Itu tahun 2013. Saya datang untuk bekerja di salah satu perusahaan pengembangan yang menciptakan perangkat lunak untuk pengguna pribadi. Mereka mengatakan kepada saya hal-hal yang berbeda, tetapi yang paling tidak saya harapkan untuk melihat apa yang saya lihat: 32 mesin virtual yang luar biasa pada VDS mahal yang disewa secara sewenang-wenang, tiga lisensi Photoshop "gratis", 2 Corel, daya IP-telephony telepon berbayar dan tidak terpakai, dan sebagainya. Pada bulan pertama saya "merendahkan" infrastruktur dengan 230 ribu rubel, pada yang kedua hampir 150 (ribu), kemudian kepahlawanan berakhir, optimasi dimulai, dan sebagai hasilnya, kami menghemat setengah juta dalam enam bulan.
Pengalaman menginspirasi kami dan kami mulai mencari cara baru untuk menyelamatkan. Sekarang saya bekerja di tempat lain (tebak di mana), jadi dengan hati nurani yang jelas saya bisa menceritakan pengalaman saya kepada dunia. Dan Anda berbagi, mari buat infrastruktur TI lebih murah dan lebih efisien!
"Lapisan terakhir dipetik dengan biaya Anda untuk server, lisensi, aset TI dan outsourcing," gerutu direktur keuangan dan menuntut perencanaan dan penganggaran1. Jadilah membosankan - rencana dan anggaran
Menganggarkan lingkungan TI Anda untuk perusahaan Anda membosankan, dan rekonsiliasi bahkan berbahaya di beberapa tempat. Tetapi fakta memiliki anggaran hampir dijamin melindungi Anda dari:
- memangkas biaya untuk pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak (walaupun ada optimasi triwulanan, Anda dapat mempertahankan posisi Anda di sana)
- ketidakpuasan direktur keuangan atau akuntansi pada saat pembelian atau penyewaan infrastruktur berikutnya
- kemarahan manajer atas pengeluaran yang tidak direncanakan.
Penganggaran diperlukan tidak hanya di perusahaan besar - secara harfiah di mana pun. Kumpulkan persyaratan untuk perangkat lunak dan perangkat keras dari semua departemen, hitung kapasitas yang diperlukan, perhitungkan dinamika perubahan jumlah karyawan (misalnya, pusat panggilan atau dukungan Anda meningkat selama musim sibuk dan berkurang pada musim bebas), justifikasi pengeluaran, dan kembangkan rencana anggaran berdasarkan periode ( ideal - selama berbulan-bulan). Dengan demikian, Anda akan tahu persis berapa banyak uang yang akan Anda terima untuk tugas padat sumber daya Anda, dan mengoptimalkan biaya.
2. Gunakan anggaran dengan benar
Setelah anggaran disetujui dan ditandatangani, ada godaan besar untuk mendistribusikan kembali biaya dan, misalnya, membengkak seluruh anggaran menjadi server mahal tempat Anda dapat menggunakan semua DevOps dengan pemantauan dan gateway :-) Dalam hal ini, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam mode kekurangan sumber daya untuk sisanya. tugas dan mendapatkan overruns. Oleh karena itu, hanya fokus pada kebutuhan nyata dan tugas bisnis, untuk solusi yang membutuhkan daya komputasi.
3. Tingkatkan server tepat waktu
Server besi yang sudah ketinggalan zaman, juga yang virtual, tidak membawa manfaat bagi organisasi - mereka mengajukan pertanyaan dalam hal keamanan, kecepatan, dan kecerdasan. Anda menghabiskan lebih banyak waktu, tenaga, dan uang untuk mengkompensasi fungsionalitas yang hilang, untuk menghilangkan masalah keamanan, hingga beberapa perbaikan untuk mempercepat. Karena itu, perbarui sumber daya besi dan virtual Anda - misalnya, Anda dapat melakukannya sekarang dengan kampanye
"Turbo VPS" kami , harga tidak malu untuk ditampilkan di Habré.
Ngomong-ngomong, saya sering menemukan situasi ketika server besi di kantor adalah solusi yang sepenuhnya tidak dapat dibenarkan: sebagian besar perusahaan kecil dan menengah dapat menyelesaikan semua masalah pada kapasitas virtual dan menghemat banyak uang.
4. Optimalkan pekerjaan pengguna biasa
Dorong semua pengguna Anda untuk
menghemat listrik dengan menggunakan infrastruktur dengan hati-hati. Berikut adalah contoh overruns sisi pengguna yang khas:
- Menginstal aplikasi yang tidak perlu dengan prinsip "seluruh departemen" - pengguna diminta untuk mengirimkan perangkat lunak sebagai tetangga, karena itu diperlukan atau cukup membentuk aplikasi seperti "7 lisensi Photoshop untuk departemen desain." Pada saat yang sama, empat pekerjaan di departemen desain dengan Photoshop, dan tiga sisanya adalah huruf, dan menggunakannya setiap enam bulan sekali. Dalam hal ini, lebih baik membeli 4 lisensi, dan 1-2 tugas per tahun untuk diselesaikan dengan bantuan rekan kerja. Tetapi lebih sering cerita ini terjadi dengan perangkat lunak perkantoran (khususnya, MS Office, yang mutlak dibutuhkan semua orang). Bahkan, sebagian besar karyawan dapat bertahan dengan editor open source atau Google Documents praktis.
- Pengguna mengambil sumber daya virtual dan secara sistematis menghabiskan semua kapasitas yang disewa - misalnya, penguji suka membuat mesin virtual yang dimuat dan lupa untuk setidaknya melunasinya, para pengembang juga tidak meremehkan ini. Resepnya sederhana: meninggalkan, memadamkan semua orang :-)
- Pengguna menggunakan server perusahaan sebagai penyimpanan file global: mengunggah foto (dalam RAW), video, mengunggah gigabyte musik, terutama yang lazim bahkan dapat membuat server permainan kecil dengan kapasitas kerja (kami mengutuk yang seperti itu di portal perusahaan dalam bentuk lucu - itu bekerja sangat keren).
- Karyawan yang terhormat dalam segala hal, mereka menyeret perangkat lunak bajakan untuk bekerja, dan di sini mereka, denda, masalah dengan polisi dan vendor. Bekerja dengan akses dan politisi karena mereka akan menyeret mereka semua sama, bahkan jika Anda akan mengirim pidato berlinang air di kafetaria perusahaan dan menulis poster motivasi.
- Pengguna menganggap bahwa mereka memiliki hak untuk meminta alat apa pun yang nyaman bagi mereka. Jadi, di gudang senjata saya menyewa Trello, Asana, Wrike, Basecamp dan Bitrix24. Karena setiap manajer proyek memilih produk yang nyaman atau akrab untuk departemennya. Hasilnya, 5 solusi dukungan, 5 label harga berbeda, 5 akun, 5 pasar dan penyetelan berbeda, dll. Anda tidak perlu integrasi, penyatuan dan otomatisasi ujung ke ujung - wasir serebral yang berkelanjutan. Alhasil, dalam persetujuan dengan jenderal, saya menutup bangku, memilih Asana, membantu memigrasikan data, saya melatih rekan-rekan yang ganas sendiri dan menyelamatkan cukup banyak, termasuk kekuatan dan saraf.
Secara umum, bernegosiasi dengan pengguna, melatih mereka, melakukan program pendidikan dan berusaha untuk memfasilitasi mereka dan pekerjaan mereka. Pada akhirnya, mereka akan berterima kasih kepada Anda untuk pesanan dalam bisnis, dan para pemimpin - untuk mengurangi biaya. Yah, mungkin, Anda, pro Habré saya yang terkasih, memperhatikan bahwa solusi untuk masalah ini tidak lebih dari pembentukan keamanan informasi perusahaan. Untuk ini, terima kasih khusus kepada administrator sistem (Anda tidak akan berterima kasih pada diri sendiri ...).
5. Kombinasikan solusi cloud dan desktop
Secara umum, berdasarkan fakta bahwa saya bekerja sebagai penyedia hosting dan di akhir artikel saya penuh keinginan untuk memberi tahu Anda tentang penjualan keren kapasitas server untuk perusahaan dalam skala apa pun, saya harus mengibarkan bendera dan berteriak "Semua orang ke awan!". Tetapi kemudian saya akan berdosa terhadap kualifikasi teknik saya dan akan terlihat seperti seorang pemasar. Karena itu, saya mendorong Anda untuk mendekati masalah ini dengan bijak dan menggabungkan solusi cloud dan desktop. Misalnya, Anda dapat menyewa sistem cloud CRM sebagai layanan (SaaS), dan menurut buklet harganya 1000 r. per pengguna per bulan - hanya uang (saya akan menghilangkan masalah implementasi, pada Habré sudah sekitar). Jadi, dalam tiga tahun Anda akan menghabiskan 360.000 rubel untuk 10 karyawan, untuk 4 - 480.000, untuk 5 - 600.000, dll. Pada saat yang sama, Anda dapat menerapkan CRM desktop dengan membayar lisensi kompetitif (+100 ke penghematan) untuk sekitar 250 ribu rubel. dan sajikan seperti photoshop yang sama. Terkadang manfaatnya dalam jangka waktu 2-5 tahun benar-benar mengesankan.
Dan sebaliknya, seringkali teknologi cloud memungkinkan Anda menghemat perangkat keras, gaji insinyur, masalah perlindungan data (tapi jangan menghemat sama sekali!), Dan penskalaan. Dana cloud mudah untuk dihubungkan dan diputuskan, biaya cloud tidak sesuai dengan biaya modal perusahaan - secara umum, ada banyak keuntungan. Pilih solusi cloud saat dibenarkan dalam hal skalabilitas, kecepatan, dan fleksibilitas.
Pertimbangkan, kombinasikan, dan pilih kombinasi yang menang - saya tidak akan memberikan resep universal, mereka adalah milik mereka untuk setiap bisnis: seseorang menolak awan sepenuhnya, seseorang membangun seluruh bisnis di awan. Omong-omong, jangan pernah menolak pembaruan perangkat lunak (bahkan yang berbayar) - sebagai aturannya, pengembang perangkat lunak aplikasi untuk bisnis meluncurkan versi yang lebih stabil dan fungsional.
Dan aturan lain untuk perangkat lunak: singkirkan perangkat lunak lama yang kurang dari yang dikonsumsi untuk pemeliharaan dan dukungan. Sudah ada analog di pasaran.
6. Hindari duplikasi perangkat lunak
Saya sudah berbicara tentang lima sistem manajemen proyek di kebun binatang IT saya, tetapi saya akan meletakkannya di paragraf terpisah. Mereka meninggalkan perangkat lunak tertentu, memilih perangkat lunak baru - jangan lupa untuk berhenti membayar yang lama, menemukan layanan hosting baru - mengakhiri kontrak dengan penyedia lama jika tidak ada pertimbangan khusus. Lacak profil penggunaan perangkat lunak karyawan dan singkirkan perangkat lunak yang tidak digunakan dan duplikat.
Idealnya, jika Anda memiliki sistem untuk memantau dan menganalisis perangkat lunak yang diinstal, Anda dapat melihat duplikat dan masalah yang bekerja secara otomatis. Ngomong-ngomong, pekerjaan seperti ini membantu perusahaan untuk menghindari duplikasi dan pengulangan data - terkadang pencarian orang yang kacau membutuhkan waktu terlalu lama.
7. Gabungkan infrastruktur aplikasi dan periferal
Tetapi siapa yang menganggap bahan habis pakai ini: kartrid, flash drive, kertas, pengisi daya, UPS-shki, printer dan sebagainya. disk tabung. Namun sia-sia. Mulailah dengan kertas dan printer - menganalisis profil cetak dan membuat jaringan printer atau MFP dengan akses publik, Anda akan terkejut betapa banyak kertas dan kartrid disimpan dan berapa banyak biaya pencetakan satu lembar akan berkurang. Dan tidak, ini bukan kerusakan, ini adalah optimasi dari proses yang penting. Tidak ada yang melarang mengetik panduan dan esai pada peralatan kantor, tetapi mencetak buku yang sayang untuk membeli atau enggan membaca dari layar terlalu banyak.
Berikutnya - selalu ada stok barang habis pakai yang Anda beli dari pemasok dengan diskon sehingga jika terjadi masalah dengan peralatan Anda tidak boleh membeli terlalu tinggi di toko teknologi terdekat. Perhatikan depresiasi dan keausan, simpan catatan dan bentuk dana pengganti - omong-omong, senang memiliki dana pengganti untuk peralatan kantor dasar. Hanya karena Anda tidak akan dipuji karena downtime di tempat kerja, itu juga merupakan kehilangan uang, terutama di perusahaan perdagangan dan layanan.
Adapun infrastruktur yang diterapkan, ada dua item biaya utama: Internet dan komunikasi. Saat memilih penyedia, lihat penawaran paket, baca bintang di tarif, perhatikan kualitas komunikasi dan SLA. Beberapa administrator memutuskan untuk tidak repot dan membeli, misalnya, IP-telephony dalam paket dengan pertukaran telepon virtual berbayar, yang juga mengeluarkan langganan bulanan. Jangan malas, belilah hanya lalu lintas dan belajarlah bekerja dengan Asterisk - ini adalah yang terbaik dari apa yang telah dibuat di bidang PBX dan solusi yang hampir tanpa kerumitan untuk tugas-tugas bisnis usaha kecil dan menengah (jika Anda memiliki tangan langsung).
8. Dokumentasikan dan buat instruksi untuk karyawan
Ini kemalasan dan itu perlu. Pertama, akan lebih mudah bagi Anda untuk bekerja, dan kedua, adaptasi pemula akan mulus. Akhirnya, Anda sendiri akan tahu bahwa infrastruktur Anda mutakhir, lengkap dan dalam urutan sempurna. Menyusun instruksi keselamatan, manual pendek untuk pengguna, FAQ, menjelaskan aturan dan regulasi untuk penggunaan peralatan kantor. Instruksi yang ada secara materi jauh lebih meyakinkan daripada kata-kata, Anda selalu dapat merujuknya. Dengan demikian, Anda dapat mengirim tautan ke dokumen dengan pertanyaan yang relevan dan tidak menerima argumen "Saya tidak diperingatkan". Jadi, Anda menghemat banyak uang untuk menghilangkan kesalahan.
9. Gunakan layanan agen outsourcing
Sekalipun Anda memiliki seluruh departemen TI di perusahaan Anda atau sebaliknya infrastruktur kecil, tidaklah memalukan untuk menggunakan layanan agen outsourcing. Mengapa tidak mendapatkan layanan dari para profesional berkelas yang berspesialisasi dalam sesuatu yang rumit, dengan sedikit uang, yaitu, tanpa membeli spesialis seperti itu pada staf. Alihkan sebagian DevOps, layanan cetak, administrasi situs yang dimuat, jika ada, dukungan, dan pusat panggilan. Nilai Anda tidak akan jatuh dari ini, sebaliknya, Anda akan menerima keahlian tambahan di bidang kontak dengan kontraktor pihak ketiga.
Jika manajer Anda percaya bahwa outsourcing itu mahal, cukup jelaskan kepadanya berapa banyak dia harus membayar kepada spesialis yang berdedikasi. Ini benar-benar berfungsi.
10. Jangan terlibat dalam open source dan pengembangan Anda
Saya seorang insinyur, saya seorang pengembang di masa lalu dan saya benar-benar percaya bahwa itu adalah open source yang menyelamatkan dunia - apa itu perpustakaan, sistem pemantauan, sistem manajemen server, dll. Tetapi jika perusahaan Anda memutuskan untuk membeli CRM open source, ERP, ECM, dll. atau bos di pertemuan itu berteriak bahwa Anda akan menanggung tagihan Anda di lutut, menyelamatkan kapal, pergi ke terumbu. Berikut adalah argumen untuk menghadapi seorang pemimpin yang diilhami dengan tatapan membara:
- open source tidak didukung dengan baik jika itu adalah repositori publik atau sangat mahal jika open source dari perusahaan (DBMS, office suites, dll.) - Anda akan membayar secara harfiah untuk setiap pertanyaan, permintaan, dan tiket;
- seorang spesialis internal untuk menyebarkan produk sumber terbuka internal akan sangat mahal karena kelangkaannya;
- perbaikan sumber terbuka dapat sangat dibatasi oleh pengetahuan, keterampilan, atau bahkan perizinan;
- dengan open source Anda tidak memulai untuk waktu yang sangat lama dan akan terlalu sulit bagi Anda untuk menyesuaikannya dengan proses bisnis.
Tak perlu dikatakan, pengembangan sendiri adalah acara yang sangat panjang dan mahal? Dari pengalaman saya sendiri, saya akan mengatakan bahwa butuh tiga tahun untuk mengerjakan prototipe kerja yang memenuhi persyaratan bisnis dan kemampuan untuk memungkinkan pengguna bekerja di dalamnya. Dan kemudian, jika Anda memiliki tim programmer yang baik (Anda dapat melihat gaji pada "Lingkaran Saya" - kesimpulan akan ditanyakan sendiri).
Jadi saya akan dangkal dan ulangi: pertimbangkan semua opsi.
Jadi, saya akan meringkas secara singkat untuk memastikan bahwa saya tidak melupakan apa pun:
- hitung uang - bandingkan opsi yang berbeda, pertimbangkan faktor, bandingkan;
- berusaha untuk mengurangi waktu pemeliharaan dan pelatihan pengguna, mengurangi risiko "gangguan bodoh";
- mencoba untuk mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan teknologi - arsitektur ramping dan otomatisasi ujung ke ujung memutuskan;
- berinvestasi dalam pengembangan IT, jangan hidup dengan teknologi yang sudah ketinggalan zaman - mereka akan menyedot uang;
- mengkorelasikan permintaan dan konsumsi sumber daya TI.
Anda mungkin bertanya - mengapa menyimpan uang orang lain, karena kantor membayar? Pertanyaan logis! Tetapi kemampuan Anda untuk mengoptimalkan biaya dan mengelola aset TI secara efektif terutama adalah pengalaman dan profil Anda sebagai seorang profesional. Kita semua tahu cara membuat permen dari bahan improvisasi :-)
RUVDS hanya memiliki tindakan WOW sebagai kesempatan luar biasa untuk memperbarui kapasitas virtual. Masuk, lihat, pilih - sangat sedikit yang tersisa sampai 30 April.
Selebihnya -
diskon 10% tradisional pada kode promo habrahabr10.