Peran manajemen proyek menjadi semakin relevan di mana pun bidang atau industri itu diterapkan. Bahkan, ini menyeimbangkan semua proses dan langkah-langkah proyek dan membantu tim proyek mencapai tujuan dan sasaran mereka.
Manajemen proyek membantu untuk mencapai tujuan lebih cepat, lebih murah dan menghindari risiko sehingga berkontribusi besar terhadap pelaksanaan strategi bisnis. Semakin banyak perusahaan tidak dapat membayangkan keberhasilan kinerja mereka tanpa manajemen proyek sebagai salah satu kompetensi bisnis utama. Karena kompetensi ini secara aktif berkembang, perangkat lunak manajemen proyek profesional juga berkembang dengan cara yang sama.
Tujuan inti dari alat PM profesional adalah untuk memastikan keberhasilan setiap proyek dan menjadikan proses pengelolaan yang paling menantang menjadi lebih mudah dan efisien.
Dalam posting ini, Anda akan menemukan ulasan singkat namun valid dari fitur-fitur hebat yang membuat perangkat lunak manajemen proyek modern tidak tertandingi dan kekuatan tak terhentikan dalam gudang manajer proyek.
Generasi baru manajemen proyek
Manajemen proyek berubah dan berkembang seperti disiplin bisnis apa pun.
Generasi milenial baru membutuhkan adaptasi inovasi dan revisi prinsip dan konsep yang sudah mapan. Lihat, setidaknya, pada kerja jarak jauh. Apakah ini sangat populer satu dekade yang lalu?
Untuk mengimbangi generasi Y, pengembang perangkat lunak juga melakukan yang terbaik untuk menjadi trendi dan relevan.
Kekuatan perangkat lunak PM profesional
Realitas bisnis membuat kita mengakui bahwa adopsi perangkat lunak manajemen proyek profesional secara bertahap berubah.
Pada periode 2017-2018, persentase perusahaan yang menggunakan spreadsheet untuk mengelola proyek Agile
turun dari 74% menjadi 67%. Sebaliknya, mereka berhasil pindah ke alat manajemen proyek khusus.
Ada
penelitian hebat, menunjukkan bahwa 7 fitur yang paling banyak digunakan dan diminta dalam perangkat lunak manajemen proyek adalah berbagi file, pelacakan waktu, integrasi email, Gantt Charts, manajemen anggaran, laporan kustom, dan integrasi penyimpanan cloud.
Peran seorang manajer proyek sebagai seorang profesional juga menjadi sangat penting bagi organisasi modern. Menurut
statistik terbaru, 80% dari proyek berkinerja tinggi dipimpin oleh manajer proyek bersertifikat. Karena itulah semakin banyak peluang baru untuk mendapatkan
sertifikat PM profesional .
Perangkat lunak manajemen proyek apa yang harus dipilih?
Mendefinisikan alat manajemen proyek terbaik untuk kebutuhan Anda, ada baiknya memperhatikan
tren manajemen proyek terbaru yang mencerminkan realitas bisnis aktual. Di antara semuanya, mari kita uraikan 5 yang paling penting:
- Meningkatnya kompleksitas proyek . Manajer proyek yang dapat menyajikan proses kompleks kepada pelanggan mereka dengan cara yang sederhana akan dapat membuat strategi hebat untuk promosi proyek.
- Popularitas berkelanjutan dari metode Agile . Teknik Agile yang kuat mulai berkembang dan menjadi standar bagi banyak perusahaan di berbagai bidang.
- Papan Kanban yang nyaman sebagai salah satu cara paling efektif untuk memvisualisasikan dan melacak proyek. Mereka semakin diintegrasikan ke dalam manajemen proyek yang lebih terstruktur. Menerapkan Kanban memungkinkan manajer proyek untuk merangkul inovasi untuk mengelola proyek mereka dan menawarkan tempat untuk mengelola tugas, daftar yang harus dilakukan, dan file.
- Faktor integrasi perangkat lunak manajemen proyek . Alat PM terus menjadi lebih mudah digunakan dan lebih terintegrasi dengan layanan lain dan tren ini secara aktif didukung oleh pengembang platform PM.
- Pertumbuhan tim jarak jauh dan manajemen proyek jarak jauh. Banyak pengusaha telah mengakui tingkat kepuasan tim yang lebih tinggi, pengurangan biaya logistik dan administrasi, pengurangan waktu sakit, dan banyak manfaat lainnya.
Apakah ada perangkat lunak PM yang ideal? Itu tergantung pada kebutuhan Anda. Anda dapat mengidentifikasi alat terbaik untuk kebutuhan Anda, hanya perbandingan banyak dari mereka. Di sini saya mengumpulkan set fitur yang paling berguna dan kuat yang harus berguna dalam manajemen proyek modern. Anda juga akan menemukan beberapa contoh platform populer yang relevan. Jadi, fungsi-fungsi hebat ini adalah papan Kanban, daftar tugas, tonggak sejarah, prioritas, kolaborasi, dan fitur pelacakan waktu.
Papan kanban
Alur kerja proyek menjelaskan semua prosedur yang terlibat dalam menyelesaikan tugas. Ini tentang urutan langkah-langkah proyek yang diperlukan untuk menghasilkan hasil.
Menerapkan alur kerja yang ditentukan, kita dapat menyusun proyek dan mendapatkan sistem yang divisualisasikan dengan baik. Alur kerja meliputi aktor, kegiatan, hasil, dan negara. Semua ini dikelola dengan sempurna dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek yang cerdas.
Alat alur kerja sangat membantu dalam melacak tugas dan proyek saat mereka bergerak melalui semua tahapan proses. Papan dan kartu Kanban sering digunakan untuk tujuan ini dan
Hygger adalah salah satu alat papan Kanban terbaik untuk manajer proyek.
Di Hygger, pengguna dapat dengan mudah membuat dan mengelola papan yang nyaman untuk segala jenis proses. Platform ini mengusulkan serangkaian fungsionalitas yang hebat di tingkat kartu (berkomentar, lampiran file, menugaskan kolaborator, dll.). Kolom paling umum yang diterapkan pengguna adalah Aktivitas, In Progress, dan Done. Namun, Anda bebas untuk menamainya seperti yang Anda inginkan.
Jika Anda perlu membatasi jumlah tugas saat ini, Anda dapat menggunakan opsi Work in progress limit yang tersedia di Hygger dan juga menerapkan kolom horizontal, Swimlanes. Tampaknya sesuai untuk Millenials, karena selalu dalam realitas multitugas, mereka dapat dengan jelas menjaga simpanan produk dan menggunakan salah satu kerangka kerja prioritas bawaan yang membantu memprioritaskan dan memesan ide dan tugas dengan mudah.
Ini dan fitur hebat lainnya membuat platform ini sangat kompetitif dan bermanfaat.
Daftar yang harus dilakukan
Nilai daftar tugas tidak boleh disusutkan bahkan jika hari ini kita memiliki banyak pengganti dan opsi alternatif yang inovatif. Daftar tugas adalah fitur yang sangat kuat yang ditawarkan oleh banyak alat manajemen proyek.
Mereka adalah salah satu cara tertua dan termudah untuk mengatur hari atau proyek di masa depan. Manajer proyek tahu bagaimana melakukan daftar dapat melakukan keajaiban dan mempengaruhi produktivitas. Mereka sangat membantu dalam menetapkan tujuan, merencanakan hasil proyek, penjadwalan langkah-langkah proyek, dll.
Fungsi daftar dan pengorganisasian informasi disajikan dengan baik di
Asana . Platform ini memungkinkan membuat dan mengelola tugas serta berbagi daftar tugas dengan anggota tim Anda.
Setiap daftar tugas terlihat seperti proyek terpisah dengan tugas yang tercantum di bawah hierarki proyek. Dimungkinkan untuk membuat sub-tugas di sini dan menetapkan setiap tugas dengan tag kategori untuk memudahkan pencarian. Melampirkan file juga tersedia. Selain itu, alat ini memungkinkan pergantian cepat antara daftar tugas, papan Kanban, dan kalender untuk proyek yang sama.
Peta jalan dan tonggak sejarah
Tonggak sejarah proyek digunakan untuk menggambarkan poin-poin penting dalam jadwal proyek. Poin-poin ini memvisualisasikan awal dan akhir proyek dan menandai penyelesaian fase kerja utama.
Sebenarnya, tonggak sejarah dapat digunakan untuk mencatat apa pun yang telah dimulai atau selesai. Mereka terutama digunakan sebagai alat penjadwalan.
Untuk mengelola tonggak proyek, Anda memerlukan peta jalan yang kuat yang sering divisualisasikan dengan bantuan diagram Gantt yang praktis.
Bilah horizontal ini menggambarkan tanggal penyelesaian proyek, kemajuan, tonggak, dan dependensi. Sementara papan Kanban paling baik digunakan di tingkat tugas, diagram Gantt lebih cocok untuk mengelola di tingkat yang diperbesar.
Wrike memiliki fungsionalitas Gantt yang kuat dan menyeimbangkan fitur manajemen proyek canggih dengan antarmuka pengguna yang mudah digunakan. Alat ini memungkinkan tim proyek untuk menetapkan pekerjaan dan berkolaborasi dalam proyek mereka, melacak waktu dan aset proyek.
Platform ini dibangun dengan mempertimbangkan tim pengembangan perangkat lunak dan memungkinkan mereka memperluas kemampuan alat dengan cara kustom.
Prioritas
Memprioritaskan pekerjaan proyek dapat menjadi tantangan nyata bagi tim proyek dari berbagai industri. Ketika Anda tidak memprioritaskan pekerjaan, Anda dapat merusak semua upaya dan inisiatif tim Anda, dan bahkan menguras motivasi tim.
Prioritas yang efektif seperti seni itu sebabnya lebih banyak perangkat lunak PM memperhatikan fungsi penting ini.
Jika tumpukan produk Anda membutuhkan "pembersihan" dan pengoptimalan global, Anda pasti akan membutuhkan metodologi dan kerangka kerja prioritas yang kuat untuk menyelesaikan sesuatu dengan cepat.
Salah satu alat yang mengusulkan matriks prioritas fungsional adalah
ProductBoard .
Matriks ini memungkinkan pengguna memvisualisasikan pertukaran nilai / upaya (nilai / kompleksitas) di semua fitur.
Anda juga dapat menemukan serangkaian teknik penentuan prioritas di Hygger.io (matriks Eisenhower, Value vs Risk, Value vs Effort, ICE dan RICE frameworks dan model skoring tertimbang).
Kolaborasi
Kolaborasi tim selalu menjadi bagian penting dari bisnis apa pun dan sekarang menjadi lebih penting karena kami terus lebih terhubung melalui teknologi online. Meningkatkan kolaborasi tim adalah tujuan permanen untuk semua jenis perusahaan.
Alat manajemen proyek peduli tentang membuat fungsi kolaborasi mereka di seluruh dunia proses yang mudah. Beberapa alat manajemen proyek yang terkenal pada awalnya berfokus pada kolaborasi tim.
Basecamp adalah contoh nyata. Papan pesan Basecamp, obrolan asli, dan berbagi file menjadikan platform ini solusi terbaik untuk berkolaborasi dengan anggota tim dan pelanggan.
Sistem ini menggabungkan komunikasi, manajemen proyek, manajemen aset digital, dan opsi pembayaran dasar di satu tempat.
Pelacakan waktu
Selama kursus proyek, berbagai modifikasi pada kegiatan dan sumber daya dapat terjadi. Pelacakan waktu yang dihabiskan untuk berbagai kegiatan sangat penting dalam banyak hal.
Untuk manajer proyek, penting untuk memahami dan melacak jam sumber daya melakukan kegiatan yang berbeda. Entri waktu yang tepat memungkinkan manajer proyek untuk melihat bahwa waktu tidak melebihi perkiraan waktu, dan memitigasi potensi risiko di muka. Itulah mengapa fitur ini tampak seperti yang paling jelas ketika memilih perangkat lunak PM yang sesuai.
Mavenlink dapat dianggap sebagai contoh yang baik. ini membantu manajer proyek untuk mendapatkan yang terbaik dari tim mereka. Sistem ini memungkinkan mendapatkan wawasan mendalam tentang cara kerja tim dan kemajuan proyek mereka. Di sini Anda akan menemukan laporan yang kompleks, namun informatif dan keluaran data.
Fitur pelacakan waktu membantu melacak produktivitas tim, meningkatkan efisiensi, dan meminimalkan pemborosan waktu. Platform ini juga mencakup fitur akuntansi yang memungkinkan pelacakan pengeluaran karyawan, menetapkan anggaran, dan menerima pembayaran.
Takeaways
Yah, semua yang kita lihat bahwa dunia manajemen proyek menjadi semakin rumit. Kabar baiknya adalah bahwa evolusi alat PM populer mulai menjadi lebih menarik dan mengasyikkan.
Memilih perangkat lunak terbaik, Anda harus mempertimbangkan banyak detail dan kemampuan fungsional. Coba saja banyak dari mereka, bandingkan dan pastikan Anda menggunakan alat yang tepat.