Pada abad ke-20, kehidupan dan pekerjaan orang berjalan sesuai rencana. Di tempat kerja (menyederhanakan - Anda bisa membayangkan tanaman), orang punya rencana yang jelas selama seminggu, sebulan, setahun di muka. Menyederhanakan: Anda perlu memotong 20 bagian. Tidak ada yang akan datang dan mengatakan bahwa sekarang perlu untuk memotong bagian 37, dan selain itu, menulis artikel dengan pemikiran tentang mengapa bentuk bagian-bagian ini hanya ini - dan lebih disukai kemarin.
Dalam kehidupan sehari-hari, orang memiliki hal yang sama: force majeure adalah force majeure nyata. Tidak ada ponsel, seorang teman tidak dapat menghubungi Anda dan meminta "untuk segera datang untuk membantu menyelesaikan masalah", Anda tinggal di satu tempat hampir sepanjang hidup Anda ("bergerak seperti api"), dan Anda biasanya berpikir untuk membantu orang tua Anda "datang pada bulan Desember selama seminggu".
Dalam kondisi ini, kode budaya telah dibentuk di mana Anda merasa puas jika Anda telah menyelesaikan semua tugas. Dan itu nyata. Kegagalan untuk menyelesaikan semua tugas adalah penyimpangan dari norma.
Sekarang semuanya berbeda. Akal telah menjadi alat kerja, dan dalam proses kerja perlu menggunakannya dalam berbagai bentuk. Seorang manajer modern (terutama seorang manajer puncak) melewati lusinan tugas dari berbagai jenis sepanjang hari. Dan yang paling penting, seseorang tidak dapat mengelola jumlah "pesan masuk". Tugas baru dapat membatalkan yang lama, mengubah prioritasnya, mengubah pengaturan tugas yang lama. Dalam kondisi ini, hampir tidak mungkin untuk merumuskan rencana terlebih dahulu dan kemudian menyelesaikannya secara bertahap. Anda tidak dapat menjawab tugas "kami memiliki permintaan pajak yang mendesak, kami harus menjawab hari ini, jika tidak, denda" untuk mengatakan "Saya akan merencanakan untuk minggu depan".
Bagaimana cara hidup dengannya - sehingga ada waktu untuk hidup di luar pekerjaan? Dan mungkinkah menerapkan semacam algoritma manajemen kerja dalam kehidupan sehari-hari? 3 bulan yang lalu, saya secara radikal mengubah seluruh sistem dalam menetapkan tujuan dan mengendalikannya. Saya ingin memberi tahu Anda bagaimana saya sampai pada ini dan apa yang terjadi pada akhirnya. Drama itu akan ada di 2 bagian: di bagian pertama - sedikit tentang, kalau boleh saya katakan demikian, ideologi. Dan yang kedua sepenuhnya tentang latihan.
Tampak bagi saya bahwa masalahnya bagi kita bukanlah bahwa ada lebih banyak tugas. Masalahnya adalah bahwa kode sosial-budaya kita masih dikonfigurasi untuk melakukan "semua tugas yang direncanakan untuk hari ini." Kita khawatir ketika rencana hancur, kita khawatir ketika kita tidak memenuhi semua yang direncanakan. Pada saat yang sama, sekolah dan universitas masih beroperasi dalam kerangka kode sebelumnya: ada serangkaian pelajaran yang diberikan, ada tugas pekerjaan rumah yang direncanakan dengan baik, dan anak itu memiliki model di kepalanya yang menunjukkan bahwa kehidupan akan tetap sama. Jika Anda membayangkan versi yang sulit, maka pada kenyataannya, dalam pelajaran bahasa Inggris Anda mereka mulai berbicara tentang geografi, pelajaran kedua membutuhkan empat puluh lima jam, bukan empat puluh menit, pelajaran ketiga dibatalkan, dan pada pelajaran keempat di tengah pelajaran, ibumu menelepon dan dengan mendesak meminta Anda untuk membeli dan bawa pulang belanjaan.
Kode sosial-budaya ini membuat seseorang berharap bahwa adalah mungkin untuk mengubah aliran yang masuk - dan ini adalah bagaimana mengatur hidup Anda, dan kehidupan yang dijelaskan di atas tidak normal, karena tidak memiliki rencana yang jelas.
Ini adalah masalah utama. Kita perlu menyadari dan menerima bahwa kita tidak dapat mengontrol jumlah pesan yang masuk, kita hanya dapat mengontrol bagaimana kita berhubungan dengan ini dan bagaimana kita sebenarnya memproses pesan yang masuk.
Jangan khawatir tentang fakta bahwa semakin banyak permintaan untuk mengubah rencana tiba: kita tidak lagi bekerja pada mesin (dengan pengecualian langka), surat tidak pergi setiap bulan (ya, saya optimis), dan telepon darat telah menjadi anakronisme. Karena itu, perlu mengubah proses pemrosesan pesan, dan menerima kehidupan saat ini sebagaimana adanya, dan menyadari bahwa kode sosial-budaya sebelumnya tidak berfungsi.
Apa yang bisa kita lakukan untuk membuatnya lebih mudah? Sangat sulit untuk “membuat situs yang bagus”, tetapi dengan tugas teknis yang jelas (atau setidaknya hanya dengan deskripsi tugas yang lebih jelas) untuk mencapai hasil yang benar (dan memang, untuk mencapai setidaknya beberapa hasil) menjadi lebih mudah.
Contoh terbaik saya, jadi saya akan mencoba menguraikan keinginan saya. Saya jelas mengerti bahwa ini tidak terjadi pada pemrosesan kehidupan dan rencana kerja: sekarang ini "buruk", tetapi saya ingin itu menjadi "baik".
Apa yang "buruk" dan "baik" pada tingkat dekomposisi "tinggi"?
Buruk: Saya merasa tidak enak karena ketidakpastian bahwa saya dapat melakukan segala sesuatu yang saya janjikan untuk dilakukan pada orang lain atau diri saya sendiri, saya kesal karena tidak dapat mencapai hal-hal yang telah saya rencanakan sejak lama, karena saya harus menunda atau karena pembakaran tugas, atau terlalu sulit untuk mendekati mereka; Saya tidak bisa melakukan segala sesuatu yang menarik, karena pekerjaan dan kehidupan menyita sebagian besar waktu, itu buruk karena saya tidak bisa mencurahkan waktu untuk keluarga dan istirahat saya. Poin terpisah: Saya tidak dalam mode switching konteks konstan, dari mana, dalam banyak hal, semua hal di atas terjadi.
Bagus: Saya tidak merasakan kecemasan, karena saya tahu apa yang akan saya lakukan dalam waktu dekat, tidak adanya kecemasan ini memungkinkan saya untuk menghabiskan waktu luang saya dengan lebih baik, saya tidak merasakan perasaan lelah yang teratur (kata "permanen" tidak cocok untuk saya, itu hanya biasa), Saya tidak perlu bergerak-gerak dan beralih ke komunikasi apa pun yang masuk.
Secara umum, banyak yang saya jelaskan di atas dapat dijelaskan dengan ungkapan sederhana: "pengurangan ketidakpastian dan ketidakpastian."
Jadi, tugas teknisnya adalah seperti:
- Modifikasi pemrosesan tugas yang masuk - sehingga konteksnya berubah.
- Bekerja dengan sistem pengaturan tugas - sehingga setidaknya urusan dan ide saat ini tidak dilupakan dan suatu hari nanti akan diproses.
- Menyelesaikan prediksi besok.
Sebelum mengubah apa pun, saya harus mengerti apa yang bisa saya ubah dan apa yang tidak.
Tugas yang sulit dan luar biasa adalah untuk memahami dan mengakui bahwa saya tidak dapat mengubah arus yang masuk itu sendiri, dan arus ini adalah bagian dari hidup saya di mana saya berakhir dengan kehendak bebas saya sendiri; pro dari kehidupan seperti itu lebih besar daripada yang kontra.
Mungkin Anda, pada tingkat pertama menyelesaikan masalah, harus berpikir: apakah Anda benar-benar menginginkan tempat dalam hidup yang Anda temui, atau apakah Anda menginginkan sesuatu yang lain? Dan jika Anda berpikir bahwa Anda menginginkan sesuatu yang lain, maka mungkin ada baiknya untuk menyelesaikan hal ini dengan seorang psikolog / psikoanalis / psikoterapis / guru / memanggil mereka dengan nama apa pun - pertanyaan ini sangat dalam dan serius sehingga saya tidak akan pergi ke sini.
Jadi, saya berada di tempat saya sekarang, saya suka, saya memiliki perusahaan yang terdiri dari 100 orang (saya selalu ingin melakukan bisnis), saya melakukan pekerjaan yang menarik (ini berinteraksi dengan orang-orang, termasuk untuk mencapai tujuan kerja - dan saya selalu tertarik "Rekayasa sosial" dan teknologi), bisnis dibangun di atas "pemecahan masalah" (dan saya selalu suka menjadi "pemecah masalah"), saya merasa nyaman di rumah. Saya suka di sini, dengan pengecualian "efek samping" yang tercantum di bagian "buruk".
Mengingat kenyataan bahwa saya menyukai kehidupan seperti ini, saya tidak dapat mengubah (kecuali tugas pendelegasian, seperti dijelaskan di bawah) arus masuk, tetapi saya dapat mengubah pemrosesannya.
Bagaimana? Saya adalah pendukung konsep bahwa perlu untuk beralih dari yang terkecil ke yang terbesar - pertama menyelesaikan yang paling menyakitkan, pada saat yang sama dipecahkan oleh masalah perubahan sederhana, dan beralih ke perubahan besar.
Semua perubahan yang saya buat dapat dikurangi menjadi tiga arah; Saya akan mencantumkannya dari perubahan sederhana (untuk saya) hingga yang kompleks:
1. Memproses dan menyimpan tugas.Saya biasanya tidak pernah (dan bahkan sekarang tidak dapat) menyimpan buku harian kertas, menulis dan merumuskan tugas - itu sangat sulit bagi saya, dan duduk di semacam pelacak secara teratur sangat sulit.
Saya menerima ini, dan konsep dasar saya adalah bahwa hal-hal yang ada di kepala saya adalah yang paling penting.
Tugas pemrosesan terjadi dalam mode ini:
- tugas yang saya ingat adalah untuk menyelesaikan bagaimana tangan menjangkau;
- tugas yang masuk - jika dilakukan dengan cepat, selesaikan segera setelah diterima, jika dilakukan untuk waktu yang lama - berjanji bahwa saya akan melakukannya;
- tugas yang saya lupa hanya bisa dilakukan ketika mereka diingatkan.
Sejumlah waktu hidup dengan ini lebih atau kurang normal, sampai "tugas yang saya lupa" berubah menjadi masalah.
Ini berubah menjadi masalah dalam dua cara:
- Hampir setiap hari, tugas yang terlupakan tiba yang perlu dilakukan oleh wilayah hari ini (hardcore yang menyelesaikannya dari petugas pengadilan tentang mendebit uang dari polisi lalu lintas sebelum terbang ke Amerika Serikat dan kebutuhan mendesak untuk mencari tahu apakah mereka akan membiarkan saya terbang sama sekali).
- Sejumlah besar orang menganggap tidak benar untuk bertanya tentang permintaan tersebut dan menyerahkannya sendiri. Orang-orang tersinggung bahwa Anda lupa sesuatu, jika ini adalah permintaan pribadi, dan jika itu adalah permintaan kerja, itu akhirnya berubah menjadi api yang perlu dilakukan hari ini (lihat paragraf satu).
Ada hubungannya dengan ini.
Tidak peduli betapa anehnya saya, saya mulai menulis semua kasing. Itu saja. Saya beruntung memikirkannya sendiri, tetapi secara umum, seluruh ide sangat mirip dengan konsep
GTD .
Langkah pertama adalah membongkar semua kasing dari kepala saya ke sistem yang paling sederhana bagi saya. Ternyata
Trello : antarmuka sangat cepat, prosedur pembuatan tugas minimal dalam waktu, ada aplikasi sederhana di telepon (saya kemudian beralih ke Todoist, tetapi lebih pada itu di bagian teknis kedua).
Alhamdulillah, saya sudah melakukan manajemen di bidang TI selama 10 tahun dan saya mengerti bahwa "membuat aplikasi" akan gagal, sama seperti "pergi ke dokter". Oleh karena itu, saya mulai memecah tugas menjadi tugas terurai dalam bentuk tindakan.
Saya jelas mengerti bahwa saya adalah orang yang sangat bergantung pada umpan balik positif, yang dapat saya berikan kepada diri saya sendiri (jika saya lihat) dalam bentuk umpan balik "lihat seberapa banyak yang Anda hasilkan hari ini". Karena itu, tugas "pergi ke dokter" berubah menjadi tugas "memilih dokter mana yang akan dituju," "memilih waktu kapan Anda bisa pergi ke dokter," "menelepon dan membuat janji." Pada saat yang sama, saya tidak ingin memaksakan diri: masing-masing tugas dapat dilakukan pada salah satu hari dalam seminggu dan merasa puas bahwa Anda telah melewati beberapa tahap dalam tugas.
Poin utama: penguraian tugas dan penulisan tugas dalam bentuk tindakan singkat.Selama tugas itu ada di kepala Anda, sementara Anda berpikir bahwa itu harus diselesaikan suatu saat, Anda tidak akan tenang.
Jika masih belum direkam dan Anda lupa, Anda akan menderita ketika Anda mengingatnya dan ingat bahwa Anda lupa.
Ini berlaku untuk semua hal, termasuk masalah rumah tangga: pergi kerja dan mengingat bahwa saya lupa membuang sampah sama sekali tidak keren.
Pengalaman-pengalaman ini sama sekali tidak diperlukan. Karena itu, saya mulai merekam secara umum semua kasus.
Tujuannya adalah, setelah melatih sendiri bongkar semua (benar-benar semua) kasing ke pelacak apa pun, langkah selanjutnya adalah mulai berhenti memikirkan tentang kasing yang tercatat di kepala Anda.
Ketika Anda memahami bahwa segala sesuatu yang Anda pikirkan sedang dituliskan dan cepat atau lambat Anda tiba di sana, bagi saya pribadi kecemasan itu hilang.
Anda berhenti berkedut karena di tengah hari Anda ingat bahwa Anda ingin mengganti lampu di koridor, berbicara dengan karyawan atau menulis dokumen (dan bergegas untuk menulisnya segera).
Dengan meminimalkan jumlah tugas yang terlupakan (dalam konteks ini, tidak tertulis), saya meminimalkan kecemasan yang terjadi ketika saya mengingat tugas-tugas yang paling terlupakan ini.
Tidak mungkin untuk menuliskan dan mengingat, tetapi jika ada 100 tugas sebelumnya, maka pada saat tertentu ada 10 dari mereka, dan ada sedikit "insiden" kecemasan.
Poin utama: tulis semuanya, semuanya, bahkan jika Anda yakin kami akan mengingatnya.Saya tidak ingat segalanya: betapapun bodohnya kedengarannya, saya mencatat semuanya untuk "menuntun anjing".
Apa yang saya putuskan dengan cara ini? Kegelisahan dari kenyataan bahwa saya terus-menerus takut melupakan sesuatu berkurang (saya memilah-milah rencana di kepala saya, tugas-tugas janji itu, dll.), Dan secara umum, pergantian ekstra di kepala saya tentang "memikirkan apa lagi yang bisa saya janjikan" menghilang.
2. Mengurangi reaktivitas.Kita tidak bisa mengurangi aliran yang masuk, tetapi kita bisa mengubah cara kita bereaksi terhadapnya.
Saya selalu menjadi orang yang reaktif dan mendapatkan yang tinggi dari ini, segera menjawab permintaan seseorang untuk melakukan sesuatu melalui telepon, mencoba untuk segera memenuhi tugas yang diajukan dalam kehidupan atau dalam kehidupan sehari-hari, karena secara keseluruhan secepat mungkin, saya merasa senang karenanya. Ini bukan masalah, tetapi itu berubah menjadi masalah ketika reaksi serupa berubah menjadi naluri. Anda berhenti membedakan mana yang benar-benar Anda butuhkan saat ini, dan di mana orang bisa menunggu dengan baik.
Masalahnya adalah bahwa perasaan negatif juga timbul dari ini: pertama, jika saya tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu atau lupa tentang apa yang saya janjikan untuk bereaksi, maka sekali lagi saya sangat kesal, tetapi ini tidak secara individual kritis. Ini menjadi kritis pada saat ketika sejumlah tugas yang saya inginkan untuk merespons secara naluriah lebih dari kemampuan fisik untuk melakukan ini.
Saya mulai belajar untuk tidak segera menanggapi. Pada awalnya itu hanya solusi teknis semata: untuk setiap permintaan masuk "tolong lakukan itu," "tolong bantu," "mari kita bertemu," "mari kita panggil kamu," Saya bukannya bereaksi, dan bahkan bukannya menganalisis ketika saya melakukan ini, adalah yang pertama tugasnya adalah hanya memproses permintaan dan rencana yang masuk ini ketika saya akan menjalankannya. Artinya, hal pertama dalam pelacak bukanlah tugas untuk memenuhi apa yang diminta, tetapi tugas "besok membaca apa yang Vanya tulis dalam telegram dan memahami apakah saya bisa melakukannya dan kapan saya akan melakukannya, jika saya bisa." Hal yang paling sulit di sini adalah berurusan dengan naluri: sejumlah besar orang meminta reaksi cepat secara default, dan jika Anda terbiasa hidup dalam ritme reaksi seperti itu, Anda merasa tidak nyaman jika Anda tidak segera menjawab permintaan seseorang.
Tetapi sebuah keajaiban terjadi: ternyata 9 dari 10 orang yang meminta untuk melakukan sesuatu "kemarin" mungkin menunggu sampai "besok" ketika Anda sampai ke bisnis mereka, jika Anda hanya mengatakan kepada mereka bahwa besok Anda akan mendapatkannya. Ini, bersama dengan mencatat urusan dan menepati janji untuk sampai ke sana, membuat hidup begitu mudah sehingga Anda mulai merasa bahwa sekarang Anda hidup dengan cara yang terstruktur (dan mungkin memang demikian). Tentu saja, Anda membutuhkan banyak pelatihan, tetapi, pada kenyataannya, dalam kondisi ketika Anda telah menerima aturan seperti itu untuk diri sendiri, Anda dapat dengan cepat mempelajari ini. Dan ini sangat memecahkan masalah beralih konteks dan tidak memenuhi rencana. Saya mencoba untuk mengatur semua tugas baru untuk besok, semua permintaan yang saya bereaksi sebelumnya, saya juga memasukkan besok, dan sudah besok saya mencari tahu apa yang bisa dilakukan dan kapan. Rencana untuk hari ini menjadi kurang mengambang.
3. Prioritas dan perbaikan hal-hal tiba-tiba.Seperti yang saya katakan di awal, saya menyadari sendiri bahwa aliran tugas setiap hari lebih dari yang dapat saya penuhi. Serangkaian tugas reaktif masih ada. Karena itu, setiap pagi saya berurusan dengan tugas-tugas yang ditetapkan untuk hari ini: mana yang benar-benar perlu dilakukan hari ini, mana yang dapat ditransfer ke besok pagi, untuk memutuskan kapan mereka harus dilakukan, mana yang harus didelegasikan, dan mana yang dapat dibuang sama sekali. Tetapi ini bukan akhir dari masalah.
Frustrasi besar terjadi ketika di malam hari Anda menyadari bahwa Anda belum melakukan hal-hal penting untuk hari ini. Tetapi paling sering hal ini muncul karena hal-hal yang tidak direncanakan hari ini telah muncul, yang, meskipun upaya maksimal untuk menunda reaksi, perlu untuk merespons hari ini. Saya mulai menuliskan semua hal yang saya lakukan hari ini, segera setelah saya melakukannya. Dan di malam hari saya melihat daftar tugas yang sudah selesai. Pengacara datang untuk berbicara - menulis, klien menelepon - menulis Kecelakaan terjadi, yang perlu ditanggapi - direkam. Layanan mobil memanggil dan mengatakan bahwa mobil harus dibawa tepat hari ini sehingga akan diperbaiki pada hari Minggu, - tulis. Ini memungkinkan Anda untuk memahami mengapa saya tidak mendapatkan tugas yang ditetapkan untuk hari ini dan tidak perlu khawatir tentang hal itu (jika tugas mendadak itu sepadan), dan untuk memperbaiki di mana saya dapat memproses tugas yang masuk kurang reaktif (beri tahu layanan bahwa saya tidak bisa melakukannya dan saya Saya hanya akan membawa mobil besok, dan mencari tahu apa yang mungkin dilakukan pada hari Minggu, bahkan memberikannya besok). Saya mencoba untuk merekam sepenuhnya semua pekerjaan yang diselesaikan, hingga "Saya menandatangani dua makalah dari departemen akuntansi" dan percakapan sebentar dengan seorang rekan.
4. Delegasi.Topik paling sulit bagi saya. Dan di sini saya bahkan lebih senang menerima daripada memberikan nasihat. Saya hanya belajar bagaimana melakukannya dengan benar.
Masalah dengan delegasi adalah organisasi proses delegasi. Di mana proses ini dibangun, kami dengan mudah mentransfer tugas. Di mana proses tidak didebug, delegasi tampaknya terlalu lama (dibandingkan dengan ketika Anda melakukan tugas sendiri), atau hanya tidak mungkin (tidak seorang pun kecuali saya pasti dapat menyelesaikan tugas ini).
Kurangnya proses ini menciptakan hambatan di kepala saya: Saya bahkan tidak mendapatkan gagasan bahwa Anda dapat mendelegasikan tugas. Hanya beberapa minggu yang lalu, ketika saya memutuskan untuk beralih dari Trello ke Todoist, saya mendapati diri saya pada kenyataan bahwa selama tiga jam saya mentransfer tugas dari satu sistem ke sistem lain, bahkan tanpa berpikir bahwa orang lain dapat melakukannya.
Eksperimen utama bagi saya sekarang adalah untuk mengatasi blok saya sendiri dan meminta orang untuk melakukan sesuatu dalam kasus-kasus itu ketika saya yakin mereka tidak akan setuju atau tidak tahu bagaimana melakukannya. Luangkan waktu menjelaskan. Terimalah bahwa akan lebih lama. Jika Anda berbagi pengalaman, saya akan sangat senang.
Perangkap
, , — , .
., , , — , . .
. -, , — - , . , 10 , 5 « ». .
: . , :
- , , . « , » — , , , - , .
- , , . , , , , , , , . ( ). 10 , 10 , , — .
, — .
//., , , : , .
, . - « », « », 60 .
, , . .
6 , , . , « »: , , , .
, , — , .
«», (« »), .
, . , . , , .
, ;)
, , () . , .
PS , -, , —
t.me/eapotapov_channel