Banyak artikel dan tips tentang keterampilan yang diperlukan untuk proyek yang sukses, tetapi hampir selalu, terutama dalam olahraga, kami mendengar bahwa levelup maksimum memberi kita - KERUSAKAN! Saya ingin membagikan "kegagalan" saya dan bagaimana saya bertindak dalam situasi tersebut, tetapi Anda mungkin berpikir bahwa Anda akan melakukannya.
Mungkin seseorang yang lebih berpengalaman atau cerdik telah menemukan ini dan akan segera mengomentari bagaimana masalah ini dapat dihindari.
Saya orang yang paling biasa (2 lengan, 2 kaki), dengan sedikit latar belakang dan pengalaman manajemen proyek minimal (1 tahun), dan umumnya bahkan tidak mengerti siapa saya dan mengapa di dunia ini.
Namun, semua pembatasan (yaitu, kondisi yang ditetapkan, tetapi kemunculannya tidak dijelaskan) adalah apriori yang dianggap diterima oleh pembaca. Anggap ini sebagai tugas dari buku teks catur, di mana pengaturan angka-angka diberikan dalam tugas dan perlu dimenangkan atau dikurangi menjadi seri, dan siapa dan mengapa dengan bodoh "menyia-nyiakan" semua bagian lainnya dan memojokkan yang tersisa tidak peduli. Kami bekerja dengan apa yang kami miliki.
1. Kita memilih - kita dipilih
Seperti yang sering dikatakan, TK harus dilakukan terlebih dahulu. Lebih baik lagi, lakukan itu tidak gratis, tetapi untuk uang pelanggan.
Takut akan keinginanmu!
PM adalah posisi yang ditunjuk sama dalam proyek seperti orang lain, jadi ini adalah situasi kerja yang sama sekali proyek sudah dengan TK dan tanggung jawab untuk pelaksanaannya.
Itu terjadi pada saya, ada TK (dan bukan hanya TK di sana, tetapi satu set berbagai spesifikasi, semua sesuai dengan program lengkap), anggaran awal dan tenggat waktu diumumkan kepada Pelanggan (ya, kadang-kadang hanya "terbang" kepada Anda).
Saya lancar melihat apa yang telah jatuh (kualitas pekerjaan) - semuanya sangat buruk, tetapi sejauh ini saya belum menyadari skala bencana. Naluriku memberitahuku - jalankan Forest, lari! Tetapi tidak ada tempat untuk menjalankan, perusahaan tidak mampu untuk tidak mengambil proyek (banyak alasan). Apa yang harus dilakukan Apakah Anda pemimpinnya? - Pikirkan, ini pekerjaanmu! Dan begitulah - yang mustahil itu mungkin.
Solusi
Diterima dengan cepat dari "arsenal" yang sekarang tersedia, waktu dan anggaran "x2", dan di sana akan terlihat)
Pelanggan, tentu saja, kaget untuk sedikitnya, saya tidak senang dengan tenggat waktu. Oke, tenggat waktu adalah "x1.5", tetapi anggarannya adalah "x2".
"Seorang agen asuransi harus dapat melakukan dua hal: pertama, menakut-nakuti, dan kemudian meyakinkan."
2. Orang - mereka bukan sumber daya!
Semuanya selalu sangat keren dan keren tentang tim (seringkali dengan gambar tentang 11 teman Ocean) yang dapat dilakukan SEMUA ORANG. Sayangnya, kadang-kadang "tim" pada awal proyek tersedia (kadang-kadang tanpa dasar alternatif) karyawan perusahaan dengan pengetahuan minimal yang sesuai dan mungkin bahkan tidak saling mengenal. Dan untuk membuatnya lebih menyenangkan, “sumber daya” ditambahkan ke tim impian - secara bertahap, saat mereka dilepaskan dari proyek lain.
Solusi
Waktu sangat sempit, tim didistribusikan, sehingga solusinya rumit:
- Setelah meludahi semua rencana untuk tugas di sana, di pintu masuk ke proyek semua orang diberikan 1-2 minggu untuk menyelam ke Jira tanpa tugas.
- Tampilkan status saat ini. Artinya, semua indikator proyek harus berada di tempat yang sangat terlihat (halaman awal proyek dalam Confluence), diperbarui, dan harus ada pemahaman tentang dari mana semua ini berasal dan mengapa. Setiap orang harus memahami di mana kita berada dan seberapa cepat kita terjun semakin dalam. Sebelumnya, itu adalah pelaporan internal saya tentang proyek di dalam perusahaan kepada manajemen, tetapi kemudian saya mengubah kebijakan dan mengirim pelaporan proyek kembali ke tim.
- Tidak ada demonstrasi! Naik kuda) Hanya satu sesi perencanaan bersama pada hari Senin untuk menyelaraskan tugas baru berikutnya atau solusi bersama untuk mereka yang macet. Konsepnya sederhana, jika kita tidak saling menghubungi secara independen, kita tidak punya peluang sama sekali. Jadi mengapa merayu orang dengan aksi unjuk rasa, sehingga pembahasan masalah bisa ditunda. Ada masalah - kami langsung menelepon, pada saat yang sama kami mulai berkomunikasi satu sama lain. Dan ini sudah - sekilas tim.
3. Di kursi pagi - di uang malam hari!
Mimpi terburuk dalam proyek ini menurut saya adalah masalah gaji!
Saya mungkin semua tahu pergantian seperti kesenjangan uang tunai. Tapi semakin buruk. Masalah nyata. Ada prospek untuk keluar dari ini, tetapi fakta adalah fakta. Tidak ada uang.
Solusi
Mungkinkah ada solusi?
Saya tidak tahu apa yang bisa dilakukan di sini. Semua berkumpul. Semua orang mengerti segalanya. Dia bertanya apakah ada kesempatan untuk memperingatkan tentang kepergiannya sedini mungkin dan bahwa saya mengerti segalanya, tetapi setidaknya saya akan punya waktu untuk berpikir "bagaimana cara hidup". Saya pribadi kenal seseorang, jadi saya tahu mereka akan tinggal. Tidak dapat memengaruhi sisanya.
Di masa depan, semuanya sudah diperbaiki, tetapi tidak semua selamat sampai hari-hari cerah :(
4. Persyaratan baru
Kita semua tahu bahwa nafsu makan datang bersamaan dengan makan. Oleh karena itu, persyaratan baru di awal dan tengah proyek adalah sakral.
Solusi
Tidak ada penyangga untuk ini, oleh karena itu, hanya satu jalur yang segera diidentifikasi - perluasan volume dan biaya pekerjaan.
Tapi ada trik - jika karya baru tidak dibayar dalam X hari, maka karya yang sama naik Y% (post factum disuarakan - karena ide ini muncul ketika menjadi jelas bahwa situasinya cenderung tertunda). Ini mendorong untuk segera menentukan apakah karya-karya ini akan pergi atau tidak.
5. Uang adalah segalanya
Salah satu teknik manajemen risiko melibatkan solusi dengan menciptakan buffer. Tetapi di mana harus membelanjakan "uang" ini jika waktu tidak dapat dibeli? Sejujurnya saya masih tidak tahu bagaimana dan di mana orang-orang mengumpulkan tim mereka, terutama dalam waktu singkat.
Solusi
Paruh pertama proyek saya mencoba mencari seseorang di pasar dan meningkatkan tim, tetapi tidak berhasil, bahkan tidak ada pilihan yang siap saya panggil. Lebih jauh, pengenalan orang baru hanya akan menambah tenggat waktu untuk proyek tersebut, jadi ide ini telah berakhir.
Selanjutnya, buffer dihabiskan untuk memproses bagi mereka yang tidak keberatan dan ditunda sampai nanti, jelas menyadari bahwa kami tidak akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
6. Dan siapa hakimnya?
Klasik analitik mengatakan bahwa hal pertama di awal pekerjaan adalah menentukan kriteria yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian proyek: daftar fitur yang perlu dilakukan untuk melewati masing-masing, siapa yang akan menerimanya, pada peralatan apa.
Tapi kami segera memiliki TK (daftar persyaratan) - dan itu jebakan. Jujur saja, terkadang absennya TK lebih baik dari pada kehadirannya.
Solusi
Solusi terburuk yang mungkin. Kita melakukan apa yang kita anggap benar. Jika ini bertentangan dengan TK, maka kami melanggarnya.
7. Kakak sedang memperhatikanmu
Bagian paling menarik dari masalah saya adalah dengan solusi manusia paling klasik.
Saya pikir setiap orang selalu memiliki semacam pelaporan internal. Setiap perusahaan memiliki KPI atau artefaknya sendiri yang dengannya mereka menilai situasi pada proyek tersebut. Karena semuanya buruk pada proyek sejak awal, saya berusaha semampu saya untuk mencerminkan ini dalam laporan. Tapi ... tidak ada yang terjadi. Seperti yang saya yakini, tidak ada yang bisa membantu saya dengan apa pun. Lalu mengapa saya masih dalam kesulitan?
Solusi
Saya mulai berbohong! Tanpa penyesalan apa pun. Saya berbohong kepada semua orang yang membutuhkannya jika itu mengganggu atau mengalihkan saya dari proyek.
Tetapi saya tidak berbohong kepada beberapa orang - tim. Saya bahkan tidak berbohong kepada mereka tentang berbohong ke atas tentang apa yang kami lakukan. Itu mungkin berbahaya. Tapi saya adalah bagian dari tim - tetapi Anda tidak bisa membohongi diri sendiri.
8. Sekarang kita membutuhkan keajaiban atau soft skill
Dalam beberapa komentar di sini, di hub saya membaca bahwa tugas terpenting PM adalah untuk otmazatsya dari persyaratan yang sah dari pelanggan (frasa tersebut tidak akurat, tetapi esensinya disampaikan). Jadi, sihir ini belum dalam kekuatanku. Tetapi ada sesuatu yang memberitahu saya bahwa semua proyek entah bagaimana menyimpang dari persyaratan aslinya. Terutama jika ada hal-hal seperti produktivitas atau perubahan tajam dalam "penerima" pekerjaan.
Solusi
Kemungkinan saya tidak terbatas. Memecahkan masalah hukum, teknis, dan organisasi sudah menghabiskan banyak waktu. Dimungkinkan untuk mengubah sebagian besar persyaratan dalam ToR menjadi kata-kata yang benar dan setuju. Tetapi kondisi tetap yang tidak pernah dipenuhi. Apa yang saya laporkan pada pengiriman pekerjaan. Saya tidak melihat alasan untuk melaporkan ini sebelumnya, karena tidak dapat membantu dalam pengiriman proyek tepat waktu.
PS
Saya sengaja tidak mengevaluasi hasil keputusan saya, karena itu akan menjadi subjektif.
Gambaran obyektif - tenggat waktu dan ruang lingkup proyek belum selesai, bagian dari tim telah hilang.
Hanya ada satu amandemen, tidak ada tujuan untuk proyek - untuk membuat tim.
Ini adalah kisah tentang beberapa masalah saya dalam mengelola proyek yang paling umum.
"Semua acara dan karakter adalah fiktif, semua kebetulan adalah acak."