Hai Berhubungan dengan spesialis Sberbank Leasing. Sebagian besar pekerjaan kami terkait dengan dokumen, jadi demi kepentingan kami untuk terus meningkatkan COURT kami - sistem manajemen dokumen. Sampai saat ini, dia, terus terang, bukan asisten terbaik dan membutuhkan banyak waktu dan usaha. Tidak ada repositori elektronik tunggal, pemindaian otomatis dan verifikasi dokumen, serta kontrol ketersediaan dokumen asli dalam arsip.
Tidak ada solusi siap pakai yang bisa menyelesaikan ketiga masalah di pasar, jadi kami mulai mengerjakan proyek kami sendiri "Electronic DOC.office". Kami akan berbicara tentang apa yang terjadi di pos ini.
Terdiri dari apa solusi kami
Singkatnya, COURT kami adalah proyek yang dipersonalisasi di mana beberapa sistem informasi saling berhubungan: Navision, IBM Filenet, dan rangkaian solusi ABBYY.
Navision adalah sistem ERP utama kami di mana semua proses dicatat: dari koordinasi catatan resmi hingga pembentukan dokumen internal. Semua karyawan perusahaan bekerja dari Navision - mulai dari sekretariat hingga layanan keuangan. Kami mengembangkan dan mendukung Navision sendiri, kami memiliki tim spesialis yang besar.
IBM Filenet adalah gudang dokumen kami di mana semua file elektronik dihasilkan.
Berkas proyekPaket solusi ABBYY dirancang untuk pengenalan dokumen. Ini mencakup subsistem pengenalan data dan subsistem input informasi (atau stasiun pemindaian). Kami telah lama bermitra dengan ABBYY, dan, jika kami mengevaluasi pasar, ini adalah satu-satunya kandidat yang cukup fungsional yang dapat mengatasi persyaratan kami.
Berikut ini adalah algoritma singkat dari "Electronic DOC-office":
- Melalui ABBYY, manajer memindai dokumen. Ada mengisi struktur atribusi mereka.
- Dokumen dan struktur atributif yang lengkap disimpan dalam repositori elektronik Filenet.
- Dokumen dan atribusi ditampilkan di Navision.
Setan secara detail
Skema kerja umum cukup sederhana. Tetapi untuk membuat sistem pengadilan kami nyaman, kami harus memperbaiki semua proses kerja utama. Kami akan menjelaskan semuanya dalam urutan.
Membuat dan mengisi kartu rekanan
Pembuatan kartu cepat. Sekarang sudah cukup untuk memasukkan TIN atau BIN ke dalam kartu, dan semua informasi lainnya diisi secara otomatis. Ini mempercepat pekerjaan, membantu menghindari pengenalan data yang salah dan duplikasi kartu.
Perjanjian sewa guna tempat pengisian bidang otomatis dimungkinkan
Tanggung jawab pribadi. Sekarang, setiap klien dalam sistem ditugaskan seorang manajer yang bertanggung jawab atas relevansi data dan dokumen. Ini membantu untuk menghindari kebingungan data dan untuk menerima informasi tepat waktu tentang kontraktor.
Pembentukan dokumen pelanggan dan pemasok
Berkas tunggal. Struktur dokumen tunggal untuk setiap rekanan (klien, pemasok, penjamin) telah muncul yang tersedia untuk penggunaan umum. Selain itu, semua dokumen yang diunduh mudah diidentifikasi dan ditemukan di penyimpanan elektronik. Tidak ada lagi kekacauan.
Pengurangan alur kerja kertas. Sebelum pengenalan sistem baru, kami menghabiskan banyak uang untuk mengirim dan menyimpan file kertas. Pada tahap baru, kami meninggalkan beberapa dokumen di atas kertas demi salinan yang dipindai.
ABBYY Scan WindowKontrol keabsahan dokumen. Sebelumnya, kami tidak tahu pasti apakah dokumen yang kami unggah itu relevan. Sekarang dokumen yang kadaluwarsa disorot dengan warna merah.
Pemindaian dokumen
Standar untuk kualitas pemindaian dan format tunggal. Sistem ABBYY berisi persyaratan untuk format dan kualitas salinan dokumen yang dipindai.
Dokumen penjahitan cepat. Kami telah menyederhanakan persyaratan untuk menjahit kontrak dokumentasi, dan proses pemindaian sekarang tidak memakan waktu seperempat jam, tetapi hanya tiga menit. Mengunggah dokumen ke dokumen juga jauh lebih cepat dari sebelumnya.
Pembentukan dokumentasi kontrak
Otomasi Sekarang karyawan perlu membuat jumlah minimum revisi kontrak dan kartu proyek, sistem akan melakukan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.
Navigasi yang mudah. Struktur tertib yang nyaman bagi karyawan muncul dalam dokumen proyek.
Isi kolom dengan cepat. Pengembangan sistem Navision dan penyempurnaan templat untuk dokumentasi kontrak memungkinkan kami untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengisi bidang setelah kontrak diturunkan.
Verifikasi dokumen yang ditandatangani
Pengodean bilah otomatis. Pengenalan fungsi ini mengecualikan verifikasi data "manual". Sistem membandingkan dokumen dan menghasilkan hasil verifikasi hanya dalam tiga menit.
Bekerja dengan arsip dokumen elektronik
Pencarian cepat dan unggah dokumen. Jika sebelumnya ada tugas untuk membongkar semua kontrak untuk jangka waktu tertentu, maka perlu untuk membongkar setiap dokumen secara manual. Sekarang, berkat pembongkaran massal, sistem melakukan semuanya sendiri.
Jendela Perbandingan Dokumen
Antrian PersetujuanLihat dokumen yang diarsipkan secara online. Untuk membiasakan diri Anda dengan dokumen arsip, cukup temukan di sistem. Arsip elektronik menyimpan semua dokumen proyek yang dibuat dari awal perusahaan hingga peluncuran proyek.
Penyimpanan dokumen dalam arsip kertas
Proses registrasi dokumen yang cepat. Sekali lagi, sistem pengkodean bilah membantu, tetapi juga diperhitungkan dalam arsip kertas.
Inventarisasi dokumen secara elektronik. Alih-alih inventaris berbasis kertas yang biasa, kami memperkenalkan mitra elektroniknya. Anda dapat berinteraksi dengan karyawan arsip tentang dokumen melalui sistem Navision. Kami juga mengembangkan daftar kontrak yang ditandatangani untuk mengontrol penyediaan dokumentasi untuk arsip.
Lalu apa?
Kami telah menguraikan sejumlah perbaikan berbeda yang bekerja sangat baik bagi kami. Kami berharap ide-ide kami akan membantu Anda meningkatkan sistem pengadilan Anda sendiri.
Sejauh ini, kami sedang melacak kemunculan versi baru dari sistem yang termasuk dalam PENGADILAN kami, dan kami berusaha untuk segera mengenalkannya. Kami juga mengintegrasikan dua sistem besar baru di Filenet - dalam waktu dekat penyimpanan elektronik akan bekerja tidak hanya dengan Navision, tetapi juga dengan sistem yang diterapkan lainnya.
Dengan senang hati kami akan menjawab pertanyaan Anda tentang sistem manajemen dokumen dan peningkatannya dalam komentar.