Karyawan baru - hidup atau mati

Halo semuanya! Saya terus berbicara tentang pengalaman manajemen di bidang TI. Hari ini kita akan berbicara tentang memperkenalkan karyawan baru ke tim. Anda telah menyewa seorang insinyur. Kapan itu akan menjadi unit tempur penuh? Apa yang harus dilakukan untuk mempercepat adaptasinya? Bagaimana cara mengoptimalkan proses ini? Lagi pula, apakah layak untuk memperhatikannya dan menghabiskan waktu?


Saya akan mulai dengan jawaban untuk pertanyaan terakhir: pasti ya. Tidak peduli seberapa berpengalaman spesialisnya, ia perlu waktu untuk mempelajari detail teknis dari proyek tertentu, membiasakan diri dengan proses pengembangan, dan akhirnya bertemu dengan kolega baru. Ini sangat penting bagi perusahaan: semakin cepat mulai menyelesaikan masalah, semakin cepat mulai menguntungkan perusahaan.

Saya percaya bahwa memasukkan karyawan baru ke dalam tim adalah proses yang sangat penting, dan semakin diperdebatkan, semakin cepat pendatang baru menjadi karyawan penuh dan semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk itu.

Transformasi Pemula ke Rekan Kerja

Ketika saya bekerja di pengumpul layanan suku cadang bekas, butuh 3 hari untuk memperkenalkan orang baru ke tim. Setelah itu, mereka dan yang lainnya menyelesaikan tugas saat ini dengan persyaratan yang sama, berpartisipasi dalam diskusi dan bercanda dengan rekan kerja di mesin kopi. Tapi saya tidak sampai pada hal ini, tentu saja, segera, pada awalnya saya harus mengisi gundukan dan mendapatkan pengalaman. Hanya kemudian saya membentuk prinsip-prinsip dasar untuk diri saya sendiri dan membangun prosesnya.

Berikut adalah nuansa utama yang saya pelajari sendiri dari praktik manajemen tim.

1. Memasukkan seseorang dalam tim harus dimulai dengan pengantar proyek. Dan ini sudah saya lakukan di wawancara. Saya selalu menyiapkan cerita 10 menit tentang perusahaan secara keseluruhan, apa yang dihasilkannya, bagaimana layanan ini bekerja, struktur departemen, dan banyak lagi.
2. Persiapan tempat kerja dan penciptaan kondisi kerja yang nyaman. Pada hari pertama, seseorang harus duduk di mejanya dengan kursi atau kursi yang nyaman dan menyalakan komputer yang sudah dikonfigurasi. Tidak punya waktu untuk mempersiapkan semua ini? Anda tidak bisa, ini benar-benar membutuhkan perhatian.
3. Pendekatan individual. Misalnya, untuk menciptakan kenyamanan (dan itu perlu, terutama dalam kondisi stres ketika pindah ke pekerjaan baru). Sangat menyenangkan untuk bertanya tentang preferensi dalam hal sistem operasi dan keyboard / mouse. Mungkin Anda akan menjadi majikan pertama yang menawarkan ini. Dan ini akan meningkatkan perusahaan Anda di mata karyawan.
4. Kenalan yang benar dengan tim. Tidak cukup hanya membayangkan nama-nama semua karyawan dan pergi ke tempat kerja. Anda dapat melakukan ini: ini Misha, dia bertanggung jawab untuk backend, ini Petya, dia DevOps, dan Vasya dan Kolya bertanggung jawab untuk bagian klien, mereka dapat ditanyai pertanyaan tentang aspek ini dan itu. Dan semua ini harus tercermin dalam dokumentasi resmi untuk karyawan, tetapi lebih dari itu di bawah ini.
5. Kenalan dengan perusahaan. Saya percaya bahwa yang terbaik adalah melakukannya di departemen dan memberi tahu bagaimana perusahaan diorganisir di dalam, bagaimana interaksi antar karyawan dibuat. Ini akan berguna di masa depan.
6. Jenderal Seorang insinyur baru harus mengetahui hal-hal sepele seperti itu, di mana kamar kecil, bagaimana menggunakan mesin kopi dan di mana Anda bisa memanaskan makanan. Langkah besar menuju hubungan yang lebih dekat dengan rekan adalah mengundangnya makan malam bersama tim.
7. Prinsip-prinsip tim. Di mana-mana syarat dan ketentuannya sendiri. Misalnya, merupakan kebiasaan bagi tim kami untuk bekerja sesuai dengan jadwal yang fleksibel, siapa pun dapat datang pada waktu yang tepat untuknya atau mengambil cuti sehari untuk bisnis atau bekerja dari rumah. Tetapi jika terjadi situasi pelepasan atau darurat, kami bertahan dan menyelesaikan masalah bersama. Tim juga memiliki suasana yang bersahabat, kami saling memperlakukan dengan hormat, dan mengharapkan ini dari pendatang baru.

Secara umum, saya belum menemukan rahasia, tetapi aspek-aspek ini sangat penting. Kesan pertama sangat penting, dari dia lah orang tersebut akan membentuk opini tentang perusahaan dan tempatnya di dalamnya.

Faktor penting lainnya adalah pengurangan stres. Tidak bisa dihindari, karena transisi ke pekerjaan baru adalah jalan keluar dari zona nyaman, semua orang berbeda, tidak semua orang tahu bagaimana cara mengatasi hal ini dengan baik. Tugas Anda adalah memperlancar proses bergabung dengan seseorang ke dalam tim. Dan di sini perhatian terhadap detail adalah penting. Misalnya, seseorang mungkin malu untuk meminta untuk mengganti keyboard yang tidak nyaman. Atau jika Anda melihat bahwa dia adalah seorang introvert, lebih halus dan jangan membawanya di bawah sorotan ke pusat arena ruang terbuka ketika bertemu tim.

Cara cepat memuat pemula ke dalam proyek dan tidak membunuhnya

Seorang pria datang untuk bekerja dengan Anda, Anda memperkenalkannya kepada kolega dan perusahaan secara keseluruhan, menciptakan kondisi yang nyaman. Sudah waktunya untuk mulai bekerja. Lagi pula, tugas Anda adalah membuatnya terlibat dalam proses pengembangan dan mulai menguntungkan perusahaan secepat mungkin. Dan dalam situasi ini, hal utama adalah tidak memilah dengan kecepatan. Benamkan kolega yang baru dicetak itu bekerja dengan lancar.

Jadi, di bawah ini adalah langkah-langkah utama yang memungkinkan saya untuk dengan cepat dan tanpa kesulitan mengubah seorang pemula menjadi anggota penuh tim.

1. Cerita tentang proyek tersebut. Saya percaya bahwa pertama-tama Anda perlu berbicara tentang proyek dari sudut pandang pelanggan. Mengapa itu diperlukan, bagaimana cara kerjanya, masalah apa yang dipecahkannya? Dan hanya dengan begitu kita bisa beralih ke apa yang "di bawah tenda" dan menunjukkan bagaimana itu diatur di dalam. Untuk menghemat waktu, Anda dapat merekam video satu kali. Hanya perlu memantau relevansinya. Jika Anda tidak bisa melakukannya sendiri, berikan tugas itu kepada kolega.
2. Struktur proyek. Penting untuk menunjukkan layanan Anda terdiri dari, modul mana yang termasuk, bagaimana mereka berinteraksi satu sama lain.
3. Basis pengetahuan. Pastikan untuk menulis dokumentasi teknis. Dia akan menjadi sinar cahaya dan panduan ke belantara proyek Anda untuk pemula. Itu harus semuanya: dari prinsip cabang penamaan dan aturan untuk membuat permintaan tarik di Git hingga deskripsi infrastruktur server dan seperangkat alat teknis.
4. Meningkatkan proyek. Bantu pendatang baru untuk menyebarkan proyek, jangan jatuhkan pada tahap ini. Bahkan seorang programmer yang berpengalaman dapat menyimpan sebelum tugas seperti itu ketika semuanya bingung di sana. Untuk mempercepat proses ini, tulis instruksi. Tetapi Anda dapat menghemat lebih banyak waktu jika Anda melakukan ini sebelumnya dan mengkonfigurasi proses perakitan proyek itu sendiri.
5. Dari yang sederhana hingga yang kompleks. Dalam dua hari, ceritakan semuanya, dan kemudian lemparkan pendatang baru ke dalam bukaan dan paksa mereka untuk memotong fitur kompleks yang baru? Rencana bagus untuk gagal. Sumber daya otak manusia tidak terbatas, mengenalkannya secara bertahap. Luangkan sedikit waktu dan pilihlah tugas-tugasnya dengan kompleksitas yang semakin meningkat, secara bertahap membawanya ke tingkat kesulitan yang diinginkan.

Sekali lagi, saya tidak mengatakan sesuatu yang baru, tetapi untuk beberapa alasan, banyak perusahaan terus melakukan kesalahan seperti itu. Dan kemudian mereka terkejut bahwa seseorang dengan pengalaman hebat membuat kesalahan yang menjengkelkan. Adalah logis untuk menggambarkan analogi favorit saya dengan olahraga: seorang pemain profesional tahu bagaimana cara menendang bola dan dengan cekatan memberikan umpan, tetapi tanpa sepengetahuan taktik dan strategi tim, tidak akan ada akal dan hasil. Itu sebabnya seorang pelatih dibutuhkan untuk membantu pemain menjadi bagian dari tim. Jika Anda seorang pemimpin tim, maka pengenalan orang baru harus ada pada Anda. Kurang waktu dan alasan lain, ini hanya alasan. Ini adalah proses yang sangat penting yang tidak akan diperbaiki oleh siapa pun untuk Anda.

Kisah hidup

Di bawah ini saya akan berbagi kasus instruktif dari praktik saya sendiri. Saya juga tidak segera berhasil dalam proses debug, saya pergi ke ini melalui kesalahan.

Tentang meningkatkan proyek

Ketika tim saya sangat kecil, untuk karyawan baru, kami mengangkat semua layanan dari awal di setiap mesin. Tentu saja, saya menghabiskan banyak waktu atau mengambilnya dari kolega saya ketika saya meminta mereka untuk membantu. Dengan pertumbuhan perusahaan dan departemen TI, ini menjadi sakit kepala.

Saya akui, saya melewatkan momen ini. Selain itu, ini menyebabkan masalah tidak hanya pada pemula. Ketika salah satu karyawan perlu meningkatkan layanan yang ditulis oleh tim lain, mereka siap untuk menembak diri mereka sendiri. Dan jika sekaligus itu perlu untuk meningkatkan selusin? Saya memutuskan situasinya secara radikal: Saya memindahkan seluruh infrastruktur ke Docker. Ya, itu tidak mudah, kami menghabiskan banyak waktu dan upaya, tetapi banyak yang diselamatkan di masa depan. Kami memilih konfigurasi proyek yang optimal dan masing-masing memberikan instruksi terperinci tentang cara menyebarkan dan meningkatkan.

Hasilnya, semua 15 layanan internal kami dikerahkan dalam 20-30 menit. Artinya, para pendatang baru tanpa kesulitan melewatkan salah satu tahapan adaptasi di tempat baru. Banyak yang bahkan terkejut ketika mengingat pengalaman masa lalu mereka. Itu adalah pujian terbaik bagi saya. Ngomong-ngomong, saya tahu banyak perusahaan di mana pendatang baru dilemparkan sendirian dengan proyek, dan mereka harus menghabiskan seminggu penuh untuk membesarkan mereka!

Tentang dokumentasi

Mungkin, seperti orang lain, pada awal proyek kami tidak memiliki dokumentasi sama sekali. Dan meskipun timnya kecil, dan layanannya sederhana, tidak ada masalah. Tetapi setelah dua tahun, ketika beralih ke bagian lain dari proyek, para pengembang itu sendiri tidak mengerti bagaimana potongan-potongan layanan yang tidak mereka sentuh untuk waktu yang lama bekerja. Bahkan lebih sulit untuk memberi tahu karyawan baru tentang proyek tersebut. Terutama ketika itu terdiri dari 15 layanan yang bekerja dengan cara dan teknologi yang berbeda.

Pada tahap pertama penyelesaian masalah, video pelatihan direkam untuk semua karyawan dari semua departemen. Pemrogram diizinkan untuk menonton semuanya sehingga mereka mengerti bagaimana pekerjaan layanan diatur dari sudut pandang pengguna. Ini waktu yang sangat dihemat, tidak perlu berbicara untuk waktu yang lama, 10 menit sudah cukup untuk menjawab pertanyaan setelah menonton.

Kemudian kami menyiapkan dokumentasi dalam dua versi: untuk pemula dan diperluas untuk semua orang. Yang pertama pada dasarnya adalah lembar contekan sederhana untuk tahap awal memperkenalkan seseorang ke dalam tim, di mana pendatang baru dapat menemukan semua hal yang paling penting. Dan yang kedua, versi yang diperluas, semua orang sudah menggunakan. Semuanya dijelaskan di sana: mulai dari arsitektur dan instruksi untuk menggelar proyek hingga nuansa teknis halus menggunakan teknologi tertentu. Kemudian, mereka membuat dokumen besar lain yang menggambarkan interaksi semua komponen sistem umum kita.

Kita dapat mengatakan bahwa pada awalnya tidak ada pencarian di dermaga besar, itu sangat tidak nyaman untuk digunakan, jadi semuanya ditransfer ke mesin Wiki. Dengan organisasi yang tepat, dan ini juga tidak mungkin pada percobaan pertama, semuanya ternyata sangat nyaman dan terjangkau. Kemudian kami menambahkan dokumen tambahan untuk berbagai departemen. Dan kemudian dokumentasi kami menjadi basis pengetahuan yang lengkap. Misalnya, Anda perlu mengkonfigurasi replikasi pada beberapa layanan, Anda menemukan artikel yang diperlukan dengan instruksi dan contoh.

Setiap karyawan dapat menambahkan dan mengedit dokumen, ada orang-orang yang bertanggung jawab yang memantau relevansi informasi, tetapi hampir semua orang terlibat dalam proses dengan satu atau lain cara. Penting untuk mencatat poin kunci di sini - pengetahuan tidak boleh dikunci pada satu orang, ini adalah cara ke mana-mana. Dia bisa sakit atau berhenti, maka tanpa kehadirannya, keruntuhan informasi dapat terjadi.

Saya sudah meninggalkan perusahaan itu sejak lama, tetapi basisnya masih hidup, karyawan terus menggunakannya.

Tentang kenyamanan

Begitu saya sendiri datang ke pekerjaan baru sebagai programmer biasa, saya senang ketika mereka mencoba menciptakan kondisi yang nyaman dan menjelaskan semuanya. Tetapi ketika mereka baru saja menanamnya di tempat kerja dan meninggalkan mereka sendirian dengan proyek. Sangat marah. Tetapi manajemen tidak melihat ini sebagai masalah.

Mengingat pengalaman saya, saya selalu berusaha mendengarkan orang dan menciptakan kondisi yang nyaman. Sebagai contoh, sedemikian rupa sehingga seseorang tidak memiliki headphone pembatalan kebisingan yang baik atau kursi dengan dukungan punggung. Dalam praktik saya, bahkan ada cerita ketika seorang programmer datang ke PHP, tetapi pada intinya ia ingin melakukan JS. Saya baru saja memperbarui departemen, dan orang itu memiliki motivasi yang sangat baik dan mata yang menyala-nyala. Akibatnya, saya memindahkannya ke posisi yang berbeda, semua orang merasa puas.

Orang-orang yang datang ke departemen saya sangat menghargai sikap ini. Mereka mengatakan bahwa semuanya sangat rumit dengan kami, tetapi berkat pengantar yang halus untuk program kerja dan bantuan karyawan lain, mereka dengan cepat menguasai tim.

Saya percaya bahwa banyak komunikasi yang baik dan suasana yang bersahabat dalam tim sangat membantu. Ketua Tim harus hidup dengan tim, CTO dengan TL dan proses, mungkin hanya kemudian akan ada idyll.

Uji coba proyek

Ada kasus yang sangat disayangkan ketika orang baru dibawa ke perusahaan, tetapi dalam proses kerja ternyata dia tidak cocok untuk proyek tersebut, atau proyek tidak cocok untuknya karena alasan tertentu. Tentu saja, situasinya tidak biasa, tetapi terkadang itu terjadi.

Untuk meminimalkan risiko bagi kedua belah pihak, saya memperkenalkan praktik seperti hari ujian. Kami menggunakan pendekatan ini ketika ada keraguan. Artinya, seorang spesialis dapat bekerja sehari untuk mencoba proyek baru baginya, untuk melihat bagaimana semuanya berjalan. Pada gilirannya, bahkan dalam waktu sesingkat itu, kita dapat mengevaluasinya secara komprehensif.

Seorang insinyur dapat memiliki banyak alasan mengapa ia tidak menyukai proyek tersebut. Misalnya, dia mungkin tidak ingin bekerja dengan Legacy, dia mungkin tidak suka pendekatan pengembangan, dan akhirnya, suasana dalam tim mungkin tidak cocok untuknya. Dan kebetulan seseorang tidak punya cukup alasan untuk pergi setelah masa percobaan. Dia tetap, tetapi merasa tidak nyaman atau tidak puas.

Untuk mengecualikan situasi seperti itu, kami menghabiskan hari uji. Orang-orang hanya mengambil cuti dan datang kepada kami untuk mencoba bekerja. Dalam hal ini, ada lebih sedikit waktu untuk berkenalan dengan proyek, jadi kami memperkenalkan mereka pada hal-hal pada program dipercepat. Ini terbayar: jika ragu setelah wawancara, kami, bersama dengan kandidat, membuat keputusan yang tepat. Dengan demikian, ia tidak mengambil risiko kehilangan pekerjaannya yang ada dan masuk ke proyek yang tidak ia sukai, dan kami menghemat banyak sumber daya jika orang tersebut akhirnya tidak menjadi anggota tim. Omong-omong, pendekatan serupa digunakan oleh beberapa perusahaan lain.

Kesimpulan

Di perusahaan yang berbeda, alur kerja sangat berbeda, juga di mana-mana memiliki kekhususan dan arsitekturnya sendiri. Karena itu, bahkan profesional yang tangguh pun perlu waktu untuk beradaptasi. Tugas Anda adalah menjadikannya yang paling efektif dan menguranginya dalam waktu sebanyak mungkin. Karena itu, ada baiknya mencurahkan waktu untuk debugging proses seperti memasukkan karyawan baru ke dalam tim. Jika Anda belum mengambil langkah ke arah ini, maka cobalah untuk melakukannya sesegera mungkin. Ini akan menghemat banyak waktu di masa depan. Dan tidak peduli berapa banyak orang yang bekerja di perusahaan, 10 atau 1000. Penting juga untuk memahami bahwa jika tidak ada orang yang melakukan ini, tanggung jawab masih ada pada pemimpin tim.

Tim saya berhasil mengurangi waktu input hingga tiga hari! Setelah waktu yang singkat, seseorang bergabung dengan tim dan melakukan tugas saat ini. Tidak ada resep universal, dalam setiap situasi rencana Anda akan berhasil. Tetapi menurut saya, aspek-aspek kuncinya adalah persiapan yang hati-hati untuk perekrutan karyawan baru (dokumentasi, pengaturan lingkungan, perangkat keras), menciptakan kondisi yang nyaman, kenalan yang kompeten dengan proyek dan dukungan dari kolega dan, tentu saja, pemimpin tim.

NB Bagaimana jika Anda memiliki cerita yang menarik, lucu atau instruktif tentang bagaimana Anda diperkenalkan ke tim? Bakar komentarnya! :)

Artikel manajemen TI saya yang lain:

Apa yang menjadi Ketua Tim
Tim impian dari nol: mempekerjakan profesional TI
Cara membuat dan mengelola tim yang sukses
Tumbuh, Pemimpin Tim, Besar dan Kecil