Manajemen waktu sebenarnya bukan solusi, tetapi bagian dari masalah
Penulis artikel: Adam M. Grant, psikolog dan penulis Amerika; Profesor Sekolah Bisnis Wharton; penulis tiga buku terlaris New York Times, serta buku “To work with the head. Pola Sukses dari Spesialis IT. ”Beberapa tahun yang lalu, selama istirahat di kelas kepemimpinan, di mana saya adalah seorang guru, manajer Michael mendekati saya dengan tidak pasti. Bosnya mengatakan dia harus lebih produktif, dan dia menghabiskan beberapa jam mempelajari apa yang dia buang-buang waktu. Dia sudah mengurangi semua pertemuan opsional. Dia tidak dapat menemukan tugas yang bisa dikeluarkan dari kalender. Dia tidak melihat cara yang jelas untuk membuat mereka lebih efektif.
"Ini akan terdengar seperti lelucon, tetapi dalam kenyataannya semuanya serius," akunya. "Satu-satunya hal yang terpikir olehku adalah minum lebih sedikit air agar tidak sering berlari ke toilet."
Kita hidup dalam budaya yang terobsesi dengan produktivitas pribadi. Kami menelan buku tentang cara melakukan sesuatu, dan memimpikan minggu kerja empat jam. Kami melayani kultus ribut dan membanggakan betapa sibuknya kami. Kita sering diberitahu bahwa kunci untuk melakukan sesuatu adalah mengatur waktu. Jika Anda dapat merencanakan kalender dengan lebih baik, Anda dapat mencapai nirwana produktivitas.
Namun, setelah dua dekade mempelajari produktivitas, saya menjadi yakin bahwa manajemen waktu bukanlah solusi, tetapi bagian dari masalah.
Untuk sebagian besar karir saya, saya paling sering ditanyakan: "Bagaimana saya bisa berbuat lebih banyak?" Terkadang orang bertanya kepada saya karena mereka tahu saya bekerja sebagai psikolog organisasi, dan produktivitas adalah salah satu bidang yang saya pelajari. Mereka lebih sering bertanya kepada saya karena mereka membaca
artikel tentang saya di New York Times atau
buku populer saya, yang mengatakan seberapa banyak yang saya lakukan.
Tetapi pada kenyataannya, saya tidak merasa sangat produktif. Saya tidak terus-menerus mengatasi tujuan harian saya, jadi sulit bagi saya untuk menjawab pertanyaan ini. Hanya setelah percakapan dengan Michael, saya baru sadar: produktivitas tidak terkait dengan manajemen waktu. Ada jumlah jam terbatas dalam sehari, dan jika kita berkonsentrasi untuk mengatur waktu, kita hanya akan lebih memahami berapa banyak waktu yang kita buang.
Lebih baik melakukan manajemen perhatian: memprioritaskan orang dan proyek yang penting dan tidak memperhatikan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk mereka.
Manajemen atensi adalah seni berfokus pada melakukan sesuatu dengan tujuan yang tepat, di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat.
Baik, baik, tetapi mengapa kita perlu mengubah objek konsentrasi?
Secara umum diterima bahwa ketika mengelola waktu, seseorang harus menetapkan tujuan untuk dirinya sendiri terkait dengan penyelesaian pekerjaan pada suatu tugas. Saya memutuskan untuk melakukan ini ketika menulis artikel ini. Tujuannya adalah 1.200 kata, jadi saya duduk di depan komputer pada jam 8 pagi dan memberi diri saya tiga jam, yang cukup untuk menulis artikel dengan kecepatan santai enam kata per menit. Selama enam menit berikutnya, saya duduk menulis nol kata dan hanya menatap kursor yang berkedip. Satu-satunya tugas yang diselesaikan adalah mencari di Google untuk informasi tentang apakah kursor dinamai menurut semua penulis yang mengutuknya. kursor - kursor (dari kursor Latin - pelari), untuk kutukan - kutukan / kira-kira. diterjemahkan.]. (Ya, saya tahu bahwa Anda mengejek saya, Anda, sebuah kotak di bawah-berkedip). Kemudian saya bertanya-tanya berapa banyak kata per menit yang bisa saya tulis pada dasarnya, dan saya lulus ujian mengetik. Saya tidak suka hasilnya, saya lulus tes lain, lalu yang lain ...
Pada akhirnya, saya putus asa dan beralih ke mengelola perhatian.
Alvin Brooks White pernah menulis: “Setiap pagi saya bangun, terbelah antara keinginan untuk memperbaiki (atau menyelamatkan) dunia, dan keinginan untuk menikmati (atau merasakan) dunia. Karena ini, sulit untuk merencanakan hari Anda. " Tetapi sebagai hasil dari penelitian saya, saya menemukan bahwa orang-orang produktif tidak khawatir tentang memilih mana dari keinginan ini untuk memuaskan. Mereka secara bersamaan mengikuti keduanya, condong ke proyek, keduanya menarik bagi mereka secara pribadi dan penting dari sudut pandang sosial.
Jadi, alih-alih berfokus pada seberapa cepat saya ingin menyelesaikan artikel ini, saya bertanya pada diri sendiri mengapa saya setuju untuk menulisnya: Saya dapat belajar sesuatu yang baru dari sintesis penelitian saya; Saya akhirnya akan memiliki tautan yang dapat saya kirimi orang ketika mereka bertanya kepada saya tentang produktivitas; dia dapat membantu beberapa dari mereka. Akibatnya, saya mulai berpikir tentang orang-orang yang bisa membacanya, yang mengingatkan saya pada Michael. Hoba.
Seringkali masalah produktivitas kita bukan karena kurangnya efisiensi, tetapi karena kurangnya motivasi. Produktivitas bukanlah suatu kebajikan, itu adalah sarana untuk mencapai tujuan. Itu berbudi luhur hanya ketika gol itu layak. Jika tujuan Anda adalah produktivitas, Anda harus mengandalkan kemauan untuk memaksa diri Anda melakukan tugas ini. Jika Anda memperhatikan mengapa Anda menyukai proyek ini dan siapa yang akan mendapat manfaat dari itu, Anda secara alami akan tertarik dengan motivasi intrinsik.
Tetapi bagaimana saya bisa tidak teralihkan dari tugas, jika waktu tidak mengganggu saya?
Manajemen atensi mencakup kemampuan untuk memperhatikan di mana tepatnya Anda mengatur untuk melakukan apa yang Anda inginkan. Saya dibesarkan di Michigan, dan ketika saya kembali ke sana untuk belajar di sekolah pascasarjana, saya mencoba meyakinkan teman saya dari Pantai Barat untuk ikut dengan saya.
"Itu terlalu abu-abu dan dingin," katanya setelah dia datang berkunjung saat badai salju. Dan kemudian dia pergi belajar di Stanford. Dan musim dingin berikutnya di Michigan adalah yang paling dingin dan abu-abu dari semua yang dapat saya ingat, dan saya tidak pernah lebih produktif. Selain bekerja, sama sekali tidak ada yang bisa dilakukan!
Secara alami,
beberapa penelitian yang dipimpin oleh Julia Lee (sekarang tinggal di Michigan) menunjukkan bahwa cuaca buruk memiliki efek positif pada produktivitas, karena kita cenderung terganggu oleh pikiran untuk berjalan-jalan. Para peneliti menemukan bahwa pada hari-hari hujan, karyawan bank Jepang melakukan pembayaran lebih cepat, dan ketika Amerika berada dalam cuaca buruk, orang lebih efektif memperbaiki kesalahan teks. Mengingat hal ini, saya sengaja menunggu untuk mulai menulis artikel ini setelah salju turun, ketika bubur leleh di luar jendela saya menjadi tidak menarik.
Bagian favorit saya dari mengelola perhatian adalah kapan. Sebagian besar kesulitan yang kita hadapi dengan produktivitas terkait dengan tugas yang tidak kita inginkan, tetapi harus dilakukan. Selama bertahun-tahun, saya percaya bahwa tugas-tugas ini harus dilakukan segera setelah yang menarik untuk menggunakan energi yang terakumulasi. Dan kemudian rekan saya Jihe Shin dan saya melakukan studi di sebuah department store Korea, dan menemukan bahwa jika Anda memberi karyawan tugas yang sangat menarik, maka mereka akan melakukan tugas yang jauh lebih membosankan jauh lebih buruk.
Salah satu alasan yang memungkinkan untuk ini adalah efek dari apa yang disebut efek.
keseimbangan perhatian . Pikiran Anda sedang mencoba untuk kembali ke tugas yang menarik, dan melanggar konsentrasi pada hal yang tidak menarik. Tetapi dalam percobaan, di mana orang Amerika pertama kali menonton video, dan kemudian melakukan tugas yang membosankan memasukkan data, kami menemukan mekanisme yang berbeda: efek kontras. Video yang menarik atau lucu membuat tugas memasukkan data tampak lebih menyakitkan, karena hidangan penutup yang manis membuat rasa sayuran pahit semakin menjijikkan. Jadi, jika Anda ingin mendapatkan energi untuk tugas yang membosankan, lakukan setelah tugas yang relatif menarik, dan simpan yang paling menarik untuk nanti sebagai hadiah. Ini bukan masalah waktu, tetapi memilih saat yang tepat.
Pembuat dan Manajer
Saya kira Anda ingin menjadi tidak hanya lebih produktif, tetapi juga lebih kreatif.
Itu semua bermuara pada kenyataan bahwa produktivitas dan kreativitas memerlukan strategi manajemen perhatian yang berlawanan. Produktivitas dipupuk oleh pembangunan filter perhatian yang membantu meninggalkan pemikiran yang tidak terkait dengan kasus atau mengalihkan perhatian darinya. Kreativitas didorong oleh menghilangkan filter ini dan menerima pemikiran seperti itu.
Bagaimana cara mendapatkan yang terbaik dari kedua area ini? Dalam bukunya "Kapan," Dan Pink menulis bukti bahwa
ritme sirkadian Anda dapat membantu Anda memilih waktu yang tepat untuk pekerjaan yang produktif dan kreatif. Jika Anda ingin bangun pagi, Anda harus melakukan pekerjaan analitis di pagi hari, ketika Anda paling waspada; meninggalkan tugas rutin untuk waktu makan siang; Izinkan karya kreatif di sore atau malam hari, ketika pemikiran Anda kemungkinan besar tidak linier. Jika Anda adalah burung hantu, lebih baik untuk terlibat dalam proyek-proyek kreatif di pagi hari, dan tugas-tugas analitis di sore dan malam hari. Dan ini bukan manajemen waktu, karena Anda dapat menghabiskan waktu yang sama menyelesaikan tugas bahkan setelah membangun kembali agenda Anda. Ini adalah manajemen perhatian: Anda memperhatikan urutan di mana Anda lebih baik melakukan pekerjaan itu, dan beradaptasi dengannya.
Mengelola waktu kerja berarti juga berpikir secara berbeda tentang bagaimana merencanakan pekerjaan. Saya sangat suka
proposal Paul Graham untuk membagi minggu menjadi hari "kreatif" dan "manajerial".
Pada hari-hari manajemen, bertemu dan melakukan panggilan. Pada hari-hari kreatif, temukan waktu untuk produktivitas dan kreativitas, dengan mengetahui bahwa Anda tidak akan terganggu oleh hal-hal yang biasanya mengganggu alur kerja. Sayangnya, hanya sedikit dari kita yang memiliki kemewahan dari perencanaan seperti itu, yang berarti bahwa kita perlu mencari cara untuk mengalokasikan waktu untuk penciptaan.
Manajemen waktu mengatakan bahwa kita perlu sepenuhnya menyingkirkan momen-momen yang mengganggu - tidak hanya dari mereka yang
bertanggung jawab kepada orang lain , tetapi juga dari mereka yang kita hasilkan sendiri. Jika Anda terhisap dalam jejaring sosial, Anda harus menghentikannya. Manajemen atensi menawarkan alternatif: pikirkan kapan harus terganggu.
Belajar di sekolah, saya membunuh setiap hari Sabtu untuk menonton TV, dan kemudian saya merasa jijik karenanya. Tapi saya tidak menyerah TV. Saya memperkenalkan aturan: Saya menyalakan TV hanya jika saya tahu sebelumnya apa yang ingin saya tonton. Saya mengadaptasi kebijakan yang sama ke jejaring sosial: jika saya bekerja, maka saya pergi ke sana hanya untuk berbagi konten. Dan saya menyisihkan gulungan kaset pada saat saya tidak bisa melakukan apa pun - saya menunggu pesawat lepas landas, atau beristirahat setelah latihan.
Sebagian besar penulis yang saya kenal menunggu hari-hari kreatif untuk bekerja, dan percaya bahwa mereka perlu 4-6 jam untuk mempelajari masalah yang sulit atau menangani ide besar. Namun,
ada bukti bahwa orang yang menulis untuk waktu yang lama mencapai kurang dari orang yang menulis dalam bagian singkat. Kemajuan yang signifikan dapat dibuat dalam interval pendek yang mengejutkan: ketika mahasiswa pascasarjana
diajarkan untuk menulis dalam interval 15 menit, mereka menyelesaikan disertasi mereka lebih cepat.
Jika Anda mencoba menjadi lebih produktif, Anda tidak perlu menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Perhatikan apa yang menyerap perhatian Anda. Saya pertama kali melihat arloji setelah saya ingat kisah Michael. Sekarang 10:36, dan saya melampaui target saya dengan 500 kata. Tentukan sendiri apakah 156 menit terakhir telah menjadi contoh yang baik untuk menggunakan perhatian saya, dan beberapa menit yang Anda habiskan untuk membaca artikel telah menjadi manfaat Anda.
Yang mengingatkan saya pada satu hal lagi: Saya yakin orang berkinerja tinggi memiliki kebiasaan kedelapan. Mereka tidak menghabiskan seluruh waktu mereka membaca tentang tujuh kebiasaan orang yang sangat efektif.