Komunikasi dalam perusahaan adalah pekerjaan semua orang

Strategi komunikasi internal yang dipikirkan dengan matang adalah dasar dari produktivitas tim yang tinggi

Bayangkan pertemuan khas seluruh tim: seseorang mencatat dan mengajukan pertanyaan, seseorang terlambat dan duduk, terkubur di telepon. Jika pada saat yang sama Anda sendiri adalah seorang pemimpin, mungkin tidak menyenangkan bagi Anda untuk melihat layar ponsel cerdas menerangi wajah karyawan. Tetapi jika Anda seorang pekerja sederhana, dan informasi yang diberikan tidak terkait dengan tugas harian Anda, lebih mudah untuk diabaikan. Situasi yang dijelaskan hanyalah salah satu contoh bagaimana komunikasi di dalam perusahaan dapat terganggu.

Komunikasi internal adalah setiap komunikasi yang terkait dengan pekerjaan yang terjadi dalam suatu organisasi: dari pengumuman umum hingga percakapan antar kolega. Jika Anda melihat strategi perusahaan dalam komunikasi internal, dan bukan tanggung jawab orang atau departemen tertentu, ini akan membantu organisasi menghilangkan beberapa masalah struktural dan menciptakan budaya kepercayaan, transparansi, dan kohesi.

James Harter dan Amy Adkins dari Gallup Institute menulis dalam sebuah artikel untuk Harvard Business Review : “Seringkali komunikasi adalah dasar dari hubungan yang sehat, termasuk antara karyawan dan manajer. [Komunikasi permanen] - secara langsung, melalui telepon atau secara elektronik - dikaitkan dengan tingkat keterlibatan yang lebih tinggi. " Dan semakin tinggi keterlibatannya, semakin baik pula keuntungannya. Lembaga baru-baru ini menemukan bahwa perusahaan dengan keterlibatan karyawan yang tinggi pada dividen per saham unggul dari pesaing sebesar 147%.

Dan kabar baiknya adalah bahwa setiap orang dapat memainkan peran dalam membentuk budaya komunikasi terbuka di tempat kerja.

Diterjemahkan ke Alconost


Penulis Gambar - Wanging Lee

Strategi komunikasi internal yang baik dimulai dengan kepemimpinan

Departemen sumber daya manusia dan staf manajemen dapat berkomunikasi setiap hari dengan karyawan, tetapi yang terakhir mengharapkan aliran informasi dua arah dengan manajemen. Rapat dan buletin di seluruh perusahaan nyaman ketika Anda perlu membuat pengumuman, tetapi jika ini adalah cara utama untuk menghubungi karyawan, mereka mungkin merasa terasing .

Semua orang ingin dihargai, jadi ketika berbicara tentang komunikasi internal, yang terpenting adalah aksesibilitas , transparansi , dan transparansi . Dalam hal ini, beberapa pertimbangan harus diingat.

Iklan besar harus dilakukan terlebih dahulu oleh Anda

Sepertinya Anda tidak ingin karyawan mengetahui peristiwa besar (misalnya, tentang merger atau perubahan kepemimpinan) dari sumber eksternal (jejaring sosial, situs berita, dll.) Untuk pertama kalinya. Jika Anda mengembangkan rencana peringatan sebelum perubahan besar, itu akan membantu menjaga kepercayaan diri karyawan dan meningkatkan respons mereka. Penelitian Slack Future of Work menemukan bahwa karyawan menghargai transparansi: 80% karyawan ingin tahu lebih banyak tentang bagaimana para pemimpin membuat keputusan.

Personalisasi milis

Surat yang dirancang dengan indah itu bagus, tetapi sama pentingnya untuk memikirkan isinya: pesan harus singkat dan mudah dibaca, dengan akronim dan jargon minimum. Ketika duduk untuk menulis teks iklan, cobalah membuatnya sedikit lebih pribadi. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apa yang saat ini optimis tentang Anda?
  
• Bagaimana saya bisa berterima kasih kepada karyawan atas pekerjaan luar biasa mereka?
  
• Beralih ke pengalaman Anda: apakah ada sesuatu yang terjadi dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda yang dapat dihubungkan dengan momen ini dalam kehidupan perusahaan?
  

Pastikan untuk selalu memberi tahu kapan dan bagaimana karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan melanjutkan percakapan.

Tingkatkan sistem manajemen pengetahuan Anda

Apakah mudah bagi tim untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja? Mungkin dokumen dan catatan pertemuan hilang di folder email yang sudah mulai menyerupai boneka matryoshka? Jika menemukan informasi dan membagikannya di suatu organisasi menjadi masalah, mungkin ada baiknya mengevaluasi efektivitas sistem manajemen pengetahuan yang digunakan.

Pemimpin harus selalu terbuka untuk komunikasi

Jika Anda seorang pemimpin, maka Anda memiliki gagasan yang jelas tentang proses kerja tim dan Anda siap untuk mempertahankannya. Selain itu, Anda memiliki kesempatan untuk meningkatkan komunikasi internal: untuk ini Anda perlu merangsang umpan balik dan bertindak sesuai dengannya.

Penulis terlaris Jacob Morgan dalam The Employee Experience Advantage mengatakan ini: “Masih ada tempat di dunia di mana karyawan tidak diundang untuk memberikan umpan balik, mengungkapkan ide, dan tidak mendorong mereka untuk berbagi pendapat. Seringkali dalam organisasi seperti itu, ketika seseorang berbicara, dia jatuh di bawah tekanan birokrasi dan intrik kantor. ”

Jika Anda tetap terbuka untuk berkomunikasi dengan karyawan, ini akan membantu semua orang merasa bahwa mereka dihormati, dan membangkitkan keinginan untuk berkontribusi pada keberhasilan jangka panjang organisasi. Cara ini dilakukan di bawah ini.

Pertemuan rutin satu lawan satu

Bagaimana cara mendorong setiap karyawan untuk memberikan umpan balik yang jujur? Cari tahu pendekatan mana yang berhasil, mana yang tidak, dan jika ada hambatan yang bisa dilepas. Ingatlah bahwa pertemuan rutin sangat penting untuk membangun kepercayaan karyawan introvert yang paling baik dipikirkan di luar pekerjaan kelompok.

Rencanakan pertemuan secara strategis

Memang, banyak yang tidak menyukai pertemuan tim ; Namun, percakapan pribadi adalah cara terbaik untuk membuat keputusan. Karena itu, sebelum merencanakan pertemuan, kompilasi dan publikasikan agendanya (ini akan membantu menjaga jadwal), dan juga memberikan para peserta informasi yang diperlukan untuk persiapan awal. Dan setelah pertemuan, kirim surat dengan daftar tindakan dan catatan yang dibuat selama diskusi.

Menyerahkan ide harus mudah

Ed Kathmul, salah satu pendiri Pixar Studios, memberi tahu kami tentang tren aneh yang ia perhatikan ketika perusahaan tumbuh: karyawan mulai takut untuk memberikan ide . Kathmul curiga bahwa penyebab ketakutan itu adalah standar tinggi yang ditetapkan oleh studio, serta struktur hierarkis yang berkembang.

Dia berhasil menghilangkan pengaruh hierarki pada sesi-sesi brainstorming Pixar - dan anggota tim kembali mulai dengan diam-diam menyuarakan pikiran mereka sendiri, tidak peduli apa pun posisi mereka. Memberi semua orang kesempatan untuk berbagi ide secara bebas, Anda meningkatkan keamanan psikologis , menunjukkan bahwa Anda menghargai visi anggota tim - dan mungkin beberapa proposal pada akhirnya akan "menembak".

Bayar upeti untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik

Biasakan untuk tidak berhemat pada umpan balik positif . Mengenali jasa seseorang dalam dokumen umum atau di situs kerja bersama, Anda akan menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka sangat dihargai: berkat "dokumentasi" ini, tim lebih memahami pekerjaan satu sama lain, dan manajemen senior belajar tentang keberhasilan.

Setiap orang dapat berpartisipasi dalam pembentukan budaya pertukaran informasi yang transparan

Anda mewakili perusahaan sebagai karyawan - ini sepertinya tugas yang bertanggung jawab dan sulit, dan untuk alasan yang baik. Inilah yang dikatakan Rita Lingyuan Meng , profesor humas di Universitas Florida tentang hal ini: “Sikap karyawan terhadap tempat kerja mereka dan pernyataan publik mereka sering menginspirasi lebih banyak kepercayaan diri dan membentuk dasar bagi bagaimana pemangku kepentingan eksternal melihat perusahaan. Karenanya, kami percaya bahwa reputasi positif organisasi yang kuat dibangun dari dalam. "

Ketika semuanya baik-baik saja dengan Anda, semuanya baik-baik saja dengan perusahaan. Berikut adalah beberapa cara untuk membantu membangun budaya transparansi dan berbagi informasi.

Bicaralah dengan jujur ​​tentang menyenangkan dan tidak menyenangkan

Apakah Anda merasakan dukungan atau sepertinya tidak ada yang membutuhkan Anda? Proyek apa yang Anda sukai untuk dikerjakan? Anda memiliki hak untuk melakukan percakapan yang jujur ​​dengan manajer Anda tentang pekerjaan. Alison Greene dari majalah Slate , penulis Managing to Change the World , merekomendasikan untuk bekerja dengan seorang manajer untuk menciptakan sistem komunikasi yang dapat diterima oleh keduanya: “Setelah sistem seperti itu didefinisikan, ambillah tanggung jawab untuk berfungsi: misalnya, jika bos membatalkan rapat, Anda perlu mengambil inisiatif dan memilih tanggal yang berbeda. "

Berjuang untuk kejelasan dan konsistensi dalam pekerjaan sehari-hari

Komunikasi internal adalah pertukaran informasi di semua tingkatan, bahkan berkenaan dengan urusan sehari-hari yang dibahas dengan kolega di departemen. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu tim Anda bergerak ke arah yang benar:

• Dokumentasikan keputusan dan proses pada sumber daya bersama, misalnya, di situs kolaborasi atau dalam folder yang dapat diakses siapa saja dengan mudah.
  
• Jika Anda ingin membuat daftar periksa dan mengembangkan bahan-bahan lain untuk manajemen proyek, bagikan buah dari hasrat Anda kepada kolega: jangan ragu untuk membuat dan menerbitkan dokumen yang akan membantu mengoordinasikan kerja tim dan menginformasikan para anggotanya secara tepat waktu.
  
• Baru saja menyelesaikan proyek? Pikirkan tentang apa yang berjalan baik dan apa yang tidak, dan minta kolega Anda untuk memberikan umpan balik yang jujur ​​- ini membantu meningkatkan.
  
• Sisihkan waktu untuk proyek yang membutuhkan perhatian penuh. Jika mereka memiliki tanggal tertentu, rencanakan secara terpisah jam kerja di kalender Anda dan beri tahu rekan tim Anda tentang hal itu.
  

Bagikan pengalaman Anda

Keterampilan dan visi unik apa yang dapat Anda tawarkan kepada kolega? Jangan rendah hati: jika Anda menemukan keterampilan atau pengetahuan yang mungkin berguna bagi orang lain, cobalah untuk membagikannya - di blog internal, buletin, saat presentasi makan siang, atau di situs kolaborasi. Dengan berbagi pengetahuan, Anda tidak hanya mendukung pengembangan profesional Anda, tetapi juga memperkuat tim dan meningkatkan suasana kerja - setelah semua, penting bagi banyak orang untuk menjadi bagian dari tim atau komunitas , dan pertukaran informasi membantu untuk mengatasi fragmentasi unit dan meningkatkan kohesi.

Komunikasi dalam perusahaan adalah pekerjaan semua orang

Secara umum diterima bahwa departemen sumber daya manusia atau departemen komunikasi bertanggung jawab untuk komunikasi internal, tetapi kontribusi setiap orang penting di sini. Pada akhirnya, membangun budaya kepercayaan, transparansi, dan rasa hormat di tempat kerja adalah bagaimana karyawan berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain.

Tentang penerjemah

Artikel ini diterjemahkan oleh Alconost.

Alconost melokalkan game , aplikasi , dan situs dalam 70 bahasa. Penerjemah asli, pengujian linguistik, platform cloud dengan API, pelokalan berkelanjutan, manajer proyek 24/7, semua format sumber daya string.

Kami juga membuat video iklan dan pelatihan - untuk situs yang menjual, gambar, iklan, pelatihan, permainan asah, penjelajah, trailer untuk Google Play dan App Store.

→ Baca lebih lanjut