Penelitian
telah menunjukkan bahwa ketika karyawan menerima umpan balik yang konstruktif, mereka bekerja lebih baik. Jika tidak ada umpan balik, timbul stres: sulit untuk memahami apakah Anda melakukan dengan baik dan ke mana harus melanjutkan. Ada "krisis pengakuan" - dan tidak ada sudut dan
kelelahan .
Umpan balik terperinci harus diberikan kepada karyawan setidaknya sekali setiap enam bulan. Ini harus didekati secara bertanggung jawab - agar tidak menghalangi keinginan untuk bekerja, tetapi untuk membantu memecahkan masalah, dan bahkan merangsang pencapaian baru. Kami menemukan aturan apa yang harus diikuti ketika memberikan umpan balik.
1. Pertimbangkan konten percakapan
Pikirkan sebelumnya apa, bagaimana dan dalam urutan apa Anda ingin memberi tahu karyawan tersebut. Jika Anda takut ketinggalan sesuatu selama percakapan, buatlah rencana umpan balik singkat.
Mungkin Anda khawatir bahwa Anda akan jatuh hati pada seorang karyawan, karena baru-baru ini ia bekerja dengan buruk, dan Anda sangat gugup. Pertimbangkan kata-kata di muka agar tidak menyinggung orang tersebut selama umpan balik. Tetap saja, tujuan dari umpan balik ini bukan untuk mengkritik, tetapi untuk menunjukkan kesalahan dan membantu mencegahnya.
Minta umpan balik karyawan dari rekan kerja yang bekerja sama dengan dia. Cari tahu bagaimana mereka mengevaluasi kualitas profesionalnya, kemampuan untuk memecahkan masalah. Ini akan membantu untuk lebih memahami bagaimana seseorang mengatasi pekerjaan itu.
2. Peringatkan karyawan sebelumnya tentang umpan balik
Bayangkan: Anda baru saja masuk kerja, fokus, dan tiba-tiba Anda diminta pergi ke kantor bos. Tugas mendesak sedang berlangsung, satu jam kemudian pertemuan penting. Waktu untuk umpan balik, secara halus, bukan yang terbaik.
Karyawan menganggap lingkungan di mana umpan balik dapat menunggu kapan saja sebagai berbahaya: tidak jelas apakah hari akan berjalan
sesuai rencana , apakah akan ada stres entah dari mana.
Karena itu, sebelumnya, beri tahu orang yang Anda ingin beri umpan balik. Karyawan akan merencanakan hari itu dan tidak akan terlalu gugup. Selain itu, ia akan bercermin, memikirkan kesalahan dan kesuksesannya - ini akan berguna untuk percakapan. Seseorang akan lebih mudah menerima umpan balik, karena dia akan siap untuk itu.
3. Berikan umpan balik secara langsung
Anda mungkin pernah mendengar tentang aturan ini: "Mengomel secara pribadi, puji di depan umum." Dan jika semuanya jelas dengan bagian pertama - kritik di depan tim akan menyebabkan karyawan itu sangat tertekan dan hanya mengasingkannya dari kolega, maka yang kedua dapat diperdebatkan. Pujian publik seseorang akan membuat saya gugup.
Berikan umpan balik satu lawan satu, bukan sekelompok orang, bahkan jika Anda hanya akan mengatakan yang baik. Intinya di sini adalah tidak hanya bahwa setiap orang merasakan pujian publik dengan cara mereka sendiri, tetapi juga bahwa karyawan juga
perlu berbicara selama umpan balik. Berbicara tentang masalah Anda, meminta nasihat, mengajukan pertanyaan di depan umum jauh lebih sulit daripada berbicara secara langsung.
4. Jangan menyerang
Secara konvensional, orang memiliki
tiga "bagian" otak : "reptil", "emosional" dan "logis". Yang pertama ada yang terpanjang, yang terakhir adalah yang termuda, dan memiliki baterai yang bekerja paling cepat. Menurut para peneliti, itu tidak dapat berfungsi terus-menerus, dan sebagian besar waktu di kemudi adalah bagian "reptil" dan "emosional" otak. Melalui mereka, pertama-tama, segala sesuatu yang didengar, dilihat, dirasakan, dilewati seseorang.
Jika Anda mulai mengkritik karyawan dari ambang pintu, dia akan menganggap ucapan Anda sebagai serangan, dan akan mulai membela diri - ini akan terjadi secara naluriah. Bahkan jika Anda membuat argumen yang baik, karyawan itu tidak akan mengambil kata-kata Anda seperti yang Anda inginkan: ia akan mengalami stres.
Karena itu, umpan balik penting untuk disajikan sehingga tidak dianggap sebagai tindakan agresi. Di awal percakapan, beri tahu karyawan itu sesuatu yang netral, misalnya, apa yang telah terjadi atau akan terjadi dalam tim. Jika Anda memiliki proyek yang sulit, katakan bahwa Anda akhirnya dapat menghembuskan napas. Jadi, Anda akan menciptakan suasana yang bersahabat dan dapat dipercaya, dan karyawan itu akan siap untuk dengan tenang dan serius mengambil kata-kata Anda, termasuk kritik.
5. Jangan menilai
Umpan balik kualitas adalah daftar fakta, tetapi bukan penilaian pribadi Anda tentang apa yang terjadi. Katakan saja kepada karyawan bagaimana Anda melihat tindakannya di pihaknya, bagaimana mereka memengaruhi Anda, pekerjaan tim, produk. Dan apa yang harus dilakukan dengan informasi ini, biarkan karyawan yang memutuskan.
Menjadi tak ternilai: bagian "reptil" di otak karyawan tidak akan menemukan alasan untuk khawatir dan akan merasa aman. Hanya dalam kondisi ini seseorang dapat dengan tenang mempertimbangkan fakta dan memahami apa yang harus dikerjakan lebih lanjut.
6. Lebih spesifik
Bagikan dengan orang tersebut tindakan apa yang mengarah pada keberhasilan proyek atau kegagalan. Jika Anda tidak menjelaskan ini, akan sulit baginya untuk memperbaiki kesalahan atau mengulangi hasil yang sangat baik. Jadi selama umpan balik - Anda mengkritik atau memuji - spesifik dan jangan meluangkan waktu untuk klarifikasi.
7. Tunjukkan bahwa kesalahan dapat diperbaiki
Beri tahu karyawan bahwa kesalahan itu normal dan dapat diperbaiki. Jangan katakan bahwa kegagalannya menyebabkan konsekuensi yang mengerikan. Jika demikian, karyawan itu sendiri mengerti segalanya. Penting untuk memahami apa yang harus dilakukan selanjutnya dan apa yang tidak boleh diulang.
Kata-kata "Anda membuat banyak kesalahan pada kuartal ini, karena proyek yang diderita" tidak akan membantu untuk meningkatkan dan tumbuh, orang hanya akan menyalahkan diri mereka sendiri dengan lebih rajin. Dan kata-kata seperti "kami mencoba sampai berhasil, tetapi kami memiliki segalanya di depan" membantu menenangkan dan berkonsentrasi pada bagaimana memperbaiki kesalahan.
8. Tanyakan dan dengarkan teman bicara
Penting untuk berbicara tidak hanya dengan Anda, tetapi juga dengan lawan bicara - biarkan dia memberi Anda umpan balik juga: bagikan perasaannya, ungkapkan sudut pandangnya, minta nasihat atau bahkan berdebat dengan Anda. Mungkin Anda tidak tahu sesuatu, Anda memiliki data yang tidak lengkap atau salah. Penting untuk melakukan dialog agar dapat saling memahami dengan lebih baik.
Jika seorang karyawan melakukan kesalahan, jangan melemparkannya dengan tebakan Anda, tetapi pertama-tama tanyakan apa, menurut pendapat orang tersebut, kegagalan itu punya alasan. Ajukan pertanyaan: mereka akan membantu Anda dan karyawan untuk memahami masalahnya.
Minta orang tersebut untuk membagikan pemikiran mereka tentang pekerjaan: apa yang dia inginkan, mengapa dia khawatir. Anda akan mulai lebih memahami karyawan dan mencari tahu apa yang dibutuhkan agar
minatnya pada pekerjaan tidak hilang .
9. Temukan solusi untuk masalah bersama
Setelah mengetahui apa masalahnya, jangan buru-buru menawarkan solusi Anda dan jangan memberikan instruksi langsung. Biarkan orang itu sendiri memikirkan apa yang terbaik untuk dilakukan dan bertanggung jawab. Menerapkan keputusan yang belum dipaksakan lebih mudah dan lebih menyenangkan.
Jika seorang karyawan tidak dapat memahami cara mengatasi masalah, bantu dia: sarankan beberapa opsi, beri tahu kami apa yang akan Anda lakukan sebagai gantinya. Jangan memberikan tip seperti "memompa dan proaktif": mereka tidak akan membantu. Tawarkan untuk melakukan tindakan spesifik: "belajar bekerja dengan kerangka kerja seperti itu," "sebuah ide akan muncul - ceritakan tentang hal itu, dan jika semuanya baik-baik saja - kepada pelanggan proyek". Hal utama di sini bukan untuk mendorong.
Setelah menyusun rencana tindakan, pastikan untuk saling memahami dengan benar. Anda bahkan dapat memperbaiki perjanjian secara tertulis agar tidak melupakannya.