Dosen di Universitas Keuangan, Tigran Baseyan, memberi tahu Netology tentang pengalamannya bekerja di sebuah perusahaan startup di Borjomi dan mengelola harapan.Berapa kali setelah proyek yang gagal saya pikir: “Sekarang semuanya akan berjalan berbeda, saya mendapatkan pengalaman. Hal-hal seperti itu tidak akan saya lakukan lagi. Dan saya tidak akan mengambil proyek seperti itu. " Rasakan sakitnya? Apakah Anda mengenali diri sendiri?
Ada judul seperti itu - bagikan apa yang Anda pelajari dari pengalaman - kemudian dengan darah. Saya akan membagikan beberapa teknik manajemen harapan yang akan membuat saya bahagia sekitar 8 tahun yang lalu di awal karier di bidang TI.
Saya yakin bahwa gambar dengan Jim Carrey "Selalu katakan ya" yang harus disalahkan. Tetapi kami adalah orang dewasa dan kami harus memahami bahwa untuk sebuah bisnis, jawaban "ya" adalah biaya. Dan lebih buruk lagi, jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan "Kenapa ya?" dan "Bagaimana itu terjadi?"
“Harapan Anda - masalah Anda” - apa artinya mengelola harapan
Dari kamus: “Mengelola harapan - saat Anda memberikan gambar dunia pengguna,
pelanggan, sponsor proyek dan pihak-pihak lain yang berkepentingan, dalam kecocokan sebaik mungkin dengan kenyataan, sehingga tabrakan dengannya semudah mungkin. ”
Mencocokkan kenyataan, apakah itu? Ini tentang membuat satu "nyata". Yaitu, mengurangi perbedaan antara harapan dan apa yang terjadi, yang terjadi ketika:
- Tujuannya tidak dirumuskan dengan jelas, yaitu, masing-masing berjalan ke arahnya sendiri.
- Tidak ada komunikasi antara anggota tim, pemimpin, pelanggan.
- Semua orang melihat implementasi dengan cara mereka sendiri.
Dalam artikel ini, saya akan secara konsisten berbicara tentang setiap item dan memberikan alat praktis yang akan membantu menyelesaikan pembatasan di bidang ini.
Jika Anda merumuskan ulang rasa sakit di atas, maka mengelola harapan adalah:
- Penciptaan tujuan bersama dan dapat dipahami.
- Pembuatan platform tunggal untuk komunikasi antara semua pihak yang berkepentingan.
- Sinkronisasi tentang apa yang sedang dikerjakan tim dan bagaimana caranya.
SMART: cara menetapkan tujuan proyek
Enam bulan lalu, saya beralih ke startup perusahaan - dan tidak siap dengan kenyataan bahwa semua hipotesis harus dikaitkan dengan tujuan tertentu dan dirumuskan dengan cerdas. Saya dulu bekerja, mengandalkan intuisi saya, meskipun sering kali mengecewakan saya. Dan itu adalah salah satu momen Aha yang paling berkesan.
Tujuan yang diformulasikan dengan benar memungkinkan Anda untuk memotong yang tidak perlu, untuk membuat satu bahasa komunikasi antara anggota tim.
Masalah paling umum ketika menetapkan tujuan adalah abstraknya:
Suatu hari saya berbicara dengan mantan rekan saya, yang menetapkan tujuan untuk "memperbaiki halaman beranda situs." Tampaknya seperti tujuan, seperti tujuan, tetapi tidak terlalu jelas darinya apa artinya meningkatkan apa yang perlu dilakukan dan kapan, bagaimana mengukur hasilnya.
Untuk mengubah tujuan abstrak menjadi tujuan tertentu, akan lebih mudah untuk menggunakan metodologi penetapan tujuan. Ada banyak, yang paling sederhana dan paling populer adalah SMART.
Metodologi ini mencakup lima karakteristik dasar yang harus dipenuhi setiap tujuan:
Spesifik
Tujuannya harus spesifik. Konkretitas - pemahaman yang jelas tentang hasil yang ingin dicapai.
Contoh buruk: "Buat antarmuka lebih baik." Dalam hal ini, tidak jelas mengapa antarmuka saat ini buruk, apa yang perlu diperbaiki. Apa metrik di atas?
Contoh yang baik: "Tingkatkan konversi ke tindakan target dari 1% menjadi 3%." Formulasi konkret seperti itu segera memberi pemahaman tentang jumlah pekerjaan, tugas-tugas alternatif, misalnya, alat mana yang harus diterapkan.
Terukur
Tujuannya harus dapat diukur. Setiap tujuan harus memiliki ukuran dimensi tertentu. Dengan bantuannya, Anda dapat memahami apakah Anda telah mencapai hasil yang diinginkan atau tidak.
Dalam contoh di atas, nilai ini adalah indikator konversi untuk pendaratan. Jika kita berbicara tentang contoh-contoh lain, maka sering kita ingin melakukan diet atau pergi ke gym. Tetapi tidak jelas berapa kali Anda harus pergi untuk mencapai tujuan. Apakah satu kali cukup atau tidak? Di sini akan bekerja lebih baik "Untuk melakukan 10 pelatihan di gym hingga 31 Januari 2019."
Bisa diraih
Tujuannya harus dapat dicapai. Keterjangkauan suatu tujuan mempengaruhi motivasi. Tidak perlu menetapkan sendiri tujuan yang sangat sederhana, karena minat pada kasus ini juga menghilang. Tapi tidak peduli bagaimana Anda menginginkannya, otak Anda tidak mungkin serius tentang tujuan "Berada di bulan pada 1 Februari 2019". Tetapi tujuan "Menerbitkan sebuah artikel pada 1 Februari 2019" tampaknya jauh lebih dapat dicapai dan membuatnya menarik.
Relevan
Tujuannya harus bermakna bagi Anda. Signifikansi dalam metodologi SMART adalah nilai kontribusi yang akan membawa solusi untuk masalah ini dalam mencapai tujuan strategis perusahaan.
Batas waktu
Tujuannya harus dibatasi dalam waktu. Sasaran "Belajar Bahasa Inggris" akan jauh lebih efektif daripada "Lulus sertifikasi TOEFL oleh setidaknya 95 poin pada 15 Desember 2019." Ketika tanda waktu muncul, yang ingin Anda dapatkan hasilnya, otak secara mandiri membangun timeline bersyarat. Anda memahami bahwa untuk lulus sertifikasi Anda perlu belajar, misalnya, 800 kata. Otak mengerti bahwa tidak realistis untuk melakukan ini dalam 3 hari, jadi Anda perlu membuat rencana.
Jangan melebih-lebihkan tujuan
Baru-baru ini saya mendengar dalam satu percakapan:
- Saya menetapkan rencana untuk rubel X untuk bulan ini, saya pikir mereka akan dapat menghasilkan sekitar 70%.
- Kenapa?
- Ada beberapa alasan: pertama, rencana yang lebih besar berarti yang awal lebih mudah dilakukan. Pernah dengar tentang OCD? Jadi ini topik keren untuk manajemen, Google sedang mengusahakannya. Perlu untuk menetapkan KPI lebih tinggi sehingga seseorang tidak memenuhi lebih dari 70 persen.Jika Anda mendengar percakapan seperti itu dari kepala departemen penjualan, Anda dapat dengan mudah membayangkan bahwa dengan cara ini ia memotivasi timnya untuk bangkit dan bekerja. Tetapi jika kita berbicara tentang proyek dan produk TI, maka pendekatan ini tidak efektif dan berbahaya. Pertama, Anda dapat membaca tentang OCD
di halaman .
OKR (dari Sasaran Inggris dan Hasil Utama - sasaran dan hasil utama) - metode yang digunakan dalam manajemen untuk mengelola proyek. Ini memungkinkan Anda untuk menyinkronkan tujuan tim dan individu dan memberikan kontrol yang efektif atas pelaksanaan tugas. Metode OKR dikembangkan oleh Intel. Setelah itu menjadi tersebar luas di sejumlah perusahaan teknologi besar, termasuk Google, LinkedIn, Zynga.
Secara umum, teknik untuk menjanjikan / menempatkan rencana yang lebih tinggi untuk membuat standar adalah jalan yang licin:
- Dengan kinerja pekerjaan yang sempurna, Anda tidak dapat mencapai tujuan yang tidak terjangkau oleh definisi. Pekerjaan seperti itu tidak bisa menginspirasi. Jadi - ini akan mengarah pada fakta bahwa tim Anda akan mulai stres, lelah, dan kemudian kelelahan.
- Pelanggan akan menunggu hanya skenario optimis, meskipun itu tidak realistis, yang berarti mereka tidak dapat menjelaskan dengan cara apa pun bahwa semuanya berjalan dengan baik, hanya saja tujuannya dilebih-lebihkan.
Saya melihat opsi lain untuk menetapkan rencana / sasaran, membuatnya meningkat untuk tim dan meremehkan ketika disajikan kepada pelanggan. Tetapi risiko dalam pendekatan ini sama seperti dalam pernyataan sebelumnya. Anda berisiko kehilangan tim jika Anda tidak memenuhi rencana yang terlalu tinggi.
Intinya: untuk menetapkan rencana yang realistis untuk diimplementasikan dan untuk itu Anda dapat menjamin.
Komunikasi di tempat kerja
SMART dapat mendiagnosis dan menyinkronkan mulai bekerja pada suatu proyek dengan menciptakan titik umum - titik asal. Tetapi setiap orang memiliki kecepatannya sendiri, jadi kami membutuhkan alat untuk menyinkronkan pekerjaan.
Tetapkan titik asal
Pada awal artikel, kami fokus pada menciptakan bidang untuk komunikasi yang efektif dengan menetapkan tujuan yang tepat. Dan bagaimana dengan keputusannya, apa yang seharusnya menjadi tujuannya?
Pelajari pertanyaan-pertanyaan di bawah ini:
- “Kenapa dia memutuskan semuanya? Saya juga menginginkannya. "
- Mengapa mereka tidak menghargai saya?
- "Aku melakukan semuanya dengan sangat baik, itu tidak berhasil sebelumnya."
- "Aku langsung mengatakan bahwa ide ini tidak akan terbang."
Masalah dengan pernyataan tersebut adalah kurangnya hubungan dengan tujuan dan sasaran tim. Dengan demikian, semangat tim yang terkenal dan tidak berbau dalam "tim." Baca lebih lanjut tentang tujuh contoh nilai kerja tim
di situs . Saya akan memberikan contoh studi oleh Uri Hasses:
Uri Hasses, seorang profesor di Princeton Institute of Neuroscience, selama penelitiannya menemukan aktivitas otak yang tak terduga dari peserta berbagi cerita. “Tidak hanya kesamaan aktivitas otak di semua pendengar yang mengejutkan. Selain itu, pendongeng memiliki aktivitas otak yang sangat mirip - terlepas dari kenyataan bahwa ia menceritakan kisah itu dan yang lain mendengarkan, ”kata Hasses. Berbagi pendapat, cerita dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Mereka dapat mulai merasakan, berpikir, dan melakukan hal yang sama seperti tokoh-tokoh dalam cerita yang mereka dengar.Tujuan dan Komunikasi
Apa alasan untuk sinergi kerja tim dan bagaimana hal ini terkait dengan penetapan tujuan? Dan koneksi di sini jauh lebih dekat. Komunikasi tim yang sehat mengarah pada penciptaan yang disebut "Kristalisasi Tim". Tim yang dikristalisasi adalah sekelompok orang yang sangat terhubung sehingga keseluruhannya menjadi lebih besar dari jumlah bagian-bagian penyusunnya.
Manfaat dari kerja tim adalah sebagai berikut:
- Secara umum, tim memiliki lebih banyak pengalaman dan pengetahuan daripada masing-masing anggota.
- Sebuah tim lebih efektif daripada individu tentang kesalahan dan menghilangkan konsekuensi mereka.
- Keputusan yang dibuat oleh tim lebih mungkin untuk disetujui oleh mereka yang harus mengimplementasikannya.
- Anggota tim lebih cenderung mengidentifikasi dengan tindakan mereka sendiri dan kontribusi terhadap keputusan yang dibuat oleh tim. Kemungkinan bahwa mereka akan menganggap keputusan kelompok sebagai yang benar lebih tinggi.
- Anggota tim belajar dari satu sama lain dan merangsang satu sama lain dalam proses saling belajar.
Anda harus menggunakan perintah untuk membuat tujuan bersama, maka Anda dapat membangun titik awal - bukan fakta bahwa itu akan benar. Tapi setidaknya - tim Anda akan mempercayainya dan pergi bersama Anda ke arah yang sama.
Bagaimana cara bekerja dengan siklus pengembangan?
Saya tidak akan terjun ke sisi psikologis masalah ini dan memahami berbagai model manajemen pengembangan. Sebagai gantinya, saya akan menganalisis komponen komunikatif kerja tim dan mencari jawaban untuk dua pertanyaan:
- Mengapa saya menunggu satu, dan tim melakukan yang lain?
- Mengapa kita memahami masalahnya dengan cara yang sama, tetapi kita tidak bisa menyelesaikannya?
Konsep kunci untuk kesalahan parsing adalah komunikasi. Bagaimana kita terbiasa bekerja dalam tim? Siklus pengembangan klasik terlihat seperti ini: datang dengan, mengembangkan, mengukur hasilnya.
Panjang siklus ini adalah dari 1 minggu hingga 4 minggu menurut Agile. Dalam keadaan seperti itu, tidak ada waktu tersisa untuk komunikasi antara anggota tim - kita semua terburu-buru untuk mewujudkan tujuan. Dan semua akan baik-baik saja, tetapi mengapa sebagian dari pekerjaan itu pergi "ke meja"?
Untuk bekerja secara efektif pada proyek dan berinteraksi dengan tim, penting untuk menjawab pertanyaan:
- Apa yang akan bermanfaat dan yang tidak?
- Bagaimana memprioritaskan jaminan simpanan, bagaimana mengatur tugas untuk dikerjakan?
- Apa yang harus dilakukan
Dan langkah logis dalam metodologi pengembangan apa pun adalah memasuki dunia backlog prioritization. Bagaimana melakukan ini - gunakan teknik RICE? Atau es? Dan jika produk kami baru saja dibuat dan kami benar-benar tidak tahu apa-apa?
HADI sedang bekerja
Saya akan menunjukkan kepada Anda alat lain yang saya gunakan secara aktif sebagai bagian dari proses pelatihan, bekerja di startup, dan dalam kehidupan.
Periksa asumsi tim secepat mungkin? Jika Anda memiliki tujuan, tim menghasilkan cara untuk mencapainya - hipotesis. Daftar hipotesis bertambah setiap hari: jika pada awalnya hanya 1-2, maka pada akhir minggu mungkin sudah 20–30.
Bagaimana memprioritaskan mereka? Dua alat akan membantu di sini:
- Siklus HADI
- penilaian tim "iman dan kompleksitas" bekerja dengan hipotesis
Tentang itu nanti.
Siklus HADI adalah salah satu alat metodologi yang startupnya “dipompa”. Inti dari HADI sederhana. Hampir semua tindakan memengaruhi beberapa metrik tertentu. Jika perubahan "kacau" dengan indikator sebelumnya, yaitu, untuk merumuskan hipotesis, seluruh proses perubahan akan dikendalikan. Singkatnya, Anda akan memahami bagaimana tindakan Anda memengaruhi hasil, dan Anda dapat dengan cepat menguji gagasan dengan membuang yang tidak berfungsi.
Hipotesis
Siklus kontrol dimulai dengan hipotesis: jika kita melakukan X, maka itu akan mempengaruhi Y, selama T. Kami menggunakan SMART untuk membentuk hipotesis. “Kami menganggap kami akan melakukan pendaratan dan mendapatkan pelanggan baru. Formulasi ini dituliskan dalam hipotesis H sel.
Tindakan
Bagaimana cara kami mendapatkan pelanggan? Apa yang perlu dilakukan untuk ini? Anda perlu memesan desain, make up, lay out halaman arahan, mengatur kampanye iklan. Rencana tindakan ini ditulis dalam sel A - aksi.
Data
Berapa banyak pelanggan yang kami harapkan? Jika 100 pelanggan baru datang, apakah itu bagus, apakah kita akan bahagia? Bagaimana dengan 50? Bagaimana dengan 10? Tapi hanya satu? Dan bukan satu? Kadang-kadang ternyata bahwa bahkan jika tidak ada klien yang datang, Anda masih tidak menganggap hipotesis untuk dikonfirmasi. Tidak ada pelanggan, tetapi ada aplikasi, hanya saja tidak berhasil memprosesnya dengan benar. Apa yang akan Anda lihat dan apa yang akan Anda ukur untuk mengkonfirmasi hipotesis? Ini akan menjadi jumlah aplikasi, panggilan atau penjualan, dan untuk periode apa? Kami menulis ini di sel D - data. Dalam sel I dengan kesimpulan kita menulis pada nilai metrik apa hipotesis dianggap dikonfirmasi.
Menghasut
Apa yang akan Anda lakukan jika hipotesisnya tidak dikonfirmasi? Kemungkinan besar, cari cara lain untuk mencapai hasil yang sama, dapatkan 20 pelanggan baru. Yaitu, merumuskan dan mulai menguji hipotesis berikut. Dan jika dikonfirmasi? Anda juga akan menguji hipotesis berikut ini, yang membawa Anda lebih jauh ke tujuan. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini juga perlu dirumuskan terlebih dahulu sebelum mengambil tindakan. Mereka melengkapi sel I - kesimpulan.
Tabel HADI
Setelah hipotesis dirumuskan, anggota tim mengevaluasi kompleksitas penerapannya dan keyakinan akan keberhasilan dari 1 hingga 10. Setiap orang harus mendukung pendapat mereka. Setelah meletakkan semua nilai, tabel perlu disortir dengan meningkatkan kompleksitas dan mengurangi kepercayaan. Akibatnya, hipotesis yang perlu dikerjakan tim akan berada di puncak.
HADI adalah alat untuk eksperimen cepat pada suatu proyek, bukan hukuman tim
Contoh tabel
dari kotak Carrot QuestHADIH - HADI Hybrid
Dalam pekerjaan kami sebagai bagian dari startup, kami menggunakan HADIH hibrida, perbedaan utamanya adalah bahwa setiap baris dalam hipotesis berakhir tidak hanya dengan seperangkat Wawasan, tetapi dengan Hipotesis baru yang berasal dari wawasan yang diterima. Hipotesis baru ini pada akhir iterasi dimasukkan dalam simpanan hipotesis secara umum, diprioritaskan oleh iman dan kompleksitas. Jadi, sebagai bagian dari pekerjaan pada hipotesis saat ini, kami dapat menghasilkan hipotesis terkait untuk iterasi baru
Bagaimana iterasi dibangun
Di tim saya, saya mengambil pendekatan berikut untuk mengatur iterasi dan pertemuan:
- Pada awal penerapan metodologi, kami mengadakan sesi 2 jam dengan semua anggota tim dan pelanggan untuk menciptakan jumlah maksimum hipotesis untuk produk. Semua hipotesis digitasi dan dimasukkan ke dalam tabel, tim dan saya mengisi kolom H, A, D. Akibatnya, masing-masing hipotesis ternyata dalam format SMART.
- Pertemuan berikutnya adalah dengan tim dan pelacak - ia menggunakan berbagai teknik pengembangan dan membantu dengan mengajukan pertanyaan. Setiap hipotesis dievaluasi oleh iman dan kompleksitas. Pada saat yang sama, saya menambahkan penilaian “waktu implementasi” untuk mempertimbangkan kapasitas tim selama seminggu
- Kami mengadakan pertemuan setiap hari Jumat untuk menyelesaikan iterasi saat ini dan memulai berikutnya. Pada pertemuan tersebut, kami melengkapi tabel dengan wawasan dan hipotesis baru, berbagi hasil pekerjaan, membuat keputusan tentang skala hipotesis apa pun.
Apakah Anda perlu mengelola harapan?
Ada banyak metode untuk mengelola harapan dalam pekerjaan proyek, tetapi masalah perbedaan dalam harapan selama pekerjaan, ketika menunjukkan hasilnya, adalah gejala dari masalah lain yang lebih serius.
Anda dapat membaca banyak buku pintar tentang cara bermanuver antara permintaan, harapan tanah, tidak menerima permintaan, tetapi bagi saya itu semua terletak pada bidang pengambilan keputusan tim dan komunikasi terbuka.
Penting untuk mengatur kerja tim sehingga semua orang memahami tujuan, termasuk pelanggan. Penting untuk menciptakan kondisi di mana tim Anda akan mulai bekerja, akan mencari cara untuk mencapai tujuan global.
Saya berjanji bahwa pada awalnya tidak nyaman, dan kemudian, pertumbuhan selalu menyakitkan.
Kursus Netologi untuk perancang antarmuka: