Bagaimana Telegram dapat mengatasi penundaan penundaan perancang dan membantu meningkatkan pendapatan agensi digital

Pendiri agensi digital Roman Kvartalnov berbagi solusi sederhana yang membantu membuat proses produksi transparan, memungkinkan setiap saat untuk mengevaluasi biaya proyek dan perusahaan secara keseluruhan, dan juga menghemat sekitar 1.000.000 rubel dalam mengumpulkan laporan dari karyawan.

Apakah Anda tahu biaya perusahaan Anda? Bisakah Anda mendapatkan akses ke informasi tentang pekerjaan yang dilakukan dalam 3 menit kemarin? Dan dalam seminggu?

Empat tahun lalu, saya membuka perusahaan saya. Pada awalnya, kami memiliki tim kecil. Jelas, semakin sedikit orang, semakin baik mereka bekerja secara harmonis, menjadi satu organisme. Pada akhir tahun pertama, kami mulai secara aktif mengukur dan menghadapi masalah pertumbuhan. Pada titik tertentu, kami kehilangan kendali atas proses di dalam perusahaan dan mulai mengambil keputusan secara acak. Ada istilah seperti itu - "manajemen kacau", dapat diartikan sebagai berikut: manajer tidak dapat memprediksi risiko, terus-menerus memadamkan kebakaran dan tidak mengerti mengapa itu terjadi. Pendekatan ini memiliki 2 jalur pengembangan:

1. Ketahuilah bahwa ini adalah kehidupan dan peran petugas pemadam ditugaskan untuk pendiri bisnis. Dalam hal ini, langit-langit Anda adalah pemadam kebakaran keren, pemadam kebakaran superman.

2. Untuk menyadari bahwa pemadam api berkembang secara spiral, yaitu waktu terus berjalan, tugas bertambah, sumber daya berkurang. Dalam hal ini, tujuan Anda adalah mengerahkan diri dan melampaui, mengatasi masalah dan mencoba mencari solusi sistem.

Saya cenderung berhipotesis dan mengujinya. Pendekatan ini dilakukan oleh para guru di universitas, tempat saya belajar fisika nuklir. Sebenarnya, saya menerapkan pendekatan yang sama untuk bisnis. Saya menemukan masalah, membuat hipotesis keputusan manajemen yang dapat mensistematisasi proses, dan menguji asumsi saya. Solusi hipotetis untuk masalah "pemadaman kebakaran abadi" adalah kontrol operasional dari biaya perusahaan secara real time. Untuk mendapatkan akses ke informasi penting ini dan lainnya, saya benar-benar membutuhkan laporan karyawan secara teratur.

Kekacauan yang harus diperangi

Terlibat dalam desain antarmuka sistem, portal, aplikasi seluler, dan solusi digital lainnya, kami bekerja dalam tim yang kreatif dan sedikit orang gila. Orang yang paling terorganisir dan disiplin di antara kita adalah pengembang, dan semua orang: desainer, penulis naskah, copywriter, desainer, manajer, analis, pemasar, manajer penjualan, akun - secara jahat menyabotase pengisian laporan harian. Hal ini membuat manajer kehilangan kesempatan untuk dengan cepat menilai biaya proyek secara real time dan membuat keputusan manajemen yang penting, yang pada akhirnya menyebabkan hilangnya keuntungan.

Itu terjadi secara historis bahwa bagi kami kualitas hasil pekerjaan dan masuk ke tujuan bisnis klien adalah harus dimiliki. Tetapi pada saat yang sama, dalam mengejar kualitas yang sama, kita dapat masuk ke pemrosesan yang tidak terkendali, yang mengarah pada kesedihan dalam anggaran proyek.

Solusi

Kami mulai dengan solusi primitif - kami memperkenalkan aturan untuk mengisi laporan harian dalam formulir Google. Solusinya sangat sederhana, dapat dimengerti dan tidak terlalu efektif. Lebih tepatnya, rata-rata tingkat hunian bulanan dari laporan harian kurang dari 15%.

Kami mencoba hadiah, menemukan apa yang tidak kami sukai, mengubah kata-kata dalam bentuk Google, mengadakan percakapan pribadi dengan penjelasan tentang betapa pentingnya hal ini, tetapi, sayangnya, faktor manusia dalam proses ini tidak diberantas.

*  ,            ,   ,   –  .     ,   « – ».        . 

Untuk menyederhanakan proses mengisi laporan, serta memompa kemampuan karyawan untuk fokus, kami telah memperkenalkan praktik menyelesaikan tugas dengan timer. Semuanya sederhana - kontraktor memulai timer selama dimulainya pekerjaan pada tugas dan memperbaiki jumlah waktu yang dihabiskan untuk pelaksanaannya. Ini membuatnya tidak perlu mengingat pada akhir hari jumlah dan esensi dari tugas yang dilakukan. Saya menyesal, hanya orang-orang super-sistemik dan disiplin yang dapat bekerja dengan cara ini, di antaranya hanya sedikit.

Jadi apa yang perlu dilakukan agar orang mengisi laporan harian
secara teratur, mandiri, cepat, sederhana, tanpa permohonan yang tidak perlu dari manajemen?

Saya selalu bertanya-tanya dalam kondisi apa dan mengapa orang membuat pilihan tertentu: membeli atau tidak membeli, menekan tombol atau tidak, menulis atau menelepon, dll. Dalam konteks ini, ada banyak pendekatan ilmiah dalam psikologi, neuromarketing, neuroeconomics, dan fitur fisiologis. tubuh manusia.

Salah satu tren menarik perhatian saya - ini adalah konsep "kecerdasan buatan". Menurut pendapat saya, ini adalah tingkat pengembangan sistem tertinggi. Ada beberapa tingkat interaksi komunikatif antara sistem dan seseorang:

1. Manusia adalah Sistem. Ini adalah alat input di mana seseorang adalah pemrakarsa tindakan (Word, Excel, Paint, terminal untuk pembayaran pembelian, parkir, transportasi umum, dll.)

2. Manusia - Sistem - Manusia. Ini membangun interaksi orang menggunakan sistem (messenger, task manager, taksi Yandex, Uber, dll.)

3. Sistem - Manusia. Ini adalah konstruksi dari interaksi di mana sistem memulai dialog (infrastruktur Google adalah contoh yang sangat baik. Anda membeli tiket pesawat dan pada hari keberangkatan Anda menerima pengingat dari konten berikut: "Hari ini Anda memiliki penerbangan pada waktu ini dan waktu seperti itu. Jalan ke bandara dari geolokasi Anda akan mengambil begitu banyak maka sudah saatnya untuk bergerak maju ”)

Untuk mengecualikan faktor manusia, solusi untuk masalah kami adalah menciptakan kondisi di mana sistem itu sendiri menjadi pemrakarsa aktivasi dialog.

Solusi yang sangat baik adalah bot di Telegram - NOL

Tidak seorang pun harus ingat bahwa perlu mengisi laporan, tetapi sistem (NOL) memulai dialog secara mandiri. Itu adalah dialog.

Bagaimana kabarnya?

Pada akhir hari kerja, pemberitahuan tentang pesan baru di Telegram muncul di telepon karyawan: "Pesan baru dari ZERO". Seseorang membuka jendela percakapan yang akrab dan hanya menjawab pertanyaan yang dapat dia dengar dari seorang teman, menceritakan bagaimana harinya. Mekanisme dibenarkan oleh efek psikologis murni. Manusia modern lebih memahami rasul itu. Adalah satu hal untuk mengikuti tautan dan mengisi beberapa formulir, dan cukup lain untuk menjawab seorang teman dalam korespondensi dengan pertanyaan sederhana, misalnya: "Apa kabar?", "Apa kabar?", "Apa yang Anda lakukan hari ini?", "Sudah berapa lama Anda melakukan ini?" lakukan? "

Kami membutuhkan waktu sekitar 1,5 bulan untuk meluncurkan MVP lengkap. Ketika kami merilis versi alpha NOL, hipotesis dikonfirmasi. Tingkat hunian bulanan rata-rata naik menjadi 95% di bulan pertama. Dan ini sangat selaras dengan proses bisnis perusahaan.





Pengamatan tentang implementasi NOL:

Tingkat penyelesaian laporan yang tinggi bukan hanya demonstrasi disiplin dalam suatu perusahaan. NOL memungkinkan untuk menghemat jumlah yang mengesankan. Matematikanya sangat sederhana:

Mereka mengurangi waktu untuk mengisi laporan - mereka menghemat sekitar 100 ribu rubel sebulan.

Gambar rata-rata:
Pada akhirnya, setiap karyawan mengisi laporan tentang pekerjaan yang dilakukan, menghabiskan rata-rata 15 menit untuk diingat, memaksa dirinya untuk duduk mengisi formulir atau tabel, sebagai aturan, ia tidak dapat melakukannya saat bepergian. Dia mengirim laporan kepada manajer, dia menyapu laporan setiap minggu dan menghabiskan sekitar 2 jam mengumpulkan dan menyusun informasi ringkasan.

Hitung waktu:

Waktu tim: 15 menit x 21 hari kerja = 315 menit / 60 = 5,25 jam x 15 orang = 78,75 jam / bulan
Manajer waktu: 2 jam x 4 minggu x 2 manajer = 16 jam / bulan

Menghitung uang:

Uang: 78,75 jam / bulan x 1.500 rubel (nilai rata-rata kontraktor termasuk faktur) + 16 jam / bulan x 2.200 rubel (nilai rata-rata manajer termasuk faktur) = 118.125 rubel + 35.200 rubel = 153.325 rubel setiap kerugian perusahaan bulan mengisi laporan.

153 325 rubel - jumlah bulanan laba yang hilang dari perusahaan (17 karyawan).

Lipat gandakan dengan 12 bulan.

815 100 rubel
begitu banyak selama setahun sebuah perusahaan yang terdiri dari 17 orang merugi selama setahun karena mengisi laporan.

Dan jika stafnya seratus orang? Dan jika seribu? Coba buat perhitungan untuk perusahaan seperti Rostelecom? Atau perhitungan perusahaan penjualan dengan lebih dari seratus tenaga penjualan harian yang melaporkan ROP? Ternyata uangnya sangat besar.

Kami berhasil mengotomatiskan dan memanusiakan proses bisnis ini sebanyak mungkin, yang penting.

Saat ini, setiap karyawan agensi kami menghabiskan 2-3 menit setiap hari berbicara dengan NOL. Ini biasanya terjadi antara waktu, dalam perjalanan pulang atau sebelum tidur. Akibatnya, sistem secara otomatis menghasilkan tabel ringkasan untuk perusahaan.

Bagi saya, menghemat waktu dan uang, meskipun penting, bukan nilai NOL yang paling penting. Sekarang saya dapat kapan saja bertanya kepada manajer saya tentang status proyek dan mendapatkan jawaban dalam satu menit, karena mereka selalu memiliki versi manajerial NOL di tangan.

Sejujurnya, sekarang saya dapat dan tanpa partisipasi manajer mendapatkan informasi tentang biaya proyek untuk seluruh periode pelaporan, selama minggu terakhir, untuk hari apa pun yang dipilih, efisiensi setiap beban karyawan dan laporan tentang mereka yang menyabotase sistem dengan ketat atau sebenarnya berada di kesedihan.

"

"

Bagi kami, lebih dari sebelumnya, keadaan emosional setiap orang dalam sebuah tim dan secara langsung kecerdasan emosi tim telah menjadi penting. NOL kami sudah pada tahap pengembangan ini memungkinkan saya, sebagai pemilik, dan semua pemimpin perusahaan untuk terhubung dengan karyawan.

NOL terbukti menjadi alat yang efektif karena diciptakan untuk memecahkan masalah tertentu, khususnya perusahaan kami. Ini sekali lagi membuktikan pentingnya eksperimen. Sekarang kami tidak menjual bot, tetapi kami secara aktif mengembangkannya. Gagasan tentang laut - mulai dari humanisasi umum dialog, misalnya, membangun percakapan, analisis, dan perkiraan berbagai indikator kinerja karyawan dan tim secara acak, integrasi dengan berbagai layanan yang digunakan dalam pekerjaan, menciptakan layanan perusahaan yang paling sederhana bagi karyawan (intranet) dan diakhiri dengan sistem loyalitas internal perusahaan. Di masa depan kami berencana untuk mengubahnya menjadi Jarvis, asisten pribadi untuk setiap anggota perusahaan.