Merencanakan dengan senang hati. Bagaimana kami mengatur proses tanpa manajer

Perusahaan kecil atau perusahaan besar - di mana pun proses interaksi dengan pelanggan dibangun. Di suatu tempat ini dilakukan oleh produk / proyek (garis bawahi seperlunya), di suatu tempat, tim terlibat langsung dalam komunikasi. Saya dari kamp kedua. Dalam artikel ini saya akan memberi tahu Anda bagaimana tim kami membangun proses berinteraksi dengan pelanggan tanpa melibatkan manajer. Di bawah potongan, rencana tindakan tentang bagaimana hidup secara organik dengan sejumlah besar pelanggan tanpa membakar tenggat waktu dan tanpa melupakan Daftar Keinginan Anda.

Tim

Tim tempat saya bekerja mengembangkan API publik dan merupakan salah satu penyedia data utama untuk 2gis.ru dan mitra komersial. Permintaan pencarian apa pun dengan 2gis.ru melewati tim kami - kami menghasilkan data dalam respons.



Serangkaian tugas yang datang ke tim secara kondisional dapat direpresentasikan sebagai berikut:

• Harus memiliki tugas untuk implementasi komprehensif di mana seluruh departemen atau perusahaan bekerja. Itu tidak bisa dilakukan.
• Tugas Dukungan Produk. Jika ada yang rusak - harus ada waktu untuk memperbaikinya.
• Hutang teknologi. Kehadiran tugas-tugas ini tergantung pada kebutuhan dan jumlah orang lain. Sayangnya, dalam perjuangan prioritas, mereka adalah kandidat pertama untuk dieliminasi.
  
• Tugas dari pelanggan. Tugas-tugas yang tidak termasuk dalam rencana departemen, tetapi akan bermanfaat bagi satu pelanggan tertentu.

Jenis tugas pertama dan terakhir berasal dari orang yang sama, perbedaan utama adalah dalam prioritas dan ruang lingkup tugas ini. Jika Anda harus mengorbankan sesuatu, maka paling sering itu akan menjadi hutang teknis dan tugas dari pelanggan.

Contoh: tugas yang harus dimiliki adalah melepaskan beta.2gis.ru , tugas dari pelanggan adalah menambahkan bidang baru ke respons aplikasi.

Distribusi tugas hampir selalu kira-kira sama dengan yang dijelaskan di atas, tetapi pendekatan untuk bekerja dengan aliran tugas-tugas ini dulu berbeda dari yang sekarang.

Seperti sebelumnya

Kami adalah tim yang berhenti di tengah transisi dari scrum ke kanban. Mencoba untuk mengontrol aliran tugas menggunakan papan kanban, kami tidak meninggalkan set tugas bulanan yang kami rencanakan untuk dilakukan dalam sebulan - yaitu, kami mengetik sprint yang khas.

Kami mengumpulkan seluruh daftar tugas, menetapkan prioritas, dan peringkat di Google. Itu membutuhkan banyak kekuatan, saraf, dan waktu - karena itu, kami dilahirkan sebagai peran "rencana induk", yang ditransmisikan dalam tim. Seseorang dengan peran ini, selain tugas utamanya, sebulan sekali memeriksa kebenaran formula untuk menghitung sumber daya, mengumpulkan tugas yang harus dimiliki, Daftar Keinginan dari pelanggan dan keinginan tim. Dia mengadakan pertemuan tim yang panjang untuk menilai tugas-tugas ini dan mencoba memasukkannya ke dalam satu daftar pekerjaan, berdasarkan ide-idenya sendiri tentang prioritas. Pendekatan itu jauh dari ideal.

Masalah 1. Tidak jelas bagi pelanggan apa yang terjadi dengan tugas mereka.

Setiap bulan kami bertanya kepada pelanggan, "Apa yang akan terjadi jika kami tidak melakukan tugas ini?". Jika kegagalan untuk memenuhi tugas tidak menimbulkan kerugian moneter bagi kami, maka paling sering kami memberikan sumber daya tim untuk tugas-tugas tersebut, yang hasilnya akan terlihat oleh pengguna akhir. Seperti yang Anda ingat, ada 15 hingga 20 pelanggan, sehingga beberapa tugas berada di tumpukan selama bertahun-tahun dan menunggu di sayap.

Pelanggan tidak mengerti berapa banyak waktu akan berlalu dari saat tugas mengenai papan kanban. Saat menyusun rencana, kami mengatakan bahwa tugas akan selesai dalam waktu satu bulan. Mungkin Jika kita punya waktu. Selain itu, pelanggan tidak mengerti apa yang perlu dilakukan, dengan siapa berbicara, dan bagaimana menyelesaikan tugas.

Googlodok tidak informatif. Itu adalah daftar tugas selama sebulan dan tumpukan tugas yang ditransfer dari lembar ke lembar. Tugas hilang dan digandakan. Tidak jelas ke mana harus menyematkan tugas itu, bagaimana memahami apakah mereka membawanya ke sprint bulanan atau tidak. Dan secara umum, Google Dock tampak menjijikkan.

Masalah 2. Papan Kanban tidak mencerminkan kenyataan

Selain masalah dengan pelanggan, kami memiliki masalah dengan mempertahankan relevansi daftar tugas baik di papan tulis dan di jaminan. Dalam tumpukan itu ada tugas-tugas sejak zaman raja-raja, dan tugas-tugas baru hilang begitu saja. Hanya tugas dengan tenggat waktu atau dengan signifikansi tertinggi bagi tim yang lolos. Semua tugas lain terakumulasi di suatu tempat di bawah ini, di kedalaman papan, mengulangi tumpukan dan meningkatkan antrian tugas-tugas di todo, tanpa harapan.

Masalah 3. Tim tidak jelas apa yang terjadi dengan tugas-tugas tersebut

Di dalam tim tidak ada pemahaman yang jelas tentang dari mana tugas berasal, apa yang akan terjadi selanjutnya dan apa yang akan terjadi pada mereka yang berada di bagian bawah papan kanban. Mereka yang berusaha membenamkan diri dalam seluk-beluk proses tidak berbagi kegembiraan dalam perencanaan dan berusaha untuk tidak pernah kembali ke peran "rencana induk". Sebagian besar tidak tahu.


Secara umum, tidak ada yang jelas bagi siapa pun, tugas terakumulasi, pelanggan marah, tim tidak menyelidiki proses, karena rumit, dan Anda perlu melakukan sesuatu dengan semua ini. Dari semua masalah, kami menyimpulkan daftar langkah yang memecahkan dua masalah - untuk membuatnya transparan bagi pelanggan dan membuat tim transparan.

Jadikan pelanggan transparan

1. Mereka meninggalkan tugas serudukan dari semua jenis menjadi satu sprint besar dan kompleks. Seperti sebelumnya, serangkaian tugas utama untuk seluruh departemen berlangsung setiap beberapa bulan, setelah itu tugas yang harus dimiliki untuk periode berikutnya menjadi jelas. Di masa lalu, kami mencoba untuk memecahkan dan mengemasnya berdasarkan bulan, berjanji untuk melepaskan semua tugas pada akhir bulan. Kegagalan untuk memenuhi beberapa tugas menyebabkan pelanggan kurang memahami kapan mereka akan dirilis. Sekarang kami memberikan perkiraan berapa banyak dari mereka akan dimasukkan dalam beberapa bulan, dan kira-kira memecahnya dalam hitungan bulan. Dalam hal ini, kami memberikan pelanggan penilaian yang lebih kabur tentang waktu - misalnya, akan dilakukan pada bulan Februari atau Maret - tetapi perjanjian tersebut sesuai dengan pelanggan. Ini memberi mereka pemahaman tentang apa yang akan kami lakukan tanpa membuat janji palsu atau membanjiri sprint.
2. Pergi dari prioritisasi dalam guglodok ke prioritisasi di jira. Praktek ini menyebar ke hutang teknis, tugas dari pelanggan dan tugas untuk mendukung produk. Dengan ini, kami memecahkan masalah kompleksitas alat.
3. Menolak dari memprioritaskan tugas yang tidak harus dimiliki dari pelanggan. "Jika Anda tidak dapat menentukan prioritas, alihkan tugas ini ke alat," pikir kami, dan kami menemukan alat "korsel pelanggan".
   
   
   
   
   Algoritma korsel adalah sebagai berikut: sekali seminggu, di samping serangkaian tugas yang harus dimiliki, kami mengambil tugas lain dari pelanggan. Dari siapa tepatnya ditentukan oleh tabel, sama seperti pada contoh di bawah ini. Dan karena urutannya melingkar, maka nama instrumen.
   
   Prioritas di antara tugas-tugasnya ditentukan oleh pelanggan sendiri, memilih dari simpanan kami, yang secara pribadi ditandai untuknya. Untuk membuat pekerjaan dengan jaminan simpanan bagi pelanggan dan kami, kami telah melakukan hal berikut:
   
   
   • Mengarsipkan semua tugas dari tumpukan yang lebih tua dari satu tahun. Itu sangat bagus, mengingat berapa usia masalahnya. Tiket tertua telah ada di sana selama lebih dari 4 tahun.
   • Secara manual menandai semua tugas dengan tag pribadi pelanggan sehingga Anda dapat mengatur filter cepat di papan jira, di mana pelanggan menentukan prioritas di antara tugas-tugasnya. Pekerjaannya masif, tapi hasilnya pasti sepadan. Pelanggan melihat daftar semua tugas yang pernah dibuat, mengubah prioritas, tanpa memberi tahu tim.
   
   
   
   
   
4. Setelah menjadi nyaman untuk bekerja dengan jaminan simpanan, kami kembali ke asal kanban dan kembali mulai menghitung dan fokus pada tugas-tugas waktu siklus - waktu rata-rata ketika tugas melewati papan kanban. Angka ini sekarang memberitahu pelanggan berapa lama tugasnya akan mencapai rilis dan kapan akan mencapai papan. Artinya, masalah prediktabilitas sedang diselesaikan.

Jadikan tim transparan

1. Taruh barang-barang di papan tulis. Segala sesuatu yang tidak perlu dan tidak relevan, yang terletak di dalam todo yang dalam, ditutup, dan apa yang perlu dilakukan dimasukkan ke dalam tumpukan. Dewan kanban lagi mulai mencerminkan aliran tugas sebagaimana adanya. Pengenalan batas antrian sebelum pengembangan - todo - dan pada antrian sebelum rilis ke rilis - selesai - membantu menjaga papan tetap up to date. Untuk mengingatkan tim tentang perlunya memonitor pembatasan, mereka menulis bot yang, jika melanggar batas, menulis tentang ini ke obrolan tim. Di sini, setelah membunuh dua burung dengan satu batu, kami memecahkan masalah kedua dan ketiga dari proses masa lalu: papan mencerminkan kenyataan dan tim memahami apa yang terjadi.
   
   
   
2. Karena backlog adalah alat perencanaan tugas, Anda harus tetap up to date. Mengingat semua perubahan, kami mengadakan pertemuan rutin, di mana kami secara kolektif meninjau tugas yang telah tiba dan mengajukan pertanyaan tentang syarat dan ketentuan. Nilai tambah besar dari solusi ini adalah bahwa persyaratan ditentukan / ditulis sebelum tugas menyentuh papan, yaitu, kami melakukan analisis yang disederhanakan terlebih dahulu, tanpa membuang waktu selama pengembangan.
   
   Semua tugas yang telah lulus pertanyaan tes dari tim diberikan tanda tambahan, yang memungkinkan mereka untuk bergabung.
   
   Peran "master plan" telah berkembang untuk melengkapi peran petugas jaga yang bertanggung jawab atas dukungan proyek selama seminggu. Dia perlu melemparkan tugas di papan tulis dan mengadakan pertemuan mingguan.

Tidak ada lagi rasa sakit dalam menentukan prioritas dan mencoba mendorong semuanya sekaligus ke dalam sprint yang ramai. Tidak ada banyak jam diskusi dan klarifikasi persyaratan untuk sejumlah besar tugas yang datang dalam sebulan - dengan analisis mingguan, proses berjalan dengan cepat, dan ada beberapa tugas. Tugas selalu terlihat dan seluruh tim dalam konteks apa yang diinginkan pelanggan.

Bagaimana bisa?

Setelah semua masalah yang jelas diselesaikan, menjadi lebih transparan bagi semua peserta, dan sekarang Anda dapat berpartisipasi dalam proses tanpa membuang-buang waktu dan banyak waktu Anda. Meskipun ini bukan versi final dari proses perencanaan, ada ruang untuk perbaikan di mana-mana.

Apa yang ingin saya lakukan selanjutnya:

• Mengotomatiskan proses mendapatkan tugas ke papan kanban. Sekarang tugas diambil dari simpanan oleh orang yang bertugas, yang selama seminggu memonitor keberadaan tugas di papan tulis. Saya ingin beberapa bagian dari tugas (atau, mungkin, semua tipe mereka) untuk secara otomatis pindah ke melakukan, jika perlu.
• Mengotomatiskan proses interaksi dengan pelanggan dan bekerja dengan komidi putar. Solusi yang mungkin adalah dengan mengimplementasikan bot yang akan mengingatkan pelanggan berikutnya untuk memverifikasi prioritas tugas mereka.
• Otomatis menarik tugas dengan tenggat waktu, jika ada. Artinya, tambahkan saja otomatisasi untuk melacak tugas-tugas tersebut.

Apakah Anda memecahkan masalah ini? Bagikan ide dalam komentar.

Ingin melanjutkan? Bergabunglah dengan DevDay besok, kelola streaming langsung TI .