Apakah selalu mudah bagi Anda untuk memprioritaskan tugas-tugas proyek besar? Bagaimana jika lima atau lebih tugas memiliki prioritas dan urgensi utama?
Manajer proyek yang berpengalaman dan pemilik produk tahu bahwa intuisi tidak cukup dalam kasus seperti itu. Untuk menghindari tenggat waktu yang hilang, hari ini, manajer dapat menerapkan metodologi yang berguna untuk menentukan prioritas, serta alat-alat modern yang membantu memvisualisasikan data dan tidak ketinggalan apa pun dalam alur kerja mereka.
Prioritisasi memberdayakan produktivitas
Semua proyek memerlukan penetapan prioritas, apa pun bidang bisnis yang Anda wakili. Keterampilan penentuan prioritas akan secara positif mempengaruhi keberhasilan pekerjaan Anda dan proyek TI tertentu. Mereka juga akan mempengaruhi keterlibatan tim Anda dan peran Anda sebagai pemimpin yang kuat.
Apa sebenarnya yang diprioritaskan?
Prioritisasi berarti mengatur kegiatan atau barang sesuai kepentingan relatif satu sama lain.
Bagaimana memprioritaskan barang sehari-hari jika semuanya sangat mendesak?
Anda bahkan tidak perlu menjadi bintang dalam manajemen proyek, karena ada beberapa aturan sederhana yang dapat diikuti oleh semua orang. Sebagai contoh:
- Secara intuitif mengidentifikasi tugas-tugas yang mendesak dan penting
- Buat daftar tugas di mana Anda dapat mengumpulkan semua tugas yang mungkin bisa Anda selesaikan dalam sehari dan melakukannya
- Nilai nilai tugas
- Memesan tugas dengan upaya yang diperkirakan
- Jadilah fleksibel dalam mengubah prioritas tugas setiap saat
- Potong yang tidak perlu dari daftar Anda
- Fokus pada hal-hal utama
Mengapa kita semua perlu menguasai penentuan prioritas?
Ada pendapat (untungnya tidak begitu populer) bahwa penetapan prioritas diperlukan terutama untuk proyek teknis yang rumit. Tidak juga. Kemampuan
untuk memprioritaskan secara profesional dapat menjadi sangat penting bagi semua orang: dari siswa hingga manajer puncak dengan tujuan global mereka.
Prioritas dapat menyederhanakan kehidupan profesional Anda jika Anda seorang manajer produk, manajer proyek, pengembang perangkat lunak, pemasar, analis bisnis, perancang, manajer konstruksi, manajer acara, profesor atau guru, SDM, agen asuransi, dll.
Di sini kami menyarankan untuk mempertimbangkan 5 pendekatan prioritas terkenal yang pasti akan membantu Anda untuk mencapai kesuksesan.
5 teknik prioritas terbaik
Adakah metodologi ideal yang mampu menetapkan semua prioritas dalam tugas dan urusan pribadi? Mungkin setiap manajer proyek memiliki jawaban mereka sendiri untuk pertanyaan ini. Namun, ada beberapa metode penentuan prioritas yang kuat yang telah membuktikan diri mereka di seluruh dunia, dan penulis mereka telah menerima rasa hormat yang layak di antara para manajer proyek dan komunitas bisnis.
1. Teknik penentuan prioritas MoSCoW
Metodologi MoSCoW untuk mengkategorikan tugas sudah dikenal di seluruh dunia dan banyak digunakan di berbagai bidang manajemen.
Tidak ada apa-apa tentang ibukota yang indah di sana, itu semua tentang prioritas.
Konsonan dalam akronim MSCW menetapkan prioritas tertentu:
- M = harus . Di sini Anda menempatkan semua tugas (fitur atau item) yang penting, harus diterapkan sebagai prioritas.
- S = harus . Ini tentang tugas-tugas penting tetapi tidak kritis. Mereka tidak terlalu sensitif terhadap waktu.
- C = bisa . Tugas yang diinginkan tetapi tidak wajib untuk pembebasan Anda harus ditempatkan di sini.
- W = akan . Akan-tugas tidak kritis. Mereka mungkin tidak sesuai dengan strategi produk sama sekali dan bahkan mungkin diabaikan.
Mari kita lihat bagaimana hal itu dapat diterapkan dalam realitas manajemen Hygger.io - bagaimana prioritas dapat ditentukan sesuai dengan metode MoSCoW:
Harus ada : kita perlu mengimplementasikan Bagan Prioritas - jadwal di mana dimungkinkan untuk memilih ide yang paling berharga, rangking ide berdasarkan Nilai / Upaya metrik, jalankan dukungan pengembangan dengan papan Kanban dan Scrum, tambahkan Burndown Chart untuk melacak kemajuan sprint.
Seharusnya : kita harus menambahkan fitur pelacakan waktu untuk mencatat waktu bekerja, laporan Siklus / Waktu Pimpinan untuk mengontrol prosesnya, menambahkan pengintegrasian dengan Slack.
Bisa memiliki : kita harus menambahkan bagian dari Tugas Saya, di mana Anda dapat melihat semua tugas dalam status yang berbeda dan menerapkan Akses Klien untuk mengundang pelanggan ke proyek.
Apakah : akan lebih baik menambahkan Tampilan Kalender untuk papan tulis dan berintegrasi dengan berbagai sistem manajemen proyek (Trello, JIRA, dll.)MoSCoW memberikan solusi cepat dan sederhana untuk penentuan prioritas. Karena itu, lebih cocok untuk proyek internal, dan bukan untuk produk dengan sejumlah besar klien.
2. model Kano
Model Kano adalah pendekatan yang dikembangkan oleh Jepang Noriaki Kano pada tahun 1984. Dia menerbitkan artikelnya di mana dia menggambarkan metodologi baru.
Model Kano membantu menggambarkan secara visual apa yang perlu memuaskan pelanggan atau membuat mereka tidak terpenuhi atau senang. Penulis mengusulkan untuk menggunakan sistem koordinat di mana kepuasan diukur sepanjang sumbu Y dan tingkat pemenuhan sepanjang sumbu X.
Ada 3 komponen utama dari profil kualitas dalam model Kano, yang mempengaruhi kepuasan pelanggan: diharapkan, dasar, dan menarik.
Properti yang diharapkan oleh Kano adalah properti produk atau layanan dasar yang secara default. Pembeli tidak mungkin berpikir tentang properti ini karena mereka menganggapnya sudah semestinya.
Pekerjaan harian maskapai penerbangan bisa menjadi contoh properti yang diharapkan. Jaminan bahwa setiap orang memiliki ruang yang cukup di kabin adalah fitur yang diharapkan.Properti dasar berarti bahwa mereka diinginkan. Implementasi mereka secara langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan. Properti-properti dasar ini adalah faktor-faktor yang membuat produk berusaha menonjol dan menciptakan keunggulan kompetitif.
Dalam contoh dengan maskapai penerbangan, fitur dasar mungkin tidak adanya transfer pada rute yang panjang.Properti yang patut dipuji adalah
properti yang tidak terduga untuk konsumen: ini tentang tindakan atau fitur tambahan, tidak biasa atau seperti kejutan.
Makanan penutup favorit Anda di papan udara adalah contoh dari properti tersebut.Tingkat pemenuhan properti ini tidak secara langsung mempengaruhi kepuasan pelanggan (seperti halnya dengan properti dasar). Jika tidak ada properti yang tidak terduga, konsumen tidak boleh kesal, karena dia tidak mengharapkannya di peringkat properti yang diharapkan.
3. Teknik Pemetaan Cerita
Metode Story Mapping dikenal pada awal abad ini dari artikel oleh Jeff Patton.
Pendekatan ini berarti bahwa jaminan simpanan produk tidak cukup untuk memprioritaskan pekerjaan. Patton percaya bahwa Anda memerlukan struktur yang lebih rinci dan menyarankan mekanika berikut:
- Sumbu horizontal mewakili urutan penggunaan. Tugas-tugas di atasnya ditempatkan dalam urutan di mana mereka dilakukan oleh pengguna.
- Sumbu vertikal berarti kekritisan. Secara vertikal, tugas-tugas ditempatkan relatif terhadap betapa pentingnya tugas-tugas itu dari atas ke bawah. Tugas yang sama pentingnya dapat didefinisikan pada ketinggian yang sama.
Kelompok cerita terkait dikelompokkan sebagai kegiatan.
Manfaat metodologi Pemetaan Cerita
Ini adalah presentasi visual yang relatif sederhana yang memungkinkan tim, pelanggan, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya untuk berbagi pemahaman bersama tentang apa yang terjadi. Metode ini dengan jelas mendefinisikan bagaimana secara bertahap melepaskan iterasi produk.
4. metodologi permainan KJ
Metode KJ adalah proses kelompok untuk menetapkan prioritas. Pendekatan ini membantu mencapai kesepakatan bersama yang obyektif dari data subjektif. Itu terlihat cocok untuk kelompok dari berbagai ukuran.
Proses delapan langkah dirancang untuk interval satu jam. Untuk melakukan itu, Anda harus memiliki ruangan dengan dinding yang luas, stiker dari beberapa warna, flipchart untuk hasil prioritas dan fasilitator.
- Pertama, Anda mendefinisikan pertanyaan fokus. Setiap sesi akan memiliki pertanyaan fokusnya sendiri.
- Anda perlu mengatur grup dengan orang-orang (lebih baik dari berbagai departemen perusahaan).
- Anda menaruh pendapat mereka pada catatan tempel dan menempatkan catatan ini di dinding. Semua peserta menempatkan catatan tempel mereka dalam urutan acak di dinding.
- Kemudian Anda mengelompokkan barang-barang serupa dan fasilitator memerintahkan semua orang untuk mulai mengelompokkan barang-barang serupa di bagian lain ruangan.
- Setiap kelompok memiliki nama sendiri dan menggunakan warna kedua dari catatan tempel.
- Kemudian peserta memilih kelompok yang paling penting untuk menjawab pertanyaan fokus.
- Anda memberi peringkat pada kelompok yang paling penting. Semua catatan tempel harus dipesan berdasarkan jumlah suara.
- Ketika beberapa kelompok memiliki peringkat yang jauh lebih tinggi daripada yang lain, fasilitator menghentikan prosesnya. Itu dia.
5. Fitur teknik prioritas Bucket
Adam Nash, penulis metode ini, menjelaskan solusinya untuk menentukan prioritas. Menurutnya, prioritas tugas dan fungsi sangat bervariasi di berbagai produk dan area. Oleh karena itu, Nash menguraikan bahwa metode ini dikembangkan secara khusus untuk produk konsumen online.
Menurut metodenya, fitur-fitur tersebut perlu didistribusikan dalam empat ember.
- Metrik Penggerak memiliki dampak kuat pada target produk dan bisnis. Harus ada tujuan dan strategi khusus untuk memutuskan berinvestasi dalam produk atau fitur.
- Permintaan Pelanggan adalah permintaan fitur. Mereka diminta oleh pelanggan. Biasanya, ini tentang perbaikan tambahan.
- Delight - fitur yang dibuat dalam perusahaan berdasarkan pada pemahaman desain atau teknologi. Mengerjakan mereka penting untuk mengejutkan pelanggan.
- Strategis - fitur yang penting untuk alasan strategis terkait dengan tujuan masa depan.
Setiap metode penentuan prioritas memiliki karakteristiknya sendiri, dan mungkin semuanya dapat disesuaikan dengan kondisi produk atau perusahaan Anda.
Untuk mengkonsolidasikan pekerjaan dengan metodologi dan visualisasi data dan untuk memberdayakan keterampilan prioritas Anda, ada baiknya untuk mencoba
layanan manajemen produk modern yang membantu menangani prioritas.
Alat daring untuk menentukan prioritas dan melacak status tugas memudahkan perencanaan dan membantu memprioritaskan semua tugas produk dengan cepat dan mudah.
Takeaways
Apapun metodologi atau teknik yang Anda pilih, penting untuk menerapkannya dengan serius. Jangan ragu: Anda dapat mencoba solusi prioritisasi sederhana terlebih dahulu, dan kemudian beralih ke pendekatan yang lebih kompleks dan kerangka kerja prioritisasi. Bagaimanapun, semuanya terlihat seperti faktor sukses yang dapat diandalkan dalam kehidupan sehari-hari dan dalam manajemen bisnis.