Bosan membuang-buang waktu mencari tahu apa yang terjadi di perusahaan? Informasi hilang di obrolan grup WhatsApp yang tak ada habisnya? Komunikasi terputus dalam tim? Apakah melacak (tidak) hasil edit Anda membengkak? Beban pada karyawan tidak jelas, dan secara umum, siapa yang melakukan apa sekarang?
Jika setidaknya dua dari pertanyaan di atas dapat Anda jawab dalam persetujuan, kami tanyakan di bawah kucing. Kami berbicara dengan studio foto Moskow yang terkenal "
Bolshakova Studio " dan mereka berbagi pengalaman dalam memecahkan masalah manajemen klasik.
Saat ini adalah obrolan video 13 menit. Di bawah ini adalah ringkasan wawancara kutipan.
Informasi singkat tentang studio
Pendiri - fotografer Ksenia Bolshakova.
Tim - 8 orang + pensiunan lepas.
Studio telah ada selama 7 tahun.
Arah: foto subjek, b2b.
Klien - beberapa ratus. Terkenal: Oriflame, Faberlic, Kosmetik MAC, Koleksi Wanita, Bacardi, KFC, Ratu Salju, Stockman.
Beberapa pekerjaan studioSejarah singkat masalah
Pada awalnya, ketika studio hanya terdiri dari beberapa orang, mereka menggunakan VK. Hal utama - ada nyaman untuk berkomunikasi dan melampirkan file. Seiring pertumbuhan tim, obrolan pindah ke WhatsApp, tempat mereka membuat grup untuk setiap proyek (untuk setiap klien).
"Ketika jumlah kelompok mulai berlipat ganda secara eksponensial, itu menjadi tidak nyaman"
Dengan pertumbuhan lebih lanjut dari studio, masalah baru terungkap. Menjadi mustahil untuk melacak apa yang terjadi di dalam perusahaan, apa yang dilakukan karyawan tertentu dan apa yang mereka lakukan.
“Banyak waktu mulai dihabiskan untuk mencari tahu apa yang sedang terjadi, mencari informasi yang ada di kepala seseorang. Tidak ada ruang umum di mana informasi ini dapat ditemukan. "
Perusahaan pertama kali berpikir bahwa sudah waktunya untuk mentransfer semua proses ke platform tunggal untuk bekerja, dan Trello dipilih sebagai instrumen seperti itu. Tetapi ada dihadapkan dengan masalah baru. Ada dua yang utama: akses dan komunikasi.
“Seseorang bisa memiliki akses ke segala sesuatu yang terjadi di papan tulis, atau apa pun. Dan saya ingin karyawan hanya melihat apa yang menjadi perhatian mereka pada pekerjaan pada tahap ini ”
Solusi ditemukan!
Dalam proses pencarian dari ratusan alternatif, studio memilih sistem "YouGile". Menjadi lebih mudah segera. Pertama-tama, tim senang dengan kesempatan untuk melakukan semua proses dalam satu papan. Dimungkinkan untuk melakukan ini dengan mengatur akses ke berbagai kolom untuk karyawan yang berbeda: sekelompok fotografer hanya melihat kolom mereka, kelompok retoucher - milik mereka. Manajer melihat dan mengendalikan seluruh proses.
Penyederhanaan pekerjaan berikutnya adalah karena setiap kartu merupakan proyek dan lokasi kartu dalam kolom tertentu menunjukkan status pekerjaan. Retoucher dapat menjalankan beberapa proyek pada saat yang sama, di antaranya, katakanlah, tiga bisa berfungsi saat ini, dan empat lagi sedang diperiksa oleh klien. Dan setiap saat klien muncul: "Saya punya suntingan!". Manajer membuat perubahan pada daftar kartu, retoucher memasuki sistem dan di satu tempat melihat apa yang perlu dia lakukan. Dan setelah melakukan semua pekerjaan, ia dapat melakukan obrolan internal pada kartu ini untuk menginformasikan tentang akhir pekerjaan. Sebelumnya, retoucher harus menyalin daftar suntingan dari obrolan ke WhatsApp di suatu tempat di catatannya dan tandai di sana.
“Sekarang ini tidak perlu, daftar periksa ada di YouGile, semua orang mengerti pada tahap apa pekerjaan ini berlangsung. Juga, dalam kartu tugas, baik manajer dan fotografer serta retouchers dapat berkomunikasi untuk saling mengklarifikasi beberapa poin dan semua peserta dalam kartu melihat percakapan ini. Informasi tidak ada di antara dua orang ”
Bagaimana prosesnya bekerja
Studio bekerja dengan klien di satu papan utama, yang secara logis disebut "PESANAN". Juga dalam proyek ini ada beberapa dewan lagi yang hanya dibahas oleh administrasi dan pada dewan ini masalah administrasi dibahas. Papan terpisah dengan standar kerja, papan terpisah untuk bekerja dengan keuangan, inventaris peralatan, serta bekerja dengan klien, yang tidak secara langsung memengaruhi proses pembuatan film.
Setiap pesanan dari klien - ini adalah kartu terpisah di papan tulis - melewati siklus tujuh tahap. Setiap tahap adalah kolom terpisah. Ada tujuh dari mereka:
Aplikasi yang masuk »Menunggu produk» Menembak »Perbaikan» Studio »Pemeriksaan klien» Disampaikan.
ProsesnyaRetouchers dari rantai ini hanya memiliki akses ke dua kolom: "Retouch" dan "Studio checking". Ketika retoucher melakukan tugasnya, ia berhenti berlangganan di obrolan dan mentransfer tugas ke kolom "Pemeriksaan Studio".
“Lihat saja kolom ini untuk segera memahami apa yang terjadi dalam proyek. Dan terlihat jelas pada tahap apa masing-masing proyek sekarang ”
Dalam obrolan di dalam setiap kartu, karyawan studio mendiskusikan proyek, mengunggah file atau tautan yang diperlukan. Di bagian “Deskripsi” kartu, TK dimasukkan, yang menunjukkan format untuk mengirimkan foto, permintaan dasar ke retoucher dan foto referensi.
Daftar periksa
Daftar periksa dalam tugasBagian terpenting dari kartu untuk studio adalah daftar periksa (subtugas). Judul daftar periksa adalah tanggal klien menerima perubahan. Saat Anda membuat perubahan, retoucher menandainya dengan tanda centang dan proses ini secara visual juga terlihat di papan tulis. Tidak perlu memasukkan tugas untuk melihat kemajuan pada tugas tersebut.
Mungkin ada sejumlah daftar periksa, mereka tidak dihapus dan Anda selalu dapat melihat seluruh proses bekerja pada suatu proyek.
Apa yang membuat YouGile berguna
Ksenia menyebut
keuntungan dari sistem yang Anda dapat pergi ke YouGile kapan saja, di mana saja di dunia dan melihat apa yang terjadi di studio. Sebelumnya, untuk mengetahui detailnya, saya harus menghubungi manajer dan bahkan karyawan lainnya. Sekarang seluruh gambar jelas terlihat siapa yang melakukan apa dan, karenanya, beban pada setiap orang. Segera jelas bahwa satu retoucher, ternyata, kelebihan beban, dan yang kedua adalah diam. Anda tidak harus mengingat semuanya.
Berbicara tentang "
semua dalam satu tempat ". Retouchers, tentu saja, sangat disambut. Mereka memiliki jumlah pekerjaan terbesar di studio - banyak suntingan, informasi tekstual. Sebelumnya, semua ini tersebar di ruang obrolan, surat, skype, dll. Sekarang mereka memiliki segalanya di satu tempat. Menurut pengalaman, retoucher menerima tekanan terbesar dari pekerjaan sebagai akibat dari kesalahpahaman tentang apa yang perlu dilakukan ketika dia tidak memahami instruksi atau ketika semua instruksi kecil ini berada di tempat yang berbeda. Sekarang semuanya ada di satu tempat, dan jika tidak ada informasi dalam kartu, itu berarti tidak ada di tempat lain.
Terutama di perusahaan perhatikan
kemungkinan komunikasi dalam tugas . Sebelumnya, semua karyawan berkomunikasi dengan manajer. Fotografer dan retoucher tidak saling berkomunikasi. Tetapi dalam kebanyakan kasus, manajer tidak dapat menjawab pertanyaan klarifikasi secara independen tentang retoucher, ada banyak kosa kata tertentu. Dan manajer harus menerjemahkan semuanya ke dalam bahasanya sendiri, kemudian ke bahasa fotografer, dan kemudian mentransfer semuanya kembali. Ponsel manja seperti apa adanya. Sekarang semua orang terhubung ke kartu obrolan dan retoucher dapat langsung mengajukan pertanyaan.
Menjadi mudah untuk memperkenalkan orang baru
"Awalnya saya takut menghubungkan orang baru ke sistem baru, bagi saya sepertinya dia harus menjelaskan banyak dan memperkenalkan untuk waktu yang lama dan kami bekerja melalui WhatsApp, tetapi sehari kemudian saya menyadari bahwa tidak, saya tidak bisa melakukan itu. Saya segera mulai memperkenalkan seseorang, bahkan jika saya mengerti bahwa dia datang selama satu minggu atau pada satu proyek, saya segera menghubungkannya ke YouGile. Dan untuk pertama kalinya saya melihat bahwa alat baru, perangkat lunak baru, tidak menimbulkan perlawanan sama sekali bagi orang yang belum pernah menggunakannya ”
Selama undangan dari orang baru, dia dapat langsung ditempatkan di grup yang diinginkan, apakah dia seorang fotografer atau penarik kembali, dan ketika dia login, dia akan segera melihat hanya apa yang dia punya akses. 3-5 menit penjelasan di Skype dengan demonstrasi layar, dan keesokan harinya, karyawan terkejut: “Ya Tuhan! Sangat keren, sangat keren, Anda memiliki organisasi yang sangat tinggi. Kami tidak melihat ini bahkan di TsUM! Semuanya sangat nyaman, sederhana, logis dan sangat mudah. ”
Tetapi TSUM terkenal dengan volume kerjanya yang besar, dan sebagian besar profesional yang terlibat dalam bidang fotografi subjek entah bagaimana bekerja dengannya.
Keuntungan utama dari studio foto YouGile adalah efisiensi komunikasi. Karena sebelum ada banyak tautan, banyak yang hilang dalam obrolan, surat, dan cara komunikasi lain yang berbeda, dan juga - komunikasi dibangun di sekitar orang-orang di mana semua ini diselesaikan. Sekarang komunikasi perusahaan berjalan di sekitar proyek, tugas saat ini, di mana semua informasi disimpan dan ditambah oleh semua karyawan. Semua orang bisa masuk dan melihat kemajuan proyek.
Tutorial video
Yougile Saluran YouTube“Sangat mudah untuk memperkenalkan orang baru ke sistem, karena YouGile memiliki beberapa pelajaran video yang dapat dimengerti, yang tidak diperpanjang seiring waktu. Karena secara psikologis mustahil untuk menonton manual selama 40 menit. Mereka pendek, 5-10 menit, hanya ada intinya. Jelas, metodis, dan untuk semua orang yang tidak dimengerti seseorang, Anda bisa langsung saja membuang tautan »
Dukungan
Secara terpisah, studio foto mencatat dukungan cepat untuk YouGile. Dalam kebanyakan kasus, respons dari layanan dukungan datang dalam 20-40 menit setelah panggilan. Jika ada sesuatu yang tidak jelas dari video di saluran, Anda selalu dapat meminta dukungan teknis.
Ucapan Terima Kasih
Kami, tim YouGile, berterima kasih kepada studio foto Bolshakova untuk wawancara dan kesempatan untuk berbagi pengalaman kami. Dalam waktu dekat kami akan memaparkan beberapa kasus yang lebih berhasil dan tidak terlalu sukses dalam menerapkan sistem manajemen proyek. Sebagai contoh, ada contoh yang sangat signifikan dari implementasi di pabrik crane Rusia.