Cara menyelesaikan 70 tugas dalam sehari: kehidupan di pelacak tugas adalah kehidupan yang baik

Saya mencoba melakukan tugas secara sistematis, mungkin, sekitar 20-25 kali. Dan setiap upaya gagal, seperti yang saya pahami, karena dua alasan.

Pertama, untuk menyisihkan waktu untuk manajemen tugas, Anda perlu memahami mengapa ini dilakukan.
Anda mulai memimpin tugas, menghabiskan waktu untuk itu, melakukan lebih sedikit tugas, semuanya mulai menumpuk - atas nama apa?

Sulit untuk melakukan pekerjaan apa pun ketika Anda tidak mengerti mengapa. "Perampingan hidup" bukanlah tujuan yang paling memadai, karena "perampingan kehidupan" adalah fenomena yang agak kabur. Tetapi "untuk mengurangi tingkat kecemasan dengan menurunkan tingkat ketidakpastian" adalah tujuan yang jauh lebih konkret dan lebih baik, yang dapat dihabiskan satu jam sehari.

Kedua, semua metodologi yang saya baca segera menggambarkan keadaan akhir dari proses tersebut. "Anda perlu mengambil ToDoIst, memecahnya oleh proyek, mengintegrasikan dengan kalender, melakukan tinjauan tugas mingguan, memprioritaskan mereka ..." Sulit untuk mulai melakukannya segera. Seperti dalam pengembangan perangkat lunak, saya percaya bahwa Anda perlu menggunakan metode jpeg progresif - iteratif.

Oleh karena itu, saya akan melalui "iterasi" saya, dan mungkin dengan cara yang sama akan berguna untuk Anda. Lagi pula, mengapa tidak ada alasan untuk menggunakan liburan Mei untuk pergi bekerja menggunakan paradigma baru (relatif)?

Dan bagaimana saya sampai pada hal ini dapat dibaca di sini .

Trello, beberapa daftar

Kami hanya membuat 4 daftar, kami menggunakan aplikasi desktop dan seluler.



Daftar:

• Kasing - tulis semua tugas yang terlintas dalam pikiran. Dan tuliskan segera setelah mereka datang ke pikiran. “Membuang sampah” adalah tugas. "Cuci piring" adalah tugas. "Tetapkan rapat perencanaan" adalah tugas. Ya, dan seterusnya. Bahkan hal yang paling jelas dan / atau penting dapat dilupakan jika sesuatu yang tidak terduga terjadi atau hanya mengalami hari yang sulit.
• Casing untuk hari ini - setiap malam saya mentransfer urusan dari dewan Casing ke Casing Casing untuk Hari Ini. Jika pada malam hari beberapa urusan akan tetap ada - ini normal, lebih dari itu di bawah ini. Seiring waktu, Anda mulai memahami berapa banyak tugas yang bisa ada dalam daftar, sehingga sebagian besar dari mereka dapat dilakukan pada hari yang dijadwalkan.
• Selesai hari ini. Dewan ini adalah cara utama untuk mengurangi kecemasan "Saya belum melakukan apa pun hari ini" dan cara yang baik untuk refleksi lebih lanjut tentang pengorganisasian diri. Saya menulis di sini semua tugas yang saya lakukan hari ini, bahkan tidak dari daftar yang direncanakan. "Aku menelepon Vasya tentang dokumen-dokumen itu," tulisnya. "Mereka meminta saya untuk menandatangani surat-surat," tulisnya. "Kami membahas perjanjian dengan Anton," tulisnya. Dengan demikian, pada akhir hari Anda akan memahami apa yang sebenarnya Anda habiskan waktu dan apa yang tidak dapat Anda lakukan dari tugas-tugas ini hanya demi memenuhi rencana.
• Selesai - daftar semua tugas yang diselesaikan. Di awal atau di akhir hari, saya memindahkannya dari "Made Today" ke "Finish." Sebenarnya, ini adalah sampah di mana Anda dapat dengan mudah menemukan tugas yang telah selesai, dan karenanya perlu dibersihkan secara teratur.

Trello, "kalender mini"

Pada titik tertentu, menjadi jelas bahwa beberapa tugas justru terikat waktu, dan Anda tidak ingin melupakannya selama seminggu, agar tidak merencanakan hal lain untuk saat ini. Selalu sulit dengan kalender, jadi saya menambahkan beberapa papan dengan nama "Case for Monday," "Case for Tuesday," dll., Di mana saya mulai meletakkan berbagai hal terkait waktu.



Jadi ketika mereka bertanya kepada saya, "Bisakah kita berbicara pada hari Kamis pukul 16:00?" - Saya hanya pergi ke papan yang sesuai dan melihat apa yang telah kami tulis di sana untuk saat ini. Dan kita tidak boleh lupa untuk mentransfer tugas antara daftar dalam waktu selama seminggu: misalnya, "urusan pada hari Kamis" dengan permulaan hari Kamis - dalam "urusan untuk hari ini".

Kenapa bukan kalender? Bagi saya itu sangat sulit untuk menggunakan dua utilitas sekaligus. Jika Anda menggunakan kalender untuk ini, saya harus masuk ke dalamnya, mengisinya, secara teratur masuk ke sana untuk memeriksa apakah saya lupa sesuatu ...

Pada titik ini, saya pergi ke perbatasan Trello. Masalah utama adalah bahwa lebih dari 50 tugas dicatat per hari, dan ada kumpulan besar kasus yang terikat pada daftar umum dan daftar terkait dengan hari-hari tersebut. Bagaimana memahami bahwa saya sudah menuliskan tugas yang harus saya lakukan? Ganda mulai muncul. Bagaimana memprioritaskan semua tugas untuk salah satu proyek secara bersamaan? Bagaimana cara memberi orang lain kesempatan untuk melihat rencana kalender Anda?

Saya membutuhkan sistem itu, sambil mempertahankan relatif mudah:

1. Dapat mengelompokkan tugas pada proyek.
2. Miliki tautan kalender (selesaikan besok), dan secara otomatis transfer ke tugas untuk hari ini, dengan permulaan hari.
3. Terintegrasi dengan Kalender Google.

Di sini saya kembali ke ToDoist, dan pada tahap ini ternyata menjadi solusi yang paling cocok.

Utas saat ini di ToDoist

Kotak masuk



Saya menulis semua tugas yang masuk di Kotak Masuk, yang saya coba segera bongkar. Under parsing artinya:

• Menentukan tanggal kapan tugas akan selesai (untuk tugas pendek, saya paling sering menetapkan Hari ini, dan pada malam hari saya mengerti kapan, pada kenyataannya, itu bisa dilakukan).
• Definisi proyek yang dapat dikaitkan dengan tugas (untuk statistik dan kemampuan untuk mengubah prioritas semua tugas untuk proyek).

Tugas-tugas yang muncul di pikiran dan yang tidak harus Anda lakukan dalam waktu dekat pergi ke Pribadi Tidak Berkategori ("bawa tempat gelas di dalam mobil") dan Pekerjaan Tidak Berkategori ("pikirkan kapan kita bisa mengatur sesi strategi PR") proyek. Di ToDoist, Anda dapat menetapkan tugas yang berulang: jadi setiap akhir pekan saya memiliki tugas "Membongkar Pribadi Tidak Berkategori", dan setiap Senin - "Membongkar Pekerjaan Tidak Berkategori".

Integrasi Kalender
ToDoist terintegrasi sempurna dengan Google-calendar, dan di kedua arah. Saya telah berbagi kalender dengan kolega saya sehingga mereka dapat melihat ketika mereka pasti tidak dapat menghubungi saya.



Pada saat yang sama, tugas-tugas dari kalender juga ditransfer ke arah yang berlawanan: Saya dapat mengatakan "Serega, lihat waktu saya di hari Jumat dan tuliskan pertemuan di sana", yang akan muncul di kalender dan di ToDoist. Jadi, sebenarnya, saya pertama kali mulai menggunakan kalender, dan saya tidak perlu membuat acara di dalamnya.

Menangani tugas masuk non-operasional

Saya tidak secara paksa segera melakukan tugas, kecuali untuk tugas-tugas di mana api terlihat jelas. "Kami sangat perlu menghubungi manajemen ABC, karena server sedang berbaring, tetapi tidak ada respons dari karyawannya" - jelas tugas yang membara yang tidak dapat ditunda, tetapi "Zhenya, bisakah aku memanggilmu sekarang untuk membicarakan satu proyek baru" berubah menjadi " Jadwalkan kapan akan memungkinkan untuk berbicara dengan X tentang Y ", yang sudah akan berubah menjadi tugas" Katakan X bahwa kita bisa bicara "dan tugas" Bicara dengan X tentang Y ", yang sudah terikat waktu. Hampir setiap tugas yang masuk pertama kali diubah menjadi "Paket ...".

Prioritas tugas
Semua tugas yang termasuk dalam hari tidak dapat diselesaikan. Menyaksikan diri saya sendiri, saya menyadari hal berikut (masing-masing angka akan memiliki yang berbeda, tetapi yang paling utama adalah sampai pada kesimpulan).

1. Setiap hari saya mencatat sekitar 50-70 tugas.
2. Nyaman untuk saya sendiri (tanpa rasa lelah total pada akhir hari) saya dapat melakukan hingga 30 tugas.
3. Setelah melakukan hingga 50 tugas, saya akan lelah, tetapi tidak kritis.
4. Saya dapat menutup 70 tugas, tetapi setelah itu saya hampir tidak bisa keluar dari "aliran workaholism", saya akan tertidur dengan susah payah dan secara umum akan sedikit sosial.

Berdasarkan ini, saya memutuskan apa yang harus dilakukan hari ini. Di ToDoist, ada prioritas setiap tugas, jadi di pagi hari saya memilih tugas penting untuk dilakukan, dan sisanya saya lakukan berdasarkan kemampuan dan keinginan. Setiap hari saya mentransfer sekitar 40-20 tugas sebagai berikut: apa yang menarik - pada saat yang sama, 60-70 tugas menjadi lagi pada hari berikutnya.

Statistik

Saya ingin memahami secara umum, berapa banyak waktu yang diperlukan hari ini untuk melakukan pekerjaan terkait bisnis, dan yang mana. Untuk melakukan ini, saya menggunakan aplikasi RescueTime , yang ada di telepon, di laptop, dan Riwayat Lokasi Google Maps (ya, saya bukan paranoid).





Kami tinggal di luar kota, sehingga waktu yang dihabiskan di jalan dapat digunakan dengan baik. Sekarang saya tidak lelah, saya mendengarkan buku-buku audio di sepanjang jalan untuk entah bagaimana menggunakan 40 menit ini.

Saya belum mengumpulkan data, membuat Danau Data pribadi yang aneh; waktunya akan tiba - saya akan membahas ini.

Tidak akan ada kesimpulan

1. Kehidupan orang modern adalah aliran besar tugas yang masuk. Tidak mungkin untuk menguranginya; seseorang harus belajar mengendalikan aliran ini.
2. Sebagian besar kekhawatiran datang dari ketidakpastian kedatangan. Jika kita memahami apa yang menanti kita di hari-hari mendatang, akan ada kecemasan yang jauh lebih sedikit.
3. Untuk ini, Anda dapat menghabiskan waktu mengatur hari Anda. Saya tahu apa yang akan terjadi hari ini, apa yang akan terjadi besok, dan saya tidak melupakan tugas-tugas yang telah saya lupakan sebelumnya.
4. Pelacakan tugas bukanlah tujuan itu sendiri, tetapi, jika Anda suka, cara belajar mandiri. Hal-hal yang dulu dilakukan adalah kemalasan atau hal-hal yang tidak dapat dicapai dengan tangan, menjadi lebih mudah dilakukan. Banyak orang (dan saya di antara mereka) secara umum, secara umum, merasa lebih baik ketika tugas ditetapkan dari dunia luar. Pelacakan tugas adalah cara untuk mengatur tugas untuk diri sendiri dan belajar bagaimana memenuhi keinginan Anda.
5. Bekerja bukanlah tujuan itu sendiri. Tujuannya adalah untuk mengatur jadwal kerja Anda sedemikian rupa sehingga waktu luang yang dapat diprediksi muncul, ketika Anda dapat menangani diri sendiri, keluarga, dan minat Anda.

Jika Anda tertarik dengan ide dan pemikiran saya tentang itu dan sebagainya, maka Anda dapat membaca saluran :-)