Matriks Eisenhower adalah metode penentuan prioritas yang sangat terkenal. Misalnya, dalam buku terkenal karya Stephen Covey, "Tujuh Keterampilan Orang yang Sangat Efektif," seluruh bab dikhususkan untuk matriks.
Matrix adalah alat prioritas tugas. Kata mereka, itu diciptakan oleh Presiden Amerika Serikat ke-34 Dwight Eisenhower. Memprioritaskan dengan matriks sederhana dan efektif.
Sejauh yang dia ketahui, itu juga tidak tersebar luas di tengah-tengah kita, apakah itu menyangkut pekerjaan atau kehidupan. Matriks Eisenhower terlihat seperti ini:
Setiap tugas yang perlu dilakukan jatuh ke dalam salah satu dari empat kuadran dari matriks. Lakukan secara berurutan dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan. Pertama - mendesak dan penting, lalu - mendesak dan tidak penting, kemudian tidak mendesak dan penting, dan, akhirnya, tidak mendesak dan tidak penting.
Masalah utama yang dihadapi orang ketika bekerja dengan matriks Eisenhower adalah
klasifikasi tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Lebih tepatnya, masalah utama adalah memahami urgensi dan pentingnya secara umum. Dan tanpa pemahaman, orang melempar matriks, setelah bermain satu atau dua hari. Mari kita coba mencari tahu.
Sayangnya, atau untungnya, tidak ada kriteria yang jelas. Siapa pun dapat membuat aturan mereka sendiri, tetapi tidak semua orang akan melakukannya. Karena itu, kami akan melakukan ini: Saya akan memberi tahu Anda bagaimana saya menentukan urgensi dan pentingnya, dan Anda memutuskan sendiri apakah pendekatan ini cocok untuk Anda atau tidak. Nah, datang dengan aturan Anda sendiri.
Mari kita mulai dengan urgensi itu diprioritaskan.
Tugas apa yang bisa disebut mendesak? Saya tidak ingat di mana saya mendengar kriteria ini, tetapi saya sangat menyukainya karena kesederhanaannya.
Tugas mendesak adalah tugas yang setelah tenggat waktu tidak dapat lagi dilakukan . Sederhana dan jelas.
Tetapi menerapkan pendekatan ini pada kehidupan tidaklah mudah. Basis data itu telah berhenti bekerja dengan klien - apakah saya harus memperbaikinya segera atau tidak? Dengan kriteria - tidak, karena basis perlu dinaikkan sekarang, dan besok, dan dalam seminggu. Jika Anda mencoba menjelaskan kriteria urgensi kepada seseorang dalam situasi krisis, maka tidak ada hal baik yang akan terjadi.
Karena itu, kami mengambil kriteria yang lebih halus.
Mendesak - ini adalah saat kerugian tinggi karena tugas tidak diselesaikan . Beristirahatlah dan pikirkan betapa mendesaknya tugas yang kita anggap seperti itu?
Sayangnya, banyak manajer cenderung menyebut semua tugas mendesak. Sayangnya, itu bukan karena mereka salah, tetapi sistem prioritas yang berhenti bekerja - semua tugas terlihat sama. Menjadi sulit bagi programmer untuk memilih.
Urgensi yang objektif sering dijumpai dalam tugas-tugas pelanggan - misalnya, penurunan basis yang disebutkan di atas. Atau di halaman adalah tanggal 19 Oktober, dan klien harus mengambil PPN, tetapi deklarasi tidak dibentuk dengan cara apa pun. Atau, Tuhan melarang, akhir Maret, dan tidak ada cara untuk menghitung pajak laba. Atau faktur tidak dicetak, untuk alasan yang tidak dijelaskan, dan ada waktu henti dalam pengiriman.
Tugas-tugas seperti itu mendesak, karena memenuhi kriteria kami - ada kerugian nyata dari kenyataan bahwa masalahnya tidak terpecahkan. Dan bukan hanya itu - pajak keuntungan yang tidak dikirimkan tepat waktu mengancam dengan denda yang serius.
Penting untuk dapat memisahkan konsep "urgensi" dan "tenggat waktu". Tugas apa pun memiliki tenggat waktu, dengan satu atau lain cara, meskipun tidak diindikasikan. Kemudian saya sedikit lebih maju, garis waktu akan diberi tahu di lain waktu, tetapi saya ingin Anda mengerti:
ketersediaan tenggat waktu bukanlah hal yang mendesak . Serta mendekati tenggat waktu - ini bukan urgensi.
Urgensi tugas tidak berkorelasi dengan batas waktu. Misalnya, tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas mungkin bukan tipe "date", tetapi "secepat mungkin, sial!" Artinya, secara formal, tidak ada batas waktu. Namun tugas itu sangat mendesak. Atau tugas tersebut mungkin memiliki tenggat waktu - besok, tetapi semua orang mengerti bahwa itu dilakukan oleh orang yang tidak membutuhkan solusi - ia akan, pada permintaan pertama, menunda batas waktu ke tanggal apa pun. Atau sistem diatur sedemikian rupa sehingga tanpa menentukan tenggat waktu tugas tidak dapat dimasukkan.
Urgensi adalah atribut terpisah dari tugas yang mencirikan konteks kelahiran dan kehidupannya, dan bukan penunjukan manajerial seperti "tenggat waktu" atau "dimasukkan dalam rencana hari ini."
Sekarang tentang pentingnya. Kembali ke klasik - Stephen Covey. Dia
menguraikan tugas-tugas penting untuk masa depan . Definisi yang cukup sederhana, meskipun tidak sepenuhnya jelas. Mari kita coba mendekripsi.
Ada tugas dari solusi yang tidak ada yang berubah secara fundamental. Jadi Anda memutuskannya, klien membayar uang, dan tidak ada perubahan signifikan - baik Anda maupun klien. Solusi untuk masalah ini tidak menyebabkan kesibukan masalah baru, proyek jangka panjang tidak dimulai, tidak ada yang dipecat dan tidak ada yang dipekerjakan, dan beberapa masalah yang menindas dari bisnis klien tidak terselesaikan.
Dan ada tugas klien, setelah dipecahkan, Anda mendapatkan proyek. Ada tugas utama dari tahap proyek, yang mengalihkannya dari pengujian ke operasi. Ada tugas untuk menguji hipotesis dalam pengembangan berisiko, setelah menyelesaikan yang Anda miliki rilis pertama, dan Anda akhirnya dapat menunjukkan produk Anda kepada pengguna dan mendapatkan umpan balik. Ada tugas di mana reputasi tim atau seluruh perusahaan Anda bergantung. Ada tugas dimana mereka akan menilai promosi Anda. Ada tugas di mana tarif per jam Anda tergantung.
Tugas-tugas ini penting. Sesuatu tergantung pada mereka. Dan bukan hanya "sesuatu", tetapi konkret, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi Anda "sesuatu". Mereka tidak hanya mempengaruhi masa depan, tetapi juga
membentuknya .
Sebagai contoh, saya membuat materi ini, yang kemudian akan menjadi kursus. Sampai saya menulis materi, tidak akan ada kursus. Tidak akan ada kursus - tidak akan ada penjualan. Saya akan menulis kursus - semuanya akan terjadi. Menulis kursus adalah tugas penting. Sebaliknya, saya dapat terganggu oleh tugas saat ini - untuk melakukan sesuatu untuk klien, atau untuk merilis rilis berikutnya. Mungkin ini adalah tugas yang mendesak, tetapi mereka tidak menciptakan masa depan. Dan tentu saja menciptakan.
Inilah pentingnya tugas ini. Semua orang memahaminya secara diam-diam, tapi ini masalahnya - pemahaman saja tidak cukup. Ketika kami berbicara tentang memilih tugas, kami mencatat: jika seseorang memutuskan tugas apa yang akan diambil, maka ia dibimbing oleh kriteria sendiri. Dan orang seperti apa, yang waras, akan melakukan tugas penting atas kehendaknya sendiri?
Anda mengerti:
sangat penting adalah tanggung jawab yang tinggi . Apa pun yang kita pikirkan tentang orang lain, atau tentang diri kita sendiri, kita berusaha menghindari tanggung jawab. Oleh karena itu, tugas penting akan ditunda, dan programmer akan melakukan apa yang dia suka.
Agar tugas-tugas penting dilakukan di tempat pertama, perlu untuk menyesuaikan sistem prioritas dan membantu pemain dengan pilihan. Dan sekarang saatnya telah tiba ketika kami memperkenalkan algoritma pertama ke dalam sistem prioritas kami - kami akan menentukan urutan eksekusi tergantung pada urgensi dan pentingnya.
Secara teknis, ini sangat sederhana. Cukup menambahkan dua bidang ke tugas - urgensi dan kepentingan, dan mengatur antrian sesuai dengan mereka. Misalnya, menghitung prioritas tugas dalam bentuk angka. Jika tugas ini mendesak, tambahkan 2 unit konvensional, jika penting - 1 unit konvensional.
Total, tugas tidak penting dan tidak mendesak akan memiliki prioritas sama dengan nol. Mendesak dan tidak penting - 2. Tidak mendesak dan penting - 1. Mendesak dan penting - 3. Sekarang kita mengurutkan daftar tugas dalam urutan prioritas yang menurun, dan kita mendapatkan hasil - urutan yang benar yang mencerminkan strategi kita.
Aturan untuk menghitung angka urgensi dan kepentingan tidak ketat. Dan, sayangnya, mereka bekerja hanya jika urgensi dan pentingnya ditugaskan untuk tugas dengan serius, dan tidak hanya agar mereka dapat dilakukan dengan cepat.
Sebagai contoh, suatu situasi sering ditemui di mana tugas-tugas dari klien ditulis oleh manajer dan dijalankan oleh programmer. Manajer, setelah memahami sistem prioritas, mulai memahat urgensi dan kepentingan untuk semua tugas secara berturut-turut, terutama ketika programmer tertentu tidak ditugaskan ke manajer atau klien. Keinginan manajer untuk memajukan tugasnya ke garis depan dapat dipahami, secara umum, tetapi dengan keinginannya untuk secepatnya mendapatkan sebanyak mungkin tindakan yang ditandatangani, ia meniadakan semua upaya Anda untuk membangun sistem prioritas. Dan serius membuat takut programmer.
Ada beberapa solusi untuk masalah ini.
Pertama, lebih keras - jangan biarkan manajer mengedepankan urgensi dan kepentingan. Biarkan dia menuliskan tugasnya. Jika ada persyaratan tambahan yang dapat memengaruhi prioritas, biarkan dia menjabarkan tugas tersebut. Bahkan, tiba-tiba ada yang sangat mendesak? Koordinator, atau pemimpin tim, atau pemimpin program dalam hal ini akan dipandu oleh informasi dari manajer.
Pilihan kedua, lebih lunak, adalah membuat dua penilaian urgensi dan kepentingan. Satu - dari manajer, yang kedua - dari seseorang yang mengerti sesuatu, dan menghitung prioritas akhir dengan jumlah unit konvensional. Maksimal 3 unit sewenang-wenang dari manajer, dan maksimal 3 dari koordinator. Sistem prioritas akan menjadi lebih beragam dan seimbang.
Yah, jangan lupa aturan sederhana:
ada tugas di dunia yang tidak mendesak atau penting . Ketika regulator seperti urgensi dan kepentingan muncul, tangan itu sendiri dan menjangkau untuk menggunakannya. Tampaknya ada sesuatu yang hilang ketika urgensi dan kepentingan tidak diindikasikan.
Kurangnya urgensi dan pentingnya tugas adalah normal. Tetapi ada satu masalah - tugas seperti itu, secara teoritis, mungkin tidak pernah terpenuhi jika yang baru terus muncul yang memiliki setidaknya satu unit prioritas konvensional. Bagaimana menghindari situasi seperti itu, mari kita bicara lain waktu.
Ringkasan- Matriks Eisenhower adalah alat sederhana untuk menentukan prioritas;
- Prioritas diatur oleh dua atribut - urgensi dan kepentingan;
- Tugas mendesak adalah seseorang yang kerugian akibat kegagalannya tinggi;
- Tugas penting adalah yang mempengaruhi masa depan;
- Urgensi mengutamakan kepentingan;
- Ada tugas yang tidak mendesak dan tidak penting;
- Prioritas hanya bekerja dengan tekad yang sadar akan urgensi dan kepentingan.