Manajemen kebakaran sebagai bagian dari pekerjaan pemimpin

Artikel ini adalah tentang manajemen risiko, bukan kerja keras petugas pemadam kebakaran, seperti namanya. Namun demikian, gambar ini sepertinya dekat dengan saya ketika saya berbicara tentang manajemen risiko, karena konsekuensi dari kontrol yang tidak tepat, kadang-kadang, tidak kalah dramatis.



Sekarang, selama ketersediaan informasi yang berlebihan, jika Anda mau, Anda dapat menemukan ratusan artikel tentang topik ini, namun, di bidang manajemen masih ada orang yang menutup mata terhadap hal-hal yang jelas dan terus membuang waktu, uang, dan kekuatan mereka sendiri. Artikel ini adalah upaya saya untuk menyampaikan "apa dan bagaimana" dalam bahasa yang jelas.

Api yang tak terlihat

Tiba-tiba api berkobar memberi kompetisi orienteering dinamika dan hiburan yang unik.

Pertama, perkenalkan diri saya. Alexey Trishin, manajer proyek di satu perusahaan IT yang hebat. Pemegang sertifikat PMP, PRINCE2, ITIL dan beberapa lainnya. Bekerja dengan risiko adalah salah satu poin kunci dari pekerjaan saya.

Seberapa sering Anda mengalami situasi di mana Anda melakukan semacam tugas yang luas, telah mencurahkan banyak waktu untuk itu, dan kemudian, ketika Anda mendekati akhir, apakah Anda merasa semakin tidak aman? Misalnya, siapkan situs untuk pelanggan. Terapkan solusi baru yang belum terbukti. Atau bermigrasi dari dua pusat data ke yang ketiga. Dan semakin sering frasa terlintas dalam pikiran: "dengan perisai atau pada perisai", "panci atau menghilang", "tidak". Ketika momen kebenaran datang, ucapkan "itu telah berlalu" dan merasa lega. Atau, sebaliknya, Anda mengalahkan meja Anda dengan jengkel dengan tinju Anda, menyertai tindakan ini dengan kata-kata yang sepenuhnya opsional di sini.

Apakah itu terjadi Setiap kali ini berfungsi sebagai indikator bahwa Anda tidak memiliki kendali yang cukup atas hasil pekerjaan Anda. Di suatu tempat mereka melambaikan tangan, di suatu tempat mereka tidak memperhatikan, dan di suatu tempat mereka berharap untuk kesempatan Rusia. Namun, masalah dapat muncul tidak peduli seberapa besar Anda percaya pada keberuntungan Anda.

Masing-masing memiliki omong kosong bijak kecil di kepalanya, yang dengan susah payah menuliskan semua kesalahan dan kelalaian Anda, dan semakin dekat tenggat waktu, semakin banyak fakta terakumulasi dalam buku catatan hitamnya. Dan Anda melihat bagaimana buku kecil ini menjadi gemuk, dan kecemasan mulai tumbuh dengan mantap.

Faktanya adalah, pada kenyataannya, memulai pekerjaan apa pun, Anda SUDAH berada di pusat "api". Benar, Anda masih belum tahu tentang itu. Mari kita coba mencari tahu apa yang bisa dilakukan dengan ini.

Brigade pemadam kebakaran

Di Olimpiade, tim alkemis kami menerima emas!

Bahkan, perlu dipahami bahwa satu orang tidak bisa menjadi ahli dalam segala hal - itulah sebabnya mereka mengerjakan proyek sebagai sebuah tim, dan jauh lebih sulit untuk mencapai hasil yang baik sendirian. Setiap orang memiliki pandangan dunia, pengalaman hidup tertentu dan seperangkat keyakinan, melalui prisma yang dia lihat di dunia. Semua orang mengevaluasi situasi dari sudut pandang mereka, yang memungkinkan Anda untuk membuat gambar yang lebih lengkap dan membuat keputusan yang tepat.

Ada perumpamaan yang bagus tentang gajah dan orang bijak buta. Ini menceritakan tentang bagaimana beberapa orang bijak memutuskan untuk merasakan gajah dan masing-masing mempelajari hanya bagian dari hewan yang dapat diakses olehnya. Ada yang mengatakan bahwa gajah itu terlihat seperti ular, memeganginya di belalai. Yang lain memegang kakinya dan bersikeras bahwa dia terlihat seperti pohon. Yang ketiga dipegang oleh ekor dan sebagainya. Pada akhirnya, orang bijak tidak bisa setuju dan mengerti binatang seperti apa itu - gajah.

Fakta menarik adalah bahwa masing-masing dari mereka benar dengan caranya sendiri, dia hanya melihat situasi hanya pada bagiannya, menolak untuk menerima informasi dari rekannya. Jika mereka menambahkan pengamatan mereka, mereka kemungkinan besar akan dapat mengumpulkan informasi lengkap. Sekarang bayangkan satu orang yang terlihat bergabung dengan tim orang bijak buta, yang melihat segala sesuatu sebagaimana adanya dan memberi tahu mereka apa yang sebenarnya terjadi. Saya percaya bahwa dalam kasus ini tidak ada yang akan berpikir menyebut situasi ini sebuah perumpamaan dan mengambil pelajaran darinya.

Begitu pula dalam manajemen risiko. Orang yang berbeda ketika melihat situasi yang sama mungkin memiliki sudut pandang yang sama sekali berbeda, tetapi akan membantu untuk melihat lebih banyak detail dan membuat keputusan yang lebih baik.

Kumpulkan orang dalam satu tim, jemput orang dengan pengalaman hidup yang berbeda. "Nyata" yang terlihat dalam tim mungkin tidak, tetapi "visi" kolektif akan membantu dengan probabilitas yang lebih besar untuk menentukan jenis gajah di depan Anda dan bagaimana memberi makan.

Kami akan berbicara sedikit lebih jauh tentang alat yang sama yang dapat digunakan untuk mengelola risiko dengan tepat.

Linggis, sekop dan kapak

"Siapa kita untuk menahan kekuatan alam?!" Hanya setitik debu di pinggiran alam semesta.
- ..., Petrovich! Ambil sekop dan singkirkan salju!

Dalam manajemen proyek klasik, semuanya dimulai dengan rencana / strategi manajemen risiko. Di sanalah ditunjukkan bagaimana manajemen risiko akan terjadi dalam proyek. Juga, metodologi dan alat spesifik, peran peserta, kategori risiko dan perincian lain yang membantu memformalkan pendekatan manajemen risiko dapat disebutkan di sana. Ini adalah dokumen yang sangat berguna yang dapat menjawab banyak pertanyaan selama proyek, namun, butuh banyak waktu untuk mempersiapkannya, terutama jika Anda belum memperhatikan masalah ini sebelumnya.

Dalam praktiknya, saya paling sering harus menggunakan registri dan peta risiko.

Daftar risiko

Registri adalah tablet biasa, yang bisa terdiri dari tiga hingga empat kolom hingga puluhan - tergantung pada tingkat penjabaran risiko yang diperlukan. Misalnya, Anda bisa mempertahankannya di Excel, membuat halaman di portal SharePoint di organisasi Anda, atau bahkan memanfaatkan fitur Server Server, jika ada. Dalam praktiknya, bentuk apa pun cocok - jika saja alat ini benar-benar berfungsi dan digunakan.

Contoh kecil (dipotong dari proyek nyata dan sudah ditutup) di bawah:



Untuk kenyamanan, Anda juga dapat menambahkan kolom yang menunjukkan tanggal identifikasi mereka yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, menambahkan komentar dan strategi respons risiko (menerima, menghindari, dll.), Jenis risiko (ancaman / kemungkinan), kategori, kemungkinan biaya pengaruh, dan banyak lainnya. atribut yang ingin Anda kontrol.

Dalam manajemen proyek, daftar risiko perlu dibuat dari awal. Omong-omong, bahkan dalam kasus bisnis, yang digunakan untuk presentasi proyek tingkat tinggi dengan deskripsi manfaat yang diharapkan dari proyek, risiko utama yang sudah diketahui pada tahap ini juga harus diindikasikan.

Contoh risiko pada tahap perencanaan

Setelah dimulainya proyek disetujui, tahap perencanaan dimulai. Di sini, manajer proyek yang baik memulai pekerjaan yang paling intensif: Anda perlu mengumpulkan tim proyek, mengidentifikasi daftar kegiatan, menentukan dengan benar hubungan di antara mereka (gambar pertama, lalu mengeset), menentukan cara mengelola proyek, menyiapkan jadwal kerja.

Pada tahap ini, sejumlah besar artefak manajemen proyek dapat dibuat, selama persiapan yang banyak risiko diidentifikasi dan, seperti yang Anda inginkan, ditutup. Contoh artefak tersebut dapat berupa jadwal kerja, rencana (atau strategi) untuk mengelola risiko, komunikasi, kualitas, daftar persyaratan proyek, persyaratan sumber daya, deskripsi produk proyek, dan sebagainya.

Mari kita lihat contoh risiko apa yang dapat diidentifikasi berdasarkan hanya satu batas waktu. Misalkan kita memiliki batas waktu satu bulan untuk seluruh proyek. Kegiatan yang diatur, diikat bersama, ditentukan siapa yang harus melakukan apa dan segala sesuatu tampaknya menyatu.

Namun demikian, perlu juga memastikan bahwa anggota tim proyek tidak memiliki, misalnya, pergi saat ini. Karena tiba-tiba seseorang sudah enam bulan lalu membeli tiket ke resor pantai dan bahkan untuk premi yang mengesankan tidak setuju untuk menjadwal ulang liburannya.

Dan yah, jika ini adalah tim Anda sendiri - Anda bisa mengetahuinya terlebih dahulu, setuju, sediakan pengganti, pada akhirnya. Dan jika titik pemicu risiko ada di pihak pelanggan? Sering terjadi bahwa pelanggan merasa jauh lebih sedikit tanggung jawab dan, setelah jatuh dengan kasus-kasus yang lebih prioritas, akan menunda penerimaan beberapa kali berturut-turut dalam minggu terakhir. Akibatnya, proyek tidak akan selesai tepat waktu.

Dengan demikian, setidaknya dua risiko dapat disorot dan dibawa ke pekerjaan lebih lanjut:

Risiko 1

Kata-kata. Risiko bahwa anggota tim proyek akan berlibur selama pelaksanaan proyek. Ini dapat mempengaruhi waktu proyek.

Pengaruh. Karena batas waktu adalah satu bulan, dan cuti biasanya diambil setidaknya selama dua minggu, cuti dari peserta utama akan berdampak serius pada kerangka waktu. Saya akan memberi dampak tinggi sebagai permulaan.

Kemungkinan. Jika tidak ada input, maka gunakan setidaknya pendapat subyektif "off season", misalnya. Dan letakkan level yang sesuai. Di sini saya akan mencatat probabilitas serendah mungkin.

Status Kami belum melakukan apa-apa, kami hanya mengidentifikasi risikonya, jadi kami berikan "Baru".

Komentar Berikut adalah log pekerjaan risiko. Kami menulis "periksa dengan anggota tim proyek" atau "minta informasi dari departemen personalia."

Semua, segera setelah kami meminta informasi dan menunggu jawaban, kami mengubah status menjadi "Di Tempat Kerja" dan kami menunggu informasi dari rekan kerja.

Risiko 2

Kata-kata. Risiko penerimaan akan tertunda karena tidak adanya atau pekerjaan dari perwakilan pelanggan. Ini dapat mempengaruhi waktu proyek.

Pengaruh. Jika kami menunda tenggat waktu, maka ini tentu saja buruk. Namun, penundaan akan jelas atas inisiatif pelanggan, dan kami dapat berharap bahwa hukuman tidak akan diterapkan sehubungan dengan penundaan tersebut. Saya akan menunjuk tidak lebih tinggi dari "Sedang" untuk memulai.

Kemungkinan. Perlu mempertimbangkan faktor tambahan, menurut saya. Minat pelanggan, kondisi pekerjaannya. Untuk memulainya, saya akan menunjuk probabilitas "Rendah" dari risiko ini, karena pelanggan menoleh kepada kami, oleh karena itu, ia memiliki kebutuhan. Kita dapat mengharapkan keterlibatan dan partisipasi dalam proyek.

Status Baru, kami baru saja menentukannya.

Komentar Setuju dengan pelanggan, tentu saja. Sorot pada tahap awal bahwa kami berharap dapat berpartisipasi dalam penerimaan pada tanggal tersebut. Dapatkan persetujuan dan, dengan hati nurani yang jelas, terus bekerja pada sisa proyek.

Sebenarnya ada lebih banyak risiko. Seorang spesialis bisa sakit, berhenti. Hukuman untuk keterlambatan pembayaran dapat dikenakan, dan pelanggan tidak akan terus melemahkan tenggat waktu, karena lebih menguntungkan baginya untuk menunda waktu. Pemasok tidak dapat mengatasi waktu pengiriman peralatan, atau peralatan mungkin rusak atau tidak sesuai dengan yang dipesan.

Penting untuk menyediakan semua opsi penting, dan menyusun strategi untuk merespons masing-masing opsi.

Peta risiko

Terkadang register risiko tidak cukup. Jumlah ancaman yang teridentifikasi telah lama melampaui beberapa puluh atau ratusan, dan tidak ada cukup waktu untuk mengendalikan semuanya.

Untuk membantu membuat keputusan yang tepat, Anda dapat menggunakan peta risiko - tampilan visual dari semua entri registri dalam bentuk diagram. Jadi, dengan melirik gambarnya, kita dapat dengan cepat mengidentifikasi titik-titik yang benar-benar pantas diperhatikan.

Di bawah ini adalah contoh bagan dari proyek lain (dilakukan di Excel). Dampak terletak pada sumbu absis, semakin jauh ke kanan, semakin kuat pengaruhnya terhadap proyek. Pada sumbu ordinat - probabilitas (Probabilitas) acara. R1 ... Rn - ini adalah angka risiko dari registri, kami menggunakannya sebagai tanda tangan.

Latar belakangnya adalah triwarna - hijau, kuning, merah dan disetel sehingga jelas dalam hal mana kita harus memperhatikan risiko khusus. Seperti yang bisa kita lihat, dalam grafik saat ini, risiko R9 dan R13 berada di zona bahaya, jadi lain kali kedua risiko ini akan diberi perhatian dan kontrol yang meningkat.



Saya biasanya membuat bagan di tab terpisah di file yang sama di mana saya memiliki daftar risiko.

Tiga kolom pertama adalah tautan ke tab lain sehingga nilainya diganti secara otomatis. Kolom D dan E menentukan nilai risiko digital sehingga bagan dibuat dengan benar. Di kolom G dan H, seperti yang Anda lihat, saya memiliki tabel korespondensi teknis menengah sehingga VLOOKUP (dalam versi Rusia - VLOOKUP) dapat dengan benar menggantikan nilai.



Di sel D4 dan E4, saya menghapus rumus, karena risikonya telah dikerjakan dan ditutup, tidak masuk akal untuk menampilkannya pada grafik.

Untuk berjaga-jaga, saya melampirkan tangkapan layar pengaturan latar belakang bagan saya untuk memahami cara membuat gradien seperti itu.



Dan dengan opsi ini, saya menambahkan pintasan ke titik-titik dalam diagram. Mereka dapat ditumpangkan ketika nilai-nilai bertepatan, jadi saya sudah memindahkannya ke arah yang berbeda secara manual.



Setelah membuat bagan sekali, Anda dapat terus memperbaruinya dalam beberapa menit dan menggunakannya untuk pelaporan mingguan tentang status proyek, misalnya.

Alat pemadam api rahasia

Komponen utama yang membantu memastikan keamanan, saya pikir komunikasi.

Selama pertemuan atau panggilan dengan peserta proyek, dengan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya, saya mencoba untuk menggambar dan fokus pada faktor dan peristiwa yang dapat mempengaruhi proyek - positif atau negatif.

Seringkali seseorang, setelah menyatakan beberapa pemikiran dengan keras, percaya bahwa semua orang sudah mengerti apa lagi yang harus dibicarakan di sini. Namun, ada kemungkinan bahwa orang lain bahkan tidak memperhatikan komentarnya, dan frasa tidak memiliki efek yang diperlukan. Untuk memastikan bahwa komentar yang berharga tidak sia-sia - dengarkan dan analisis apa yang Anda dengar.

Biarkan saya memberi Anda sebuah contoh kecil.

Menyiapkan peralatan, sampai tugas selesai satu hari sesuai jadwal, saya sekali lagi menghubungi insinyur dengan harapan mendengar bahwa semuanya selesai.

- Halo, Kostya, bagaimana kabarmu dengan penyetelan?
- hai Baiklah Hampir selesai. Benar, ada satu saat tersisa dengan pengaturan, yang masih belum sepenuhnya jelas bagaimana melakukannya.

Di suatu tempat di sini dalam pikiran saya, lampu merah mulai menyala - saya harus memulai tugas dengan pemahaman tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan. Untuk seorang insinyur dalam hal ini, beberapa pengaturan tidak dapat dipahami - ini berarti bahwa diperlukan penelitian tambahan, tetapi dapat ditunda. Saya mengklarifikasi.

- Dan pengaturan seperti apa? Sesuatu yang rumit?
- Ya di sana ... * aliran detail teknis, yang, sayangnya, saya tidak mengerti *
- Saya melihat (tidak). Apa yang Anda rencanakan dengan ini?
"Aku belum tahu." Saya akan melihat di Internet apa yang mereka tulis tentang itu ...
Lampu sudah menyala.
- ... Anda mungkin perlu menghubungi pabrikan, tanyakan kepada mereka.

Semuanya, lampu lalu lintas. Seorang insinyur akan menghabiskan dua atau tiga jam mencari solusi, kemungkinan dia tidak akan menemukan solusi, dan kami akan dipaksa untuk menghubungi pabrikan. Dan perawatan seperti itu dapat dengan mudah berlangsung selama beberapa hari.

Saya setuju dengan insinyur bahwa saya akan kembali kepadanya untuk berita dalam dua hingga tiga jam, dan jika dia masih tidak menemukan solusi, maka saya memperbaiki risikonya dan menganalisis jadwal kerja untuk menentukan batas waktu.

Momen serupa dapat muncul dalam dialog apa pun. Karena itu, buat catatan, hentikan pembicaraan, klarifikasi dan, jika perlu, masukkan dalam registri untuk pekerjaan lebih lanjut.

Mungkin hanya komentar kecil yang akan mengungkapkan seluruh lapisan masalah yang hanya menunggu Anda, setelah tidak cukup siap, untuk memulai implementasi.

Anda dapat menjadwalkan waktu terpisah untuk rapat untuk membahas risiko. Anda dapat mengatur rapat yang sepenuhnya membahas masalah ini. Anda dapat berpikir untuk diri sendiri, tetapi, bagaimanapun, itu lebih baik dengan seseorang. Diskusi risiko mungkin satu-satunya topik yang dapat menjadi bagian dari setiap pertemuan Anda dan pada saat yang sama bermanfaat.

Ringkasan

Omong-omong, bahkan kemampuan untuk mengelola risiko pada level PMI-RMP (Profesional Manajemen Risiko) tidak akan dapat melindungi Anda 100%.

Bagaimanapun, situasi kadang-kadang akan terjadi yang tidak mungkin dikendalikan. Akan ada masalah yang bisa dicegah, tetapi ini belum dilakukan, karena tidak ada yang meramalkannya. Dan juga akan ada masalah yang dibayangkan, merencanakan jawaban, tetapi semuanya berjalan salah seperti yang direncanakan.

Penting untuk dipahami bahwa manajemen risiko adalah keterampilan. Itu juga bisa dan harus dikembangkan. Bagian teoretis dapat dipelajari dari standar manajemen proyek (misalnya: PMBOK, PRINCE2) atau dengan mengambil kursus khusus. Bagian praktisnya, Anda harus melakukannya sendiri, setiap hari.

Belajar pelajaran, belajar dari kesalahan Anda sendiri dan orang lain. Dan kemudian jumlah "kebakaran" akan terus dikurangi, dan hasil yang sukses akan menjadi jauh lebih dapat dicapai. Semoga beruntung