Bagaimana kami membantu mengubah pekerjaan akuntansi di perusahaan energi besar

Kami telah menulis beberapa kali tentang bagaimana teknologi kami membantu berbagai organisasi dan bahkan seluruh negara bagian memproses informasi dari semua jenis dokumen dan memasukkan data ke dalam sistem akuntansi. Hari ini kami akan memberi tahu Anda bagaimana ABBYY FlexiCapture diimplementasikan di salah satu perusahaan energi Rusia terbesar. Untuk kenyamanan, kami menyebutnya "Perusahaan Besar".

Bayangkan diri Anda sebagai seorang akuntan biasa. Kami mengerti, ini tidak mudah, tetapi masih mencoba. Setiap hari Anda menerima sejumlah besar tagihan kertas, faktur, sertifikat, dan sebagainya. Dan terutama banyak - pada hari-hari sebelum pelaporan. Semua perincian dan jumlah harus diperiksa dengan cepat dan hati-hati, dicetak ulang, dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, melakukan transaksi secara manual, dan mengirim dokumen ke arsip, sehingga nantinya dapat diserahkan ke auditor internal, layanan pajak, otoritas pengaturan tarif, dan lainnya untuk verifikasi tepat waktu. Apakah ini sulit? Tapi ini adalah praktik bisnis lama yang ada di banyak perusahaan. Bersama dengan Perusahaan Besar, kami menyederhanakan pekerjaan yang melelahkan ini dan membuatnya lebih nyaman. Jika Anda tertarik dengan caranya, selamat datang di kucing.



Perusahaan Besar di Moskow memiliki banyak cabang. Perusahaan membeli banyak peralatan dan layanan untuk kegiatan ekonomi: sekitar 2.000 pembelian per tahun. Dokumen di setiap unit yang memulai pengadaan dilakukan oleh karyawan khusus - kurator kontrak.

Bagaimana pelaksanaan kontrak di perusahaan besar? Ketika kurator membuat perjanjian, mereka menerima banyak dokumen kertas penting dari pihak rekanan: waybill, sertifikat layanan, faktur, sertifikat, dll. Biasanya, kurator memindai kertas bisnis dan kemudian melampirkan pindaian ke urutan dalam sistem manajemen sumber daya perusahaan. Pengontrol keuangan memeriksa secara manual semua data. Setelah itu, kurator membawa dokumen asli ke departemen akuntansi. Atau kurir melakukan ini, dan kemudian memindahkan dokumen mungkin memakan waktu lebih lama - dari beberapa jam hingga beberapa hari.

Dan semua akan baik-baik saja, tetapi di Perusahaan Besar, seperti di banyak perusahaan lain:

• Makalah dapat diserahkan ke bagian akuntansi beberapa hari sebelum pelaporan. Kemudian akuntan harus menghabiskan malam dan tidur di tempat kerja. Penting untuk secara manual memeriksa apakah semua akun, faktur, dll diisi dengan benar. Kemudian, jika semuanya benar, karyawan mencetak ulang data dalam sistem akuntansi dan membuat posting. Pada saat yang sama, 90% dari waktu akuntan mencetak ulang data - detail, jumlah, tanggal, nomor item, dll. Karena itu, ada risiko melakukan kesalahan.
• Dokumen mungkin datang dengan kesalahan. Dan kadang-kadang tidak ada cukup akun atau sertifikat. Terkadang ini diklarifikasi pada hari-hari terakhir sebelum pelaporan. Karena itu, waktu persetujuan dokumen mungkin tertunda.
• Setelah posting, akuntan menyimpan faktur, faktur, dan bertindak di kertas terpisah dan arsip elektronik. Mengapa ini menyebabkan kesulitan? Ketika audit negara bagian berikutnya atau pajak datang ke akuntansi, karyawan harus mencari dokumen untuk waktu yang lama.

Seperti sebelumnya, skema akuntansi di Perusahaan Besar terlihat seperti:


Perusahaan Besar adalah yang pertama di industri energi yang memutuskan untuk membangun kembali dan menyederhanakan skema ini untuk menutup transaksi dan mengirimkan laporan lebih cepat, lebih baik mengevaluasi perubahan pasar selama pengadaan dan merencanakan strategi keuangannya. Sendirian, sendirian, untuk mengubah skema kerja akuntansi yang sudah lama berdiri itu tidak mudah, sehingga perusahaan memutuskan untuk mengubahnya bersama dengan mitranya - ABBYY.

Tidak lebih cepat dikatakan daripada dilakukan

Tim spesialis ABBYY memperkenalkan platform universal ABBYY FlexiCapture untuk pemrosesan informasi cerdas ke dalam Perusahaan Besar dan mengatur:

• Deskripsi fleksibel (templat ekstraksi data) untuk memproses dokumen. Tentang apa itu dan mengapa itu perlu, kami berbicara secara rinci tentang Habré di sini dan di sini . "Perusahaan Besar" memproses dengan bantuan solusi lebih dari 30 jenis dokumen (misalnya, sertifikat peralatan terpasang atau sertifikat remunerasi agen) dan mengekstraksi dari mereka lebih dari 50 atribut (nomor dokumen, jumlah total dengan PPN, nama pembeli, penjual, kontraktor, jumlah barang dan dll);
• konektor untuk memeriksa dan mengunggah data, yang menghubungkan ABBYY FlexiCapture, SAP dan OpenText. Berkat konektornya, menjadi mungkin untuk secara otomatis memeriksa data dari pesanan dan kontrak untuk berbagai direktori. Kami akan membicarakan ini di bawah ini;
• ekspor dokumen ke arsip elektronik berdasarkan OpenText. Sekarang semua pemindaian dokumen disimpan di satu tempat;
• Draft entri akuntansi di SAP ERP dengan tautan untuk memindai dokumen.

Kemudian, karyawan ABBYY dan Big Company mengembangkan formulir pencarian sehingga akuntan dapat menemukan akun penting dengan atribut apa pun dalam arsip elektronik dalam hitungan detik dan menyediakannya untuk pemeriksaan pajak.

Pencarian dimungkinkan berdasarkan 26 kriteria yang berbeda (gambar dapat diklik):


Setelah Perusahaan Besar berhasil menguji seluruh sistem, itu dioperasikan. Seluruh proyek, termasuk persetujuan, klarifikasi dan penyempurnaan, dilaksanakan dalam 10 bulan.

Skema kerja setelah pengenalan ABBYY FlexiCapture di Perusahaan Besar:


Sepertinya Anda tidak ada yang berubah? Ya, proses bisnis tetap sama, hanya saja mesin sekarang melakukan sebagian besar fungsi.

Posting selesai!

Bagaimana kabarnya sekarang? Misalkan kurator kontrak menerima satu set dokumen utama tentang kesepakatan untuk pasokan pompa untuk pembangkit listrik termal, atau, misalnya, pembangunan jaringan pemanas. Spesialis tidak perlu lagi memeriksa sendiri kelengkapan dan isi dokumen, menelepon kurir dan mengirim dokumen asli ke departemen akuntansi. Kurator hanya memindai set dokumen primer yang ditandatangani, dan kemudian teknologi menyelesaikannya.

Menggunakan sistem pemindaian jaringan, seorang karyawan mengirimkan hasil pemindaian dalam format TIFF atau PDF ke folder panasnya atau ke email. Dia kemudian membuka stasiun web input ABBYY FlexiCapture dan memilih jenis kumpulan dokumen yang akan diproses. Misalnya, “pembelian karya / layanan dengan biaya agen”, “penerimaan bahan dan sumber daya teknis (MTR)” atau “akuntansi properti”.


Jenis dan jumlah jenis dokumen dan data yang diperlukan yang harus diklasifikasikan oleh sistem, dikenali, dan diverifikasi tergantung pada jenis kit.

Unduhan kurator memindai pengakuan. Sistem secara otomatis memeriksa ketersediaan semua dokumen, konten setiap kertas, dan server mengenali detail - tanggal kontrak, jumlah, alamat, TIN, KPP, dan data lainnya. Omong-omong, Perusahaan Besar adalah perusahaan energi pertama di Rusia yang menggunakan pendekatan ini.

Jika kurator tidak mengunduh semua dokumen atau beberapa data tidak ditunjukkan pada beberapa waybill, sistem memperhatikan hal ini dan segera meminta karyawan untuk memperbaiki kesalahan:

Sistem bersumpah dan meminta untuk menambahkan dokumen yang hilang (selanjutnya tangkapan layar dapat diklik):


Sistem memperhatikan bahwa dokumen kedaluwarsa:


Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi menentukan apakah dokumen tersebut dieksekusi dengan benar. Jika semuanya benar, maka langsung pada stasiun web input, sebagian besar pemeriksaan data dilakukan secara otomatis. Cukup masukkan nomor pesanan yang ditentukan dalam SAP ERP. Setelah ini, data yang dikenali dibandingkan dengan informasi yang diproses dalam SAP: TIN dan pos pemeriksaan rekanan, nomor dan jumlah kontrak, PPN, nomenklatur produk atau layanan. Pemrosesan dan verifikasi satu dokumen hanya membutuhkan beberapa menit.

Menurut perincian - TIN dan PPC - Anda dapat memilih perusahaan dari direktori:


Jika ada kesalahan dalam faktur atau faktur, maka itu tidak akan melewatkan dokumen untuk diekspor ke arsip. Misalnya, jika dokumen salah disusun atau salah satu karakter dikenali dengan salah, sistem akan menunjukkan ini dan meminta karyawan untuk memperbaiki semua ketidakakuratan. Berikut ini sebuah contoh:

Sistem menemukan bahwa CJSC Vasilek tidak termasuk dalam daftar pemasok Perusahaan Besar.


Ini memungkinkan karyawan untuk melacak kesalahan bahkan sebelum dokumen memasuki departemen akuntansi.

Jika semua pemeriksaan berhasil dilewati, maka dalam satu klik salinan dokumen yang dipindai dikirim ke arsip elektronik OpenText, dan tautan serta kartu dengan metadata-nya muncul di SAP. Akuntan atau kurator selalu dapat melihat di arsip elektronik untuk daftar dokumen untuk urutan dan informasi yang diinginkan tentang siapa, dalam jangka waktu apa, dengan hasil apa yang diproses dokumen.

Petr Petrovich melihat ke arsip elektronik, ...


... untuk melihat siapa yang mengunggah dokumen untuk pesanan No. 1111.


Setelah mengunggah data dan memindai dari ABBYY FlexiCapture ke SAP, draft postingan muncul dengan data yang sudah diisi sebelumnya dan tautan untuk memindai gambar dokumen.

Kabel konsep:


Kemudian akuntan menerima peringatan melalui pos dengan tautan ke draf dan pindaian yang sudah selesai. Spesialis tidak perlu lagi menderita dengan kertas. Dia hanya dapat memverifikasi dalam pemindaian jumlah total transaksi, keberadaan segel, tanda tangan, dan pos. Akuntan sekarang menghabiskan kurang dari satu menit untuknya.

Ringkasan Proyek

• Menggunakan teknologi ABBYY, Perusahaan Besar menyederhanakan dan mempercepat tidak hanya akuntansi, tetapi juga kontrol keuangan. Untuk membuat posting, karyawan tidak perlu lagi menunggu kurir dengan dokumen asli - cukup satu klik untuk mendapatkan pemindaian dengan data yang sudah diverifikasi dari arsip elektronik. Benar, dokumen kertas masih dibutuhkan. Tetapi sekarang dapat dikirim ke akuntansi nanti. Ketika dia tiba di sana, karyawan akan memberi tanda centang pada sistem akuntansi "Asli Diterima".
• Karyawan segera menerima semua data yang diperlukan tentang transaksi dari pemindaian, melakukan transaksi tepat waktu, dan menyiapkan semua dokumen untuk pelaporan terlebih dahulu. Sekarang mereka tidak takut dengan pemeriksaan internal atau eksternal.
• Akuntan melakukan transaksi keuangan 3 kali lebih cepat, dan Perusahaan Besar menutup periode pelaporan 10 hari sebelumnya.
• Semua cabang Perusahaan Besar menyimpan dokumen akuntansi dalam arsip elektronik tunggal. Berkat ini, Anda dapat menemukan faktur, kontrak atau tindakan pekerjaan yang dilakukan, serta atribut apa pun dari mereka (jumlah, PPN, nomenklatur produk atau layanan) 4 kali lebih cepat dari sebelumnya.
• Solusi ini memproses lebih dari 2,6 juta halaman dokumen per tahun.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Perusahaan Besar telah menggunakan ABBYY FlexiCapture selama 2 tahun dan mengumpulkan statistik selama ini. Ternyata akuntan membuat 95% dari posting tanpa membuat perubahan pada konsep. Dan ini berarti bahwa di masa depan transaksi seperti itu dapat dilewati sepenuhnya secara otomatis. Kebetulan bahwa produk ini sebenarnya adalah langkah pertama perusahaan untuk memperkenalkan unsur-unsur "kecerdasan buatan" ke dalam proses bisnis perusahaan: Perusahaan Besar sedang mengembangkan programnya sendiri.

Perusahaan Rusia lainnya juga mengotomatiskan pekerjaan akuntansi: membuatnya lebih sederhana dan lebih nyaman. Misalnya, dengan bantuan teknologi ABBYY, layanan kontrol keuangan Khlebprom menerima informasi bisnis penting 2 kali lebih cepat dan menghabiskan 20% lebih sedikit waktu untuk menemukan faktur dan waybill yang diperlukan. Teknologi pemrosesan informasi yang cerdas membantu staf akuntansi dari pemegang Rust secara instan menemukan dokumen keuangan yang diperlukan selama audit pajak massal. Pada 2019, spesialis perusahaan berencana memproses sekitar 10 juta halaman dokumen.

Elizaveta Titarenko,
Editor Blog Perusahaan ABBYY