Tidak peduli seberapa intuitif desain antarmuka klien web Zimbra, ia masih menyembunyikan beberapa yang tidak begitu jelas, tetapi mampu secara signifikan meningkatkan satu atau aspek lain dari bekerja dengan Zimbra Collaboration Suite chip. Kami telah menyiapkan untuk Anda tiga fitur Zimbra yang berguna yang pasti akan bermanfaat bagi Anda.
KalenderSalah satu fungsi terpenting dari sistem kolaborasi adalah buku harian yang disinkronkan, yang memungkinkan manajer untuk mengatur waktu bawahan mereka seefisien mungkin, menetapkan tugas, dan juga menjadwalkan rapat dan rapat pada waktu yang nyaman bagi semua orang. Itulah sebabnya akses cepat ke buku harian adalah salah satu hal yang dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas karyawan.
Kemampuan untuk melihat jadwal Anda dengan cepat juga tersedia di Zimbra. Ini diimplementasikan sebagai fungsi "Kalender" bawaan - jendela kecil dengan hari-hari bulan ini, yang memungkinkan Anda melihat jadwal Anda untuk hari tertentu atau menambahkan acara baru ke buku harian Anda langsung dari jendela utama klien web Zimbra. Jadi, mengklik kiri pada tanggal yang diinginkan di kalender, Anda akan segera melihat jadwal Anda untuk hari itu, dan mengkliknya dengan tombol mouse kanan, Anda dapat membuat janji baru untuk hari itu.
Tampilan "Kalender" dihidupkan secara default, namun, jika diinginkan, itu dapat dimatikan di bagian "Diary" pada pengaturan klien web Zimbra.
Periksa ejaan paksaKorespondensi bisnis harus kompeten. Saat berkomunikasi dengan orang-orang yang tidak melihat Anda, menulis yang melek huruf memungkinkan Anda untuk membuat kesan pertama yang menyenangkan. Selain kesalahan pengetikan saat pengetikan, kesalahan dapat merambah ke email saat menyalin dan menempel bagian teks yang sudah jadi yang jarang dibaca siapa pun saat mengirim. Zimbra dapat membantu Anda menghindari kesalahan penulisan.
Di pengaturan klien web Zimbra, Anda dapat menemukan fungsi yang disebut "Pastikan untuk memeriksa ejaan sebelum mengirim pesan," yang berfungsi persis seperti yang Anda pikirkan. Setelah mengklik tombol "Kirim", klien web memeriksa teks surat untuk mengeja dan menampilkan peringatan tentang kesalahan yang ditemukan dan menawarkan untuk mengabaikan kesalahan atau memperbaikinya.
Seperti pemeriksaan ejaan otomatis, fungsi ini tidak menjamin 100% melek huruf dalam surat keluar, tetapi secara signifikan dapat mengurangi jumlah kesalahan pengetikan dan kesalahan ejaan dalam korespondensi bisnis, yang berarti efek positif pada citra perusahaan secara keseluruhan.
Aksi mengalirPraktis di perusahaan mana pun ada kotak surat khusus untuk menerima surat dengan banding, tawaran kerja sama dan sebagainya. Spesifikasi pengoperasian kotak surat ini menyiratkan bahwa pemfilteran surat yang tiba di sana harus minimal atau sama sekali tidak ada. Pada saat yang sama, seseorang harus memeriksa semua surat yang diterima dan, merobek-robek banyak spam, mencari surat dari orang yang masih hidup. Dan semakin banyak surat ke kotak surat seperti itu, waktu kerja yang lebih berharga orang yang bertanggung jawab untuk itu menghabiskan melihat kotak surat seperti itu. Selain itu, membersihkan kotak surat dari berbagai jenis surat dan spam dapat diklaim oleh karyawan biasa. Apakah ada cara untuk mengoptimalkan proses menyakitkan ini di Zimbra? Ternyata, ya. Fungsi “Aliran Tindakan” bawaan, yang memfilter email di sisi klien, akan membantu kami dalam hal ini.
"Alur Tindakan" memungkinkan Anda membuat folder terpisah di email pengguna, yang secara otomatis akan menerima surat yang sesuai dengan filter yang Anda atur. Misalnya, fungsionalitas bawaan dari klien web Zimbra memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengenali dan mengirim pesan pemasaran ke "Stream of Actions"; Pesan diterima melalui milis Pesan di mana alamat Anda tidak ditunjukkan di bidang Ke atau Cc; serta orang-orang yang tidak ada dalam daftar kontak Anda. Karena itu, lebih sedikit surat akan terakumulasi di Kotak Masuk, sedangkan surat-surat yang terakumulasi dalam Aliran Tindakan dapat dilihat tanpa banyak keributan pada akhir hari kerja dan menjawab surat-surat yang bersifat bisnis.
Selain empat opsi yang tercantum di atas, "Alur Tindakan" memungkinkan Anda membuat pengaturan yang lebih baik untuk memfilter huruf. Misalnya, Anda dapat membuat folder terpisah untuk surat pemasaran, folder terpisah untuk surat yang diterima dari pengirim yang tidak ada dalam daftar kontak, dan sebagainya. Setelah menerapkan filter yang dipilih, folder yang dibuat akan secara otomatis diisi dengan huruf, yang memungkinkan Anda untuk menerima hanya surat yang sangat penting dalam Kotak Masuk.
Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan perusahaan "Zextras" Katerina Triandafilidi melalui email katerina@zextras.com