Halo semuanya. Pada akhir Juni, kami meluncurkan kursus
Analis BI baru. Dan hari ini kami ingin membagikan materi pertama yang disiapkan khusus untuk kursus.
Kecerdasan bisnis, yang secara signifikan dapat meningkatkan profitabilitas dan efisiensi kegiatan komersial, diperlukan oleh perusahaan modern mana pun. Namun, organisasi yang tidak menggunakan teknologi baru dalam proses bisnis mereka merasa semakin sulit untuk mendapatkan informasi yang relevan.
Business Intelligence (BI) memungkinkan Anda untuk melihat sekilas semua data yang relevan dari perusahaan Anda dan memahami apa artinya sebenarnya. Berkat BI, Anda dapat melihat operasi mana yang menghasilkan lebih banyak laba daripada memberikan pendapatan penjualan dan seberapa efisien perusahaan secara keseluruhan. Menggunakan alat BI, Anda dapat mempelajari data apa saja dan mencari tahu dari mana asalnya dan mengapa nilai-nilai ini keluar. Kecerdasan bisnis kadang-kadang didefinisikan sebagai proses yang memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat dengan memanfaatkan kompetensi, prosedur, data, dan alat serta metodologi terkait karyawan secara efektif.
Apa itu alat intelijen bisnis?
Business Intelligence (BI) adalah kombinasi dari aplikasi perangkat lunak, teknik, dan sistem bisnis yang memainkan peran kunci dalam proses bisnis perusahaan mana pun.
Sebagian besar perusahaan menghasilkan sejumlah besar data dalam perjalanan bisnis. Untuk memberikan akses ke data ini ke semua departemen perusahaan, banyak gudang aplikasi dan DBMS sering digunakan.
Tetapi berlimpahnya berbagai program dan sistem mencegah ekstraksi informasi bermanfaat yang tepat waktu dan menarik kesimpulan berdasarkan padanya. Alat BI dirancang untuk memperbaiki situasi dengan mengganti pengumpulan data dan alat analisis yang berbeda.
Dengan perangkat lunak analitik bisnis, atau alat BI, dipahami sebagai aplikasi perangkat lunak yang melakukan semua tugas pemantauan, pengumpulan dan analisis data, dan juga memungkinkan Anda untuk melacak pola dalam data ini dan menarik kesimpulan yang diperlukan untuk bisnis. Aplikasi ini juga dapat mengambil dan menggunakan informasi yang tersimpan dalam database perusahaan.
Sistem BI kelas perusahaan yang paling umum mencakup alat untuk bekerja dengan tabel dan dasbor untuk memantau operasi, mengekstraksi data dan membuat laporan, memproses dan menganalisis data, melihat konten, dan alat lain untuk mengelola sumber daya perusahaan. Beberapa paket BI juga mengintegrasikan alat yang dirancang untuk industri tertentu, seperti ritel, layanan kesehatan, atau pendidikan.
15 Praktik Terbaik untuk Menyebarkan Perangkat Lunak Business Intelligence
Ketidaktahuan atau ketidakmampuan untuk menerapkan metode terbaik untuk menggunakan alat BI, sebagai suatu peraturan, mengarah pada pengadopsian keputusan yang tidak efektif atau bahkan pada pengadopsian rencana pembangunan sesuai dengan prioritas yang salah. Untuk menggunakan intelijen bisnis dengan cara terbaik, Anda harus memahami pentingnya data dan analisisnya, serta memahami proses dan alat yang diperlukan untuk pemrosesan informasi yang efektif.
Sebagian besar organisasi juga mengalami kesulitan mendapatkan pengembalian investasi yang diharapkan dalam memperoleh dan memelihara dana BI. Masalah umum lainnya adalah banyaknya keluhan dari pengguna yang kecewa yang tidak bisa mengakses data atau menerima data yang salah.
Ada berbagai alasan, tetapi dalam kenyataannya situasi menyedihkan seperti itu sering muncul karena perusahaan, bahkan dengan perangkat lunak terbaik di industri, tidak dapat menggunakan dan menerapkannya dengan benar. Tentu saja, sangat penting untuk memilih alat BI yang mudah digunakan dengan antarmuka yang ramah pengguna, tetapi ada sejumlah faktor lain yang dapat mengganggu efektivitas penggunaan toolkit ini dan mengekstraksi keuntungan yang direncanakan darinya.
Bagi mereka yang ingin mengoperasikan alat BI dengan profitabilitas maksimum, kami menawarkan sejumlah rekomendasi yang terbukti.
1. Daftarkan dukungan dan partisipasi dalam proyek semua karyawan perusahaan
Sebelum menerapkan alat BI, Anda perlu membuat jaringan intelijen bisnis tunggal yang mencakup semua departemen perusahaan - mulai dari penjualan dan pemasaran hingga logistik dan manajemen senior. Penting untuk meminta dukungan semua departemen dan mengumpulkan umpan balik.
2. Mengembangkan rencana pengembangan dan strategi implementasi
Mencoba menerapkan analisis bisnis tanpa strategi yang dipikirkan dengan matang, Anda dapat membuat banyak kesalahan dengan membuang-buang waktu dan uang. Sebelum membuat pilihan antara solusi BI yang tersedia di pasar, sangat penting untuk menentukan kebutuhan dasar perusahaan Anda, serta menetapkan tujuan untuk mencapai kebutuhan ini.
Pada tahap ini, perlu untuk melibatkan seluruh organisasi dalam menciptakan strategi yang akan menentukan apa yang Anda inginkan dan menyusun rencana pengembangan yang akan membantu Anda mencapai ini. Pilihan alat BI dan implementasinya harus didasarkan pada rencana ini.
3. Temukan area di mana alat BI akan mendapat manfaat, dan implementasikan di sana.
Anda seharusnya tidak mengubah penyebaran solusi BI menjadi proses multi-tahap yang terintegrasi - semakin kompleks, semakin banyak kesulitan akan muncul selama pengembangan. Anda disarankan untuk mengintegrasikan BI ke dalam sistem yang sudah ada yang sudah dikenal oleh karyawan.
4. Cari tahu kebutuhan masing-masing unit
Sebagian besar perusahaan sudah memiliki sistem pelaporan. Mungkin mereka tidak memberikan informasi yang diperlukan atau penggunaannya penuh dengan kesalahan - misalnya, jika dokumen Excel dibuat secara manual atau menggunakan skrip darurat. Dianjurkan untuk menganalisis opsi pelaporan yang tersedia untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang tidak mereka lakukan sama sekali, dan untuk mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu diperbaiki.
5. Mendefinisikan tujuan dengan jelas
Ketika memulai proyek implementasi BI, sangat penting untuk menetapkan tujuan atau merumuskan hasil utama yang diharapkan. Ini nantinya akan membantu Anda menentukan apakah Anda telah berhasil.
Mengetahui apa tujuan Anda, akan lebih mudah untuk memahami tindakan apa yang lebih mungkin untuk berkontribusi pada pencapaian mereka. Selain itu, menetapkan target akan memudahkan identifikasi data yang paling penting.
6. Sorot KPI kunci atau statistik lainnya untuk mengontrol pemanfaatan BI.
Salah satu rekomendasi yang paling berguna untuk menerapkan BI adalah untuk menentukan indikator kinerja utama (KPI) mana yang paling akurat akan menunjukkan seberapa cepat dan berhasil BI sedang dilaksanakan. Tetapi hanya beberapa perusahaan yang dapat mengikuti saran ini: mayoritas hilang dalam banyaknya statistik, tidak dapat memilih KPI yang paling signifikan.
Namun, setelah memilih hanya beberapa indikator paling penting dari banyak indikator, akan lebih mudah bagi Anda untuk menentukan apakah Anda telah mencapai hasil.
7. Melakukan survei berkala terhadap para pemangku kepentingan utama
Pertemuan dengan pemangku kepentingan utama perlu diadakan secara teratur, baik untuk panggilan rutin, obrolan video, atau rapat kantor. Pertemuan semacam itu memungkinkan menjalin komunikasi antara manajemen perusahaan dan kepala departemen, di satu sisi, dan analis data yang melayani sistem BI, serta bekerja dengan data yang diterima, di sisi lain.
8. Mulai dari yang kecil
Selalu mulai dengan tugas-tugas kecil: setelah dilatih, Anda akan memahami cara terbaik untuk mengimplementasikan alat BI. Kemungkinan besar, setiap data yang diperoleh pada tahap pertama akan memerlukan pertanyaan tambahan. Tetapi ini bahkan bagus: menemukan cara untuk menyelesaikan masalah, Anda akan meningkatkan rencana implementasi Anda.
9. Gunakan metodologi yang fleksibel untuk penempatan
Kebanyakan metodologi tangkas berorientasi pada orang dan sangat cocok untuk penyebaran perangkat lunak, khususnya alat intelijen bisnis. Direkomendasikan untuk membangun proyek berdasarkan perencanaan adaptif, pengorganisasian diri, dan implementasi tenggat waktu jangka pendek. Penting juga bahwa metodologi yang fleksibel ditujukan untuk peningkatan berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas.
10. Identifikasi sumber data dan alat integrasi yang diperlukan.
Setiap perusahaan, terlepas dari ukurannya, terus mengumpulkan data tentang kegiatannya.
Oleh karena itu, sebelum menerapkan sistem BI, penting untuk menentukan dari sumber apa data ini berasal. Sama pentingnya untuk dengan jelas menyatakan harapan dan asumsi Anda mengenai data tersebut, dan kemudian menguji hipotesis Anda dalam praktik.
Juga nyaman untuk menggunakan penyimpanan cloud untuk meningkatkan akses data, meningkatkan kegunaan dan kinerja.
11. Buat budaya data organisasi
Anda perlu terus-menerus memperhatikan apakah semua orang di organisasi Anda memahami betapa pentingnya data untuk mencapai tujuan organisasi. Sangat disarankan agar Anda mempertahankan budaya bekerja dengan data di semua departemen, mendorong mereka untuk fokus pada tujuan bersama.
12. Meletakkan fondasi yang kuat untuk manajemen data
Sangat penting untuk memberikan dasar yang kuat untuk manajemen data sejak awal. Pertama-tama, Anda perlu memahami nilai data dalam organisasi (baik dari sumber internal maupun eksternal) - terutama jika data ini terkait dengan produk baru, pengambilan keputusan, dan peningkatan proses bisnis.
Peraturan harus ditetapkan yang menentukan bagaimana data dikumpulkan, disimpan, dan diproses. Laporan tentang pembuatan, penyebaran dan penggunaan data harus dihasilkan dengan mempertimbangkan aturan-aturan ini. Selain itu, mereka akan membantu menentukan cara memprioritaskan.
13. Menerapkan rencana manajemen keamanan
Untuk melindungi lingkungan intelijen bisnis, perusahaan perlu banyak merencanakan sebelumnya.
Memastikan langkah-langkah keamanan yang diperlukan sangat disarankan sebelum menerapkan BI. Rencana yang jelas untuk mengembangkan cybersecurity akan menunjukkan tindakan mana yang memerlukan otentikasi atau otorisasi dan bagaimana cara efektif mengambil tindakan tertentu.
14. Buat rencana pelatihan
Sangat penting bahwa setiap pengguna yang bekerja dengan sistem BI tahu cara menggunakan perangkat lunak ini dengan benar. Informasi yang relevan harus tersedia untuk semua orang - misalnya, dalam bentuk konten yang dapat diunduh seperti video, file pdf, dll. Setidaknya catatan pelajaran yang dilakukan oleh pakar BI harus ditawarkan.
15. Pilih seseorang untuk menerapkan BI
Di perusahaan, Anda dapat menunjuk karyawan terpisah yang akan membantu manajer dan eksekutif biasa untuk menerapkan dan menggunakan alat BI secara optimal. Dia harus memiliki pengetahuan teknis tentang platform dan semua perangkat lunak intelijen bisnis. Orang ini juga akan bertanggung jawab untuk melatih karyawan dan memilih sumber daya pendidikan untuk semua departemen. Selain itu, karyawan harus berpengalaman dalam bagaimana dan untuk apa karyawan BI dengan tanggung jawab pekerjaan yang berbeda digunakan untuk membantu membuat template untuk laporan analitis yang memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda.
Kesimpulan
Dengan kecepatan perkembangan teknologi yang kita lihat saat ini, bagi banyak perusahaan akan segera menjadi sulit atau bahkan tidak mungkin untuk bekerja tanpa sarana intelijen bisnis.
Perusahaan yang menerapkan alat yang tepat, mengikuti rekomendasi di atas, akan dapat merancang sistem yang akan bermanfaat bagi semua staf dan berkontribusi pada pertumbuhan produktivitas bisnis dan meningkatkan laba.
Berikut adalah materi semacam itu.
Webinar tradisional
gratis pada kursus akan berlangsung pada 18 Juni, dan saat ini kami sedang menunggu komentar Anda.