Saya percaya bahwa kita semua pergi ke restoran dengan teman atau kolega. Dan setelah hiburan yang menyenangkan, pelayan membawa cek. Lebih lanjut, pertanyaan itu dapat diselesaikan dengan beberapa cara:
- Metode pertama, "sopan". Pelayan ditambahkan ke jumlah cek 10-15% "untuk teh", dan jumlah yang dihasilkan dibagi rata di antara semua pria.
- Metode kedua adalah "sosialis". Cek itu dibagi rata menjadi semua, terlepas dari siapa yang makan dan minum berapa banyak.
- Cara ketiga, "adil." Masing-masing termasuk kalkulator di telepon dan mulai menghitung biaya hidangan mereka, ditambah sejumlah "teh", juga perorangan.
Situasi dengan restoran sangat mirip dengan situasi dengan biaya TI di perusahaan. Dalam posting ini kita akan berbicara tentang distribusi biaya antar unit.
Namun sebelum menyelam ke jurang IT, mari kita kembali ke contoh restoran. Masing-masing metode "alokasi biaya" di atas memiliki pro dan kontra. Yang jelas minus dari metode kedua: satu bisa makan salad vegetarian Caesar tanpa ayam, dan yang lainnya steak Ribeye, sehingga jumlahnya dapat bervariasi secara signifikan. Kekurangan dari metode "adil" adalah proses penghitungan yang sangat panjang, dan dalam jumlah uang selalu menjadi lebih sedikit daripada di cek. Situasi yang biasa?
Sekarang mari kita bayangkan bahwa kita bersenang-senang di sebuah restoran di Cina, dan cek itu dibawa dalam bahasa Cina. Yang jelas adalah jumlahnya. Meskipun beberapa mungkin menduga bahwa ini bukan jumlah sama sekali, tetapi tanggal saat ini. Atau misalkan kasusnya ada di Israel. Mereka membaca dari kanan ke kiri, tetapi bagaimana mereka menulis angka? Siapa yang bisa menjawab tanpa Google?
Mengapa TI dan bisnis membutuhkan alokasi?
Jadi, departemen TI menyediakan layanan untuk semua departemen perusahaan, pada kenyataannya, menjual layanannya ke unit bisnis. Dan, meskipun mungkin tidak ada hubungan keuangan formal antara departemen dalam perusahaan, setiap unit bisnis setidaknya harus memahami berapa banyak yang dihabiskan untuk TI, berapa biaya untuk meluncurkan produk baru, menguji inisiatif baru, dll. Jelas, bukan "modernisator, pelindung integrator sistem dan produsen peralatan" yang membayar untuk modernisasi dan perluasan infrastruktur, tetapi sebuah bisnis yang harus memahami efektivitas biaya-biaya ini.
Unit bisnis bervariasi dalam ukuran serta "intensitas" penggunaan sumber daya TI. Dengan demikian, berbagi biaya untuk meningkatkan infrastruktur TI secara merata antar departemen adalah cara kedua dengan semua kerugiannya. Metode "adil" lebih disukai dalam kasus ini, tetapi terlalu banyak memakan tenaga. Opsi yang paling optimal adalah opsi "quasi-fair", ketika biaya tidak dialokasikan untuk sen, tetapi dengan akurasi yang masuk akal, seperti dalam geometri sekolah kita menggunakan angka ฯ sebagai 3,14, dan bukan seluruh urutan tempat desimal.
Memperkirakan biaya layanan TI sangat berguna dalam kepemilikan dengan infrastruktur TI tunggal ketika menggabungkan atau memisahkan bagian dari holding ke dalam struktur yang terpisah. Ini memungkinkan Anda untuk segera menghitung biaya layanan TI untuk memperhitungkan jumlah ini saat merencanakan. Juga, memahami biaya layanan TI membantu Anda membandingkan berbagai penggunaan dan kepemilikan sumber daya TI. Ketika pria berjas selama beberapa ribu dolar berbicara tentang bagaimana produk mereka dapat mengoptimalkan biaya TI, meningkatkan apa yang perlu ditingkatkan, dan mengurangi apa yang perlu dikurangi, mengevaluasi biaya saat ini dari layanan TI memungkinkan CIO untuk secara membuta mempercayai janji pemasaran secara membabi buta. , dan secara akurat menilai efek yang diharapkan dan mengontrol hasilnya.
Untuk bisnis, alokasi adalah peluang untuk memahami biaya layanan TI terlebih dahulu. Setiap persyaratan bisnis tidak dinilai sebagai peningkatan dalam total anggaran TI sebesar banyak persen, tetapi didefinisikan sebagai jumlah untuk persyaratan atau layanan tertentu.
Kasus nyata
Kunci "sakit" dari CIO sebuah perusahaan besar adalah bahwa perlu untuk memahami bagaimana berbagi biaya antara unit bisnis dan menawarkan untuk berpartisipasi dalam pengembangan TI sesuai dengan konsumsi.
Sebagai solusi, kami mengembangkan kalkulator layanan TI yang dapat mendistribusikan total biaya TI pertama kali ke layanan TI, dan kemudian ke unit bisnis.
Sebenarnya ada dua tugas: untuk menghitung biaya layanan TI dan untuk mendistribusikan biaya di antara unit-unit bisnis yang menggunakan layanan ini menurut driver tertentu (cara "semu").
Pada pandangan pertama, ini mungkin terlihat sederhana jika dari awal layanan TI dijelaskan dengan tepat, informasi dimasukkan ke dalam basis data konfigurasi CMDB dan sistem manajemen aset ITAM ITAM, model layanan sumber daya dibangun, dan katalog layanan TI dikembangkan. Memang, dalam hal ini, untuk layanan TI apa pun, Anda dapat menentukan sumber daya apa yang digunakannya dan berapa biaya sumber daya ini dengan memperhitungkan depresiasi. Tapi kami berurusan dengan bisnis Rusia biasa, dan ini memberlakukan beberapa batasan. Jadi, CMDB dan ITAM tidak ada, hanya ada katalog layanan TI. Setiap layanan TI pada umumnya adalah sistem informasi, akses ke sana, dukungan pengguna, dll. Layanan TI menggunakan layanan infrastruktur seperti "Server Database", "Server Aplikasi", "Sistem Penyimpanan", "Jaringan Transfer Data", dll. Oleh karena itu, untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan:
- menentukan biaya layanan infrastruktur;
- mengalokasikan biaya layanan infrastruktur untuk layanan TI dan menghitung biayanya;
- menentukan driver (koefisien) untuk mendistribusikan biaya layanan TI ke unit bisnis dan mengalokasikan biaya layanan TI ke unit bisnis, dengan demikian mendistribusikan jumlah biaya departemen TI di antara sisa perusahaan.
Semua biaya TI tahunan dapat direpresentasikan sebagai satu kantong uang. Sesuatu dari tas ini dihabiskan untuk peralatan, bekerja pada migrasi, modernisasi, lisensi, dukungan, gaji karyawan, dll. Namun, kompleksitasnya terletak pada prosedur akuntansi untuk akuntansi aset tetap dan aset tidak berwujud dalam TI.
Pertimbangkan, misalnya, proyek untuk meningkatkan infrastruktur SAP. Sebagai bagian dari proyek, peralatan dan lisensi dibeli, pekerjaan dilakukan dengan bantuan integrator sistem. Ketika proyek ditutup, manajer harus membuat kertas sehingga peralatan akuntansi jatuh ke dalam aset tetap, lisensi menjadi aset tidak berwujud, dan desain lainnya, operasi commissioning dan memulai dihapuskan sebagai biaya ditangguhkan. Masalah nomor satu: ketika mendaftar di aset tetap, akuntan pelanggan tidak peduli apa namanya. Oleh karena itu, dalam aset tetap kami mendapatkan aset "UpgradeSAPandMigrasi". Jika, dalam kerangka proyek, array disk dimodernisasi, yang tidak ada hubungannya dengan SAP, ini juga mempersulit pencarian biaya dan alokasi lebih lanjut. Bahkan, peralatan apa pun dapat disembunyikan di balik aset UpgradeSAPandMigrasi, dan semakin banyak waktu berlalu, semakin sulit untuk memahami apa yang sebenarnya dibeli di sana.
Demikian pula dengan aset tidak berwujud, yang memiliki formula perhitungan yang jauh lebih kompleks. Komplikasi tambahan adalah kenyataan bahwa saat peralatan dinyalakan dan diseimbangkan mungkin berbeda sekitar satu tahun. Plus, penyusutan adalah 5 tahun, tetapi sebenarnya peralatan dapat bekerja lebih atau kurang, tergantung pada kondisinya.
Dengan demikian, secara teori dimungkinkan untuk menghitung biaya layanan TI dengan akurasi 100%, tetapi dalam praktiknya ini adalah tugas yang panjang dan agak tidak berarti. Oleh karena itu, kami memilih cara yang lebih sederhana: biaya, yang dapat dengan mudah dikaitkan dengan infrastruktur atau layanan TI, langsung dikaitkan dengan layanan yang sesuai. Mendistribusikan sisa biaya antara layanan TI sesuai dengan aturan tertentu. Ini akan memberikan akurasi sekitar 85%, yang cukup memadai.
Pada tahap pertama , laporan keuangan dan akuntansi pada proyek-proyek TI dan "kesukarelaan yang sehat" digunakan untuk mengalokasikan biaya untuk layanan infrastruktur dalam kasus di mana tidak mungkin untuk menghubungkan biaya dengan layanan infrastruktur apa pun. Biaya berhubungan langsung dengan layanan TI atau layanan infrastruktur. Sebagai hasil dari distribusi biaya tahunan, kami mendapatkan jumlah pengeluaran untuk setiap layanan infrastruktur.
Pada tahap kedua , koefisien distribusi antara layanan TI ditentukan untuk layanan infrastruktur seperti "Server Aplikasi", "Server Database", "Penyimpanan", dll. Bagian dari layanan infrastruktur, misalnya, "Pekerjaan", "akses Wi-Fi", dan "Konferensi video" tidak didistribusikan antara layanan TI dan dialokasikan langsung ke unit bisnis.
Pada tahap ini, kesenangan dimulai. Sebagai contoh, pertimbangkan layanan infrastruktur seperti "Server Aplikasi". Ini hadir di hampir setiap layanan TI, dan dalam dua arsitektur, dengan dan tanpa virtualisasi, dengan redundansi dan tanpa. Cara termudah adalah dengan mengalokasikan biaya secara proporsional dengan inti yang digunakan. Untuk menghitung โbeo identikโ dan tidak membingungkan inti fisik dengan inti virtual, dengan mempertimbangkan kelebihan langganan, kami menerima bahwa satu inti fisik setara dengan tiga inti virtual. Maka rumus distribusi biaya untuk layanan infrastruktur "Server Aplikasi" untuk setiap layanan TI akan terlihat seperti ini:
,
di mana sp adalah total biaya layanan Infrastruktur "Server Aplikasi", dan 86 dan adalah koefisien yang menunjukkan pangsa server x86 dan-series.
Koefisien ditentukan secara empiris berdasarkan analisis infrastruktur TI. Biaya perangkat lunak cluster, perangkat lunak virtualisasi, sistem operasi, dan perangkat lunak aplikasi dihitung sebagai layanan infrastruktur terpisah.
Mari kita ambil contoh yang lebih rumit. Layanan infrastruktur "Server Database". Ini mencakup biaya perangkat keras dan biaya lisensi basis data. Dengan demikian, biaya peralatan dan lisensi dapat dinyatakan dalam rumus:
di mana PHW dan PLIC adalah total biaya peralatan dan total biaya lisensi basis data, dan KHW dan CLIC adalah koefisien empiris yang menentukan pangsa biaya perangkat keras dan lisensi.
Lebih jauh, dengan perangkat keras, mirip dengan contoh sebelumnya, tetapi dengan lisensi situasinya sedikit lebih rumit. Beberapa jenis database dapat digunakan dalam lanskap perusahaan, misalnya, Oracle, MSSQL, Postgres, dll. Jadi, rumus untuk menghitung alokasi database tertentu, misalnya, MSSQL, untuk layanan tertentu terlihat seperti ini:
di mana KMSSQL adalah koefisien yang menentukan pangsa database ini dalam lanskap IT perusahaan.
Situasinya bahkan lebih rumit dengan perhitungan dan alokasi sistem penyimpanan data dengan berbagai produsen array dan berbagai jenis disk. Tetapi uraian bagian ini adalah topik untuk pos terpisah.
Apa hasilnya?
Hasil latihan ini dapat berupa kalkulator Excel atau alat otomatisasi. Itu semua tergantung pada kematangan perusahaan, proses yang berjalan, solusi yang diimplementasikan dan keinginan manajemen. Kalkulator atau sarana penyajian data visual seperti itu membantu mendistribusikan biaya antar unit bisnis dengan benar, untuk menunjukkan bagaimana dan pada apa anggaran TI didistribusikan. Alat yang sama dapat dengan mudah menunjukkan bagaimana meningkatkan keandalan layanan (redundansi) meningkatkan biayanya, dan bukan dengan biaya server, tetapi dengan mempertimbangkan semua biaya yang terkait. Ini memungkinkan bisnis dan CIO untuk "bermain di papan yang sama" sesuai dengan aturan yang sama. Saat merencanakan produk baru, Anda dapat melakukan pra-perhitungan biaya dan mengevaluasi kelayakannya.
Igor Tyukachev, konsultan, Jet Infosystems