Mengelola Kontinuitas Bisnis dengan ClearView

Setelah membaca tajuk utama, banyak yang mungkin berpikir bahwa materi ini bukan untuk mereka. Tetapi luangkan waktu Anda untuk menutup halaman! Ingat pemadaman listrik yang terkenal di Moskow yang terjadi lebih dari 10 tahun yang lalu karena kecelakaan di sebuah gardu di Chagino. Seorang direktur sebuah penerbit besar sangat terkejut ketika majalah itu diterbitkan. Hingga jam X hanya tersisa 3 hari, dan kemudian energinya runtuh!

Business Continuity (NL) adalah kemampuan perusahaan untuk merencanakan dan merespons insiden dan situasi darurat untuk mempertahankan proses bisnisnya pada level optimal. Dalam masyarakat modern, NB tidak hanya mungkin, tetapi juga harus mampu mengelola secara efektif. Dalam posting ini saya akan berbicara tentang platform ClearView, yang dibuat untuk mengotomatisasi pengelolaan seluruh siklus hidup NB.

Alih-alih bergabung

Mari kita kembali ke contoh penerbit - kekurangan listrik dangkal kemudian melumpuhkan kantor editorial pada saat yang paling tidak tepat (namun, tidak ada yang cocok). Para karyawan penerbit dapat melihat sang jenderal, dengan gelisah mondar-mandir di sepanjang koridor dan secara mental menghitung kehilangan dan kehilangan karena gagal memenuhi tenggat waktu untuk mencetak majalah. Solusinya, tentu saja, ditemukan, tetapi kepemimpinan membakar banyak sel saraf. Para pakar departemen TI menghapus dua server utama, peralatan switching, dan semua komputer editorial, bersama dengan staf editorial di Wilayah Moskow, dan di sana mereka berbaring dan menyerahkan majalah itu selama berhari-hari tanpa tidur.

Tetapi kasing ini telah menjadi bahan pendidikan yang sangat berharga bagi manajemen penerbit: mereka membeli generator diesel yang kuat dan pasokan bahan bakar mingguan untuknya; termasuk dalam daftar staf "insinyur diesel" dan melakukan pemasangan kabel darurat dari generator ke panel daya yang melayani ruang server, kantor editorial dan departemen prepress; menyusun instruksi yang relevan untuk bisnis dan layanan TI untuk bertindak dalam situasi seperti itu.
Contoh ini menunjukkan dengan sangat jelas bagaimana suatu kasus dapat mengganggu kelangsungan bisnis, dan jelas bahwa lebih baik untuk mengurus mengatasi situasi darurat tersebut terlebih dahulu. Jadi Anda menghemat saraf dan uang Anda.

Sekarang mari kita lihat bagaimana dan bagaimana platform ClearView membantu kita.

Tugas apa yang bisa diotomatisasi?

Mari kita membahas lebih jauh tentang tahapan-tahapan yang mudah diotomatisasi.

Rencana sumber daya

Dengan menganalisis dampak ancaman terhadap bisnis, kami dapat secara otomatis memasukkan informasi ini ke bagian yang sesuai dari rencana sumber daya. Ini daftar proses yang membutuhkan sumber daya atau situs tertentu. Untuk setiap sumber daya, Anda dapat secara otomatis menghitung parameter RTO / RPO - nilai minimum untuk semua proses yang bergantung pada sumber daya ini.

Paket situs

Di dalamnya kita mendefinisikan:

1. jumlah karyawan yang menggunakan situs ini sebagai tempat kerja cadangan jika terjadi keadaan darurat (Work Area Recovery - WAR);
2. jumlah karyawan yang dapat menggunakannya sebagai tempat kerja alternatif dalam mode normal.

Dengan informasi ini, kami dapat merencanakan pekerjaan perusahaan dalam mode normal dan darurat.

Untuk ini kita perlu:

• membuat daftar apa yang diperlukan untuk memulihkan sumber daya atau situs;
• menunjuk tanggung jawab untuk tindakan pemulihan khusus;
• menyiapkan daftar pekerjaan yang akan dilakukan oleh tim darurat.

Bantu memperbarui rencana

Sistem kontrol dan otomasi NB memungkinkan Anda merencanakan sesuai dengan templat tunggal yang dibuat sebelumnya. Karyawan yang bekerja di departemen yang berbeda dan berpartisipasi dalam proses yang berbeda akan membuat rencana yang seragam, yang memungkinkan kolega untuk lebih saling memahami dan berbagi pengalaman perencanaan secara efektif.

Program ini membantu pengguna untuk merencanakan semua informasi yang diperlukan. Setiap item dapat diberikan penjelasan: apa yang ditunjukkan dalam bidang tertentu, mengapa informasi ini akan digunakan. Dan, tentu saja, karyawan itu dapat menambahkan sesuatu yang bermanfaat, menurutnya, "Lama."

Sama seperti rencana yang dibuat dengan jelas dan akurat di atas kertas membantu bertindak lebih efektif dalam kehidupan nyata, deskripsi tindakan yang terstruktur jika terjadi keadaan darurat akan membantu mengambil tindakan cepat dan akurat untuk memulihkan bisnis. Selain itu, lebih mudah untuk melakukan koreksi terhadap rencana aksi yang jelas dan terstruktur dengan baik, dan bekerja dengan dokumen "indah" lebih mudah dan lebih menyenangkan.

Dan yang paling penting, otomatisasi membantu Anda membuat praktik terbaik saat membuat atau memperbarui rencana. Ketika kita merencanakan sesuatu, banyak pertanyaan selalu muncul: informasi apa yang harus dimasukkan dalam rencana, bagaimana mengaturnya, berapa banyak rencana seharusnya, berapa banyak seharusnya, dll.

Selama bertahun-tahun, komunitas pakar telah menyusun jawaban optimal untuk sebagian besar dari mereka. Anda hanya perlu memanfaatkan pengalaman mereka, yang akan membantu membuat rencana seefektif mungkin. Saya perhatikan bahwa semua solusi yang direkomendasikan oleh program ini telah berulang kali diuji oleh praktek!

Integrasi dengan sistem lain

Agar rencana Anda membantu memulihkan pekerjaan perusahaan dengan cepat dan efisien, mereka harus selalu berisi informasi terkini tentang karyawan yang terlibat, situs, dan sumber daya yang diperlukan.

Anda dapat memperbarui informasi ini secara manual - metode ini nyaman ketika jumlah paket kecil. Jumlah maksimumnya tergantung pada kerumitan dokumen, kualifikasi mereka yang bertanggung jawab, jumlah pihak yang terlibat dalam restorasi dan faktor-faktor lainnya.

Jika Anda tidak memiliki sistem untuk memperbarui dokumen secara otomatis, Anda dapat melakukan ini dalam mode semi-otomatis. Untuk melakukan ini, tempatkan file yang sesuai di pohon direktori. Dan sebelum itu, mereka perlu memasukkan semua informasi sumber dan menyatukannya menggunakan makro dalam aplikasi Microsoft Office.

Tetapi, jika beberapa lusinan rencana diketik, bahkan metode ini akan sangat memakan waktu. Kelelahan, kecerobohan, dan kecerobohan akan menyebabkan kesalahan yang dengan mudah mengubah rencana Anda menjadi kertas bekas yang tidak berguna. Di sini ClearView akan datang untuk menyelamatkan. Mereka dapat dikonfigurasi untuk menerima informasi yang relevan dari sistem informasi lain. Misalnya, nama, informasi kontak, posisi karyawan yang disebutkan dalam rencana dapat diambil dari sistem informasi departemen personalia; Informasi tentang peralatan TI - dari CMDB; alamat email yang valid - dari sistem surat, dll.

Konsistensi dan Otomasi Siklus Hidup

Semua dokumen, seperti orang, memiliki siklus hidup tertentu. Mereka diciptakan ("lahir"), diedit dan terkoordinasi ("dibesarkan" dan "tumbuh") dan diuji secara berkala ("menjalani pemeriksaan medis dan pemeriksaan medis").

Dokumen dipahami sebagai elemen yang dibuat dan ada di dalam ClearView yang sesuai dengan rencana Bank Nasional, laporan analisis dampak pada bisnis, rencana sumber daya, dll. Setiap elemen tersebut dapat memiliki struktur yang beragam, terdiri dari banyak bagian dan berisi konten yang berbeda: teks, daftar, tabel, gambar, dan bahkan peta geografis. Semuanya dilakukan di sini sehingga setiap pengguna menerima informasi yang paling terperinci dan akurat dan menggunakannya dengan efisiensi terbaik.

Tetapi kenyamanan utama ClearView, menurut pendapat saya, dimanifestasikan dengan cara lain - proses persetujuan dokumen dibangun ke dalam platform. Manajer yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut, ketika membuat perubahan oleh orang lain, menerima pemberitahuan melalui email bahwa ia harus masuk ke sistem dan mengoordinasikan dokumen.

Sistem memperhitungkan dependensi multi-level akun: misalnya, proses menyetujui dokumen dimulai dengan persetujuan oleh orang yang lebih bertanggung jawab ("orang tua"), kemudian pemberitahuan perubahan menjadi tanggung jawab yang lebih rendah ("anak perempuan"). Dan akhirnya dokumen tersebut disetujui oleh pemiliknya. Pengingat dan tenggat waktu dikirim ke semua peserta melalui email. Dan, jika seseorang belum bereaksi sebelum waktu yang ditentukan, sistem melaporkan ini kepada pemimpin yang lebih tinggi.

Selain pengingat tentang perlunya menyetujui perubahan, ClearView melacak tanggal mendekati revisi, dan setiap dokumen yang dibuat dalam sistem harus memiliki tenggat waktu seperti itu. Tentang pendekatannya, ClearView akan memperingatkan pemilik dan menampilkan informasi ini di layar ringkasan administrator, yang dapat memulai proses pembaruan jika karena alasan tertentu tidak dilakukan.


Layar admin yang menampilkan status dokumen saat ini

Formalisasi Hasil BIA dan RA

Sangat penting bagi setiap pemimpin untuk mengetahui kerusakan apa yang akan terjadi pada perusahaan ini. Oleh karena itu, untuk masing-masing dari mereka perlu untuk melakukan analisis terpisah (BIA). Untuk ini, spesialis yang mengetahui dengan baik proses bisnis dan sumber daya apa yang dibutuhkan perusahaan untuk bekerja, mengisi kuesioner khusus. Karena pertanyaan di dalamnya bisa sangat berbeda, di ClearView Anda dapat membuat templat dengan mempertimbangkan spesifikasi proses bisnis yang berbeda.

Biasanya, ketika menyusun laporan analisis, berbagai pertanyaan muncul. Misalnya, informasi apa dan dalam bentuk apa yang harus dimasukkan dalam laporan. ClearView mengimplementasikan metodologi pelaporan yang sudah jadi, dan dengan bantuannya itu dapat dilakukan tanpa pertanyaan.

Bagian pertama dari laporan ini, yang menganalisis dampak bisnis, menjelaskan apa yang dilakukan fungsi bisnis tertentu dan langkah-langkahnya terdiri dari:

• daftar unit bisnis yang dipertimbangkan oleh analisis saat ini;
• Daftar proses utama yang dilakukan unit bisnis
• periode waktu atau tanggal kalender ketika kepentingan / kekritisan fungsi yang dipermasalahkan meningkat (ini bisa berupa tanggal persiapan laporan, pengiriman pekerjaan kepada pelanggan, akhir kuartal atau penerimaan barang di gudang);
• Daftar sumber daya yang perlu diselesaikan oleh unit bisnis. Dianjurkan agar Anda mencantumkan hanya sumber daya penting, dan tidak hanya memfasilitasi pekerjaan.

Bagian kedua menjelaskan secara lebih rinci unsur-unsur proses bisnis dan urutan interaksi mereka:

• daftar unit bisnis yang terlibat dalam proses bisnis ini;
• daftar waktu ketika kinerja maksimum diperlukan, dan tenggat waktu terkait dengan proses yang diteliti;
• daftar produk dan layanan yang didukung oleh proses bisnis ini;
• Daftar sumber daya yang digunakan oleh proses bisnis
• untuk setiap proses bisnis, harus ditunjukkan apakah dapat dilakukan dengan cara alternatif atau di unit lain;
• daftar semua layanan Internet yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis;
• daftar ketergantungan pada unit bisnis lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis;
• daftar perusahaan eksternal yang menjadi tempat kerja unit bisnis;
• Daftar entri penting yang diperlukan untuk unit bisnis
• daftar strategi kontinuitas yang menyediakan parameter RTO yang diperlukan untuk proses bisnis.

Akhirnya, bagian ketiga menggambarkan dan menilai kemungkinan ancaman yang mempengaruhi kelangsungan bisnis. Ini juga menentukan di mana Anda dapat melanjutkan pekerjaan organisasi, dan siapa yang akan melakukannya:

• daftar kantor cadangan tempat Anda dapat terus menjalankan proses bisnis;
• tabel pertumbuhan kebutuhan karyawan yang bekerja dari waktu ke waktu ketika menggunakan berbagai opsi untuk strategi kesinambungan;
• tabel pertumbuhan permintaan sumber daya tambahan dari waktu ke waktu untuk setiap kantor cadangan;
• daftar ancaman yang menunjukkan perkiraan probabilitas dan tingkat kerusakan.

Penilaian risiko

Untuk menjaga kelangsungan bisnis, Anda perlu terus-menerus menganalisis ancaman yang dihadapi perusahaan dan memiliki rencana aksi yang jelas jika muncul. Di bawah "penilaian risiko" di ClearView, dipahami tidak hanya identifikasi dan analisisnya, tetapi juga pengembangan strategi untuk meminimalkannya. Risiko dalam program ini dibagi menjadi alam, sosial dan teknologi.

Program ini membantu kami menilai ancaman terlebih dahulu dan kemudian memilih langkah-langkah respons yang sesuai.

Untuk melakukan penilaian, Anda perlu menentukan serangkaian probabilitas dan jumlah kerusakan dari setiap ancaman untuk setiap langkah spesifik dari proses bisnis. Tingkat risiko ancaman tertentu dihitung sebagai produk dari kemungkinan kerusakan. Selanjutnya, kita harus memilih strategi pengurangan risiko yang optimal dari daftar di bawah ini.

Tetapi proses built-in untuk menghilangkan ketidaksesuaian memungkinkan tidak hanya untuk mengidentifikasi risiko yang ditemukan, tetapi juga untuk mencatat tindakan yang dilakukan, untuk menunjuk mereka yang bertanggung jawab atas penghapusan mereka dan untuk memastikan bahwa semua ketidaksesuaian yang ditemukan dihilangkan atau pengaruhnya diminimalkan. Dengan cara ini, ClearView membantu Anda memenuhi persyaratan standar ISO 22301 dalam hal pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi.

Bantuan Pengujian

Dalam persiapan untuk pengujian, penting untuk mempertimbangkan banyak detail. Tidak adanya masing-masing dapat mengganggu tugas, sehingga ClearView menyediakan untuk mengisi kuesioner yang terperinci.

Deskripsi pengujian yang direncanakan memiliki bagian berikut:

• Latar belakang;
  
• Tujuan;
  
• Apa yang termasuk dalam kerangka pengujian;
  
• Apa yang melampaui pengujian;
  
• Skrip
  
• Risiko
  
• Peserta;
  
• Tindakan pendahuluan;
  
• Agenda
  
• Pengamatan dan rekomendasi;
  
• Tindakan setelah pengujian;
  
• Status pencapaian tujuan;
  
• Laporan, protokol;
  
• Meringkas.
  

Sistem ini dapat melacak siapa yang melakukan langkah-langkah apa dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan dan status implementasi saat ini.

Manfaat dalam Manajemen Insiden NB

Inti dari setiap rencana untuk mendukung NB adalah berbagai daftar tindakan yang diperlukan, oleh siapa tindakan itu harus dilakukan dan untuk berapa lama. Daftar ini dapat diaktifkan kapan saja sehingga anggota tim tanggap krisis dapat berinteraksi secara efektif satu sama lain.

Untuk kejelasan, status setiap langkah dari daftar ditandai dengan warna yang sesuai. Tiga nilai disediakan: "selesai", "dalam proses" dan "menunggu eksekusi". Pengguna dapat beralih di antara tindakan mereka sendiri dan daftar tindakan lengkap. Bergantung pada ruang lingkup otoritas, mereka dapat mengamati kemajuan pemulihan satu rencana atau semua yang diaktifkan.

ClearView memiliki alat kolaborasi yang memungkinkan semua peserta untuk berbagi informasi tentang kemajuan pemulihan, di mana pun mereka berada. Misalnya, itu mungkin deskripsi pengeluaran yang tidak direncanakan atau laporan tentang kondisi para korban. Informasi ini muncul secara real time dan dapat dilihat oleh semua peserta.

Modul pemberitahuan kejadian ClearView memungkinkan Anda memilih satu dari tiga opsi untuk mengirim pemberitahuan: SMS, pesan suara, atau email. Lansiran dapat dikirim ke grup pengguna yang berbeda.

Siapa yang akan mendapat manfaat dari platform ClearView

Untuk menghargai manfaat ClearView, Anda dapat merujuk ke standar yang banyak digunakan, Sistem Manajemen Kontinuitas Bisnis. Ini memiliki bagian berikut:

• Ketentuan organisasi
  
• Kepemimpinan
  
• Perencanaan;
  
• Dukungan;
  
• Aktivitas;
  
• Penilaian kinerja;
  
• Perbaikan terus menerus.
  

Pertimbangkan di bagian mana ClearView akan bermanfaat.

• Dari sudut pandang pemahaman faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi pemenuhan tujuan yang ditetapkan manajemen NB, sistem otomasi membantu memformalkan risiko dan menetapkan kriteria mereka.
  
• Di bidang kepemimpinan, ClearView dapat berguna untuk pengingat berkala bagi manajer tentang pekerjaan yang sedang berlangsung di bidang manajemen NB dan kebutuhan untuk berpartisipasi di dalamnya. Ini akan berkontribusi pada pembaruan dan peningkatan proses yang berkelanjutan.
  
• Saat merencanakan NB, utilitas sistem juga tidak menimbulkan pertanyaan. Memang, untuk mencapai tujuan ini, standar membutuhkan yang berikut:
  
  • menunjuk bertanggung jawab;
    
  • tentukan tindakan yang diperlukan;
    
  • mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan.
    
  
  Dan semua ini dan banyak lagi lainnya diperhitungkan dengan mudah dalam sistem otomasi.
• "Dukungan" mencakup semua masalah yang terkait dengan pertukaran informasi dan manajemen dokumen. Mereka sangat nyaman digunakan menggunakan ClearView. Program ini menyediakan semua alat yang diperlukan untuk pertukaran informasi internal dan eksternal. Plus, sistem memastikan ketersediaan dan keamanan informasi, yang juga sangat penting.
  
• Salah satu keuntungan utama dari sistem otomatisasi dimanifestasikan dalam bagian "Kegiatan". Di sini, para pemimpin organisasi harus menetapkan, mengkonfigurasi, menerapkan, dan memelihara proses terdokumentasi formal untuk menganalisis dampak bisnis, penilaian risiko, prosedur manajemen, dan melanjutkan kegiatan mereka dalam situasi darurat. Itu untuk membantu dalam tugas-tugas ini bahwa sistem ini awalnya dibuat.
  
• Pada bagian "Penilaian kinerja", standar mengharuskan pelaksanaannya pada interval yang direncanakan, dengan rekaman wajib atas hasil pemantauan dan pengukuran. Otomasi membantu melakukan inspeksi tepat waktu dan secara akurat mencatat hasilnya.
  
• Di bagian Perbaikan Berkesinambungan, standar mensyaratkan, minimal, identifikasi ketidaksesuaian. Organisasi harus menyimpan dokumentasi:
  
  • Pada sifat ketidaksesuaian dan semua tindakan yang diambil,
    
  • Tentang hasil tindakan korektif.
    
  
  

Saya perhatikan bahwa di ClearView, setiap dokumen menyediakan mekanisme untuk mengidentifikasi perbedaan yang diperhatikan.

Jangan lupa bahwa ClearView bukan sistem otomatis dan tidak melakukan apa-apa tanpa campur tangan manusia! Tidak ada informasi dan tidak ada hubungan dalam dokumen yang akan muncul dengan sendirinya, tidak ada teks yang akan dibuat tanpa partisipasi dari spesialis, tidak ada kesimpulan akan dibuat secara mekanis, tanpa melibatkan pikiran.

Apa pun, bahkan sistem otomasi terbaik hanyalah alat yang, bila digunakan dengan benar, dapat memfasilitasi pelaksanaan tugas yang melelahkan, monoton, dan berulang. Tetapi pertama kali mereka harus dilakukan oleh seseorang.

Konstantin Musatov, Konsultan Kelangsungan Bisnis, Jet Infosystems