Kisah kami di
masa lalu tentang fitur tersembunyi Zimbra yang mungkin bermanfaat bagi pengguna klien web telah diterima dengan hangat oleh pembaca kami. Dalam hal ini, kami akan terus memperkenalkan Anda dengan fitur yang tidak jelas, tetapi sangat berguna dari klien web Zimbra, yang dapat membantu Anda dan karyawan di perusahaan Anda untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja, serta sangat menyederhanakan komunikasi di dalam perusahaan.
Buat rapat berdasarkan surat yang Anda terima
Salah satu fungsi terpenting dari sistem kolaborasi adalah kalender bisnis dan perencana harian, yang digunakan untuk merencanakan jam kerja dan menjadwalkan janji temu dan rapat. Namun, terlepas dari fungsi Zimbra yang kaya dalam hal mengelola kalender bisnis, sering kali banyak instruksi datang kepada manajer kuno, dalam bentuk email dengan instruksi untuk melakukan sesuatu atau datang ke kantor pada waktu yang ditentukan. Untuk mencegah agar pesanan ini tidak hilang, akan lebih masuk akal untuk menambahkannya ke jadwal Anda tepat setelah penerimaan. Tetapi dapatkah ini dilakukan dengan cepat agar tidak membuka tab kedua dan beralih di antara mereka dalam upaya untuk menyalin teks surat ke dalam formulir untuk membuat rapat atau tugas?
Khusus untuk ini, di Zimbra ada fungsi "Buat rapat" dan "Buat tugas", yang dapat ditemukan di menu sembulan email apa pun. Setelah mengklik item "Buat rapat", rapat akan secara otomatis dibuat dengan nama yang sepenuhnya mengulangi subjek surat. Juga, semua peserta dalam korespondensi akan ditambahkan ke pertemuan ini, dan deskripsi pertemuan akan secara otomatis diisi dengan teks dari surat yang dipilih. Dengan demikian, karyawan hanya perlu menunjukkan tempat dan waktu rapat, serta jika Anda ingin sedikit mengubah deskripsi dan namanya, jika subjek dan teks surat tidak cocok untuk keperluan ini. Jika ada lampiran dalam surat itu, mereka juga secara otomatis dilampirkan ke pertemuan yang dibuat. Kira-kira hal yang sama akan terjadi ketika membuat tugas. Nama dan uraiannya akan secara otomatis diisi berdasarkan subjek dan teks surat itu, dan pengguna hanya perlu mengisi kolom yang kosong. Akibatnya, tugas akan muncul di buku harian pengguna yang membuatnya, terlepas dari berapa banyak orang yang berpartisipasi dalam korespondensi.
Berkat teknik ini, karyawan mendapat kesempatan untuk mengoptimalkan waktu yang dihabiskan untuk membuat rapat dan tugas, yang berarti bahwa ia akan memiliki waktu untuk melakukan lebih banyak tugas selama hari kerja.
Menambahkan umpan RSS ke Zimbra
Banyak manajer bisnis sering harus melihat melalui berbagai feed berita untuk mengikuti berbagai peristiwa dan berita, apakah itu berita global, federal, regional atau bahkan korporat. Namun, jika seorang karyawan membuka beberapa tab di browser untuk menyelesaikan tugas ini dan terus-menerus beralih di antara mereka untuk mencari informasi yang berguna, maka kemungkinan besar ia tidak akan dapat melihat berita secara normal atau bekerja secara normal? Apa yang harus dilakukan dalam kasus seperti itu?
Dalam kasus seperti itu, umpan RSS lama yang baik, yang, pada umumnya, berisi semua informasi yang diperlukan dan tidak mengandung gambar dan iklan, akan sangat membantu. Berkat ini, umpan RSS jauh lebih mudah dipahami dan memungkinkan karyawan yang dipaksa untuk memantau aliran informasi untuk bekerja lebih efisien. Keuntungan lain yang signifikan dari RSS adalah bahwa mereka dapat ditambahkan langsung ke klien web Zimbra dan berkat ini, lihat feed tanpa terganggu dari surat kantor.
Untuk menambahkan umpan RSS ke Zimbra, Anda perlu mengklik ikon roda gigi di item “Folder Pesan” dan memilih “Folder Baru” di menu pop-up. Di sana Anda perlu mencentang kotak "Berlangganan RSS / umpan ATOM" dan tunjukkan tautan yang berisi RSS yang Anda butuhkan. Setelah itu, Anda akan memiliki folder dengan umpan RSS yang dibuat, di mana setiap berita ditampilkan sebagai email terpisah.
Mengalihkan pandangan korespondensi
Dalam beberapa tahun terakhir, klien email sudah mulai menampilkan percakapan dalam bentuk percakapan. Berkat ini, semua korespondensi bisnis terlihat sangat ringkas dan tidak ada sensasi berantakan saat melihatnya. Selain itu, struktur korespondensi seperti ini memungkinkan Anda untuk membiasakan diri dengan isinya dan menyegarkan kembali riwayat percakapan dengan mudah. Namun, ketika dialog dilakukan antara tiga orang atau lebih, situasi sering muncul ketika dialog menjadi cukup bercabang dan menemukan surat terpisah dalam korespondensi tersebut menjadi sangat bermasalah.
Dalam situasi seperti itu, beralih ke bentuk klasik menampilkan korespondensi dapat membantu, di mana semua korespondensi ditampilkan sebagai pesan terpisah, diurutkan berdasarkan tanggal penerimaan. Seringkali dalam tampilan dialog jenis ini, jauh lebih mudah untuk menemukan surat yang Anda butuhkan, yang menyiratkan penghematan waktu yang signifikan bagi karyawan yang mencarinya. Juga, bagi banyak pengguna, menampilkan korespondensi dalam bentuk pesan terpisah bisa jauh lebih nyaman dan lebih akrab daripada ditampilkan dalam bentuk percakapan.
Beralih di antara kedua jenis tampilan ini dilakukan di menu tarik-turun "Tampilan" di sudut kanan atas surat masuk. Di sini Anda tidak hanya dapat mengatur jenis tampilan "Dengan Percakapan" dan "Dengan Pesan", tetapi juga mengonfigurasi opsi tampilan lainnya untuk surat masuk. Misalnya, Anda dapat mengurutkan pesan berdasarkan ukuran, subjek, lampiran, dan sebagainya. Ini juga dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan email.
Kami berharap fitur-fitur ini akan membantu meningkatkan produktivitas dan karyawan Anda juga!
Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan perusahaan "Zextras" Katerina Triandafilidi melalui email katerina@zextras.com