Apa itu RPA? Anda dapat mengatakan kepada seorang anak kecil: "robot akan mencuci piring untuk Anda dan membersihkan ruangan, dan Anda dapat menghabiskan waktu Anda di permainan dan buku," dan kepada kepala organisasi besar - "ini adalah alat yang kuat tapi mudah untuk membuat proses bisnis lebih cepat, dengan lebih sedikit kesalahan, menggunakan lebih sedikit sumber daya. "
Robotika memiliki potensi besar. Sudah, RPA menyelesaikan berbagai tugas: memigrasikan data, membuat laporan, menghapus rutin dari proses bisnis, melatih karyawan baru, mengintegrasikan sistem yang berbeda, menyediakan pusat kontak multi-kontak, mengotomatisasi kerja dengan dokumen akuntansi utama, menggantikan alat pengujian otomatis dan daftar berjalan untuk waktu yang lama.
Teknologi RPA bukanlah hal baru, dalam satu atau lain bentuknya sudah hampir 20 tahun, tetapi boom pembangunan telah dalam dua hingga tiga tahun terakhir, dengan munculnya pemain baru yang kuat dan proyek-proyek besar yang sukses, yang menyelamatkan perusahaan miliaran dolar dan jutaan jam kerja.
Hampir setiap pengenalan teknologi baru dimulai dengan proyek percontohan. Pilot RPA, sebagai suatu peraturan, cukup mudah dan menunjukkan manfaat nyata dari pendekatan tersebut. Tetapi, seperti halnya banyak teknologi lain yang memerlukan perubahan besar dalam pendekatan untuk mengatur proses produksi, langkah-langkah selanjutnya untuk pilot sering kali menyebabkan kesulitan psikologis.
Seringkali, proyek percontohan RPA berakhir dengan jeda MKHAT, periode harapan yang intens, ketika sudah jelas bahwa masalah itu perlu, tetapi tidak ada yang tahu bagaimana beralih dari upaya pertama ke implementasi yang serius. Masalah, terutama masalah organisasi, menciptakan jurang yang hampir tidak dapat diatasi dalam perjalanan, dan seringkali tidak ada cara yang jelas untuk mengatasinya.
Dalam artikel ini saya akan membuat daftar 10 masalah bersyarat utama yang muncul ketika menerapkan RPA dan mencoba memberikan beberapa rekomendasi praktis tentang bagaimana tim RPA dapat "menumbuhkan sayapnya" dan melompat melalui jurang ini.
Jadi, bagaimana Anda bisa menghalangi pengenalan teknologi baru?
Ambil pendekatan taktis untuk RPA
Taktik tanpa strategi adalah kesombongan sebelum kekalahan.
Sun Tzu, Seni Perang
Kesalahannya adalah ketika memecahkan masalah saat ini dengan bantuan RPA, kita tidak memikirkan tujuan strategis pekerjaan kita.
Di permukaan, RPA adalah penyelamat bagi mereka yang memiliki banyak kebosanan dalam pekerjaan mereka: mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain, menyusun laporan tentang bahan-bahan dari beberapa basis data, mengotomatiskan tugas-tugas rutin seorang akuntan atau administrator, dll.
Ada godaan untuk hanya menyiapkan kotak peralatan dan, jika situasi seperti itu terdeteksi, mulailah untuk membuat robotisasi ad-hoc, atau, seperti kata mereka, "tulis naskah." Tetapi, masalahnya di sini adalah bahwa untuk menambah bobot dan signifikansi di mata manajemen perusahaan, setiap inisiatif harus memiliki tujuan global yang dirumuskan dengan jelas dan rencana yang jelas untuk mencapainya.
Tanpa rencana semacam itu, praktis tidak mungkin mencapai skala inisiatif, dan tanpa skala, tidak ada seorang pun di perusahaan besar yang akan melihat bahwa ada hal seperti itu, RPA akan tetap menjadi mainan di tangan administrator, yang pernah menerbangkan tugas "melihat robot seperti apa ini." Tetapi mereka tidak akan memperhatikan - mereka tidak akan membantu membuat tim, mereka tidak akan memberikan uang kepada tim, mereka akan menulis dari seluruh arah sebagai tidak menjanjikan.
Untuk menghindari masalah ini, pada saat proyek percontohan diluncurkan, Anda sudah perlu memahami dengan jelas tujuan apa yang ingin dicapai perusahaan dengan RPA, memiliki rencana strategis tingkat tinggi dengan tonggak, metrik, dll. Kenapa tidak pada saat wisuda? Karena pilihan proses percontohan, dan evaluasi hasilnya - semua ini secara alami mengikuti dari pilihan tujuan strategis dan metode untuk mencapainya.
Menerapkan RPA sebagai solusi TI murni
Perang adalah kelanjutan dari politik.
Carl von Clausewitz, On War
Kesalahannya adalah bahwa RPA dianggap sebagai alat untuk tim TI, dan mereka sepenuhnya mentransfer semua inisiatif di sana tanpa menghubungkan bisnis dan menciptakan tim lintas fungsi
Kita sering melihat bahwa kelambanan berpikir membuat orang beralasan seperti ini: “Ini adalah produk perangkat lunak, yang artinya tidak ada hubungannya dengan bisnis. Biarkan para ahli menanganinya. "
RPA, pertama-tama, menyelesaikan tugas dan masalah bisnis, mengoptimalkan dan mengotomatisasi proses bisnis yang ada di perusahaan. Hanya bisnis yang tahu apa, di mana dan bagaimana melakukannya, yang berarti bahwa tim yang terlibat dalam robotika harus menyertakan perwakilan dari mereka yang bekerja, untuk mengetahui di mana solusi paling rutin dan tidak efektif yang patut diperhatikan. pertama-tama.
Atau sebaliknya, lupakan IT
Warga kerajaan Wu dan Yue tidak saling mencintai. Tetapi jika mereka menyeberangi sungai dengan perahu yang sama dan terjebak dalam badai, mereka akan menyelamatkan satu sama lain, seperti tangan kanan dengan tangan kiri.
Sun Tzu, Seni Perang
Bisnis, mengingat bahwa orang-orang TI sepanjang waktu memerlukan jawaban atas berbagai pertanyaan sulit dan umumnya menghambat kemajuan, memutuskan bahwa RPA dapat dilakukan sendiri atau oleh kontraktor eksternal. Pada saat yang sama, tentu saja, harapan bahwa tidak akan ada persetujuan multi-bulan, tidak perlu menulis dokumentasi, meminta akun, dan segala sesuatu yang mengganggu pekerjaan yang cepat dan efisien.
Tentu saja, di hampir semua perusahaan besar Rusia, jumlah prosedur administrasi yang diperlukan untuk membuat produk atau layanan baru sangat luar biasa. Tetapi orang harus mengerti bahwa ini, paling sering, bukanlah kemauan dan birokrasi, tetapi kebutuhan nyata dan vital.
Menerapkan bahkan solusi "mudah" dan "sederhana" seperti RPA, Anda masih perlu memikirkan keamanan, infrastruktur, robot pemantauan, dan jutaan hal lain yang tidak dapat dilakukan bisnis tanpa TI. Tidak buruk ketika sebuah bisnis mencoba untuk melihat robot tanpa menunggu mereka untuk datang dengan inisiatif ini, itu tidak buruk ketika pengguna bisnis menulis proses untuk diri mereka sendiri, tetapi, tentu saja, di dalam perusahaan, jangan menarik DIT ke inisiatif sejak saat dimulai - itu adalah bencana.
Tanpa IT, Anda dapat melupakan tentang penskalaan solusi, tentang dukungan normal, belum lagi fakta bahwa robot sering perlu dioptimalkan menggunakan API, skrip Powershell, integrasi dengan skrip Python dan hal-hal lain yang tidak jelas untuk bisnis.
Dan Anda harus mengatasi sindrom "
Tidak ditemukan di sini ", dan di antara orang-orang TI itu lebih kuat daripada orang lain.
Otomatisasi proses "salah"
Jika Anda ingin menang, tekan jantung musuh.
Carl von Clausewitz, On War
Kesalahan umum timbul dari kenyataan bahwa setelah langkah pertama yang berhasil, tim berpikir bahwa dia bisa melakukan apa saja. Proses yang sulit untuk diotomatisasi dipilih, dan bahkan lebih buruk ketika mereka ditugaskan secara acak karena alasan politik atau lainnya, tanpa memikirkan mengapa proses ini sampai ke tim RPA.
Saat memilih proses untuk robotisasi, Anda perlu memikirkan hal-hal yang dapat membawa manfaat paling besar dengan biaya terendah. Tetapi berbicara tentang manfaatnya, perlu dipertimbangkan bahwa ini mungkin salah satu dari banyak faktor, prioritas masing-masing tergantung pada momen tertentu:
- Menghemat tenaga kerja dan sumber daya perusahaan lainnya
- Motivasi karyawan
- Meningkatkan layanan pelanggan
- Menarik tim yang sebelumnya tidak mau mendengar tentang RPA
- Meningkatkan RPA di mata pengambil keputusan
Di sisi lain, ada beberapa alasan mengapa perlu meninggalkan proses robotisasi, atau setidaknya bagaimana memikirkannya:
- Penghematan sumber daya yang tidak dapat dibuktikan
- Proses bisnis yang tidak diformalkan
- Proses sembunyi-sembunyi bagi pengambil keputusan
- Penolakan kuat terhadap robot oleh mereka yang dipanggil untuk membantu
- Faktor teknis: kompleksitas robotika, sistem yang akan segera mereka tutup, masalah dengan keamanan informasi, dll.
Pada saat yang sama, kriteria seleksi yang paling penting harus selalu menjadi satu: saling melengkapi proses tujuan strategis inisiatif robotisasi.
Cobalah untuk mencapai robotisasi "total"
Perang mencintai kemenangan dan tidak menyukai durasi.
Carl von Clausewitz, On War
Dalam robotika, aturan Pareto benar seperti yang belum pernah ada sebelumnya. Paling sering, satu atau beberapa proses dapat dengan cepat robotisasi hampir seluruhnya, dan kemudian satu atau dua bulan lagi untuk memperebutkan beberapa bagian "kecil" itu, yang ternyata sulit untuk diformalkan, atau membutuhkan solusi teknis yang rumit untuk bekerja dengan lancar.
Dalam hal ini, masuk akal untuk bertanya pada diri sendiri apakah kita ingin memiliki otomasi proses 100% atau apa yang telah kita lakukan sudah cukup untuk membawa manfaat bagi perusahaan dan mengalihkan tim RPA ke tugas lain? Hampir selalu mungkin untuk mengatur ulang proses sehingga robot melakukan semua pekerjaan persiapan "kotor", mentransfer hasilnya kepada seseorang untuk membuat keputusan, dan kemudian robot melakukan langkah-langkah rutin untuk menyelesaikan proses. Kita dapat mengatakan bahwa 80% otomatisasi lebih dari cukup untuk sebagian besar tugas.
Pada awal jalur robotisasi, ketika tim belum mendapatkan pengalaman yang cukup, masuk akal untuk memilih tujuan yang mudah dicapai yang akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan kepercayaan pada kemampuan Anda sendiri, menambah bobot di mata perusahaan, dan Anda tidak perlu takut dengan solusi kompromi.
Gunakan metodologi implementasi yang tidak tepat
Perang adalah bidang peluang: hanya pada orang asing ini lingkupnya begitu luas, karena tidak ada aktivitas manusia yang berhubungan dengannya dengan semua sisinya seperti dalam perang.
Carl von Clausewitz, On War
Kesalahan yang terjadi ketika mereka tidak membedakan antara proyek di, misalnya, SAP dan RPA.
Robotisasi memberikan efek maksimum di mana kita menghabiskan lebih sedikit waktu dan upaya untuk itu daripada pada otomatisasi "penuh". Dan ini berarti bahwa perlu dengan segala cara berusaha untuk memastikan bahwa robotisasi secepat mungkin, dan biaya tenaga kerja untuk itu secara signifikan dan terbukti lebih kecil daripada solusi lain untuk masalah yang sama.
Paling sering, di perusahaan besar, masalah ini dinyatakan dalam kenyataan bahwa setiap keputusan TI telah dibuat untuk dijalankan melalui serangkaian pemeriksaan dan persetujuan, dan seluruh proyek harus dilakukan dengan menggunakan metodologi pengembangan "keras", seperti RUP.
Pendekatan ini, yang telah membuktikan dirinya dalam menciptakan dan mendukung solusi besar, gagal pada proyek-proyek di mana seluruh siklus harus berlangsung 2-3 bulan. Jika proses dapat diotomatisasi dua hingga tiga kali lebih cepat daripada membuat semua persetujuan yang diperlukan, Anda perlu mengubah pendekatan, memberi robot kesempatan untuk lulus pemeriksaan lebih cepat, menemani mereka dengan dokumentasi yang lebih sedikit, dll.
Ketika pendekatan Agile sudah digunakan, setidaknya untuk beberapa produk, masuk akal untuk mengetahui apakah pengembangan robot tidak dapat dikaitkan dengan kategori ini juga.
Di mana semuanya masih "serius", Anda perlu mencurahkan banyak waktu untuk melatih dan menjelaskan robot apa, makan apa dengan mereka dan mengapa mereka membutuhkan perawatan khusus.
Meremehkan kompetensi dan sumber daya yang diperlukan untuk implementasi penuh
Jika tentara tidak memiliki kereta wagon, maka lenyap; jika tidak ada makanan, dia binasa; jika tidak ada stok, ia akan musnah.
Sun Tzu, Seni Perang
Konsekuensi dari pilot yang santai ini adalah menciptakan "pusing dari kesuksesan", dan tampaknya Anda dapat melangkah lebih jauh dari kemenangan ke kemenangan tanpa berusaha keras.
Untuk membuat pilot, Anda biasanya dapat mengunduh versi gratis platform dari Internet (misalnya,
UiPath Community Edition atau
RPA Express ) dan mulai membuat. Menggunakan tim yang terdiri dari dua atau tiga orang cukup realistis untuk membuat dan memulai proses pertama dalam beberapa bulan. Tetapi bagi perusahaan besar ini tidak cukup, dibutuhkan puluhan proses untuk menjalankan proses bisnis robot di berbagai bidang, berjalan di berbagai komputer, server, mesin virtual.
Awal dari implementasi penuh tidak mungkin dilakukan tanpa mengumpulkan tulang punggung tim, melatih spesialis, mendapatkan sumber daya yang diperlukan, dll. dll. Jadi, semua ini perlu dipikirkan, dipersiapkan dan disepakati sebelumnya, perlu untuk menemukan orang-orang yang tugasnya akan sangat menarik.
Seringkali kompleksitas tugas ini diremehkan pada tahap awal proyek, yang, di masa depan, mengarah pada kekecewaan yang tidak menyenangkan.
Salah menghitung efek implementasi
Sejak jaman dahulu, hanya kemenangan besar yang membuahkan hasil besar.
Carl von Clausewitz, On War
Kesalahan muncul ketika efek penerapan PRA dihitung hanya berdasarkan pada metrik yang jelas - "Penghematan FTE". Masalahnya di sini adalah bahwa dalam kenyataan kita, di mana gaji di daerah sebanding dengan biaya lisensi robot, metrik ini gagal, meninggalkan sebagian besar proses di bawah garis ketika ROI positif dapat diperoleh dalam 9-12 bulan (di AS atau Eropa Barat biasanya sekitar 6 bulan).
Di sini Anda perlu memahami bahwa efektivitas RPA diukur dengan cara yang lebih kompleks daripada hanya menghemat waktu kerja. Penting untuk memperhitungkan fakta bahwa proses mulai bekerja jauh lebih cepat, menurunkan "daftar tunggu" multi-minggu, dan bahwa persentase kesalahan yang sebelumnya diperkenalkan oleh "faktor manusia" dan ketidakmampuan untuk menambahkan pemeriksaan tambahan ke proses yang panjang dan rumit berkurang.
Bahkan ada lebih sulit untuk mengukur indikator, seperti peningkatan kepuasan karyawan dengan pekerjaan mereka (yang berarti PHK lebih sedikit, yang berarti lebih sedikit beban kerja SDM), peningkatan hubungan pelanggan (permintaan mereka diproses lebih cepat dan tanpa kesalahan), kontrol proses yang lebih baik dan banyak faktor lainnya.
Dalam jangka pendek, sulit untuk membuat model untuk menghitung efektivitas RPA yang sepenuhnya memperhitungkan semua faktor ini, tetapi ini tidak berarti bahwa ini tidak perlu dan bahwa model seperti itu, meskipun tidak lengkap atau awal, tidak boleh ada sejak hari-hari pertama keberadaan program robot.
Ngomong-ngomong, ketika menghitung biaya, diperhitungkan bahwa robot bekerja 24x7, tidak sakit, tidak menempati tempat di kantor, tidak harus membayar pajak dan potongan pada dana pensiun, dll. - ternyata biaya robot cukup sebanding dengan biaya karyawan. Dan ini berarti bahwa orang yang hidup harus membawa manfaat nyata, melakukan pekerjaan yang menarik, dan tidak mentransfer dokumen dari satu folder ke folder lain.
Jangan pedulikan melibatkan karyawan kunci perusahaan
Militer harus mematuhi politisi.
Carl von Clausewitz, On War
Jika pengambil keputusan tidak memahami apa itu RPA, mengapa itu diperlukan dan mengapa perusahaan terlibat di dalamnya, itu tidak akan bekerja jauh di sepanjang jalur robotika.
Sangat sering, kebutuhan untuk strategi implementasi RPA yang disepakati telah diremehkan, melibatkan semua tingkatan perusahaan, dari manajemen puncak hingga para pemain utama.
Ini sangat penting pada tahap awal, ketika program belum membuktikan dirinya, dan perlu untuk terlibat dalam popularisasi.
Dukungan juga harus diperoleh dari atas: agar perusahaan secara terbuka mendukung pengenalan robot, hal ini dibahas pada rapat umum, unit yang menetapkan tujuan otomatisasi, dll. Tetapi dukungan juga diperlukan dari bawah: karyawan harus memahami bahwa robot tidak mengambil pekerjaan mereka, tetapi mengambil tugas rutin yang membosankan, tidak ikut campur dalam menyelesaikan masalah, tetapi menyederhanakan solusi mereka. Tim TI harus memahami bahwa keikutsertaan mereka tidak hanya diperlukan, tetapi juga perlu, bisnis harus memahami bahwa mereka memiliki kata yang menentukan dalam bagaimana proses mereka akan di robotisasi, Dewan Keamanan harus yakin bahwa robot tidak menciptakan lubang yang menganga dalam keamanan dan begitu seterusnya.
Secara umum, menjelaskan kepada orang-orang penting perusahaan mengapa mereka membutuhkan RPA dan bagaimana hal itu akan membantu mereka mungkin adalah yang paling sulit, tetapi juga hal yang paling penting yang harus dilakukan oleh tim.
Lupa membuat rencana yang jelas
Bagian tersulit adalah mempersiapkan diri lebih baik untuk kemenangan; ini adalah keunggulan strategi yang tidak mencolok, yang jarang mendapat pujian.
Carl von Clausewitz, On War
Bergerak maju, tidak cukup memahami mengapa, di mana dan bagaimana kita akan melakukan ini, itu adalah masalah yang sering, tetapi, sayangnya, tidak kalah pentingnya.
Pengembangan strategis melibatkan tujuan yang jelas ditetapkan bahwa seluruh tim RPA harus berbagi dan yang harus disepakati dengan para pembuat keputusan.
Pengembangan tersebut harus memiliki tolok ukur yang terkait erat dengan waktu "pada tahun 2020, buat 10 proses", "hingga akhir Q2'19, robotisasi proses SDM sebesar 50%," "buat perpustakaan setidaknya 50 komponen yang digunakan kembali bulan ini", " mentransfer 20% tes otomatis dalam pengembangan ke platform RPA. "
Harus ada metrik: NPS, hemat FTE, robot daur ulang, dan sebagainya.
Peran dalam tim, kriteria untuk memilih proses, kriteria untuk mengukur keberhasilan, dan banyak lagi harus didefinisikan (atau direncanakan akan ditentukan).
Semua ini, secara agregat, akan membantu tidak hanya untuk memahami apakah implementasi RPA di perusahaan bergerak dengan baik atau buruk, tetapi juga untuk secara meyakinkan menjelaskan hal ini kepada pihak yang berkepentingan atau manajemen departemen terkait. Akan lebih mudah bagi orang untuk berpartisipasi dalam inisiatif jika mereka dapat menjelaskan dengan jelas dan jelas apa yang dilakukannya dan bagaimana caranya.
Jadi, jika diinginkan, kutipan kedua untuk item ini dapat dengan aman tak terlupakan
Lebih baik kehilangan satu hari, tetapi kemudian terbang dalam lima menit.
G. Grif, “Sayap, Kaki, dan Ekor”
Kesimpulannya
RPA dapat menjadi alat yang ampuh untuk membantu perusahaan mentransformasikan secara digital, yang berarti strategi robotiknya harus menjadi bagian dari keseluruhan strategi digitalisasi.Tetapi agar robot dapat membantu perusahaan bergerak di sepanjang jalan menuju masa depan digital, tidaklah cukup untuk mengatakan kata-kata ajaib "RPA", "ML", "OCR", perlu untuk bekerja sedikit lebih banyak sehingga tim yang ramah, bermotivasi dan bertujuan berdiri di belakang kata-kata ini memiliki rencana aksi yang jelas dan dukungan di semua tingkatan organisasi, dari manajemen hingga karyawan biasa.Tentu saja, ini tidak mudah, tentu saja, dalam kehidupan nyata jurang di jalan kadang-kadang tampak tidak dapat diatasi.Tapi, tutup artikel itu dengan kutipan lain dari Karl Clausewitz:Tanpa keberanian, seorang komandan yang luar biasa tidak dapat dibayangkan ... Kami menganggapnya kondisi pertama untuk karir militer.
Tautan Sumber
Dalam menyiapkan artikel bahan bekas- CSO (Direktur Strategi) UiPath Vargha Moayed “Dari percontohan hingga penyebaran RPA skala penuh”
- Carl Philipp Gottlieb von Clausewitz , On War
- Song Zi , Seni Perang
- Gambar robot dari Mobile Fighter G Gundam