Pada 12-15 Mei 2019,
Kongres PMI EMEA 2019 diadakan di Dublin, yang diselenggarakan oleh salah satu pemimpin industri dalam pengembangan metodologi manajemen proyek -
Project Management Institute (PMI) . Kongres mengumpulkan lebih dari 700 delegasi dari 70 negara dan 450 organisasi dan menjadi platform global untuk pertukaran pengetahuan dan pengalaman dalam menerapkan metode dan pendekatan modern dalam bidang manajemen perubahan. Di banyak bank besar Rusia dan lembaga keuangan, Agile saat ini sedang mengalami transformasi struktur manajemen perubahan, sehingga analisis pengalaman aglomerasi di organisasi lain yang serupa merupakan faktor penting dalam keberhasilan dan efektif penerapan Agile.
Sebagai hasil dari analisis tren Agile dan presentasi yang disajikan dan dilihat oleh saya di Kongres, kesimpulan berikut dibuat dan rekomendasi dibuat:
- Metodologi Agile awalnya dikembangkan untuk manajemen fleksibel produk kecil menggunakan tim 7-15 orang untuk secara efisien menggunakan sumber daya yang ada. Menskalakan pendekatan untuk organisasi besar memerlukan perubahan dalam pendekatan tata kelola perusahaan, perencanaan strategis, penganggaran dan pemikiran karyawan dalam organisasi.
- Penerapan metodologi Agile di beberapa organisasi besar menghasilkan hasil positif, yaitu, untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi indikator Time to Market (T2M) dan mengurangi biaya perubahan, dan dalam beberapa konsekuensi negatif: memperburuk waktu pelaksanaan proyek, kualitas perencanaan dan peningkatan biaya operasi.
- Cara efektif untuk menerapkan metodologi Agile adalah dengan menggabungkan pendekatan klasik manajemen proyek dengan teknik yang fleksibel.
- Mentalitas nasional dan regional karyawan harus dipertimbangkan ketika menerapkan metodologi Agile. Keadaan nasional harus tercermin dalam program pelatihan Agile.
- Secara umum, peran pengajaran filsafat Agile dan mengubah cara orang berpikir tentang suatu organisasi diremehkan. Untuk implementasi yang sukses, perlu untuk secara radikal mengubah sikap staf terhadap proses dalam organisasi, ke peran kerja tim, sementara individu yang berkualifikasi tinggi dapat meninggalkan perusahaan, karena mereka kehilangan perasaan yang sangat diperlukan dan keunikan, kemampuan untuk menjadi satu-satunya pahlawan penyelamat yang dapat berenang di pantai.
- Penggunaan Agile yang sukses sering membutuhkan peninjauan mendasar terhadap model bisnis dan struktur organisasi.
- Peran kantor proyek, perangkat lunak dan manajemen proyek portofolio dalam transisi ke Agile biasanya dihilangkan dalam proses transformasi, yang merupakan faktor negatif. Akibatnya, ada kehilangan koneksi antara perencanaan strategis, pengembangan organisasi dan kegiatan nyata dari tim Agile.
- Tidak ada anggaran eksplisit untuk inisiatif baru, karena anggaran dialokasikan untuk tujuan dan sasaran suku. Mekanisme ekspansi dan modifikasi suku bukanlah kunci dalam metodologi. Hal ini menyebabkan perlambatan inovasi dalam organisasi.
- Kualitas produk menurun karena penekanan pada pengurangan T2M.
- Persyaratan peraturan dapat diimplementasikan menggunakan prinsip Agile, tetapi dengan penekanan khusus pada kualitas hasil akhir.
- Tingkat dan kualitas komunikasi antar departemen saat menggunakan Agile harus ditingkatkan secara signifikan. Dengan tingkat interaksi dan pemahaman yang tidak memadai, Agile hanya akan meningkatkan T2M dan biaya penerapan perubahan.
- Menggunakan perangkat lunak khusus untuk manajemen terpadu tugas, proyek, portofolio dan program proyek, target kinerja organisasi, integrasi proses perubahan dengan sistem ERP dan CRM, secara signifikan meningkatkan efisiensi aplikasi Agile dan interaksi tim.
- Dalam semua praktik Agile, perhatian khusus diberikan pada umpan balik, analisis sprint dalam tim, tetapi pada tingkat yang lebih tinggi (produk, program, suku), koneksi ini hilang untuk anggota tim biasa.
- Menerapkan Agile dalam organisasi besar bukan masalah satu bulan, enam bulan, atau satu tahun. Ini adalah pekerjaan strategis yang sistematis selama beberapa tahun dengan perubahan radikal dalam semua proses dan prinsip-prinsip organisasi.
Rekomendasi:
- Manajemen puncak organisasi harus menjadi panduan, pemimpin perubahan Agile. Penting untuk berbicara setiap bulan di tingkat masing-masing suku kepada karyawan dengan ikhtisar tujuan saat ini, kemajuan dalam penerapannya, analisis pelajaran saat ini. Quarterly mengatur pertemuan serupa antara para pemimpin suku dengan siaran web dan partisipasi terbuka dari semua karyawan organisasi yang tertarik.
- Peran dan ruang lingkup pelatihan Agile perlu diperkuat. Pelatihan harus fokus tidak hanya pada teknik-teknik seperti Scrum, Kanban, tetapi juga pada ideologi dan filosofi Agile, mengubah prinsip-prinsip berpikir, pendekatan analitis inovatif dan inovatif. Pelatihan harus didasarkan pada contoh dan praktik spesifik dari lembaga keuangan besar, negara dan wilayah. Selain itu, perlu untuk melakukan pengujian psikologis dan mengidentifikasi karyawan yang tidak siap untuk perubahan baru dalam perusahaan.
- Kantor proyek harus memainkan peran koordinasi dan komunikatif (pertemuan bulanan dan triwulanan), menjadi kepala perencanaan strategis dan menyediakan pemantauan kualitas kegiatan suku-suku.
- Prinsip lincah tidak boleh wajib untuk semua proyek, terutama ketika datang ke perubahan regulasi dan regulasi. Dalam setiap kasus, Anda harus membuat keputusan berdasarkan informasi saat menggunakan Agile dalam kasus tersebut. Kombinasi pendekatan klasik dan fleksibel untuk implementasi proyek diperbolehkan.
- Penekanan khusus dan selektif harus diberikan pada kualitas produk akhir. Produk yang berfungsi lebih penting daripada dokumentasi yang komprehensif, tetapi produk yang berkualitas tidak dapat dibuat tanpa dokumentasi dan QA yang tepat, oleh karena itu perlu untuk selalu menyeimbangkan garis ini, sementara tidak mengurangi kualitas produk.
- Interaksi antar departemen perlu dibawa ke tingkat yang baru. Hambatan birokrasi, referensi tidak berdasar untuk proses dan kerja sama GNI harus benar-benar ditekan oleh manajemen puncak suku, dan segera diselesaikan. Mekanisme on-line yang sesuai harus dibuat di dalam suku dan antara suku dengan KPI yang sesuai untuk semua manajer. Penting untuk menciptakan suasana kerja tim bersama di dalam organisasi, alih-alih mengalihkan tanggung jawab antara unit dan unit. Prinsip orang dan interaksi lebih penting daripada proses dan alat, perlu untuk membuat dasar ketika berkomunikasi antara suku-suku.
- Komponen motivasi pekerjaan, fokus pada perubahan, pemikiran inovatif harus dikombinasikan dalam penilaian tunggal karyawan di semua tingkatan dengan umpan balik yang jelas dan transparan. Pada saat yang sama, agar ekspresi ide-ide seperti itu tidak dianggap sebagai peningkatan beban pada bab, kelompok dan suku, mekanisme transparan untuk memperluas tim, meningkatkan anggaran, dan bukan redistribusi dalam yang sudah dialokasikan, harus dibuat.
- Solusi IT backlog yang digunakan, dasbor untuk Scrum, Kanban tidak boleh terbatas hanya pada penggunaannya untuk proses DevOps dan implementasi sprint, tetapi harus menjadi dasar informasi untuk implementasi cerita dan proyek pengguna, portofolio dan program proyek, memiliki koneksi dengan sistem ERP, komunikasi dengan KPI bab, kelompok, suku dan organisasi secara keseluruhan.
Bahan yang digunakan:
Presentasi Pertemuan Lembaga Kepemimpinan PMI 2019 - EMEA dan Kongres EMEA PMI 2019:
- Desain Berpikir untuk Meningkatkan Proses Agile Anda, Presenter: Denis Vukosav
- Cakrawala Kecerdasan Buatan dalam Perencanaan Portofolio, Penyaji: Umut Sezen, Christopher Reeves
- Perjalanan Menuju Kelincahan: Pelajaran dari Keberhasilan dan Kegagalan, Presenter: Simona Bonghez
- Product Theatre: Berhasil Mengintegrasikan Proyek Agile Jira ke Lingkungan PPM Hibrid PMI / PMBOK, Presenter: Gerald Aquila
- Kemungkinan Misi: Melarikan Diri dari Bumi - Edisi Agile - Simulasi Bisnis, Penyaji: Santi Alcaide, Alfred Maeso Aztarain
- Survival of the Fittest: Membawa Agility Organisasi ke Level Selanjutnya, Presenter: Leonor Viturro
- Tata Kelola yang Dinamis untuk Portofolio / Program / Proyek, Penyaji: Teodor Darabaneanu, John Buck
- Agile Vaulting Over Waterfall: Menerapkan Agile to Waterfall dan Vice Versa, Presenter: Karthik Ramamurthy, Sripriya Narayanasamy
- Kerangka Kerja untuk Menerapkan Praktek Agile dalam Proyek, Program dan Portofolio, Presenter: Nicholas Clemens
- Perencanaan Penting - Sekalipun Anda Agile !, Presenter: Christopher Worsley, Louise Worsley
- Menanamkan Proses Kualitas dalam Pengiriman Produk Agile, Presenter: Geetanjali Bhat
- Sesi Pendidikan Produk: Peluang untuk Manajer Proyek di Lean-Agile Enterprise dengan SAFe, Presenter: Richard Knaster
Artikel terkait tambahan: