Jika Anda datang ke MFC hari ini untuk pertanyaan apa pun, banyak waktu dihabiskan menunggu: sementara karyawan memasukkan informasi dari dokumen yang berbeda ke dalam formulir yang diperlukan, menandai, mengirimkan beberapa pertanyaan ... Dan bayangkan masa depan yang hebat: Anda juga datang ke MFC, Anda memberikan paspor, itu dipindai, dan kemudian keajaiban terjadi - robot perangkat lunak mem-parsing segalanya, langsung mengirim permintaan ke database yang berbeda, mengagregasikan jawaban dan setelah beberapa menit memberikan hasil / tanggapan / bantuan / dokumen baru, secara bersamaan mendaftarkannya dalam catatan sejarah.
Katakanlah, mimpi pipa? Tetapi mengapa tidak dapat direalisasikan - teknologi yang sesuai siap dan secara praktis diuji. Ini adalah RPA (Otomatisasi Proses Robotic). Istilah ini muncul pada 2012 berkat perusahaan Blue Prism. Dia menjadi pelopor di bidang otomatisasi layanan manajemen operasi kantor 17 tahun yang lalu. Benar, pada saat itu ide ini tidak dianggap serius dan bisnis besar menganggapnya lebih utopis daripada nyata.
Tapi itu semua berubah dengan munculnya sistem kecerdasan buatan. Mereka secara radikal mengubah sikap terhadap RPA.
RPA hari ini
Sistem RPA modern dapat sepenuhnya atau sebagian mengotomatiskan pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan secara manual. Ambil contoh, kantor operasional bank besar: 200 orang lebih dari separuh waktu kerjanya hanya mengarahkan detail pelanggan ke dalam program dan mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain, mencetak semua jenis tanda terima, faktur, sertifikat. Dan semua rutin primitif ini dapat diotomatisasi.
Menurut GVR (Grand View Research, Inc.), pada tahun 2025, perusahaan diperkirakan akan menghabiskan $ 3,11 miliar untuk teknologi RPA.
Investasi di berbagai industri, Grand View ResearchApa yang dapat dilakukan robot, misalnya, dalam layanan ritel, keuangan, dan asuransi?
- Buka dan tutup aplikasi dan sistem klien dan email web (termasuk lampiran)
- Bergerak dalam aplikasi (ERP, CRM, dll.)
- Buat dan pindahkan file dan folder
- Ikuti tautan dan tiru klik tombol
- Transisi antar aplikasi secara otomatis
- Isi dan salin formulir
- Unduh data dari sumber eksternal ke antarmuka program dan langsung ke basis data
- Bandingkan dan verifikasi data, lakukan perhitungan matematis
- Bekerja pada logika yang kompleks dengan kondisi dan loop
- Kenali Teks (PDF / DOC / XLS)
- Melakukan multi-level cross-validation data yang dimasukkan oleh orang
- Mengobrol dengan klien di pengirim instan menggunakan bot obrolan
- Gunakan analitik prediktif untuk mengelola keputusan berdasarkan statistik dan penggalian data.
Kedengarannya bagus, tapi bagaimana dengan contoh kehidupan?
Otomatisasi proses mengisi aplikasi untuk pinjaman kepada badan hukum
Sebelum pengenalan sistem RPA, dalam proses mengajukan pinjaman untuk badan hukum di salah satu bank terbesar Rusia, perlu untuk mengumpulkan dan menyusun data dari sebanyak 9 sistem yang berbeda. Karyawan cukup menyalin dan menempelkan informasi secara manual ke file Excel. Dan 53 orang terlibat dalam pekerjaan yang sangat intelektual ini. Dan kemudian 6 orang lainnya secara manual memeriksa informasi yang dimasukkan untuk kesalahan. Menurut statistik bank, 20% karyawan dari kelompok pertama membuat 1-2 kesalahan per hari. Pada saat yang sama, setidaknya satu dari penguji juga melewatkan satu atau dua kesalahan tanpa disadari setiap hari.
Ketika RPA diperkenalkan di departemen ini, 30 dari 53 orang dipindahkan ke tugas lain, dan jumlah kesalahan saat mengisi aplikasi berkurang 10-15 kali.
Otomatis memasukkan informasi ke dalam sistem bantuan
Untuk salah satu klien kami, kami menghitung proyek percontohan untuk mengotomatiskan entri data dari pemindaian dokumen ke dalam sistem referensi informasi.
Perusahaan ini bergerak dalam 5 karyawan. Sekitar 5 juta rubel per tahun dihabiskan untuk membayar tenaga kerja mereka, melengkapi pekerjaan dan peralatan yang terdepresiasi. Selama tahun ini, dengan mempertimbangkan hari libur, hari libur dan dedaunan yang sakit, sekitar 4.000 jam kerja dimasukkan untuk memasukkan informasi ke dalam sistem.
Biaya utama robot adalah pembelian lisensi (biasanya dibeli selama setahun) dan layanan untuk pengembangan dan dukungan teknis sistem. Kami memperkirakan implementasi robot pada 600.000 rubel dan meminta 3 bulan dari pelanggan untuk segalanya tentang segalanya. Paket lisensi UiPath dengan biaya sekitar 300.000 rubel setahun sangat cocok untuk tugas ini. Dan untuk dukungan lebih lanjut dari pelanggan terhadap robot, cukup untuk hanya menghabiskan sekitar 30.000 rubel sebulan. Dan bahkan selama pengembangan dan implementasi RPA, perlu untuk melakukan proses robot secara manual.
Akibatnya, total biaya otomatisasi adalah sebagai berikut: 600.000 + 300.000 + 270.000 = 1.170.000 rubel. Bahkan jika kita menambahkan ini biaya yang disebutkan untuk pelaksanaan proses manual, robot akan membayar hanya dalam enam bulan. Pada tahun pertama, klien akan menghemat 46,5% (2.070.000 rubel), dan pada tahun kedua, ketika akan diperlukan untuk menghabiskan hanya pada lisensi dan dukungan reguler, penghematan akan menjadi 85,2% (3.795.000 rubel).
Apa yang ada di balik singkatan RPA
Sekarang mari kita bicara tentang apa yang tersembunyi di bawah "kap" solusi robot populer. Sebagai aturan, mereka didasarkan pada perangkat lunak yang mudah beradaptasi dengan kebutuhan Anda, yang terhubung melalui API dan meniru semua tindakan manusia yang diperlukan. Di sini Anda dapat menambahkan bot obrolan, sistem untuk mengenali teks dan suara manusia dan elemen lainnya.
Masing-masing modul adalah produk independen, dan semuanya dikontrol oleh satu platform tunggal yang mengoordinasikan pekerjaan RPA (ini adalah sejenis konduktor yang bertanggung jawab atas kinerja yang harmonis dan jelas dari karya orkestra). Platform dapat meluncurkan robot sesuai permintaan atau jadwal, memberikan bagan visual operator tentang operasi yang berhasil diselesaikan atau gagal, dan juga menghasilkan laporan terperinci tentang pengoperasian sistem RPA.
Solusi RPA dapat dibangun baik berdasarkan produk Open Source, dan menggunakan perangkat lunak berpemilik untuk robotika. Dan jangan buru-buru menarik kesimpulan bahwa tidak mungkin membuat sesuatu yang baik berdasarkan perangkat lunak bebas. Di sini semuanya ditentukan oleh kualifikasi dan profesionalisme pengembang.
Dan sebagai ilustrasi, berikut adalah contoh lain.
Keju gratis hanya dalam perangkap tikus?
Sebuah bank besar meminta kami untuk mengotomatiskan proses menghasilkan aplikasi dalam sistem manajemen dokumen internal dengan sejumlah besar parameter.
Data berasal dari file Excel eksternal, dan setelah validasi awal perlu memasukkannya ke dalam sistem, mengisi semua bidang yang diperlukan dan melacak fakta pembentukan aplikasi yang sukses. Semua entri yang salah dalam file harus direkam dalam jurnal elektronik.
Kami mengusulkan paket perangkat lunak yang ditulis dalam Java yang berisi semua perpustakaan yang diperlukan untuk bekerja dengan browser. Paket itu dibongkar di mesin kerja operator, dan seluruh sistem dikendalikan melalui antarmuka web.
Dengan solusi sederhana ini, kami dapat mempercepat kinerja operasi rutin sekitar 8 kali. Dan, yang paling penting, pengaruh faktor manusia sepenuhnya dikesampingkan.
Biaya untuk mendukung solusi semacam itu mendekati nol, karena ini adalah sistem manajemen dokumen internal dan tidak ada perubahan yang diharapkan dalam waktu dekat. Tampaknya kita hanya mengotomatiskan satu sekrup kecil dalam mekanisme besar operasi manual yang monoton, dan manfaatnya ternyata sangat nyata.
Pembuat sepatu seharusnya tidak tanpa sepatu bot
Contoh otomatisasi lainnya menggunakan solusi Open Source. Dan contohnya bukan milik orang lain, tetapi milik kita sendiri.
Kami perlu membebaskan orang-orang dari kebutuhan untuk mengisi kartu rekanan baru dalam sistem ERP agar tidak mendorong informasi ke 50–70 bidang setiap kali. Butuh 10 menit untuk setiap kartu, dan tidak heran di suatu tempat membuat kesalahan.
Kami memutuskan untuk melakukan ini: biarkan karyawan memindai kertas, maka robot akan menjalankan utilitas tesseract-ocr untuk mengenali data, dan kemudian mengisi bidang dalam formulir web. Omong-omong, Anda dapat meningkatkan kualitas pengenalan utilitas ini menggunakan jaringan saraf. Robot itu sendiri masuk ke sistem, membuka halaman yang diinginkan di browser dan mengisi semua bidang. Butuh setengah menit untuknya. Dan jika kita mendapatkan data awal bukan di atas kertas, tetapi dalam bentuk elektronik, maka Anda tidak dapat membuang waktu memindai dan memeriksa, robot akan menjalankannya dan memperbaiki kesalahan.
Akibatnya, karyawan kami sangat senang: mereka hanya perlu memeriksa kebenaran mengisi formulir dan memastikan bahwa robot tidak gagal.
Efek penerapan RPA
Dan bagaimana Anda memperkirakan efektivitas RPA? Ini akan membantu statistik. Menurut survei
Riset HFS , banyak perusahaan yang telah menerapkan teknologi RPA telah memperoleh manfaat nyata dan keunggulan kompetitif.
Sumber - Penelitian HFS, "WAWASAN DARI AWAL BPO ADOPTER OTOMATIS PROSES ROBOTIK" dan KPMG.Dan menurut informasi dari ABBYY, pengenalan produk mereka di RPA telah memungkinkan banyak organisasi untuk secara signifikan mengurangi biaya overhead.
Sumber - data resmi ABBYYApa manfaat dari proses rutin robotik?
- Kecepatan kerja akan meningkat: lebih banyak yang dapat dilakukan tanpa melibatkan staf tambahan.
- Pengembalian investasi cepat: hasilnya terlihat setelah proyek percontohan pertama (biasanya dari 4 minggu).
- Penskalaan mudah setelah penerapan pertama.
- Akurasi tinggi: faktor manusia jauh lebih kecil kemungkinannya terjadi, karena seseorang hanya memeriksa pengoperasian mesin.
- Keamanan: Kerahasiaan Akses Data Terkelola.
- Meningkatkan kualitas layanan.
- Multitasking dan fleksibilitas konfigurasi untuk infrastruktur TI apa pun.
- Posisi strategis perusahaan: cara yang baik untuk beralih ke teknologi AI.
- Pengembangan personil dan pengurangan pergantian staf: pelatihan dan transfer ke tugas yang lebih kompleks (misalnya, di pusat kompetensi RPA yang baru dibentuk, yang akan mendukung dan mengembangkan sistem).
Seseorang akan berkata, "itu halus di atas kertas, tetapi mereka lupa tentang jurang." Komentar yang adil. Seperti teknologi apa pun, RPA tidak mahakuasa dan membawa risiko tertentu.
Risiko dan keterbatasan solusi RPA
Robotisasi
membutuhkan dukungan teknis untuk mengkonfigurasi ulang RPA ketika perubahan dalam antarmuka sistem atau proses bisnis. Dan ini adalah biaya tambahan.
RPA membutuhkan
algoritma sistem dan proses bisnis yang terdokumentasi dengan baik. Tidak mungkin untuk kekacauan robot, jadi Anda harus mulai dengan audit awal proses bisnis dan formalisasi mereka.
Untungnya (atau sayangnya), robot belum dapat menggantikan seseorang sepenuhnya dan sepenuhnya. Dalam kasus apa pun, orang bertanggung jawab untuk pengoperasian otomatisasi. Oleh karena itu, ketika menerapkan RPA, selalu ada
"Rencana B" di tangan: bagaimana secara manual mendukung pekerjaan bisnis jika terjadi kegagalan atau penyelesaian paksa dari proses robot.
Memercayai robot sepenuhnya dan sepenuhnya tidak sepadan - terus-menerus memantau seluruh proses robotisasi. Dan yang terbaik adalah menunjuk
orang yang terlatih khusus
yang akan menjadi yang pertama menanggapi kemungkinan masalah dalam pekerjaan RPA. Sehingga ia segera menganalisis alasan dan membuat keputusan untuk meminimalkan kerugian finansial dan reputasi.
Keamanan informasi adalah segalanya bagi kami.
Robot harus bekerja di sirkuit perangkat lunak tertutup untuk menghindari pengaruh malware. Misalnya, penipu dapat mengubah kode robot sehingga ia mulai mentransfer uang ke detail lainnya. Atau agar robot sengaja membuat kesalahan dalam aplikasi pinjaman - penjualan akan meningkat, dan reputasi perusahaan akan berubah menjadi fitnah. Jadi,
percaya robot hanya untuk profesional dan organisasi tepercaya yang dapat memastikan keamanan proses bisnis Anda setelah pengenalan RPA.
Teknologi apa pun yang menggantikan seseorang menjadi objek Luddisme. Karena itu, bersiaplah untuk kenyataan bahwa
pada awalnya banyak karyawan dan kolega Anda akan menentang gagasan otomatisasi, atau bahkan menyabotase mereka. Di satu sisi, bagi mereka otomatisasi adalah kesempatan untuk menemukan posisi baru bagi diri mereka sendiri, untuk menaiki tangga karier. Namun, kemajuan tidak berhenti, dan beberapa profesi mati seiring waktu. Dapat diasumsikan bahwa di masa mendatang tidak akan ada lagi operator basis data, operator keuangan, operator telepon, spesialis penggajian, pengontrol keuangan, manajer akun, sekretaris pendaftaran pengunjung, spesialis dukungan teknis lini pertama, dll.
Akhirnya, jika (atau ketika) Anda mulai membuat robot proses di organisasi Anda, Anda juga perlu membuat pusat kompetensi RPA Anda sendiri.
Bagaimana cara mendekati implementasi RPA?
Pada akhirnya, kami ingin memberikan beberapa saran bahwa kami - tidak, tidak menderita, tetapi tetap menyimpulkan, berdasarkan pengalaman kami dan pengalaman klien kami yang menerapkan RPA sendiri.
Langkah implementasi
Pertama-tama, bahkan sebelum audit awal, hitung uangnya - berapa banyak yang akan Anda hemat pada robot? Pilih solusi teknis yang tepat, hitung ROI, gambar grafik yang indah. Dan hanya setelah itu datanglah ke bisnis dengan nomor-nomor tertentu. Dan jangan lupa untuk melukis semua barang yang akan dibawa RPA ke perusahaan. Biasanya, rencana seperti itu bekerja dengan sempurna dan bisnis setuju.
Maka Anda perlu memahami proses apa yang paling efektif akan diotomatisasi. Jangan ragu untuk melibatkan perusahaan lain untuk analisis dan konsultasi: pandangan sampingan akan lebih luas dan lebih objektif. Perusahaan semacam itu memiliki pengalaman luas dalam menerapkan sistem seperti itu, dan sebagian besar memiliki set solusi siap pakai - mungkin sesuatu akan bekerja dengan modifikasi minimal. Misalnya, dari solusi yang sudah jadi, akan mungkin untuk "merakit" sistem yang Anda butuhkan. Dan biayanya jauh lebih murah daripada mendesain dari awal.
Setelah memutuskan alat-alatnya, jangan buru-buru mengotomatiskan semuanya dalam satu baris. Mulailah dengan satu atau dua proyek percontohan, kemudian buat kesimpulan tentang hasilnya dan sesuaikan rencana masa depan. Cobalah untuk tidak mengotomatiskan seluruh proses, tetapi masing-masing operasinya. Sehingga akan lebih mudah untuk mempertahankan solusi dan mengimplementasikannya dalam proses lain perusahaan.
IS dan pengujian di mana-mana
Jangan abaikan keamanan informasi! Setiap proses robot harus diisolasi sebanyak mungkin dari pengaruh eksternal dan dilapis dengan alat kontrol dan manajemen. Tetapkan orang yang bertanggung jawab atas pekerjaan RPA dan mulailah memilih orang yang berpikiran sama ke dalam timnya.
Uji setiap solusi robot dengan sangat teliti. Anda bahkan dapat mengatur pengujian penerimaan oleh tim vendor lain, bukan mereka yang mengembangkan solusi RPA Anda.
Bagaimana cara hidup dengan RPA?
Sekali lagi, jangan lupakan orang yang bisa - dan kemungkinan besar akan - menganggap robot sebagai pesaing dalam rantai makanan. Beri tahu karyawan departemen tempat Anda menerapkan RPA tentang fitur sistem, bahas pengembangan profesional lebih lanjut dari karyawan yang pekerjaannya sekarang akan dilakukan robot. Bawa ide: tujuan utama robotika adalah melakukan pekerjaan lebih cepat dan lebih akurat, dan bukan untuk memecat orang. Jika seseorang dari 9 hingga 18 terlibat dalam rutinitas yang membosankan, maka sekarang dia memiliki kesempatan untuk melakukan tugas yang lebih menarik dan intelektual, untuk menjadi spesialis dalam bidang baru.
Jika Anda berpikir bahwa robotisasi akan berakar di perusahaan, maka berinvestasilah dalam pelatihan spesialis Anda sendiri dalam mendukung dan mengembangkan sistem. Mungkin pada pandangan pertama ini tidak jelas, tetapi di masa depan itu akan lebih murah dan berkali-kali lebih efektif daripada mempekerjakan para profesional di samping.
Dan saran terakhir - ketika melakukan robot, tetaplah mengikuti tren global. Dan kemudian Anda dapat memecahkan masalah yang semakin kompleks.
Alexander Sadykov, Wakil Kepala Departemen Pengujian Jet Infosystems