Mission Impossible: Cara Membuat Acara Bisnis Pertama Anda Di Negara Asing

Pada awal Mei, kami mengadakan pertemuan di Dubai yang disebut " Winning in omni-channel retailing ", yang mengumpulkan peserta dua kali lebih banyak dari yang kami harapkan. Seluruh persiapan memakan waktu 3 minggu. Tidak semuanya sempurna, tetapi secara keseluruhan kami puas. Saya memberi tahu Anda apa yang harus dipersiapkan dan apa yang harus dipertimbangkan ketika menyelenggarakan suatu acara di negara asing.

Mulai dari mana

Pada bulan Maret, kami menyelenggarakan konferensi IDRF - International Digital Retail Forum di Moskow, yang dihadiri oleh 400 peserta. Ketika diorganisir dengan baik, acara-acara seperti itu memberikan hasil yang baik - pelanggan baru dan mitra potensial. Dengan IDRF itu sama - sebagai hasilnya, banyak perusahaan beralih kepada kami.

Agen kami mengkhususkan diri dalam solusi untuk ritel online dan berlokasi di Moskow dan Dubai, jadi kami memutuskan untuk mengadakan acara setelah Rusia di Dubai juga - pertemuan yang didedikasikan untuk penerapan solusi omni-channel di ritel. Saat ini, banyak merek memahami bahwa mereka perlu menggunakan strategi multi-channel, karena konsumen mengharapkan interaksi holistik dengan perusahaan. Namun, sebagian besar tidak tahu teknologi apa yang digunakan untuk mendapatkan omnichannel penuh. Ini adalah rasa sakit saat ini dari bisnis, jadi kami tidak ragu tentang tema acara tersebut.

Kami mulai menyiapkan mitap dengan menganalisis pasar acara lokal dan kami menyarankan untuk melakukan hal yang sama. Ini akan membantu untuk memahami format populer, topik populer, jumlah rata-rata pengunjung dan mendapatkan ide yang tepat tentang pasar lokal. Terkadang Anda tahu persis spesifik lokal, tetapi mudah untuk dilewatkan. Misalnya, di Dubai, sebagian besar pembayaran dilakukan dengan uang tunai, jadi awalnya dapat diasumsikan bahwa topik perbankan online atau pembayaran elektronik tidak menarik. Tetapi pada kenyataannya, sebaliknya, ini adalah prospek pengembangan yang menarik profesional dan individu.

Dalam kasus kami, ternyata pada pertengahan April pameran Seamless Middle East sedang diadakan, dan pada 5 Mei, Ramadhan sudah datang, dan aktivitas profesional mandek. Oleh karena itu, kami harus mempercepat secara dramatis untuk mengelola untuk melakukan mitap antara Seamless dan Ramadhan. Waktunya sangat penting, karena penyelenggara yang tidak berpengalaman dapat menempatkan acara di musim kematian lokal. Misalnya, pembicara dari Facebook, Instagram, Snapchat dan Leo Burnett tidak datang untuk berbicara, karena bersama dengan Ramadhan, kampanye iklan besar akan dimulai di UEA, dan ini merupakan peningkatan beban pada kantor perusahaan lokal.


Pameran Timur Tengah yang Mulus

Cara mengatur

Empat pertanyaan dasar harus dijawab: "apa?", "Siapa?", "Untuk siapa?" dan "di mana?" Yang paling penting adalah tema acara, di mana komposisi pembicara, target audiens peserta, dan bahkan kadang-kadang platform, tergantung. Kami memilih ritel online dan mengadakan pertemuan untuk perwakilan merek dan pemasar.

Pembicara Mereka menarik peserta, jadi pilihlah yang berpengalaman, karismatik, dan populer Semua pembicara yang berbicara gratis dapat dibagi menjadi dua kategori: perwakilan merek dan pemula, termasuk pemilik bisnis menengah. Sulit untuk menegosiasikan kinerja dengan merek karena mereka selalu diundang ke suatu tempat. Hanya koneksi pribadi yang akan membantu di sini. Direktur regional kami, Marina Litvinova, melibatkan mantan rekan kerja dan menyelenggarakan presentasi oleh perwakilan Mercedes dan merek kosmetik Jardin de Parfums.


Speaker Menang di ritel Omni-Channel

Jauh lebih mudah untuk bernegosiasi dengan perwakilan startup dan pemilik bisnis. Sebagai aturan, mereka aktif, seperti PR dan dalam acara apa pun mereka melihat peluang untuk promosi dan jaringan. Karena itu, ketika bekerja dengan mereka, Anda tidak boleh membujuk, tetapi, sebaliknya, membuang untuk menemukan kepribadian yang benar-benar menarik dengan keahlian yang kuat. Idealnya, jika pendiri startup dulu adalah manajer puncak merek internasional. Orang seperti itu memiliki pengalaman hebat dan siap untuk membagikannya.

Anda perlu mencari pembicara segera setelah Anda memutuskan untuk mengadakan suatu acara. Banyak yang memiliki jadwal sibuk, dan mereka akan menolak hanya karena mereka harus tampil di tempat lain. Ada enam orang dalam program kami, tetapi untuk menemukannya, kami harus bernegosiasi dengan dua puluh orang. Ada banyak lagi panggilan dan korespondensi. Akibatnya, dalam versi final kami memiliki tujuh konfirmasi, bukan enam, dan pada malam acara seorang pembicara tidak bisa. Karena itu, pastikan Anda memiliki speaker cadangan yang dapat diasuransikan.

Pilih juga pengeras suara secara strategis - mereka yang memiliki banyak jaringan. Jadi, mereka dapat menawarkan diri mereka alternatif yang layak jika mereka menolak untuk berbicara. Dan jika mereka setuju, maka mereka akan membawa serta beberapa peserta. Setengah dari yang hadir pada pertemuan kami datang atas undangan para pembicara.

Para peserta . Kami tidak menjual tiket mitap karena kami ingin menemukan pelanggan besar baru dengan itu. Dan, ke depan, saya akan mengatakan bahwa itu mungkin - kami menerima beberapa petunjuk yang menjanjikan dari merek elektronik konsumen internasional di Dubai. Jika partisipasi gratis, maka menemukan orang jauh lebih mudah. Saya tidak berpikir bahwa kami akan dapat membangun aula penuh dalam tiga minggu jika kami harus membayar untuk partisipasi. Dalam hal ini, lebih baik memulai dalam waktu sekitar enam bulan.

Pada awalnya, 30 peserta diharapkan, dan hanya ada ruang konferensi yang cocok. Tetapi pada titik tertentu, kami menyadari bahwa akan ada lebih banyak pengunjung, jadi kami mulai mencari situs dengan kapasitas hingga 60 orang. Akibatnya, hampir sebanyak peserta ada di sana. Selain itu, kami tidak dapat memilih tempat hanya berdasarkan kapasitas aula, karena di Dubai status situs sangat penting. Hanya di atasnya, banyak peserta memutuskan apakah akan menghadiri acara atau tidak.

Taman bermain Ketika acara ini bersifat nirlaba, disarankan untuk menghemat segalanya, termasuk menyewa kamar. Yang terbaik adalah menggunakan ruang konferensi akselerator, taman industri, administrasi lokal - organisasi apa pun yang tertarik dalam mengembangkan ikatan bisnis di wilayah tersebut. Ketika Anda menyetujui suatu situs, segera diskusikan biaya penyewaan peralatan. Kadang-kadang aula itu diberikan gratis, tetapi proyektor, mikrofon, furnitur, dll., Ditagih secara terpisah, yang sebanding dengan biaya menyewa kamar. Bersama-sama dengan situs, kami dapat memperoleh proyektor gratis dan dukungan teknis.

Ruang konferensi disediakan oleh akselerator Astrolab, tempat kami tinggal. Tetapi ada nuansa: aula hanya menampung 30 orang, dan kami telah memutuskan untuk mengundang lebih banyak. Pada saat itu, akselerator memiliki platform baru untuk 60 orang, tetapi belum ditugaskan. Kami membujuk manajemen Astrolab untuk menyediakan ruangan ini kepada kami selama 10 hari. Secara paralel, mereka datang dengan skema bagaimana mendapatkan situs lain secara gratis, jika tidak berhasil dengan ini.

Untuk ini, barter ditawarkan ke hotel-hotel dalam dua versi: sederhana dan canggih dengan meningkatnya kewajiban kami. Dengan paket sederhana, hotel menyediakan kamar gratis, dan sebagai gantinya mengiklankan dirinya di antara para peserta. Ini adalah tawaran yang bagus, karena kami mengumpulkan manajer anggaran pemasaran yang juga mengadakan acara dan mencari tempat. Hotel dapat menunjukkan levelnya dan bertemu dengan pelanggan potensial.

Paket tambahan juga termasuk katering, dan kami berjanji akan mengundang media lokal, media sosial, dan influencer. Selama akhir pekan, kami berbicara dengan empat hotel, dan mereka semua menyukai tawaran itu. Tetapi pada akhirnya, opsi ini tidak diperlukan, karena Astrolab mengonfirmasi situs besar.

Katering Makanan untuk para peserta juga diatur hampir dengan barter, dan biayanya lima hingga enam kali lebih rendah daripada harga biasanya. Katering diselenggarakan oleh restoran Hotel Cartagena yang terletak di JW Marriott Marquis bintang lima. Marina bertemu dengan wakilnya di acara itu hanya beberapa minggu sebelum kedatangan kami dan menyetujui suatu layanan.

Jika Anda tidak bisa menyetujui nutrisi, atur sendiri. Minimum wajib: air, kopi dan teh. Dianjurkan untuk mempertimbangkan camilan minimal: sandwich dan kue kering. Anda dapat mencoba membeli dengan harga grosir di toko roti lokal. Tapi produsen air, kopi, dan merek teh tidak mungkin mendapatkan diskon. Konferensi harus cukup besar untuk menarik bagi mereka.

Cara menarik peserta

Kami memanfaatkan layanan internasional Meetup.com, di mana mereka mengatur semua acara di Dubai: dari kelas yoga hingga sarapan bisnis. Ini membantu untuk secara luas mengumumkan acara dan mengumpulkan pengunjung dengan cepat, tetapi tidak memberikan data pengguna. Karena hal ini, bagian dari aula ditempati oleh audiensi yang tidak menjadi target pada pertemuan tersebut.

Dari metode promosi gratis lainnya, kami menggunakan pengumuman di situs web kami, grup dan halaman di Facebook, termasuk konferensi IDRF, berita di situs akselerator dan undangan melalui buletinnya. Metode gratis tidak akan memberikan pengembalian besar jika Anda tidak memiliki beberapa ribu pelanggan, tetapi tetap berkontribusi. Kami juga meluncurkan iklan berbayar di Facebook dan LinkedIn dengan harga $ 500 per saluran, dan yang terakhir ternyata beberapa kali lebih mahal.

Facebook tidak membawa hasil yang baik, karena, menurut sensasi, itu hanya digunakan di Rusia sebagai jaringan bisnis, di negara lain itu adalah tempat untuk komunikasi dengan teman-teman. Lain kali kami tidak berencana menggunakannya sama sekali, tetapi fokuslah pada LinkedIn. Ini benar-benar alat kerja yang membantu jaringan. Jika Anda merencanakan acara di luar negeri, pastikan untuk membuat halaman LinkedIn terlebih dahulu dan secara teratur mengisinya dengan konten. Pada saat peserta diundang, Anda membutuhkan halaman yang dipompa dan lingkaran teman yang luas.

Sebanyak 110 orang mendaftar untuk mitap, dan 56 datang | Konversi adalah 51% | Untuk acara gratis, ini tidak buruk. Sebagai aturan, jika peserta belum menghabiskan uang, maka kunjungan dianggap opsional. Ini harus diperhitungkan dan berusaha untuk tidak membatasi pendaftaran, jika tidak, mungkin ada terlalu banyak kursi kosong di aula.

Kesimpulan

1. Ketika sebuah acara gratis, itu dapat diatur dengan cepat. Jika poin utamanya jelas: speaker, platform, katering, maka dua minggu sudah cukup.
2. Pikirkan tema umum acara tersebut. Ini harus beresonansi dengan fokus utama bisnis Anda, tetapi bukan iklannya.
3. Untuk mengumpulkan peserta yang relevan, yang terbaik adalah menggunakan undangan yang dipersonalisasi. Kirim surat atau telepon di daftar yang sudah dikompilasi. Minta pembicara untuk mengundang peserta. Jadi, Anda mendapatkan audiens target dan menghemat iklan. Dianjurkan untuk menghubungi peserta baru setelah pendaftaran mereka untuk menyaring orang secara acak.
4. Panggil lebih banyak pembicara daripada yang diperlukan agar tidak bergantung pada force majeure: sakit, perjalanan bisnis yang mendesak dan sejenisnya.
5. Tingkatkan jaringan karena menyederhanakan organisasi. Di Dubai yang sama, ikatan pribadi selalu didahulukan. Bahkan seorang kenalan seperti topi akan memberikan lebih banyak pengembalian daripada panggilan dingin. Jika kami tidak memiliki kartu truf di Dubai dalam bentuk penyelenggara utama kami, Marina dengan jaringan yang kuat dan berbagai kontak, kami tidak akan dapat memenuhi tenggat waktu. Karena itu, sebelum memulai, buatlah daftar orang-orang yang dapat membantu di negara asing.
6. Buka halaman LinkedIn Anda terlebih dahulu dan isi dengan konten untuk menarik anggota secara gratis.