Suatu
ketika saya
datang ke sebuah konferensi dan berbicara tentang pengalaman mempercepat pekerjaan programmer. Semua orang menyukainya, banyak yang ingin mengulangi pengalaman ini di rumah. Mereka mulai mengajukan pertanyaan, baik metodologis maupun teknis, untuk mengoptimalkan sistem manajemen tugas mereka sendiri.
Kemudian saya pergi ke konferensi lain dan memberi tahu saya lagi. Sekali lagi dipenuhi dengan pertanyaan, dibakar dengan keinginan untuk mengubah sesuatu.
Saya jawab - pf, apa masalahnya? Anda adalah programmer, ambil dan lakukan! Tambahkan pengukuran tugas, sistem prioritas yang tepat, pertimbangan kompetensi, dll.
Tapi, anehnya, hampir tidak ada yang bergegas mengubah sistem mereka. Sekarang, terlibat dalam beberapa proyek untuk mempercepat tim, saya terus bertanya-tanya - sial, apa masalahnya? Saya menulis tentang segalanya, apa dan bagaimana melakukannya. Misalnya, dalam
"1C, jangan sakit .
" Tapi tidak, mereka duduk, mereka tidak melakukan apa-apa, kata mereka - kami ingin mempercepat, kami ingin mendapatkan lebih banyak uang, kami ingin kemajuan.
Secara umum, saya kesal dan memutuskan untuk membuat sistem ini sendiri. Ternyata manajemen tugas Flowcon. Saya cepat-cepat membual - mungkin ini akan mendorong Anda untuk mengubah sistem Anda?
Manajemen tugas di Flowcon adalah dua dalam satu: konfigurasi untuk platform 1C dan layanan cloud. Mereka dapat bekerja berpasangan dan secara terpisah. Konfigurasi dapat, dan harus diletakkan pada sistem informasi perusahaan lainnya yang digunakan dalam perusahaan. Karena tugas dalam isolasi dari data jauh lebih efektif.
Konfigurasi ini tumbuh seperti bola salju, dengan cara yang baik. Semakin jauh, semakin bermanfaat dan fungsionalnya. Kami menggunakannya sendiri, dan terus-menerus memperkaya ide-ide baru - baik milik kami maupun pengguna.
Metodologi
Perbedaan utama antara manajemen tugas Flowcon adalah konfigurasi yang diimplementasikan menggunakan metodologi. Ini bukan solusi lain di mana "Anda dapat menyesuaikan proses bisnis Anda."
Anda mungkin tahu kebenaran sederhana: masalahnya sedang dalam proses, dan bukan dalam otomasi.
Kami telah mengembangkan metodologi untuk mengelola tugas dan proyek, yang meningkatkan efisiensi kerja, selama beberapa tahun. Dan pada otomatisasi internal, ketika mereka bekerja di pabrik, dan pada pengembangan produk massal, dan pada proyek implementasi untuk pelanggan eksternal.
Teknik ini menjadi dasar Flowcon, dan konfigurasi manajemen tugas hanya mengotomatiskan aplikasinya.
Karenanya, saya ingin mengingatkan mereka yang ingin mengulangi jalan saya: jika secara mendasar penting bagi Anda untuk bekerja seperti dulu, maka solusi semacam itu mungkin tidak cocok untuk Anda. Mungkin itu sebabnya tidak ada yang memodifikasi sistem mereka?
Sesuatu, tentu saja, akan berhasil, mungkin menjadi lebih transparan, atau lebih sederhana, atau lebih menarik, tetapi Anda tidak akan mendapatkan hal utama - meningkatkan efisiensi.
Jika efisiensi Anda tidak tumbuh, atau tidak diukur sama sekali (penilaian "ya, semuanya tampak normal" bukan merupakan ukuran), maka masalahnya adalah dalam prosesnya, dalam teknik manajemen tugas. Lalu apa gunanya mengambil atau menciptakan solusi lain, mengadaptasinya ke proses Anda, dan mendapatkan hasil yang sama?
Jadi bersiaplah untuk perubahan. Jika tidak, kekecewaan menunggu Anda - efisiensi tidak akan tumbuh.
Meningkatkan efisiensi adalah tujuan utama Flowcon, baik sebagai teknik maupun sebagai sistem otomatis.
Sejarah singkat teknik Flowcon
Sejarah singkat dari teknik Flowcon tidak begitu singkat, karena itu berlangsung lebih dari 10 tahun. Tetapi kami mencoba untuk mempersingkat sebanyak mungkin - inilah
artikel .
Prosesnya
Proses pemindahan tugas ini sangat sederhana, terdiri dari tiga peserta - inisiator, penanggung jawab dan pelaksana. Dalam praktik kami, ini adalah kasus yang paling umum.
Inisiator adalah orang yang menetapkan tugas. Itu bisa berupa pelanggan internal, seperti kepala akuntan, atau bos, atau seseorang yang dapat menetapkan tugas untuk dirinya sendiri. Orang yang bertanggung jawab adalah koordinator yang mendistribusikan tugas. Mungkin kepala unit, atau pemimpin tim, atau hanya koordinator - posisi seperti itu juga terjadi.
Kontraktor adalah orang yang secara langsung mengimplementasikan apa yang tertulis dalam tugas. Kontraktor dipilih oleh penanggung jawab.
Tentu saja, semua peran ini dapat dilakukan oleh satu orang - saya sendiri pada dasarnya melakukan ini karena Saya menggunakan botol untuk diri saya sendiri. Agar tidak menghabiskan banyak waktu untuk memilih diri sendiri, kami memasang tombol cepat.
Siklus hidup tugas
Dalam teknik Flowcon, siklus hidup suatu tugas sangat penting. Untuk masing-masing dari mereka, pada waktu tertentu, harus jelas siapa yang harus melakukan apa dan apa. Pekerjakan, laksanakan, periksa hasilnya, tunjuk artis, dll.
Siklus hidup terlihat seperti ini:
1. Pemrakarsa menciptakan tugas, menunjukkan orang yang bertanggung jawab, menulis apa yang dia inginkan;
2. Orang yang bertanggung jawab memiliki dua opsi - menerima tugas untuk bekerja, atau mengirimkannya untuk revisi jika pernyataan itu tidak sesuai:
3. Kapan saja, sampai tugas telah melewati seluruh siklus, inisiator dapat membatalkannya;
4. Jika orang yang bertanggung jawab mengirimkan tugas untuk revisi, inisiator dapat menemuinya atau membatalkan tugas:
5. Ketika tugas akhirnya diterima dalam pekerjaan, perlu untuk menunjuk seorang pelaksana - ini adalah tanggung jawab orang yang bertanggung jawab;
6. Kontraktor tidak memiliki banyak opsi - ia hanya dapat melakukan tugas
7. Ketika kontraktor telah selesai, tugas tersebut terbang ke pemrakarsa, yang memiliki dua opsi tindakan yang masuk akal:
8. Jika hasilnya cocok dengan inisiator, maka siklus hidup tugas berakhir. Jika ada sesuatu yang salah, maka tugas dikembalikan ke pemain.
Sejarah perubahan status, yaitu siklus hidup tugas, dipertahankan:
Riwayat diperlukan untuk mengevaluasi kehilangan waktu pada tahap persetujuan, dan menghubungkannya dengan waktu memimpin dalam laporan yang relevan.
Status tugas saat ini ditampilkan dalam bentuk dokumen:
Jadi dalam bentuk daftar semua tugas:
Manajemen reguler
Pada dasarnya, tugas bisa dalam tiga cara:
1. Seseorang membutuhkan solusi;
2. Itu harus dilakukan;
3. Anda harus melupakannya.
Kami akan berbicara tentang implementasi lebih lanjut, tetapi untuk saat ini, tentang pengambilan keputusan. Masuk ke tempat kerja, penunjukan pelaksana, klarifikasi pernyataan, verifikasi hasil, revisi - semua ini adalah kondisi di mana seseorang harus membuat semacam keputusan.
Teknik Flowcon mengatakan bahwa keputusan harus dibuat secepat mungkin, karena selama tidak ada solusi, tugas tergantung pada bagian yang sesuai dari siklus hidup.
Agar tidak menyiksa pengguna, kami membagi daftar tugas menjadi tiga bagian utama: membuat keputusan, menyelesaikan, dan hanya daftar semua tugas.
Pada tab "Dalam pekerjaan", semua tugas dikumpulkan yang keputusannya harus dibuat oleh pengguna sistem saat ini:
Keindahannya adalah Anda tidak perlu mencari apa pun. Saya masuk ke dalam daftar tugas dan segera melihat di mana Anda membutuhkan solusi Anda. Dia menyebarkan semuanya, dan melakukan eksekusi. Daftar pengambilan keputusan normal kosong.
Tapi botol itu tidak akan menjadi botol jika tidak mengontrol pengambilan keputusan. Ada standar waktu untuk setiap jenis solusi dalam pengaturan Flowcon:
Jelas bahwa dalam kehidupan nyata Anda tidak dapat menggambarkan semua pengguna dengan standar yang sama - seseorang benar-benar tidak dapat membuat keputusan dalam satu jam? Oleh karena itu, dimungkinkan untuk menetapkan nomor individual dalam ekstensi pengguna:
Dengan demikian, dalam daftar "Buat keputusan" waktu respons ditampilkan sehingga orang tersebut tidak khawatir:
Parameter tugas
Parameter tugas - ini adalah penilaian dalam poin, urgensi / kepentingan, dan batas waktu:
Evaluasi tugas dalam poin adalah hal yang paling penting. Dalam metodologi Flowcon, seluruh bagian dikhususkan untuk ini, jadi saya tidak akan mengulanginya.
Untuk menetapkan batas waktu tugas atau tidak, inisiator memutuskan. Saya tidak memiliki rekomendasi yang pasti mengenai apakah suatu tugas membutuhkan tenggat waktu atau tidak. Penting untuk memahami apa arti istilah ini.
Satu-satunya hal yang ingin saya perhatikan adalah: masih harus ada periode tertentu, jika tidak sistem prioritas (lihat di bawah) akan membuat tugas tidak pernah diselesaikan. Karena itu, kami memiliki dua opsi dalam pengaturan:
Batas waktu yang wajar adalah batas waktu default tertentu yang ditetapkan untuk semua tugas jika inisiator belum menunjukkan tanggal yang pasti. Kotak centang "Selalu tetapkan tenggat waktu" adalah antarmuka murni, ini memunculkan bendera "Harus selesai pada tenggat waktu" di setiap tugas baru.
Urgensi dan kepentingan adalah prioritas menurut matriks Eisenhower. Memahami bahwa pendapat penggagas dan penanggung jawab mungkin berbeda, kami dapat memprioritaskan semua orang. Rincian ini tidak diperlukan.
Sistem prioritas
Sistem prioritas adalah salah satu bagian terpenting dari botol. Metodologi telah menulis banyak tentang mengapa penting untuk memaksimalkan kemampuan untuk memilih tugas bagi pelaku - efektivitas hanya akan mendapat manfaat dari ini, dan orang itu tidak akan disiksa.
Kami sudah lama berpikir bagaimana mengatur sistem prioritas, dan sampai pada solusi paling sederhana - merangkum perkiraan individu dari setiap faktor yang mempengaruhi prioritas. Sekarang ada lima faktor seperti itu (akan ada lebih banyak):
Anda cukup menempatkan poin prioritas untuk setiap faktor, dan sistem melihat tugasnya, dan jika faktor itu ada, tambahkan mereka ke angka prioritas keseluruhan. Misalnya, jika Anda hanya memilih satu faktor - urgensi penggagas, dan menetapkannya 2 poin, maka tugas yang mendesak akan memiliki prioritas 2, dan tidak mendesak - 0.
Saya akan mengatakan sedikit lebih banyak tentang status buffer. Buffer adalah lamanya waktu sejak tanggal tugas dilakukan hingga batas waktu. Misalnya, biarkan 10 hari.
Kapan saja kita berada di suatu titik di segmen ini. Satu hari telah berlalu - itu berarti di belakang 10% dari segmen. Tiga hari berlalu - 30%, dll.
Dengan demikian, ada angka terbalik - berapa banyak waktu yang tersisa sebelum batas waktu. Jika satu hari telah berlalu, maka 90% tersisa. Jika tiga hari telah berlalu, maka 70% tetap, dll. Ini adalah status buffer.
Nah, maka semuanya sederhana. Dalam pengaturan prioritas, Anda meletakkan angka yang disebut "Batas status penyangga" - ini adalah jumlah yang ditambahkan ke prioritas ketika status penyangga adalah nol, yaitu, batas waktu untuk menyelesaikan tugas telah tiba. Dan sampai batas waktu telah tiba, angka ini dikalikan dengan lamanya bagian waktu berlalu.
Misalnya, Anda memberikan peringkat 10. Jika 30% dari waktu telah berlalu, maka 3. akan ditambahkan ke prioritas. Jika tugas baru saja ditetapkan, maka 0. akan ditambahkan. Jika tidak ada waktu tersisa, maka 10 akan ditambahkan.
Dan jika tenggat waktu telah berlalu, maka lebih dari 10 akan ditambahkan. Misalnya, jika 150% dari waktu telah berlalu, maka 15 akan ditambahkan. Dengan demikian, tidak ada tugas yang akan hilang, dan tidak hilang.
Pengaturan prioritas disimpan di direktori Pengaturan Antrian. Karena ini adalah referensi, jelas bahwa Anda dapat memiliki sebanyak mungkin pengaturan yang Anda inginkan. Utama, yang bekerja secara default, ditentukan dalam pengaturan Flowcon. Untuk artis tertentu, Anda dapat menimpanya di ekstensi pengguna.
Poin utama yang kami masukkan ke dalam sistem prioritas adalah kesederhanaan. Pengaturan dan penggunaan. Sistem prioritas perlu diatur sekali, dan untuk waktu yang lama melupakannya - itu akan berfungsi dengan sendirinya.
Jika prioritas menurut matriks Eisenhower statis, maka sesuai dengan status buffer, mereka dinamis. Sistem tidak akan lupa bahwa waktu sedang berjalan, dan secara otomatis akan memindahkan tugas dalam antrian untuk mencegah penundaan.
Setiap tugas diberikan, dan nomor dalam antrian dihitung ulang secara otomatis. Antrian terikat ke eksekutor saat ini, mis. setiap orang memiliki miliknya sendiri.
Angka saat ini dalam antrian dan prioritas dapat dilihat dalam bentuk tugas:
Jadi dalam daftar tugas untuk dieksekusi:
Daftar tugas, tentu saja, diurutkan berdasarkan nomor dalam antrian. Kontraktor harus menerima mereka dan melakukannya. Dan jika dia tidak melakukannya, maka botolnya akan menunjukkannya.
Laporan
Kontraktor menghormati pesanan, atau tidak, terlihat dalam laporan "Jadwal penyimpangan dari garis":
Ketika pelaksana menutup tugas sebagai selesai, sistem mengingat posisi apa dalam antrian itu. Nah, dan menarik pada grafik jumlah penyimpangan untuk periode tersebut. Deviasi adalah perbedaan antara posisi dalam antrian pada saat penutupan dan unit.
Seperti yang Anda lihat, kami memiliki masalah besar dengan Oksnosoft. Dan ketika mereka menyeberang ke botol dan melihat, mereka meraih kepala mereka dan mulai memperbaiki diri - jadwalnya turun.
Laporan kedua adalah Bagan Kinerja. Ini adalah laporan yang paling penting di mana akan ada peningkatan video dalam efektivitas pemain. Grafik menampilkan jumlah titik tugas yang diselesaikan, terkait dengan periode.
Misalnya, inilah yang terjadi pada efektivitas kami:
Itu terlihat jelas ketika kami pergi berlibur - Maret dan Agustus, ada kegagalan total poin. Meskipun, secara umum, trennya positif dan sangat mengesankan.
Laporan yang sama pentingnya, perlu, pertama-tama, kepada koordinator setiap hari adalah "Kontrol Pelaku".
Laporan ini semuanya dalam satu jendela. Tidak perlu menyentak siapa pun, tanyakan siapa yang bekerja bagaimana, siapa yang telah melakukan banyak hal. Saya masuk dan melihat.
Yang penting - pelaksanaan tugas dibagi dengan periode untuk menghindari pengaruh "wabah" - misalnya, jika pemain menutup satu tugas besar hari ini dan belum melakukan apa pun sejak awal bulan. Di sini Anda dapat melihat segera sebulan, seminggu, dan hari ini. Lampu latar berwarna merah akan membantu untuk memahami siapa yang memiliki dinamika normal dan siapa yang memiliki kesulitan. Alasan yang bagus untuk berbicara.
Jumlah laporan akan bertambah, sejauh ini hanya mereka yang tidak bisa ditiadakan.
Peringkat instan
Arah terpenting dalam pengembangan sistem adalah penilaian instan. Karena kita tahu seberapa cepat kinerjanya bekerja, bagaimana mereka mematuhi antrian, bagaimana mereka memenuhi tenggat waktu, kita dapat membuat prediksi. Misalnya, berapa banyak waktu sebenarnya tugas yang akan diambil.
Fungsi taksiran instan belum selesai, selama hanya ada satu parameter - kecepatan saat ini, mis. berapa banyak poin yang dilakukan seseorang per hari.
Itu bisa dilihat dalam bentuk pilihan artis:
Orang yang bertanggung jawab, mengetahui penilaian tugas, dapat segera mencari tahu kepada siapa lebih baik mempercayakannya, berdasarkan pada kecepatan saat ini.
Komentar
Apa itu sistem manajemen tugas tanpa perdebatan? Kami juga punya komentar.
Komentarnya bersifat hierarkis, oleh karena itu jelas siapa yang menjawab siapa dan kepada siapa. Akuntansi untuk membaca komentar disimpan, oleh karena itu, mereka yang memiliki sesuatu untuk dibaca disorot dengan huruf tebal:
Kolaborasi
Teknik botol mengatakan bahwa orang harus berkolaborasi. Sering terjadi bahwa satu orang membantu orang lain memecahkan masalah. Penting bagi kita bahwa kontribusi masing-masing diperhitungkan, oleh karena itu, dalam tugas tersebut, kita dapat mengklarifikasi daftar pelaku dan menentukan masing-masing koefisien partisipasi tenaga kerja (KTU):
Poin-poin untuk tugas ini akan dibagi di antara para pelaku, sebanding dengan KTU. Jadi, sepertinya, lebih jujur.
Ngomong-ngomong, saat menulis artikel, seluruh daftar tugas saya untuk membuat keputusan berubah menjadi merah:
Untuk saat ini, semuanya tampaknya.