Sementara saya bekerja sebagai programmer, semuanya baik-baik saja.
Ketika saya menjadi kepala programmer, kesulitan tertentu muncul, tetapi mereka diatasi.
Ketika mereka memberi saya tanggung jawab atas perubahan strategis, segalanya menjadi buruk. Saya mulai
ketinggalan .
Kesulitan dengan tugas
Ketika saya masih seorang programmer, pada awalnya semua tugas ditetapkan untuk saya oleh orang-orang. Pelanggan, pengguna internal, eksekutif, dll. Jika semua yang perlu Anda lakukan dicatat sebagai tugas, maka tidak ada masalah. Ambillah dan lakukan saja. Sangat baik jika seseorang memprioritaskan - Anda hanya harus mengikuti mereka.
Kemudian, dengan pengembangan dan mendapatkan otoritas, saya mulai mengatur sendiri tugas-tugas itu sendiri. Saya melihat masalah pengguna - Saya menuliskan tugas. Saya ingin membuat mekanisme universal yang akan dengan cepat menyelesaikan sekelompok masalah dari jenis yang sama - saya menuliskan tugas.
Melakukan tugas orang lain itu sederhana. Melakukan tugas yang ditugaskan kepada diri Anda bahkan lebih mudah.
Lalu datanglah bawahan. Pengguna mengatur tugas - baik untuk pemrogram secara langsung, atau untuk saya, tetapi saya membagikan di antara mereka. Masalah kecil pertama kali muncul - bagaimana membuat orang menyelesaikan tugas? Mudah untuk memaksakan diri, tetapi kadang-kadang ada kesulitan dengan bawahan. Kesulitan-kesulitan ini dapat diatasi dengan mudah - dengan metode manajemen dan kepemimpinan yang sederhana.
Ketika Anda memimpin perubahan, semuanya berbeda. Struktur manajemen yang tidak biasa dimasukkan, mirip dengan proyek dan matriks. Perbedaan di antara mereka kecil, dan lebih tergantung pada tampilan perubahannya. Jika Anda menganggap mereka sebagai proyek, yaitu, aktivitas target terbatas dalam waktu, maka akan ada struktur proyek. Jika Anda berpikir perubahan itu selamanya, Anda mendapatkan matriks.
Tetapi kedua struktur memiliki satu kesamaan - tidak ada yang sepenuhnya tunduk kepada Anda. Setiap karyawan memiliki manajer fungsional. Misalnya, pemasok memiliki direktur pengadaan. Penjual memiliki direktur penjualan atau manajer lini produk. Dan sebagainya.
Dan inilah saya dengan perubahan saya. Tim tersebut terdiri dari orang-orang dari posisi yang berbeda - baik manajer, dan pekerja kantor biasa, dan orang-orang dari produksi. Seseorang siap untuk menghabiskan separuh waktu berpartisipasi dalam proyek, beberapa setengah minggu seminggu, ada juga jiwa-jiwa yang mati - mereka yang hanya berada di tim.
Kesulitan dimulai dengan pelaksanaan tugas. Anda memberi tahu orang itu - lakukan ini, sebagai bagian dari proyek perubahan. Kepala mengangguk, pergi, tetapi tidak ada hasil. Anda bertanya pada pertemuan berikutnya - oh, katanya, sial, sekali, ada banyak pekerjaan dasar, kita memiliki penyumbatan di sana sama sekali, maka saya akan melakukannya.
Awalnya saya berpikir bahwa hanya non-pemimpin yang memiliki masalah seperti itu. Pada prinsipnya, kasus serupa telah terjadi. Misalnya, ketika seorang tenaga penjualan ada di tim proyek perubahan dan manajernya tidak, karena alasan tertentu. Bos hanya menyabot proyek, yang dapat dimengerti - siapa yang ingin memberikan sebagian waktu kepada bawahannya, tidak mengerti kepada siapa?
Namun ternyata para pemimpin yang termasuk dalam tim perubahan juga berperilaku serupa. Mereka juga tidak menyelesaikan tugas. Ternyata hanya dengan instruksi yang sangat sederhana yang dapat dilakukan dengan cepat, atau bahkan tanpa meninggalkan tempat (seperti "kirimi saya file Anda dengan deskripsi proses").
Tugas, sebagai alat manajemen, tidak bekerja dengan andal. Tentu saja, Anda bisa terus merekamnya, melacak kinerjanya dan menunda tenggat waktu tanpa henti, dan kemudian mengatakan bahwa saya melakukan semua yang saya bisa. Tetapi saya adalah manajer proyek perubahan, dan saya ingin mencapai hasil.
Jadi masalahnya. Tugas dilakukan dengan buruk jika tidak diminta. Dalam kasus saya, mereka opsional di dalam kotak. Pertama, mereka tidak dilamar oleh atasan langsung. Kedua, tidak berlaku untuk kegiatan saat ini.
Saya harus segera menemukan solusi.
Apakah saya satu-satunya?
Menyadari masalah saya, saya mulai memperhatikannya dengan orang lain. Pertama-tama, pada pertemuan para pemimpin.
Penanda adalah frasa seperti "Jadi, saya ingat, kami ingin melakukan ...", atau "Yah, masalah ini perlu dibahas secara terpisah ...", "Saya sudah mengatakan apa yang perlu dilakukan selama tiga tahun ...", "Omong-omong, mengapa sejauh ini ... "," Tunggu, kami agak lama memutuskan bahwa Anda ... ", dll.
Ternyata perusahaan memiliki banyak masalah yang tidak diatasi. Sebagian besar dari mereka memiliki dua fitur utama:
- tidak ada tugas yang diformalkan;
- pertanyaan terkait perubahan.
Ketika suatu tugas diajukan yang terkait dengan aktivitas fungsi saat ini, biasanya terpenuhi. Jika tugas yang terkait dengan tugas langsung hanya secara tidak langsung, maka, sebagai suatu peraturan, itu bergerak secara dinamis.
Terkadang tugas ditetapkan. Meskipun tidak ada sistem elektronik, mereka berbicara secara lisan, kira-kira apa yang perlu dilakukan. Pernyataan masalah, sebagai suatu peraturan, berisi spidol seperti "Untuk menyelesaikan pertanyaan ...", "Untuk membahas dengan itu ...", "Untuk mengatur pertemuan tentang topik ...", "Untuk menganalisis situasi untuk ...", "Untuk membuat keputusan tentang ...".
Jika tugas itu direkam dalam buku catatan, itu berhasil dilupakan. Notebook perusahaan besar umumnya merupakan cara yang menyenangkan untuk mengelola tugas. Saya menuliskan apa yang mereka katakan hari ini, membalik halaman, dan Anda tidak akan pernah kembali ke sana.
Ketika tugas-tugas semacam itu mulai ditetapkan melalui sistem informasi, pelaksanaan disiplin agak berkembang, tetapi hanya secara formal. Jika seseorang diberi tugas "Menganalisis pertanyaan ...", maka hasil eksekusi adalah kalimat "Menganalisis pertanyaan", dan sejenisnya.
Begitu mereka menerima jawaban seperti itu, dua menerima, dan ditinggalkan. Mereka menulis dalam tugas hanya apa yang bisa dimengerti - bawa ke sana, bawa ke sana, laporkan eksekusi. Dan pertanyaan yang bukan tugas kadang-kadang hanya disuarakan, dengan spidol yang sama seperti "Jadi, saya ingat satu pertanyaan ...".
Masalah yang saya temukan dalam diri saya relevan untuk seluruh perusahaan. Ada tugas, dan ada pertanyaan. Entah bagaimana tugas terpenuhi, pertanyaan - hanya hang out, kadang-kadang melayang dalam memori si penanya.
Tiga paku
Dari kenyataan bahwa masalahnya adalah umum, dan itu menjadi lebih menarik. Dia mulai menonton lebih dekat. Meskipun sebagian besar masalah ini tidak diselesaikan, ada pengecualian. Penting untuk memahami metode mana yang berfungsi dan mana yang tidak.
Di suatu tempat secara kebetulan saya bertemu lelucon tentang tiga paku. Saya akan mengutip:
Zaman Soviet. Kongres manajer untuk bertukar pengalaman. Ketua manajemen paling maju ditanya:
- Dan bagaimana Anda bisa melakukan begitu banyak?
Dia menjawab:
- Sangat sederhana! Metode tiga kuku. Saya memiliki tiga paku yang didorong di atas meja. Ketika pesanan atau permintaan datang kepada saya, saya menulisnya di selembar kertas dan menggantungnya di atas paku. Dan saya tidak melakukan apa-apa. Ketika pengingat pertama datang, saya lebih besar dari pada paku kedua. Setelah pengingat kedua, ke yang ketiga. Dan hanya setelah pengingat ketiga - saya melanjutkan ke eksekusi. Namun, beberapa pesanan mencapai paku ketiga.
Sebuah lelucon, tetapi sebenarnya inilah yang terjadi. Pertanyaannya ditunda, atau tugas diajukan - dan diam. Jika pemimpin ingat, dan sekali lagi mengajukan pertanyaan, dia akan menjawab "ya, kita bertunangan, belum siap", dia akan tenang dan lupa. Jika dia ingat lagi, maka semuanya akan terjadi lagi.
Ternyata masalahnya terdiri dari dua bagian:
- untuk mengingat, atau lebih tepatnya, tidak melupakan;
- untuk bertahan - pergi ke kuku ketiga dan selanjutnya.
Dalam sebagian besar situasi yang saya lihat, kedua sisi masalah muncul. Beberapa orang lupa tentang masalah yang mereka angkat sendiri. Hal ini terutama berlaku bagi para pemimpin senior yang harus mengingat konteks yang sangat luas - pertanyaan opsional baru saja hilang darinya.
Ada orang-orang dengan ingatan yang baik, tetapi tidak memiliki ketekunan. Atau rasa malu yang berlebihan. Begitu mereka berkata, untuk kedua kalinya mereka akan mengingatkan, dan kemudian ... Entah bagaimana tidak nyaman. Mungkin dia ingat segalanya dan melakukannya? Apa yang akan saya, seperti orang bodoh, jalani dan tanyakan lagi?
Kemudian sebuah pengecualian menarik perhatian saya - seseorang yang tugasnya dilakukan. Untuk waktu yang lama, membosankan, dengan bersumpah dan, kadang-kadang, air mata (itu adalah seorang wanita), tetapi terpenuhi. Saya memperhatikannya sebentar - saya ingin memahami bagaimana dia berhasil melewati tiga paku.
Tugas dan pertanyaan
Ternyata dia hanya berbagi tugas dan masalah - baik sebagai entitas dan sesuai dengan algoritma kontrol.
Semuanya jelas dengan tugas - itu bertindak dalam kerangka sistem informasi yang ada. Saya mengatur tugas, menyetujui waktu dan mengendalikan implementasinya. Sebenarnya, sistem itu sendiri dikontrol - untuk pesanan yang terlambat, gaji menurun.
Tetapi beberapa tugas tidak merangkak melalui sistem - yang sangat, opsional. Penerima hanya menolak mereka, dengan kata-kata yang berbeda. Entah persetujuan direktur diperlukan, maka "bukan tugas saya", maka "Saya tidak akan menerima, sekarang tidak ada waktu untuk eksekusi".
Tetapi gadis itu gigih dan wajib, jadi dia mulai menulis pertanyaan-pertanyaan ini di selembar kertas dan membawanya bersamanya ke pertemuan. Dan suara di setiap kesempatan.
Secara formal, ini bukan pernyataan masalah. Hanya pertanyaan, atau permintaan, atau permintaan, atau keluhan yang berirama, disuarakan setiap minggu. Dan, yang paling menarik, akhirnya dieksekusi.
Ternyata algoritma yang cukup sederhana:
- tugas dan pertanyaan - secara terpisah;
- tugas menjalani hidup mereka sendiri;
- pertanyaan selalu dikumpulkan di satu tempat, di tangan;
- perlu menyuarakan pertanyaan-pertanyaan ini secara teratur;
- dan kemudian semuanya akan berhasil.
Dengan wanita cantik inilah saya memutuskan untuk mengambil contoh. Saya perlu memecahkan masalah yang sama.
Upaya pertama
Awalnya saya juga mencoba menggunakan buku catatan atau selembar kertas, tetapi dengan cepat membuangnya.
Pertama, ia tumbuh dengan cepat - bukan dengan menambahkan pertanyaan, tetapi karena catatan dan komentar. Setiap kali, bertanya kepada orang itu lagi, saya membuat catatan pendek - apa yang dia jawab ketika waktu berikutnya untuk mengingatkan.
Kedua, sepertinya tidak nyaman bagi saya untuk menyimpan tugas dan pertanyaan di tempat yang berbeda. Satu di komputer, yang kedua di selembar kertas.
Ketiga, karena distribusi teritorial (4 titik yang tersebar di seluruh wilayah) saya mengajukan sebagian besar pertanyaan di Internet - e-mail, pesan instan, skype. Makalah dalam rantai ini tampak berlebihan.
Saya memutuskan untuk mencari alat dalam sistem. Pada masa itu, itu adalah modifikasi 1C: Workflow. Ada fungsi seperti itu - "Letakkan di kontrol." Dalam penampilan - apa yang Anda butuhkan. Anda mengambil objek apa pun, meletakkannya di bawah kendali, menunjukkan periode (untuk diri sendiri). Anda dapat menulis komentar untuk diri sendiri. Tenggat waktu datang, pemberitahuan keluar, Anda masuk, ingat, Anda menulis surat atau pesan kepada seseorang.
Pilihan lebih lanjut sedikit. Jika berhasil dengan satu kuku, maka semuanya baik-baik saja - Anda berhenti memantau. Jika tidak, Anda dapat memindahkan istilah kontrol saat ini, dan menambahkan komentar. Nyaman - ternyata kertas yang tumbuh cepat sama, hanya dalam bentuk elektronik. Pilihan lain adalah menghentikan kontrol ini dan memulai yang baru pada objek yang sama. Akan ada komentar baru, dan tenggat waktu baru. Tapi kemudian itu tidak nyaman untuk mengumpulkan sejarah - bagaimana pertanyaan bergerak sepanjang paku.
Saya juga mencoba melalui pandangan, tetapi ada bahkan lebih buruk daripada di selembar kertas dan di 1C. Hasilnya, saya membuat otomatisasi sederhana.
Otomasi
Sulit untuk menyebutnya otomatisasi - berfungsi selama beberapa jam. Tetapi pentingnya masalah yang diselesaikan menyisihkan keraguan seperti "tidak, itu tidak bisa begitu sederhana."
Saya menyukai gagasan mengatur kontrol objek apa pun, dan saya juga menerapkannya.
Tetapi ada masalah kecil - di mana objek yang harus saya tulis pertanyaan saya untuk kontrol? Dalam tugas? Kepada siapa? Untuk dirimu sendiri Mereka akan ikut campur, dalam daftar tugas umum.
Akibatnya, ia menciptakan objek sederhana, yang ia sebut "Pertanyaan untuk kontrol".
Berikutnya adalah apa yang saya lewatkan di 1C: Manajemen dokumen adalah kontrol yang konsisten yang mengatasi sejumlah paku. Anda dapat melampirkan sejumlah kecil tugas mini ke objek yang dikontrol dengan laporan mini, tenggat waktu, dan tanda penyelesaian.
Awalnya terasa aneh bagi saya untuk membuat semacam catatan kontrol, tetapi kemudian, dalam praktik nyata, saya menemukan bahwa dalam sebulan saya tidak dapat mengingat apa yang sebenarnya ingin saya lakukan, dengan siapa saya harus berbicara, bagaimana semuanya berakhir terakhir kali, dll. Oleh karena itu, catatan kecil diperlukan.
Sekarang, untuk setiap pertanyaan terkontrol, seluruh kisah digantung dari kuku ke kuku akan.
Menggunakan riwayat kontrol ternyata sangat nyaman bagi saya secara pribadi. Kepala segera mulai membebaskan diri dari pertanyaan yang sebelumnya harus diingat, atau disalin dari kertas ke kertas, atau disalin dari satu titik kontrol ke titik kontrol lainnya. Waktunya telah tiba - Anda masuk, melihat, dengan cepat mengingat dan mengingatkan.
Agar tidak ketinggalan poin kontrol, saya membuat cookie sederhana yang mengumpulkan semua poin di satu layar.
Untuk setiap objek, titik kontrol terakhir dengan istilahnya sendiri ditampilkan. Juga, ada tautan ke breakpoints sebelumnya. Pewarnaannya sederhana:
- hijau - semuanya baik-baik saja, masa kendali belum tiba;
- merah - batas waktu telah berakhir;
- ungu - kontrol idle ketika batas waktu tidak diatur dan tugas tidak direkam.
Sebenarnya itu saja. Apa yang saya kendalikan, bagaimana saya menggunakannya, tugas dan tenggat waktu apa yang saya tetapkan untuk diri saya sendiri, hanya dapat dilihat oleh saya. Yah, saya mulai menggunakannya.
Hasil
Saya dengan cepat menjadi seperti gadis itu dengan siapa saya mengambil contoh. Pertanyaan penting bagi saya juga terpenuhi. Selain itu, tidak masalah orang seperti apa yang kita bicarakan - pemilik toko atau pemilik.
Ada beberapa perbedaan dalam frasa dan teks yang kami gunakan saat mengingatkan. Jadi saya memiliki seluruh sejarah kendali, kemudian saya menambahkan "secara umum, pertanyaannya telah menggantung selama satu bulan sekarang" dan "terakhir kali Anda mengatakan ...", baik, atau "Anda mengatakan hal yang sama 3 kali berturut-turut". Metrik secara umum. Berapa banyak kuku yang diatasi, kapan, dan dalam keadaan apa.
Orang lucu bereaksi. Pada awalnya - mereka terkejut, tersenyum dan melakukan apa yang saya minta. Rupanya, itu sangat tidak biasa sehingga pertanyaan itu melebihi setidaknya pada kuku kedua, yang membantu karena satu kepentingan.
Kemudian mereka menyadari bahwa saya merencanakan sesuatu atau menggunakan beberapa trik, dan mulai menolak. Mungkin, mereka berpikir bahwa dia tidak akan sampai ke kuku ketiga, hanya beberapa jenis menjengkelkan tertangkap.
Dan kemudian, ketika yang keempat, kelima, dll pergi paku, berdamai dan mulai membantu. Beberapa orang bertanya apa yang ada dalam pikiran saya, dan seberapa banyak yang menjengkelkan. Saya mengatakan bahwa saya menuliskan pertanyaan di selembar kertas.
Keengganan adalah untuk menjelaskan bahwa masalah tiga kuku diselesaikan dengan sangat sederhana. Mungkin Anda juga menyelesaikannya dengan cara yang sama? Atau apakah Anda tidak memiliki masalah seperti itu?