Diberhentikan melalui otomatisasi

Ingat apa itu otomatisasi. Ambil, misalnya, definisi dari Wikipedia .

Otomasi adalah salah satu bidang kemajuan ilmiah dan teknologi yang menggunakan sarana teknis yang mengatur sendiri dan metode matematika untuk membebaskan seseorang dari partisipasi dalam proses memperoleh, mengubah, mentransfer dan menggunakan energi, bahan, produk atau informasi, atau secara signifikan mengurangi tingkat partisipasi ini atau kompleksitas operasi yang dilakukan .

Saya menyorot frasa kunci dalam huruf tebal. Sederhananya, otomatisasi diperlukan untuk membebaskan seseorang dari beberapa tugas. Apa itu - pelepasan seseorang dari tugas? Apakah Anda mendengar ungkapan "dibebaskan dari tugas"? Ini adalah pemecatan.

Jika Anda terlibat dalam otomatisasi, ceritakan dengan jujur ​​- sudahkah banyak orang dibebaskan dari tugasnya karena pekerjaan Anda? Hanya di sini fakta penting, bukan spekulasi.

Sayangnya, atau untungnya, tujuan otomatisasi seperti memecat orang, atau mengurangi staf, atau memindahkannya ke pos lain, agak terlupakan. Proyek otomasi, pada kenyataannya, lebih mungkin untuk menciptakan unit kepegawaian baru, yang diisi oleh akuntan, manajer, programmer, administrator, ekonom, berbagai jenis operator, dan sebagainya.

Misalnya, ada sistem informasi sederhana di pabrik yang dibuat oleh beberapa pengrajin. Untuk bekerja dengannya, dia membutuhkan pengrajin yang sama yang mengembangkan dan menemaninya, dan beberapa pengguna. Tetapi seorang direktur IT yang ambisius datang ke perusahaan dan mengatakan - semuanya, saatnya untuk menyelesaikan TK ini, Anda harus naik ke tingkat yang baru. Dan itu mulai menerapkan sistem ERP yang besar, mahal, kompleks.

Kami akan mengabaikan biaya produk dan proyek implementasi. Dengan cepat menjadi jelas bahwa pengrajin kami sendiri tidak dapat mengatasi pemeliharaan dan implementasi - kami membutuhkan orang baru, lebih modern, berpengalaman dan kompeten. Akuntan, terbiasa dengan sistem lama, juga tidak cocok - mereka terbiasa dengan itu perlahan, data tidak muncul pada waktu yang tepat, perlu untuk memperluas staf. Jika sebelumnya sudah cukup untuk memperkenalkan sepuluh jenis operasi ke dalam sistem, sekarang ada lima puluh di antaranya - walaupun hasilnya, sebenarnya, sama. Sistem ini membutuhkan konfigurasi yang kompleks - itulah metodologi yang kami butuhkan.

Dalam layanan, seperti produksi dan PDO, operator sekarang diperlukan, tidak peduli bagaimana mereka dipanggil. Sebelumnya, seorang wanita usia pra-pensiun berhasil, tetapi sekarang, di kantor baru yang lebih luas, tiga gadis muda sudah duduk, dan mereka terus-menerus membawa sesuatu dan membawanya ke suatu tempat.
Jika ada yang dipecat dalam situasi seperti itu, maka hanya pengrajin kami dan beberapa karyawan lansia yang gagal membangun kembali. Tentu saja, menempatkan di tempat mereka dua kali lebih banyak orang baru.

Otomatisasi besar bukan waktu yang tepat untuk memotong staf. Jauh lebih baik untuk melakukan otomatisasi yang ditargetkan seperti ini di masa yang lebih tenang.
Pertimbangkan bagaimana mengatur proses ini, apa yang harus dicari dan apa perangkapnya.

Hukum Parkinson

"Pekerjaan membutuhkan waktu yang dialokasikan untuk itu," adalah bagaimana hukum empiris lucu ini dirumuskan. Tapi, meskipun sedikit humor, itu berhasil.

Hukum Parkinson harus selalu diingat ketika Anda melakukan otomatisasi. Kalau tidak, proyek Anda akan gagal. Saya harus melihat dan melakukan otomatisasi sendiri, yang menyebabkan pemecatan karyawan. Namun, ada ratusan kali lebih banyak kasus di mana hukum Parkinson mengurangi upaya otomatisasi.

Semuanya sangat sederhana. Jika seseorang memiliki seratus tanggung jawab, ia akan melaksanakannya sepanjang hari. Jika Anda mengotomatiskan setengah dari tugas-tugas ini, maka dia akan melaksanakan sisa lima puluh hari. Membawa hingga sepuluh - ia akan melakukan itu sepanjang hari. Seseorang akan menemukan cara bahkan untuk memenuhi satu tugas sepanjang hari.

Paradoksnya, setiap saat akan tampak bahwa seseorang benar-benar sibuk, dan dia tidak punya waktu luang. Jika Anda memiliki dua akuntan di depan Anda, Anda ingin (atau Anda memiliki tugas) untuk menyingkirkan salah satu dari mereka, dan Anda mengotomatiskan setengah dari pekerjaan mereka, maka pastikan bahwa akuntan akan menemukan banyak alasan dan penjelasan yang tampaknya masuk akal bahwa mereka sendiri hampir tidak berhasil memenuhi tugas yang tersisa. .

Untuk menghindari efek dari hukum Parkinson, perlu dipersiapkan dengan hati-hati sebelum melakukan otomatisasi.

Persiapan

Inti dari persiapan adalah mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang tanggung jawab yang dilakukan oleh orang-orang. Ini tentang mengumpulkan informasi - ini, pada kenyataannya, adalah proyek penelitian secara keseluruhan.

Paling tidak selalu ada tiga versi dari daftar tanggung jawab.

Yang pertama adalah apa yang akan dikatakan pekerja itu sendiri. Sebagai aturan, dia akan mengatakan apa yang sebenarnya dia lakukan.

Yang kedua adalah apa yang akan dikatakan bosnya. Versi ini akan berbeda dari yang pertama. Pertama, beberapa tanggung jawab akan ditambahkan. Bos berpikir bahwa bawahan harus melakukan ini dan itu, dan karyawan itu akan mengetahuinya hanya dari Anda. Tetapi Anda, setelah berbicara dengan karyawan tersebut, akan memiliki sesuatu untuk disampaikan kepada atasannya - ia akan belajar banyak tanggung jawab baru dari bawahannya.

Versi ketiga adalah apa yang ditulis dalam berbagai deskripsi pekerjaan, proses, profil pekerjaan, peraturan departemen dan sebagainya. Koran-koran biasanya menetapkan apa yang harus dilakukan karyawan. Bersiaplah agar koran saling bertentangan - ini normal, karena mereka terdiri dari orang yang berbeda, pada waktu yang berbeda dan dengan tujuan yang berbeda. Jangan heran jika karyawan dan bos memiliki mata yang lebar ketika Anda berbicara tentang tugas yang dikurangkan.

Ada juga versi tambahan - departemen terkait, konsumen internal, manajemen yang lebih tinggi, dll. Jika waktu mengizinkan, pelajarilah juga.

Pada dasarnya, Anda mendapatkan dua daftar:
- Apa yang harus dilakukan karyawan;
- Apa yang sebenarnya dilakukan karyawan.

Membandingkan daftar ini, Anda mendapatkan tiga yang baru:
- Harus dilakukan dan dilakukan (DD);
- Seharusnya tidak dilakukan, tetapi dilakukan (NDD);
- Harus dilakukan, tetapi jangan (DnD);
- Seharusnya tidak melakukan dan tidak (NNDD).

Poin terakhir, tampaknya, tampaknya berlebihan, tetapi lebih jauh saya akan menunjukkan bahwa ada baiknya menunggu masalah dari itu.

Pengisian kembali tugas

Jadi, seseorang melakukan apa yang dinyatakan dalam dua daftar pertama - baik yang mana yang seharusnya maupun yang tidak. Tentu saja, Anda akan terlibat dalam otomatisasi tugas-tugas ini. Dan karyawan itu, ketika daftar-daftar ini dikurangi, akan mulai mengisinya kembali - sesuai dengan hukum Parkinson.

Segera setelah volume pekerjaan yang dilakukan dikurangi hingga minimum yang berbahaya, seseorang akan mulai melakukan apa yang tidak dia lakukan sebelumnya. Pertama-tama, dia akan mengambil sesuatu dari daftar DnD. Dia tidak perlu menjelaskan terlalu banyak - versinya akan terdengar cukup dapat dipercaya. Saya tidak melakukan ini sebelumnya, karena saya tidak punya waktu, tetapi sekarang saya sudah mengambilnya, terima kasih atas otomasinya.

Jika Anda mengotomatiskan tugas yang baru tiba ini, atau mencoretnya, maka ia akan terus menyeret dari DnD ke DD hingga DnD kosong.

Ketika sudah tidak ada yang diambil dari DND, situasi paradoks akan muncul - seseorang akan mengambil tanggung jawab dari DND. Sederhananya, ia akan mulai menciptakan tugas untuk dirinya sendiri. Ini akan mulai secara aktif membantu kolega dan konsumen dalam negeri, membuat laporan dan formulir baru, membuahkan gagasan, bergabung dengan tim lintas fungsi dari beberapa proyek (termasuk proyek Anda) dan, akhirnya, secara aktif berpartisipasi dalam kehidupan publik - bernyanyi, menari dan membuat koran dinding.

Jika aliran pengisian DD dan NDD tidak terkontrol, maka itu akan tumbuh tanpa batas.

Moratorium

Tidaklah sulit untuk mengontrol aliran - cukup dengan memberlakukan moratorium pengisian ulang, atau menggunakan "isolator". Secara jelas memformalkan DD dan NDD, dan mencegah item baru muncul di dalamnya. Tentu saja, moratorium harus dilaporkan kepada atasan orang ini.

Jika ada peluang dan waktu, maka layak untuk mengulang semua lembar kertas dari mana Anda menyusun daftar. Tidak harus dengan tangan Anda sendiri - Anda dapat menempatkan bos, atau pengembang proses bisnis.

Atau, Anda dapat menggunakan prinsip "Bullet" dari bagian "Motivasi". Umumkan karyawan tersebut bahwa ia dapat melakukan apa saja, tetapi hanya pekerjaan dari daftar yang dibayar. Sisanya adalah opsional. Biasanya, pengumuman semacam itu bekerja dengan baik untuk para penemu tugas.

Apa yang harus dipilih?

Selanjutnya, Anda dihadapkan dengan pertanyaan yang sah - apa sebenarnya yang harus diotomatisasi dari daftar?

Opsi pertama adalah memilih berdasarkan pengalaman Anda. Jika Anda tahu betul perusahaan, dan proses, serta pekerjaan orang ini, maka Anda dapat memilih secara intuitif.

Opsi kedua adalah menghitung dengan rumus. Benar, pengukuran akan diperlukan.

Hal utama yang perlu didigitalkan adalah persentase waktu untuk menyelesaikan setiap tugas. Interval pengukuran bisa sehari, seminggu, atau sebulan. Minggu mungkin lebih baik, karena selama hari tertentu, tidak semua tugas dalam daftar terpenuhi, tetapi satu bulan terlalu lama.

Metode pengukuran yang cukup sederhana adalah foto hari kerja. Hanya disarankan untuk tidak memercayai persiapannya untuk karyawan itu sendiri. Pertama, dia adalah orang yang tertarik. Kedua, dia memiliki sedikit pengalaman untuk pekerjaan seperti itu, dan masih harus mengulanginya. Ambil foto sendiri, atau minta bantuan.

Foto hari kerja dilakukan dengan sederhana - Anda perlu menuliskan di selembar kertas apa yang dilakukan seseorang ketika ia mulai dan selesai. Selanjutnya, Anda perlu melakukan pemrosesan sederhana - bandingkan dengan daftar DD dan NDD, kelompokkan dan hitung total waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Nah, persentase masing-masing tugas dihitung.

Sekarang kita perlu mengevaluasi langkah-langkah yang diusulkan untuk otomatisasi, dalam konteks tanggung jawab manusia. Setiap item harus menerima dua peringkat.

Yang pertama adalah kompleksitas otomatisasi. Skor numerik apa pun cocok - jam, poin, dan hari kerja, itu tidak masalah. Yang utama ada angka. Dari perkiraan yang diperoleh, perlu untuk menghitung persentase setiap item.

Penilaian kedua adalah perkiraan tingkat otomasi, yaitu persentase waktu yang akan dibebaskan seseorang setelah pengenalan perubahan dalam sistem informasi. Jika operasi sepenuhnya otomatis, dan keterlibatan manusia tidak lagi diperlukan, tingkat otomatisasi akan menjadi 100%.

Setelah menerima tiga peringkat, kami menghitung prioritas otomasi menggunakan rumus sederhana:

Prioritas = * / ,

di mana C adalah perkiraan tingkat otomatisasi, DW adalah sebagian kecil dari waktu yang diperlukan untuk memenuhi tugas, T adalah kompleksitas otomatisasi.

Karena Semua angka dinyatakan sebagai persentase, prioritas juga akan relatif. Semakin tinggi, semakin tinggi akan menjadi dampak otomatisasi pada pelepasan seseorang dari tugas. Anda dapat memilih dan melanjutkan.

Selain saham relatif, alangkah baiknya memiliki angka absolut untuk waktu yang diambil untuk memenuhi tugas untuk menghindari inflasi transaksi.

Menggembungkan transaksi

Seseorang yang dibebaskan dari tugas tidak hanya dapat menemukan yang baru, tetapi juga mengembang yang lama, meningkatkan waktu setiap transaksi.

Misalnya, seorang akuntan biasanya membutuhkan waktu dua menit untuk menyusun faktur. Ketika Anda melepaskannya, misalnya, dari mengendalikan saldo negatif, itu akan menyusun faktur dalam lima menit.

Jika Anda tidak memiliki pengukuran waktu "sebelum" dan "setelah", maka Anda bahkan tidak akan melihat bagaimana transaksi akan menyebar dan, menurut hukum Parkinson, akan kembali menempati waktu kerja seluruh karyawan. Tanpa angka, Anda tidak dapat membuktikan bahwa masalahnya adalah.

Karena itu, siapkan angka. Dianjurkan - sebelum karyawan atau bosnya mengetahui tentang otomatisasi target yang ditujukan untuk pemecatan. Sebuah "Meter Proses" dari pemrograman bisnis, dan mencatat data, dan statistik dari berbagai program yang mengukur waktu kerja orang akan dilakukan.

Berikut ini sebuah contoh. Seorang gadis akuntan bekerja di satu perusahaan, dan kami memiliki statistik tentang waktu transaksi dalam pekerjaannya. Gadis itu dengan aman pergi cuti hamil, dan bos dengan cepat menemukan pengganti. Semuanya baik-baik saja, tetapi penggantinya tidak bisa mengatasinya, dan mereka mengambil yang lain. Sekarang dua gadis melakukan pekerjaan satu dan, yang menarik, masih tidak bisa mengatasi dan selalu mengeluh bahwa mereka tidak punya waktu. Bos meminta direktur untuk taruhan lain, dan dia hampir setuju, tetapi ingat statistiknya. Membandingkan data transaksi, kami melihat dua gadis baru bekerja lebih lambat dari yang lama. Negara tidak mengembang, meskipun mereka tidak berani menguranginya.

Jadi ...

Dan kemudian datang saat ketika semua angka dikumpulkan, otomatisasi selesai, seseorang, secara objektif, dapat dilepaskan. Tentu saja, bukan terserah Anda untuk memutuskan nasibnya. Tetapi, dalam praktiknya, ini bisa terjadi dengan cara ini: begitu Anda berhasil membebaskannya, pendapat Anda layak untuk Anda dengarkan.

Karena itu, saya akan menguraikan beberapa skenario untuk Anda pilih.
Yang pertama hanya pemecatan. Di sini, secara umum, tidak ada yang perlu dibicarakan. Hasil keuangan pekerjaan Anda mudah untuk dihitung, dan jumlahnya dengan jumlah yang sangat mengesankan, terutama jika Anda menghitung untuk tahun itu dan jangan lupa menambahkan pajak.

Yang kedua adalah transfer ke departemen lain untuk pekerjaan serupa. Jika perusahaan besar, maka distorsi sering ditemukan dalam keseimbangan arus yang identik. Misalnya, ada dua departemen pasokan - satu untuk bahan dasar, yang lain untuk kegiatan yang dibuat khusus, kompleks, atau asing-ekonomi. Dalam satu, semuanya baik-baik saja, dan di sanalah Anda membebaskan seseorang, dan yang lain, penyumbatan. Jika tidak ada perbedaan mendasar dalam persyaratan untuk kompetensi, maka terjemahan dapat diatur.

Yang ketiga adalah transfer ke yang lain, meskipun mirip, bekerja. Contoh khas adalah apa yang disebut manajer pesanan, atau, lebih sederhana, operator. Mereka ada dalam persediaan, dan dalam penjualan, dan dalam layanan pengiriman. Biasanya ini adalah orang-orang muda, rapi dan efisien yang dengan cepat diajarkan di mana mendapatkan informasi, apa yang harus dilakukan dengan itu dan di mana untuk mentransfernya. Setelah persediaan orang tersebut berkurang, Anda dapat dengan aman menerjemahkannya menjadi penjualan. Tentu saja, jika Anda membutuhkannya dalam penjualan.

Saya suka pilihan keempat yang paling penting - untuk tidak mengabaikan, tetapi tidak untuk merekrut. Selalu ada pergantian dalam perusahaan, seseorang pensiun, seseorang yang sedang cuti hamil, beberapa hanya berhenti dari kehendaknya sendiri, kadang-kadang mereka pergi untuk meningkat.

Hasilnya adalah satu - ruang dibebaskan. Jika pada titik ini Anda telah menyelesaikan otomatisasi, maka itu tidak cukup untuk membawa siapa pun ke tempat ini. Selain itu, dalam opsi ini Anda tidak benar-benar kehilangan apa pun. Karyawan sebelumnya masih pergi, dan Anda selalu dapat menemukan dan menerima yang baru jika ada penyumbatan.

Jangan bawa siapa pun dan tonton. Angka yang Anda miliki. Anda tahu pasti bahwa karyawan yang tersisa dapat mengatasi pekerjaan mereka dengan staf yang mereka tinggalkan. Jangan biarkan mereka merayap dan mengisi ulang DD dan NDD, dan semuanya akan berhasil.

Metode ini dapat dikombinasikan dengan terjemahan. Misalnya, Anda melepaskan seorang karyawan dari satu departemen, dan tidak ada tempat untuk memindahkannya - ke mana saja ke bola mata. Tunggu sebentar. Setelah beberapa waktu, seorang karyawan dari departemen lain mungkin berhenti, dan "dirilis" Anda dapat ditransfer.

Anda juga dapat memperoleh manfaat dari terjemahan, atau lebih tepatnya, secara umum kehadiran mereka sebagai entitas di perusahaan.

Pertama, pekerjaan seorang karyawan di berbagai departemen memperkaya kompetensinya dan memahami keseluruhan peta proses bisnis. Namun, ada praktik-praktik semacam itu - bagi para manajer - ketika mereka dipaksa bekerja di setiap departemen untuk lebih memahami proses dan hubungan lintas fungsi.

Kedua, komunikasi lintas fungsi yang sama ini membaik. Ini adalah satu hal - unit tertutup mendidih dalam jus mereka sendiri, dengan para pemimpin mereka, aturan tersembunyi dan yayasan. Cukup lain - pada kenyataannya, bentuk proyek manajemen, ketika seorang karyawan menjadi "elektron bebas" dan tertarik ke tempat yang lebih dibutuhkan saat ini.

Baik dan yang paling penting - Anda tidak akan tersiksa oleh sisi moral masalah ini.

Sisi moral dari masalah ini

Masalah otomatisasi untuk pemberhentian itu rumit dan rumit. Saya harus segera mengatakan - Saya tidak tahu apa yang benar dan apa yang tidak.

Di satu sisi, seseorang berhenti. Dia memiliki keluarga, komitmen, pinjaman, rencana. Tidaklah perlu memiliki imajinasi yang hebat untuk membayangkan konsekuensi buruk apa yang bisa ditimbulkan oleh pemecatan.

Di sisi lain, ada bisnis. Jika Anda pergi ke puncak, bisnis juga seseorang. Satu atau lebih tidak penting. Ya, mereka mungkin memiliki lebih banyak uang daripada karyawan. Tapi ini uang mereka. Mereka tidak menciptakan bisnis untuk membayar pinjaman seseorang, untuk mengimplementasikan rencana orang lain atau untuk memenuhi kewajiban.

Dan ini dia dilema. Meninggalkan karyawan berarti pemilik akan membayar uangnya sendiri. Dalam kasus kami, pada kenyataannya, untuk apa-apa. Memberhentikan seorang karyawan berarti menciptakan masalah yang cukup nyata, terkadang berbahaya bagi dia dan keluarganya.

Terkadang percobaan mental membantu dalam menyelesaikan dilema semacam itu. Bayangkan bahwa pemiliknya adalah Anda, dan karyawan adalah semua pembayaran wajib yang Anda lakukan setiap bulan. Internet, listrik, parkir, bahan makanan, komunikasi seluler, gas, dll.

Dan kemudian, tiba-tiba, Anda mengetahui bahwa Anda membayar dua kali lebih banyak untuk Internet yang Anda butuhkan. Entah tarif lain muncul, atau operator baru datang ke kota Anda, atau Anda tidak memerlukan kawat lagi, Internet seluler tanpa batas sudah cukup. Tentu saja, jika perbedaannya kecil untuk Anda, maka Anda tidak dapat melakukan apa-apa dan meninggalkan semuanya apa adanya.

Dan apakah perbedaannya signifikan? Apakah Anda terus membayar operator yang lama dua kali lebih banyak hanya karena Anda telah lama bekerja dengannya, atau apakah Anda merasa kasihan padanya?

Atau, misalnya, Anda mengetahui bahwa di pom bensin favorit Anda, dua rubel lebih mahal daripada yang lain, dengan kualitas bahan bakar, layanan, dan program loyalitas yang sama. Apakah Anda akan terus mengisi bahan bakar di tempat yang sama?

Setiap orang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan caranya sendiri. Secara umum, kita berbicara tentang penghematan kecil. Demikian juga, untuk perusahaan besar, satu karyawan bukanlah beban yang sangat mencolok. Tetapi jangan lupa bahwa jumlahnya dapat dihitung untuk tahun ini, dan dipertimbangkan melalui prisma anggaran tahunan Anda. Meskipun, saya ulangi, semua orang memutuskan untuk dirinya sendiri.

Anda memutuskan, misalnya, bahwa Anda beralih ke penyedia Internet lain. Apa yang akan terjadi pada penyedia sebelumnya? Apalagi jika bukan hanya Anda, tetapi semua tetangga Anda akan melakukan hal yang sama? Bagaimanapun, ada kemungkinan bahwa seseorang akan dipecat untuk memotong biaya, atau akankah bisnisnya bangkrut? Apakah kamu peduli

Kemungkinan besar tidak. Di sekitar kita, bisnis terus-menerus diciptakan dan sekarat. Setahun yang lalu ada toko daging di rumah tetangga, enam bulan kemudian digantikan oleh toko hookah, dan sebulan lalu toko roti tiba. Kenapa mereka tutup? Jawaban standarnya adalah tidak berfungsi, mereka tidak membelinya. Siapa yang tidak membeli? Jika toko ada di rumah di sebelah Anda, maka Anda? Kenapa tidak beli? Tidak perlu, atau mahal, atau tidak enak? Tetapi Anda mengerti bahwa jika Anda tidak memberikan uang ke toko ini, toko itu akan tutup dan semua karyawannya akan dipecat? Tetapi Anda tidak akan membeli. Jadi, sisi moral dari masalah ini tidak begitu penting.

Saya ulangi sekali lagi: secara pribadi saya menentang pemecatan. Eksperimen pemikiran hanya menyebabkan peningkatan titik pandang. Semua orang memandang karyawan dan pemecatan mereka secara berbeda, dan ini normal. Tidak ada sudut pandang tunggal, juga tidak ada yang benar.

Pribadi saya, jika tertarik: upaya harus dilakukan agar tidak mempekerjakan orang tambahan, dan bukan untuk pemecatan mereka berikutnya.

Mempekerjakan seorang karyawan adalah tanggung jawab. Jika dia mengambil seseorang, maka dia berharap untuk Anda, membuat rencana yang berkaitan dengan pendapatan dan prospek perusahaan Anda, mengambil kewajiban - hipotek yang sama. Karena itu, lebih baik berpikir tiga kali sebelum mempekerjakan seseorang. Dan cobalah untuk meningkatkan efisiensi dari keadaan saat ini.

Nah, jika itu terjadi bahwa seseorang menjadi berlebihan, jangan memecatnya, tetapi transfer.

Studi kasus

Untuk kelengkapan, saya akan memberikan contoh sukses dan gagal.

Dua akuntan bekerja di gudang, mengatur operasi pengiriman, kedatangan, perpindahan, dll. Secara formal, satu adalah seorang akuntan, yang kedua adalah seorang ekonom. Mereka mengatur tugas - untuk mengotomatisasi sehingga ada satu.

Saya melihat tanggung jawab mereka, ternyata sangat sedikit. Selain persiapan dokumen utama, masih standar bagi akuntan untuk berpartisipasi dalam penutupan bulan, pemenuhan pesanan satu kali, seperti koreksi massa transaksi, dan tentu saja ada massa abu-abu besar "Saya masih melakukan sesuatu di sana."

Kami memperkenalkan moratorium - Anda hanya menyusun yang utama, dan segala sesuatu yang terkait dengannya. Kami mengabaikan massa abu-abu - ternyata itu tidak spesial. Kami membuat beberapa perbaikan sederhana atas dasar awal - pengisian otomatis dan berbasis template, masukan atas dasar, mengguncang kertas (di sana, diperlukan penyesuaian manual sebelum dicetak). Untuk semua pekerjaan - tidak lebih dari sebulan.

Gadis itu, yang adalah seorang ekonom, segera dipecat. Saya menentang, tentu saja - ekonom memiliki sesuatu untuk dilakukan - tetapi, untuk beberapa alasan, pilihan untuk meninggalkannya bahkan tidak dipertimbangkan.

Ada beberapa gadis lagi di departemen akun, mereka hanya duduk di kantor. Otomatisasi yang lengkap untuk memasuki akun utama mengurangi waktu transaksi sehingga pertanyaan tentang pemberhentian akuntan yang tersisa secara alami dinaikkan. Pemimpin ditentukan, tetapi kali ini saya berhasil menyelesaikan terjemahan - Saya baru memulai proyek untuk membersihkan gudang, dan saya membutuhkan orang yang terisolasi, dan gadis ini berguna.

Ngomong-ngomong, maka manajer sangat senang bahwa dia tidak memecat gadis itu - dia menjadi spesialis yang sangat masuk akal. Dia - yang bekerja lebih cepat dari dua yang baru.

Lalu ada contoh buruk. Saya berbicara dengan akuntan kantor dan menemukan dua buah gantung rendah untuk otomatisasi. Yang pertama adalah penutupan bulan. Mereka menggunakan akuntansi batch dalam 1C, yang mengambil banyak waktu selama operasi rutin.

Bagi mereka yang tidak tahu, saya akan membuatnya sedikit lebih jelas. Ada satu bulan, dan itu berisi beberapa ribu transaksi - pendapatan, pengeluaran, transfer, dll. Saat menggunakan akuntansi batch, setiap dokumen tergantung pada semua yang sebelumnya - pertama-tama, pada biaya pendebitan. Secara teknis, ini berarti bahwa jika Anda mengubah dokumen 15 Mei, Anda perlu mendistribusikan ulang semua dokumen dari 15 Mei hingga 31 Mei. Itu tidak sulit, tetapi sangat panjang. Banyak perubahan harus dilakukan. Dan kemudian setiap waktu - berubah, dan dialihkan. Siang, malam, serempak, tidak serempak - tidak masalah, semua sama untuk waktu yang lama.

Tetapi kemudian di 1C, muncul analisis akuntansi biaya (RAUZ) yang diperluas, yang sepenuhnya menghilangkan masalah pelaksanaan kembali - itu tidak diperlukan sama sekali. Mengubah dokumen apa pun - Anda hanya perlu mengikuti prosedur penutupan akhir bulan, lalu butuh sekitar 5-10 menit.

Transisi ini dari akuntansi partai ke RAUZ memberi penghematan dalam hal penutupan - sekitar 7 hari.

Masalah kedua adalah akuntansi dan rekonsiliasi kertas dan dokumen elektronik. Pada masa itu, manajemen dokumen elektronik tidak didistribusikan, dan hanya potongan kertas yang digunakan. Kargo tiba, dengan dia potongan kertas, mereka dibawa oleh manajer atau pemilik toko dan diseret ke akuntan. Dia mengemudi, dan semuanya tampak baik-baik saja, tetapi manajer sering kehilangan kertas. Yah, bukan karena mereka kalah, tetapi tidak dapat ditemukan.

Dan secarik kertas, untuk beberapa alasan, secara berkala diharuskan oleh pajak. Masalah utamanya, pada kenyataannya, adalah kurangnya informasi tentang kertas mana yang kita miliki dan mana yang tidak. Otomatisasi sederhana memecahkan masalah - akuntansi kertas muncul bersamaan dengan dokumen elektronik.

Jadi, menurut para akuntan, sebelum dimulainya otomatisasi, ribut-ribut dengan kertas butuh 20% dari waktu. Saya tidak ingat tentang hukum Parkinson saat itu, bergegas untuk mengotomatisasi, memenangkan masalah, tetapi 20% dari waktu, tentu saja, menghilang di suatu tempat. Saya bahkan tidak repot membuat daftar - baik DD maupun NDD. Karena itu, tidak ada yang dipecat atau dipindahkan.

Selanjutnya ada ekonom. Lebih mudah dengan mereka - mereka memiliki beberapa transaksi, sebagian besar tugas rutin, seperti pelaporan. Tanggal dan jumlah laporan diketahui, tetap hanya untuk mengotomatisasi.

Laporan dari para ekonom lebih rumit daripada yang dari akuntan, dan yang paling penting - mereka semua dieksekusi tidak sesuai dengan standar yang berlaku umum, tetapi karena itu adalah kebiasaan di perusahaan dan nyaman bagi penerima. Oleh karena itu, templat dan sampel hanya di Excel.

Kesulitan khusus dalam otomatisasi adalah kualitas data. Sebenarnya, para ekonom butuh waktu paling lama untuk memverifikasi, atau lebih tepatnya, merekonsiliasi data. Mereka mengambil data mentah, memasukkannya ke Excel, dan mengendarainya untuk memeriksa, meringkas, menganalisis, dll.

Mereka mengatasi kualitas data dengan cukup cepat, menggunakan metode "Verifikasi saat merekam" dan "Verifikasi asinkron". Kemudian mereka membuat laporan - menurut data murni, mereka dibuat dengan cepat.

Waktunya telah tiba untuk mengambil keputusan. Ada tiga ekonom, semua plus / minus sama. Tanpa berpikir dua kali, mereka memutuskan untuk tidak memecat siapa pun, tetapi untuk menunggu saat yang tepat.

Kasus ini muncul dengan cukup cepat - salah satu ekonom berhenti, karena beberapa alasan. Bersukacita dan tidak mengambil siapa pun di tempatnya. Menonton - luar biasa, kelola.

Setelah beberapa saat, ekonom kedua berhenti, semacam karena alasan politik - entah dia bertengkar dengan seseorang, atau dia tidak berbagi sesuatu, saya tidak tahu pasti. Bersukacitalah, tidak mengambil siapa pun di tempatnya. Diamati - satu ekonom mengatasi. Jadi mereka pergi.

Ada beberapa contoh dari jenis yang sama ketika otomatisasi dilakukan dan ketersediaan nomor transaksi yang disimpan dari perluasan staf akuntansi. Inisiatif "beri aku akuntan lain" tidak dapat dihukum, oleh karena itu, sering ditunjukkan oleh akuntan kepala baru dan yang lama, setelah jeda setelah upaya sebelumnya.

Algoritma itu standar. Kepala akuntan tiba, meminta untuk menambahkan unit dan membawa beberapa pembenaran - biasanya tanpa satu angka, hanya serangkaian kalimat seperti "kami memiliki lebih banyak pekerjaan," "pergantian karyawan bertambah, kami tidak mengatasi," dll.

Statistik transaksi dijaga terus-menerus, jadi pemeriksaannya cepat. Ternyata selalu hal yang sama - jumlah transaksi tidak meningkat, kadang-kadang bahkan menurun, kompleksitas dokumen juga tidak berubah, tidak ada perubahan signifikan dalam undang-undang dan proses. Hanya saja hukum Parkinson berlaku, dan waktu untuk transaksi bertambah.

Kadang-kadang mereka hanya menolak untuk memperluas, kadang-kadang mereka memilih kompromi - mereka melakukan beberapa otomatisasi untuk mengurangi waktu transaksi, tetapi kadang-kadang keputusan politik dibuat - untuk mendukung kepala akuntan yang baru, kemudian staf diperluas.

Dan akhirnya, contoh yang terjadi saat ini. Ada perusahaan yang memproduksi produk sesuai pesanan. Produk-produk ini pergi ke pabrik lain, di mana mereka adalah bagian dari produk akhir yang dikirim ke pelanggan.

Ada banyak pesanan, perhitungannya rumit, dan selalu unik. Selama perusahaan itu ada, begitu banyak manajer yang duduk di sana menerima pesanan ini. Sebenarnya, penerimaan pesanan dan kegiatan terkait terdiri dari semua pekerjaan mereka - untuk menerima, masuk ke dalam sistem, mengeluarkan faktur, mengirimkannya ke dalam produksi, mengendalikan pembayaran, menulis dokumen untuk pengiriman.

Kami menjadikannya layanan untuk layanan mandiri pelanggan, dengan antarmuka sederhana untuk pabrik pelanggan. Mereka melampirkan layanan ke sistem mereka - baik 1C dan php, dan neraka tahu yang mana. Pemasok dalam sistem biasanya hanya melakukan pemesanan dengan pemasok, seperti yang dilakukannya selama bertahun-tahun, dan data secara otomatis terbang ke klien kami, di sana mereka dihitung dalam sedetik, pesanan dibentuk, dengan harga, spesifikasi, tanggal produksi dan pengiriman - secara umum, semua informasi yang diperlukan dibuat. Anda bahkan dapat mencetak faktur untuk pembayaran sendiri.

Manajer, pada kenyataannya, tidak lagi dibutuhkan. Satu atau dua orang pergi, untuk kontrol umum dan menyelesaikan masalah kontroversial dan darurat, dan semuanya, sisanya dapat dipecat atau dipindahkan dengan aman. Tapi semua teman ada di sana.

Alasannya sederhana - kami melaksanakan proyek ini, hanya bekerja dengan otomatisasi. Persis seperti cara kebanyakan programmer melakukannya - mereka mendapat tugas, selesai, mulai dan lupa. Tidak ada chip pemrograman bisnis seperti proses, sistem manajemen, tujuan, dll. Dan mereka seharusnya bekerja sebagai programmer bisnis.

Nah, dan apa, kelihatannya? Kami dibayar untuk proyek ini.

Masalahnya adalah bahwa klien tidak menerima laba apa pun. Manajer duduk bersamanya tanpa layanan, dan mengatasi arus pesanan. Sekarang layanannya mengelola, dan para manajer masih duduk. Dari sudut pandang kepala dan pemilik, tidak ada perubahan yang terjadi. Hanya uang yang diberikan dengan sia-sia untuk pembangunan.

Sebenarnya, contoh ini harus menunjukkan perbedaan antara pemrograman dan pemrograman bisnis dengan baik.

Tentu saja, kita tidak kehilangan harapan, dan sedang mencari cara di mana otomatisasi kita akan memenuhi tujuan langsungnya - untuk membebaskan orang. Apa yang kami harapkan dari Anda.