TDMS adalah lingkungan berorientasi objek yang terkenal untuk menyimpan dan mengelola berbagai data dan proses. Setelah mengatur objek dan proses bisnis, Anda dapat menerapkan sistem TDMS di hampir semua area subjek. Pengaturan adalah deskripsi dalam bahasa TDMS objek domain, status dan aturannya untuk mengelola objek ini. Selanjutnya, kami membentuk struktur perusahaan, menetapkan hak akses dan peran, dan sebagai hasilnya kami mendapatkan Konfigurasi unik.
Kami
meluncurkan publikasi
TDMS Fairway - konfigurasi untuk desainer dan manajer proyek. Proses Bisnis TDMS Fairway didasarkan pada PMBOK, sebagai serangkaian aturan untuk manajemen proyek, dan mendukung proses tradisional untuk pengembangan estimasi desain untuk GOST Rusia.
Manajemen proyek
Manajemen proyek di dunia modern diakui sebagai disiplin ilmu. Lembaga publik dan swasta di banyak negara menghabiskan waktu dan sumber daya mereka mempelajari metode manajemen. Berbagai organisasi internasional dan regional dan komunitas spesialis manajemen sedang dibentuk. Banyak pengalaman telah terakumulasi dalam aplikasi praktis pengetahuan tentang manajemen proyek, dan pesatnya perkembangan teknologi informasi dalam beberapa tahun terakhir memiliki efek positif pada penyebaran pengetahuan ini.
Ada banyak standar dan pedoman untuk manajemen proyek. Yang paling terkenal mungkin adalah seperangkat aturan (atau juga disebut "set praktik terbaik") oleh PMBOK, Badan Pengetahuan Manajemen Proyek, dalam edisi ke-5 2013 yang sekarang. Standar mendasar ini mendasari pedoman serupa dari berbagai negara. Ini diterbitkan oleh American Institute of PMI.
Penggunaan PMBOK bersifat sukarela, tetapi di negara-negara maju, hampir semua organisasi desain dan teknik mengakui nilai dan pentingnya metodologi dan pendekatan untuk mengatur manajemen proyek sesuai dengan standar ini. Ada kursus khusus dan ujian sertifikasi untuk pengetahuan tentang PMBOK.
Insinyur Bersertifikat PMI adalah spesialis manajemen proyek yang diakui. Biaya untuk memperoleh sertifikat semacam itu lebih dari dibayar oleh kompetensi tingkat tinggi dalam manajemen proyek, keputusan efektif yang dibuat, dan organisasi yang terampil dalam kegiatan proyek di bidang bisnis apa pun. Itulah sebabnya di lingkungan manajerial, pengetahuan tentang salah satu standar manajemen proyek dan terutama PMBOK dihargai.
Organisasi juga berusaha untuk menggunakan praktik terbaik dalam manajemen proyek dalam pekerjaan mereka - ini di masa depan akan meningkatkan daya saing dan efektivitas mereka.
Tetapi di bidang desain arsitektur dan konstruksi, terutama dalam organisasi domestik, masalah manajemen proyek memiliki fitur, terutama terkait dengan pengalaman perencanaan dalam kondisi ekonomi sebelumnya: pertama, ekonomi yang direncanakan, kemudian periode transisi. Banyak organisasi desain besar di Rusia memiliki lebih dari setengah abad sejarah. Proses manajemen mereka didasarkan pada pengalaman generasi spesialis usia. Sebagai aturan, setiap organisasi besar memiliki pusat komputer sendiri, dan pekerjaan utamanya adalah pemeliharaan kalender dan perencanaan jaringan. Dan dengan situasi pemuatan yang direncanakan, kegiatan banyak perusahaan hampir identik dengan kegiatan pabrik produksi dokumentasi.
Tugas utama adalah memuat sumber daya secara efisien. Perkembangan ekonomi global telah mengarah pada kenyataan bahwa efisiensi organisasi desain besar seperti itu telah menurun ke tingkat yang tidak dapat diterima karena kecepatan respons yang sangat rendah terhadap perubahan kebutuhan pasar.
Masalah lain dari organisasi besar tersebut adalah proses dokumentasi mereka yang unik. Upaya untuk mengotomatiskan proses-proses ini mengarah pada fakta bahwa organisasi menciptakan kelompok pemrogram mereka sendiri dari berbagai tingkat keterampilan. Solusi yang dihasilkan, sebagai suatu peraturan, memuaskan kebutuhan organisasi desain, tetapi hanya untuk sementara waktu.
Teknologi CAD berubah, teknologi BIM datang, programmer dipaksa untuk terus-menerus melengkapi sistem perangkat lunak. Sistem seperti ini didasarkan pada satu atau dua programmer terkemuka dan menjadi usang dari waktu ke waktu. Harap perhatikan bahwa sekarang kami tidak mempertimbangkan situasi di mana integrator sistem (perusahaan dengan pengalaman dan pengalaman bertahun-tahun) bekerja untuk menciptakan sistem yang unik
Masalah lain dengan sistem yang unik adalah sulitnya bertukar data dengan organisasi lain. Skema yang berbeda dalam mengatur penyimpanan data mengarah pada fakta bahwa sumber daya tambahan terlibat dalam transfer data dan waktu terbuang untuk mengonversi data, menjelaskan atau mendokumentasikan metode pertukaran data, dan merancang berbagai peraturan pertukaran data "satu kali".
Secara umum, analisis pendekatan organisasi desain besar untuk merancang manajemen memungkinkan kami untuk menyimpulkan bahwa biaya overhead yang tinggi diperlukan untuk mendukung proses manajemen desain
Pertimbangkan organisasi dari skala yang berbeda - biro desain berukuran kecil dan menengah (hingga 40 pekerjaan). Realitas ekonomi dan tren yang diamati memberi tahu kita bahwa masa depan terletak tepat pada perusahaan semacam itu - dengan cepat dan efisien menguasai semakin banyak teknologi baru dalam manajemen dan desain.
Organisasi seperti itu biasanya tidak menggunakan solusi Primavera atau SAP yang mahal. Mereka mencari mitra anggaran, tetapi bagaimanapun mereka harus menyesuaikan solusi yang ditemukan dengan standar domestik.
Selain itu, organisasi seperti itu dibentuk justru karena fakta bahwa organisasi desain besar menjadi tidak efektif. Proaktif, desainer muda tidak melihat prospek menghasilkan pendapatan tambahan dengan metode tradisional dalam menjalankan bisnis desain, dan ... menciptakan organisasi baru yang bebas dari metode usang.
Dalam organisasi baru ini, para pemimpin awalnya berfokus pada pendekatan proyek, seperti yang dijelaskan dalam PMBOK. Mereka mencoba mempelajari dan menerapkan metode manajemen proyek modern. Para pemimpin organisasi yang progresif seperti itu tidak siap dan tidak ingin menghabiskan waktu (dan signifikan) untuk perbaikan apa pun pada program-program unik yang tidak terkait dengan menghasilkan keuntungan dari kegiatan inti.
Dalam situasi yang dijelaskan, solusi manajemen proyek khusus industri yang menerapkan prinsip-prinsip PMBOK dan memperhitungkan persyaratan modern Rusia untuk dokumentasi dan proyek akan diminati di pasar sistem manajemen proyek. Apalagi jika mereka memiliki harga yang menarik.
Membuat TDMS Fairway
Saat ini, banyak organisasi Rusia secara luas menggunakan platform TDMS domestik sebagai sistem manajemen dokumen elektronik.
TDMS adalah media berorientasi objek untuk menyimpan informasi tentang data dan proses.
Ini memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem TDMS di hampir semua area subjek setelah pengaturan yang disebut. Pengaturan adalah deskripsi dalam bahasa TDMS objek domain, status objek-objek ini dan aturan berdasarkan objek yang dapat mengubah statusnya. Konsep ini juga mencakup manajemen hak akses, peran pengguna, peran bisnis dalam organisasi. Kompleks menghasilkan beberapa yang disebut Konfigurasi. Konfigurasi TDMS adalah perangkat lunak tambahan yang didasarkan pada platform TDMS, yang dikembangkan untuk perusahaan tertentu dan mencakup proses bisnis yang ada dari perusahaan tersebut seluas mungkin. Oleh karena itu, untuk mengembangkan Konfigurasi, Anda perlu menarik profesional berpengalaman: manajer tugas, arsitek sistem, analis, programmer.
Dalam proses pengerjaan berbagai tugas teknis, muncul ide untuk mengambil persyaratan umum yang disajikan ke sistem TDMS oleh organisasi desain besar dan menggabungkannya ke dalam solusi standar.
Dalam proses pengerjaan konfigurasi yang berbeda, para ahli kami mengandalkan metodologi PMBOK, seperangkat aturan yang terkenal dan praktik terbaik untuk manajemen proyek. Gagasan berbuah muncul: untuk membuat konfigurasi TDMS awalnya sesuai dengan prinsip-prinsip PMBOK. Dalam hal ini, solusi perangkat lunak akan sesuai dengan proses yang telah dijelaskan, diadopsi di antara para profesional manajemen proyek.
Hal utama yang diperlukan selama pengembangan program
Fairway TDMS adalah kepatuhan terhadap norma dan aturan Rusia. Standar tersebut adalah GOST R 21.1101-2013 “Persyaratan dasar untuk proyek dan dokumentasi kerja” dan Keputusan No. 87 “Mengenai komposisi bagian dokumentasi proyek dan persyaratan untuk kontennya”.
Bagaimana TDMS Fairway Bekerja
TDMS Fairway adalah konfigurasi TDMS yang dikonfigurasi untuk mendukung proses dokumentasi desain yang paling banyak diminta untuk tahap desain P dan R.
Basis sistem adalah objek informasi: Dokumen, Tugas, Bagian proyek, Volume, Dokumen masuk, Pesanan dan banyak lainnya.
Setiap objek informasi memiliki properti (atribut), dan tindakan. Salah satu properti adalah status objek informasi. Ini adalah status yang menentukan hak akses karyawan yang berbeda untuk objek, serta daftar tindakan yang mungkin dengan objek. Beberapa objek informasi memiliki kemampuan untuk membuat dan menyimpan versi objek-objek ini. Misalnya, dokumen yang berisi album OOS perlindungan lingkungan untuk diterbitkan mungkin memiliki versi aktif 24. Namun Anda memiliki kesempatan untuk melihat, atau bahkan mengaktifkan, salah satu versi sebelumnya. Dalam beberapa kasus: mengerjakan komentar, membuat perubahan, berbagai perselisihan dengan pelanggan dan kontraktor, adalah fungsi yang sangat diperlukan.
Anda mungkin memperhatikan bahwa sebagian besar sistem manajemen data lain bekerja dengan cara ini. Ini memang benar. Tetapi TDMS Fairway memiliki perbedaan yang signifikan.
Sistem manajemen desain ini juga memuat template tindakan khas, nama bagian, struktur proyek yang diperlukan untuk desainer Rusia - inilah yang membedakan TDMS Fairway dari program lain. Bersama dengan TDMS Fairway, desainer juga menerima rekomendasi (metode) untuk mengembangkan dokumentasi, melakukan tugas-tugas khas, dan mendukung proses yang paling diperlukan.
Ada tiga subsistem di TDMS Fairway:
1. Manajemen dokumen organisasi dan administrasi (ARD);
2. Alur kerja teknis;
3. Arsip elektronik.
Modul ARD mendukung, seperti dalam sistem lain yang serupa, proses dasar untuk membuat, merekam, dan menyimpan jenis dokumen berikut:
• Pesanan, Pesanan;
• Dokumen yang masuk;
• Dokumen keluar;
• Layanan dan memo;
• Kontrak.
Modul manajemen dokumen teknis mengelola jenis dokumen ini:
• Dokumen proyek;
• Tugas untuk implementasi berbagai aksi desain;
• Risalah rapat teknis;
• Izin untuk melakukan perubahan;
• Proyek, bagian dari proyek;
• Waybill.
Arsip elektronik mengakumulasi semua dokumen yang dibuat dalam modul manajemen dokumen teknis, serta semua dokumen yang ingin disimpan organisasi dalam arsip elektronik untuk masa depan. Misalnya, memindai arsip kertas lama, atau arsip dalam bentuk elektronik, diakumulasikan pada tahun-tahun sebelumnya dan berlokasi di berbagai server file, atau, dalam kasus terburuk, pada CD-ROM.
Untuk memastikan pekerjaan semua desainer dan karyawan organisasi dengan fasilitas yang diperlukan, subsistem kerja dengan tabel kepegawaian dibuat di TMDS Fairway.
Bertanggung jawab atas manajemen personalia dapat memperhitungkan semua posisi, pergerakan, penggantian, lembar waktu setiap karyawan.
Fitur lain dari sistem TMDS Fairway adalah integrasi dengan AutoCAD, nanoCAD, KOMPAS, dan lain-lain. Dalam sistem TMDS Fairway, ada perintah untuk menggunakan mekanisme tautan eksternal, sehingga memudahkan untuk mentransfer tugas antar subkontraktor, dan agar semua desainer hanya dapat menggunakan versi dokumen, gambar, dan media yang saat ini tersedia. Ada juga modul tambahan untuk TMDS - yang disebut antarmuka: Addins untuk AutoCAD dan nanoCAD, yang membuat bekerja dengan tautan eksternal lebih nyaman.
Bekerja dengan menggambar file dikonstruksi sebagai berikut. Gambar disimpan dalam objek informasi - dokumen proyek, seperti dalam wadah. Jika dokumen berada dalam status yang memungkinkan pengeditan, dan hak pengguna mengizinkan pengeditan dokumen, maka gambar dari database disalin melalui jaringan lokal dari server basis data (atau dari server file) ke komputer pengguna.
Dokumen dalam database diblokir untuk sisanya. Mulai saat ini, gambar terbuka untuk diedit dalam program yang diperlukan.
Setelah membuat perubahan dan menyimpan file di komputer lokal, pengguna menyimpan perubahan ke database. Objek informasi pada saat ini dirilis (check-out) dan semua orang dapat bekerja dengannya sesuai dengan proses dan hak akses. Anda juga harus memahami bahwa ketika objek dikunci, semua orang masih dapat membaca file dari dokumen yang terkunci, misalnya, ketika mereka digunakan sebagai tautan eksternal.
Objek informasi - dokumen, sebagaimana disebutkan di atas, adalah wadah untuk file jenis apa pun. Tidak hanya gambar, tetapi juga file grafik, foto, dokumen teks WORD, tabel EXCEL, dll. Setelah file diekstraksi dari database ke komputer pengguna (operasi ini juga dikenal sebagai "check-in / check-out" "," Ekstraksi / kembali ") itu terbuka untuk mengedit dalam program yang diinginkan. Mekanisme ini memungkinkan Anda untuk menyimpan semua jenis file dalam wadah dokumen. DWG dan DOC untuk pengembangan dokumentasi, XLS untuk perhitungan, PDF untuk pembentukan volume dokumentasi, file skema perhitungan, estimasi data awal, dll.
Anda dapat mencoba memahami struktur proyek dengan cara yang berbeda: sebagai sistem penyimpanan file dengan folder pintar. Peran folder dimainkan oleh dokumen kontainer, masing-masing dengan atributnya sendiri. Mungkin interpretasi seperti mekanisme kerja Fairway TDMS akan membantu untuk dengan cepat memahami esensi sistem dan membuat keputusan tentang implementasi sistem dalam organisasi.
Sebagai kesimpulan, mari kita lihat beberapa proses penting untuk desainer yang Anda dapat menggunakan program manajemen proses desain TDMS Fairway.
Contoh Proses
Proses mempersiapkan dokumentasi proyek
Ini adalah salah satu proses utama untuk mana TDMS Fairway dibuat. Untuk desain proyek konstruksi modal untuk tujuan non-produksi, diagram alir pengembangan dokumentasi termasuk dalam pengiriman
TDMS Fairway . Gambar tersebut menunjukkan bagian dari skema ini, yang mencakup lebih dari seratus elemen terpisah.
Proses umum pekerjaan adalah sebagai berikut.
- Proyek terdaftar dalam sistem, tahapan yang akan dikembangkan ditentukan (P, P, atau keduanya bersamaan).
- ISU mengisi dokumen, data awal: kerangka acuan, jadwal pengembangan, spesifikasi teknis, izin awal. Mulai saat ini, setiap desainer yang berpartisipasi dalam proyek memiliki kesempatan untuk bekerja dengan dokumen-dokumen penting ini. Jika beberapa dari dokumen ini tidak tersedia di awal pekerjaan (misalnya, spesifikasi belum diterima), maka mereka dapat dimasukkan saat tersedia. Pada saat yang sama, versi dokumen berikutnya terbentuk, dan semua desainer bekerja dengannya. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menyebarluaskan versi saat ini di antara tim proyek.
- ISU (atau asistennya) membuat struktur proyek menurut GOST R 21.1101-2013, menambahkan subbagian, bagian, buku yang diperlukan. Tetapi penambahan bagian-bagian yang mendasarinya dapat dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab atas bagian dari proyek - dengan cara ini, buku dapat ditambahkan seperlunya, pada tahap pengembangan selanjutnya. Dalam hal ini, tim khusus dapat membuat dokumen yang diperbarui "Komposisi Proyek". Dokumen ini tersedia untuk pengembang untuk memasukkan dokumentasi ke dalam volume pengembangan mereka. Komposisi proyek pada awalnya dibentuk dan disimpan dalam proyek dalam format DOC. Ini memungkinkan Anda untuk menggunakannya semudah mungkin, misalnya, memeriksa dan mencetak dalam format PDF. Selanjutnya, menggunakan berbagai program pemrosesan PDF, Anda dapat dengan mudah membuat album lengkap dengan sampul, judul, komposisi proyek, izin untuk membuat perubahan.
- ISU (atau asistennya) mendefinisikan unit yang bertanggung jawab untuk pengembangan. Untuk melakukan ini, ia memilih mereka yang bertanggung jawab untuk masing-masing bagian proyek, atau untuk setiap set dokumentasi kerja.
- ISU (atau asistennya) menciptakan "Penugasan dari ISU" dan memulai bagian dalam pekerjaan.
- Orang yang bertanggung jawab atas bagian tersebut memeriksa penugasan, membawanya ke tempat kerja, menentukan penampil, dan memberi mereka masing-masing "Tugas untuk penampil" dengan ketentuan untuk kontrol. Pada saat yang sama, aturan umum dipatuhi - orang yang bertanggung jawab tidak dapat menetapkan tenggat waktu untuk tugas di luar tenggat waktu untuk tugas di atasnya.
- Pelaku di tingkat mereka mengambil tugas untuk bekerja, mengembangkan dokumen (membuat kartu dokumen dan melampirkan file DWG ke mereka, atau file format lain yang diperlukan untuk pengembangan).
- Pelaku setiap hari memasukkan informasi tentang biaya tenaga kerja ke dalam tugas mereka: mereka memasukkan persentase kesiapan tugas pada waktu tertentu. , , .
- , , . , . .
- , , , .
- , , .
- , , / .
- Jika pendapat pakar negatif diterima, atau alasan lain muncul, ISU akan memulai prosedur untuk mengubah proyek, mengulangi paragraf 4-12.
- Jika pendapat ahli positif, ISU mengirimkan proyek ke arsip.
Format artikel ulasan tidak memungkinkan pertimbangan mendalam tentang berbagai metode pengembangan dokumen, urutan penugasan tugas untuk pengembangan proyek yang efektif, proses pengendalian dokumentasi secara normatif. Proses-proses ini akan dibahas secara lebih rinci dalam artikel-artikel berikutnya tentang TDMS Fairway dan webinar produk.Sekarang kita akan melihat beberapa skenario untuk menggunakan TDMS Fairway di organisasi.Korespondensi dengan pelanggan
Ada organisasi yang tidak terlibat langsung dalam pengembangan dokumentasi, tetapi secara aktif menggunakannya. Mereka berspesialisasi, misalnya, dalam layanan di industri desain dan konstruksi: pelanggan teknis, pengawasan lapangan, teknik, dll.Dalam organisasi seperti itu, sebagai suatu peraturan, perlu untuk secara aktif berkomunikasi dengan berbagai pelanggan dan kontraktor. TDMS Fairway dapat digunakan untuk memproses data pada pihak lawan dan untuk memproses dan menyimpan korespondensi dan kontrak yang masuk dan keluar.Bekerja dengan korespondensi masuk dan keluar didukung oleh hampir semua sistem manajemen dokumen, dari gratis hingga mahal. Tetapi TDMS Fairway lebih baik dibandingkan dengan fakta bahwa TDMS juga dapat dengan mudah menyimpan desain dan dokumentasi yang berfungsi, dan sangat mudah untuk menghubungkan proyek dan korespondensi di dalamnya.Pertimbangkan bagaimana Anda dapat menggunakan TDMS Fairway di organisasi semacam itu untuk bekerja dengan korespondensi.- Kantor menerima dokumen, membuat kartu dokumen masuk, menerapkan pemindaian dokumen untuk itu dan mengirimkannya ke orang pertama untuk dilihat.
- Jika organisasi yang mengirim dokumen belum dimasukkan dalam daftar rekanan, maka pegawai administrasi memasukkan organisasi ke dalam register.
- Setelah penglihatan itu, dokumen itu terdaftar dan dikirim di sepanjang rute eksekusi.
- , :
a. .
b. .
c. .
d. .
e. .
f. . - .
- .
- , .
- TDMS .
Mari kita perhatikan organisasi yang tidak mengembangkan semua set dokumentasi, tetapi gunakan dokumentasi yang diakumulasikan selama bertahun-tahun dalam pekerjaan mereka saat ini. Ini dapat berupa biro desain di pabrik, kantor teknis di perusahaan besar, organisasi yang melayani real estat. Organisasi semacam itu juga dapat menggunakan TDMS Fairway untuk mengatur arsip elektronik dan mentransfer kumpulan dokumen dari penyimpanan file terstruktur ke arsip elektronik.Tindakan umum dalam kasus ini adalah:1. Mempersiapkan arsip dokumen untuk dipindahkan ke arsip:a.
Mengurutkan berdasarkan bagian proyek.b.
Membersihkan dari file sementara, menentukan komposisi minimum yang diperlukan berdasarkan file, berdasarkan jenis file.c.
Putuskan apakah akan menyimpan DWG dan PDF dalam satu atau dalam dokumen yang berbeda.d.
Untuk arsip kertas, keputusan dibuat untuk menyimpan semua halaman di bagian itu menjadi satu halaman PDF atau TIFF, atau menggunakan PDF terpisah untuk setiap lembar.2. Persiapan TDMS Fairway:a.
Identifikasi spesialis yang terlibat dalam pembentukan arsip elektronik, dimasukkannya mereka dalam kelompok kerja ISU dan Arsiparis.b.
Membuat templat proyek yang mencakup sejumlah besar bagian, buku. Ini akan membantu dengan mudah membuat proyek baru dan menghapus sub-bagian dan buku yang tidak perlu.c.
Membuat templat tugas dari GUI untuk membuat arsip - “Tugas A”.3. Pembuatan untuk setiap proyek kartu dengan atribut: Pelanggan, Kode, Nama, komposisi proyek:a.
Di satu bagian proyek, buat "tugas A" untuk diri sendiri dan transfer objek untuk bekerja.b.
Di setiap bagian (ayat, bagian, buku, set), buat dokumen dengan cipher yang diinginkan dan transfer file ke sana dari penyimpanan file lama. Jumlah dokumen tergantung pada keputusan yang dibuat pada langkah pertama proses.4. Tutup "Tugas A", terima pekerjaan, dan jalankan perintah transfer ke arsip.5. Ulangi langkah 3 dan 4 sampai semua proyek lama diarsipkan.Kesimpulan
Kami akan terus berbicara tentang kemampuan TDMS Fairway untuk menyelesaikan masalah praktis para desainer Rusia. Secara khusus, persyaratan untuk transfer dokumentasi elektronik untuk pemeriksaan menjadi lebih jelas, kontur pendekatan standar untuk teknologi pemodelan informasi di Rusia sedang muncul. Topik yang serupa dan serupa ini menghadirkan kepada kita, sebagai pengembang, dengan tugas yang sangat menarik dan kompleks. Kami akan menyelesaikannya dan berkembang bersama.
Dmitry Maslov, Manajer Proyek Otomatisasi Terpadu, Magma-Computer LLC