu "disandera", dipaksa untuk pergi ke pemrosesan yang tidak dibayar atau untuk melakukan pekerjaan gratis, dan tingkat pertumbuhan volume kerja awalnya mengancam akan melebihi kemampuan tim Anda, segera membunyikan alarm. Anda punya masalah besar. Dan jangan berpikir bahwa diversifikasi bisnis diciptakan oleh orang bodoh. Tulang belasan perusahaan, yang memutih di tepi sejarah, membuktikan bahwa dengan menaruh harapan pada bisnis klien besar, Anda menempatkan diri Anda dalam posisi yang tergantung dan lemah. Hampir tidak ada perusahaan di pasar yang melakukan pekerjaan yang unik dan memiliki pengetahuan seperti itu untuk menjadi tak tergantikan.

Pelanggan terburuk adalah orang yang membayar paling banyak.

Saya lebih suka memiliki 20 klien kecil yang akan "mengidolakan" perusahaan saya daripada seorang yang akan menghapus kaki saya. Pada saat yang sama, masing-masing tidak akan memiliki nilai kritis, yang membuat Anda cukup stabil untuk menghadapi situasi krisis. Pelanggan terburuk adalah orang yang membayar paling banyak.

Bonus untuk manajer proyek

Saya melihat banyak manajer proyek yang mengeringkan lekukan dalam dokumen selama beberapa jam, menyorot setiap kata dalam huruf tebal dan miring, memformat tabel dan membuat teks pada gambar, mengatur angka, menyusun glosarium dari istilah yang dapat dimengerti secara objektif. Teman-teman sekelasku melukis buku harian mereka di sekolah dasar seperti itu.Tidak pernah melakukannya. Hindari pemformatan dokumen yang berlebihan!

Kesimpulan

Ya, hanya itu yang ingin saya katakan di artikel ini. Saya harap bagi sebagian dari Anda saran saya akan cukup berguna untuk melihat hal-hal yang sudah dikenal, untuk mencegah situasi berbahaya, atau untuk mengatasi masalah yang mendesak. Dan, saya akan jujur, "berlebihan" ada banyak topik penting yang ingin saya diskusikan dengan Anda secara lebih rinci dalam artikel berikut.

Bagi penggemar untuk melihat-lihat artikel, saya memberikan pemikiran utama secara singkat:

• Buat proses produksi dapat dipahami - biarkan semua orang di tim memahami peran dan tugas mereka;
• Gunakan sistem manajemen proyek - manajemen tugas harus sederhana dan efisien waktu;
• Tuliskan brief yang lengkap - cobalah untuk mengambil tugas satu langkah lebih jauh;
• Standarisasi persyaratan konten proyek;
• Jika tidak ada kebutuhan langsung untuk tugas teknis - tolak, jangan lakukan pekerjaan yang tidak perlu;
• Masukkan dokumentasi eksekutif - rangkum pengetahuan setelah selesainya proyek;
• Hindari pelanggan beracun;
• Hindari memformat dokumen secara berlebihan.

Itu saja.Jika Anda menyukai artikel itu, materi tersebut ternyata bermanfaat - bagikan di jejaring sosial dan berlangganan profil saya. Jika Anda tidak setuju dengan sesuatu atau Anda punya saran - mari kita bahas! Tinggalkan komentar atau menulis kepada saya secara pribadi.

Semoga berhasil di ladang!