Apa itu sistem pelaporan yang ideal. Apakah realistis untuk memahami apa yang terjadi di perusahaan?

Seperti apa seharusnya sistem pelaporan ideal dalam sistem manajemen proyek? Mungkinkah membawa manfaat nyata bagi perusahaan dengan menurunkan sesuatu dari sistem manajemen, atau akankah itu hanya formalitas? Apakah mungkin menemukan sesuatu yang menarik dan baru dalam data sistem kontrol untuk perusahaan itu sendiri?

Saya sangat prihatin dengan masalah ini. Saya telah bekerja pada sistem manajemen YouGile selama dua tahun terakhir.

Masalah pelaporan utama adalah bahwa informasi dalam satu irisan data akan selalu tidak lengkap, tidak peduli bagaimana perusahaan mencoba untuk menandai dan mencatat semuanya. Contoh paling sederhana adalah melihat daftar tugas yang diselesaikan untuk orang-orang, dan ini benar hanya dengan 80%. Tidak semua tugas diperbaiki, tidak semua ditandai sebagai selesai, beberapa metrik secara sistematis terdistorsi.

Selain itu, persyaratan untuk laporan dari informasi yang tidak lengkap sangat tinggi - laporan harus membentuk pemahaman objektif tentang apa yang terjadi.

Apa yang akhirnya kami lakukan setelah mempelajari masalah ini ada di bawah dalam video singkat. Dan di bawah potongan, deskripsi proses, bagaimana mereka sampai pada ini.

Realita

Kenyataan di perusahaan sedikit lebih buruk daripada hanya 20% ketidaklengkapan dalam setiap laporan spesifik. Biasanya situasinya sedemikian rupa sehingga secara umum "setidaknya di suatu tempat" hanya setengah dari tugas yang diperbaiki, dan pada saat yang sama di tempat yang berbeda: dalam pesan instan, melalui pos, dalam percakapan lisan ...

Dengan munculnya sistem manajemen terpusat dan pembentukan setidaknya beberapa budaya dalam menetapkan tujuan, situasinya sedikit membaik, tetapi sistem informasi tidak dapat dan tidak boleh menjadi sistem kontrol dan akuntansi. Semakin ketat aturan tentang apa yang harus dicatat dalam sistem, semakin akurat laporannya. Tetapi kurang akan secara sukarela menggunakan sistem. Lingkaran perjuangan untuk transparansi ditutup.

Bagaimana dengan perusahaan yang mengembangkan sistem manajemen? Bagaimana cara membuat gambaran objektif tentang apa yang terjadi tanpa syarat bahwa semua informasi akan direkam?

Riwayat pelaporan kami

2 tahun yang lalu - kami mulai membuat sistem manajemen proyek dengan fokus pada komunikasi. Kami menerapkan pendekatan di mana setiap tugas adalah obrolan dan kami mencoba mengencangkan tim ke dalam kegiatan proyek melalui komunikasi. Abaikan laporan. Kami percaya bahwa alat seperti itu tidak mempengaruhi penggunaan sistem, tetapi hanya mengusir tim nyata dari alat perencanaan gratis.

1,5 tahun yang lalu - kami secara teratur menerima sejumlah permintaan untuk laporan. Permintaan paling umum adalah daftar tugas untuk orang-orang. Kami mulai mempelajari bagaimana laporan digunakan oleh pelanggan kami yang pindah dari sistem lain. Kami memahami bahwa ada laporan di sana. Dalam sistem yang paling populer, Anda bisa mendapatkan beberapa rangkuman yang berbeda: oleh orang, waktu, penyelesaian, per proyek. TAPI, berbicara dengan pengguna, ternyata tidak ada yang benar-benar menggunakannya. Pengecualian hanyalah kasus proses yang awalnya diatur secara ketat, seperti HelpDesk atau BugTracker.

1 tahun yang lalu - kami merilis fungsi seperti itu sebagai konfigurator, yang memungkinkan Anda untuk menulis skrip Anda sendiri di dalam sistem. Termasuk mengunggah data apa pun. Dari waktu ke waktu ke klien besar, kami mengonfigurasi pembongkaran langsung di bawah permintaan mereka. Dan sedikit situasi aneh terjadi - kadang-kadang perusahaan berhasil mendapatkan manfaat nyata darinya - mereka memberi tahu kami bahwa mereka membongkar banyak data, menganalisisnya, dan membuat keputusan. Dan terkadang menjadi pemberat yang tidak ada yang menggunakan.

8 bulan yang lalu - kami mengikuti permintaan dari pelanggan dan membuat beberapa ringkasan seperti dalam kebanyakan sistem lain: rekaman semua acara dan papan khusus dengan tugas untuk karyawan. Fungsi ini jarang digunakan, tetapi mereka yang menggunakannya puas dan menginginkan lebih banyak informasi ini. Mereka menjelaskan bahwa mereka ingin melihat detail lebih lanjut tentang satu atau proses lain.

5 bulan yang lalu - kami mulai segera mengirimkan kepada semua pelanggan besar sebuah sistem dengan semua jenis laporan tentang skrip yang dikembangkan sebelumnya. Ada banyak dari mereka, mereka sangat berbeda, tetapi tidak terlalu nyaman, karena tidak ada antarmuka normal. Tetapi pada saat yang sama, pendekatan ini sangat cocok untuk pelanggan. Kami memperhatikan kebenaran yang sangat sederhana: ketika ada banyak laporan, untuk beberapa alasan mereka mulai bekerja. Perusahaan melaporkan bahwa mereka dapat mengekstraksi informasi untuk mengambil keputusan. Ada permintaan untuk laporan tentang pandangan proyek dari karyawan dan distribusi perhatian tim.

3 minggu yang lalu - sekali lagi kami berbicara dengan klien dan kami sampai pada kesimpulan sederhana: jumlah laporan dari sudut yang berbeda dibenarkan oleh fakta bahwa beberapa jenis pemahaman dapat dibuat hanya jika gambar dilihat dari banyak sudut yang berbeda. Terlebih lagi, partai-partai ini dalam situasi yang berbeda bisa sangat berbeda.

Kami merilis desainer laporan. Kami mencoba membuatnya agar Anda bisa mendapatkan apa saja, tetapi pada saat yang sama menjaga antarmuka tetap sederhana.

Sistem laporan dan ringkasan apa yang kami buat di YouGile

Mari kita mulai dengan yang sederhana. Segala sesuatu yang ada di sistem dapat difilter, disortir dan ditampilkan dalam sebuah tabel. Unduh dalam format Excel atau konfigurasikan tanda terima reguler melalui surat. Semua informasi, tentu saja, berubah secara dinamis dengan perubahan dalam proyek.

Antarmuka pelaporan terlihat seperti ini:



Anda dapat membuat laporan menggunakan 15 parameter dan mengonfigurasi aturan multisorting. Ada beberapa parameter yang tidak biasa: tanggal langkah terakhir dan tanggal pesan terakhir. Misalnya, Anda dapat memilih dan melihat tugas yang memiliki komunikasi paling aktif. Jika kami mempertimbangkan bahwa setiap tugas adalah obrolan terpisah dan kami banyak berkomunikasi, maka unduhannya sangat menarik.

Hasilnya, laporan tersebut terlihat seperti tabel dengan kemampuan multisort.



Dan di sini, terus terang, tidak ada yang supernatural sejauh ini - hanya sistem fleksibel yang baik untuk menerima laporan tentang tugas dengan antarmuka yang dapat diakses. Ya, ada beberapa parameter menarik dan sistem pelaporan terjadwal. Tetapi alat yang sangat ampuh untuk menciptakan transparansi di perusahaan adalah "ringkasan".

Ringkasan

Semua laporan sama dengan laporan, tetapi tugas tidak ditampilkan sebagai tabel dengan banyak parameter, tetapi sebagai kolom di papan tulis. Yaitu, bersama dengan kolom yang biasa, Anda dapat membuat kolom khusus di papan tempat tugas sesuai dengan prinsip penyaringan yang diberikan dari proyek dan papan lain untuk periode waktu sewenang-wenang ditampilkan. Tugas-tugas di buletin adalah hanya-baca, mereka tidak dapat diubah, tetapi Anda dapat berpartisipasi dalam mengobrol.

Berikut adalah contoh paling sederhana dari beberapa kolom ini:



Bersama dengan sistem pelaporan, alat seperti itu memiliki banyak opsi aplikasi untuk menciptakan pemahaman tentang apa yang terjadi di perusahaan. Anda dapat membuat papan terpisah untuk observasi, Anda dapat menambahkan daftar tugas mendesak dari departemen tetangga ke papan kerja, Anda dapat menampilkan semua tugas penting untuk diri sendiri, satu kolom untuk setiap proyek, dll.

Beberapa studi kasus

1. Kami ingin tahu apa yang dilakukan tim

Dalam situasi normal, kami harus mengunggah laporan tentang tugas yang sudah selesai dan mungkin tugas yang baru ditugaskan.

Sekarang kita dapat membuat ringkasan: di kolom pertama, tampilkan tugas yang diselesaikan dalam 7 hari terakhir, di kolom kedua semua tugas baru dalam 7 hari terakhir, di kolom ketiga semua tugas di mana ada gerakan atau dialog selama 7 hari terakhir, di kolom keempat hanya semuanya dengan yang tertinggi prioritas.



Dan, tentu saja, ringkasan seperti itu jauh dari memberi tahu semua tim apa yang sedang dilakukan departemen. Tetapi setelah mengamati dinamika selama beberapa minggu, kesimpulan pasti akan muncul di mana hambatan dalam proses dan ide-ide tentang bagaimana meningkatkan pemantauan.

2. Bagaimana memahami siapa yang melakukan apa

Dalam situasi normal, akan mungkin untuk mendapatkan semua tugas terbuka untuk orang.

Sekarang Anda dapat membuat kolom terpisah untuk setiap orang, menampilkan semua tugasnya yang terbuka di sana dan mengurutkannya berdasarkan tanggal pesan terakhir. Di atas adalah kartu-kartu itu di mana ada diskusi aktif. Jika Anda, misalnya, adalah studio foto dan memiliki pesan atau file dalam semua tugas, maka pendekatan ini akan bekerja dengan baik.



3. Bagaimana memahami apa yang tim memutuskan untuk tidak lakukan
Di kolom pertama, kami menampilkan semua tugas terbuka untuk proyek dan menaikkan tugas terlama ke atas. Dalam yang kedua, output diarsipkan, tetapi tidak ditandai sebagai selesai.



Ini adalah contoh paling sederhana yang berlaku bahkan dalam tim kecil. Ketika berbicara tentang perusahaan yang terdiri dari sedikitnya 100 orang, ada bagian yang jauh lebih menarik untuk departemen yang berbeda, tetapi gambarannya masih cukup jelas. Dan yang paling penting - semua ini tanpa upaya pengumpulan data tambahan. Sebuah tim dapat bekerja sebagaimana biasa, dan pada saat yang sama tetap memungkinkan untuk menciptakan pemahaman tentang apa yang terjadi tanpa terlibat langsung dalam proses.

Kesimpulan praktis

Untuk membuat gambaran obyektif tentang apa yang terjadi di perusahaan, di mana menghabiskan sumber daya, menilai risiko yang menunggu perusahaan di depan, perlu untuk menghasilkan banyak laporan yang berbeda dari beberapa sisi. Menganalisis dengan hati-hati, menarik kesimpulan, dan jika tidak ada informasi yang cukup - hasilkan laporan baru dan amati. Itu selalu butuh waktu. Misalnya, seminggu Anda dapat menonton kolom dengan tugas dari semua proyek berdasarkan prioritas. Tetapi setelah itu perasaan magis terbentuk bahwa Anda memahami apa yang terjadi dengan perusahaan tanpa partisipasi langsung dalam proses.

Dalam tim besar ini lebih rumit, dalam yang kecil itu lebih sederhana, tetapi entah bagaimana sistem pelaporan benar-benar bisa menjadi alat pengambilan keputusan.

PS At 8.00 satu fragmen kecil dari diskusi laporan di pabrik untuk produksi crane konstruksi.