Cara mengatur hackathon sebagai siswa 101. Bagian Dua

Halo lagi. Ini adalah kelanjutan dari artikel tentang mengorganisir hackathon siswa.
Kali ini saya akan memberi tahu Anda tentang masalah yang muncul tepat selama hackathon dan bagaimana kami menyelesaikannya, acara lokal yang kami tambahkan ke standar "banyak pengkodean dan makan pizza" dan beberapa kiat tentang aplikasi mana yang akan digunakan untuk organisasi acara paling sederhana sebesar ini.



Setelah semua persiapan keuangan selesai, tahap yang paling menarik dimulai: persiapan lokasi. Di sini Anda dapat menemukan sejumlah besar masalah dan pasangan yang bahkan tidak Anda pikirkan. Mari kita mulai dengan memesan berbagai makanan ringan dan peralatan. Dua masalah utama segera menyusul dari sini: siapa yang akan menerimanya dan ke mana harus meletakkan semua ini? Saya mengingatkan Anda sekali lagi bahwa semua organisator adalah mahasiswa, dan hackathon berlangsung pada 26-27 Januari, tepatnya di tengah trimester. Untuk setiap pesanan, kami membutuhkan 4-5 orang (mengingat skala acara, kami dapat dengan mudah mendapatkan 20-30 kotak minuman sekaligus) dan satu-satunya pilihan bagi kami adalah mencari sukarelawan di antara kursus lain. Tentu saja, Anda dapat menggunakan grup Facebook untuk menemukannya, tetapi Slack adalah kandidat nasional kami. Untuk setiap pengiriman, Anda dapat membuat saluran terpisah, mengintegrasikannya ke Trello (aplikasi untuk membuat daftar tindakan) dan kemudian menambahkan orang-orang yang setuju untuk membantu dan mencatat semua yang diterima di Trello. Jadi, semuanya diterima, bahkan seandainya pengiriman itu ke gedung universitas yang benar (beberapa kali mereka membawanya ke bangunan lain dan Kekaisaran hampir sepenuhnya di Kensington Selatan, kita bisa saja mengirimkannya ke Universitas London secara tidak sengaja) dan bahwa kita memiliki cukup banyak orang dan beberapa gerobak untuk pengangkutan muatan yang sangat berat, apa selanjutnya? Apa yang harus dilakukan dengan semua muatan ini? Setiap komunitas universitas besar memiliki gudang kecil sendiri untuk acara semacam itu. Sayangnya, di ruangan 2x3, kemungkinan besar semuanya tidak akan muat. Di sini sponsor universitas datang membantu kami. Beberapa ton (!) Minuman dan makanan ringan dikirimkan ke mitra kami dari serikat mahasiswa. Penyimpangan kecil. Setiap fakultas memiliki kesatuannya sendiri: teknik, medis, ilmiah dan geologi. Insinyur kami memiliki sekitar 2 kamar gratis (hanya ssst, saya tidak tahu seberapa banyak ini umumnya mengikuti aturan universitas) sepenuhnya (!) Dikonversi menjadi gudang untuk satu acara. Maka akan ada selang waktu tentang bagaimana kita mendapatkan hal-hal ini dari sana. Punggung saya saat itu tidak mengucapkan terima kasih sama sekali. Tautan

Sangat sulit untuk menemukan di mana mengandung semua hal ini, bahkan lebih sulit untuk mendistribusikannya dengan benar. Untuk referensi: seluruh zona 3. Hackathons bawah dan 2 atas. Ukurannya kira-kira sama dan secara umum tidak ada masalah dengan distribusi. Sampai orang dengan preferensi diet khusus muncul. Vegan, vegetarian dan banyak lainnya. Kami selalu mengirimkan kuesioner terlebih dahulu untuk mengetahui berapa banyak yang harus dipesan. Secara alami, email dilupakan dan hilang. Oleh karena itu, kami selalu menambahkan 20% ke pesanan utama dalam bentuk opsi khusus cadangan, seperti margarita dengan kue bebas gluten. Mahal? Tidak diragukan lagi. Tetapi hal terakhir yang kita butuhkan adalah vegan berperang yang tidak memiliki cukup makanan tanpa produk hewani. Masalah modern membutuhkan solusi modern.



Misalkan semuanya cocok secara ajaib. Sihir, bukan sebaliknya. Bahkan semua orang diledakkan untuk malam itu. Apa selanjutnya Ingat saya berbicara tentang "barang curian"? Ya, dan omong-omong, setiap sponsor memilikinya. Dan setiap orang dirancang untuk minimum 200 orang, dan untuk sponsor besar dan umumnya untuk 300 orang. Itu juga perlu disimpan, tetapi yang utama bukan itu. Saya juga mengatakan bahwa kita memiliki "barang curian" kita sendiri. Dan ini untuk 500 orang. Dan masalahnya adalah fragmentasi. Banyak hal datang pada malam sebelum hackathon, dan tidak ada kesempatan untuk bersiap-siap untuk ini. Apalagi semua itu harus dikemas rapi dalam tas. 500 buah. 500, Carl. Jadi saya harus mengatur conveyor improvisasi: ada voucher untuk minuman beralkohol di bar, t-shirt, set dengan pasta dan kuas, mug, stiker, dan saya bahkan tidak ingat berapa banyak lagi. Dan terlepas dari kenyataan bahwa kami memesan kecantikan ini dari pemasok yang berbeda dan mereka semua datang pada waktu yang berbeda. Saya harus berkeringat untuk mendapatkan uang tambahan di pabrik sebagai bonus untuk mengatur acara itu sendiri. Spoiler: kami selesai latihan jam 4 pagi, dan awal jam 8:30. Saya tinggal hanya sampai tengah malam untuk bertugas selama sisa malam. Kemudian ikuti bagian yang agak membosankan tentang pengaturan tabel, pengaturan kabel ekstensi dan sampah wajib lainnya.



Waktunya telah tiba X. Sponsor datang lebih awal, menetap, secara taktis menyusun “barang curian” untuk menarik lebih banyak siswa. Dari yang berkesan: satu perusahaan saat pembukaan mengatakan ada dua jenis pengusaha. Mereka yang memberi hormat dengan hormat kepada karyawan mereka dan memungkinkan mereka untuk berkembang secara kreatif. Seperti misalnya (nama perusahaan). Dan tentang yang kedua mereka dapat memberi tahu melalui contoh mereka semua sponsor lainnya. Frasa ini menjadi kandidat untuk hadiah meme terbaik (tentang presentasinya di akhir artikel terakhir). Siswa tiba sedini mungkin untuk mengambil lebih banyak barang secara gratis. Berikut adalah beberapa kata tentang bagaimana kami membiarkan mereka masuk Tiket dibeli di Eventbride, dan semua penyelenggara memiliki aplikasi pemindaian. Masalah dimulai ketika peserta tidak membaca ketentuan: usia minimum 18 tahun, misalnya, atau membawa paspor, atau bahkan tiket tidak dapat ditransfer setelah batas waktu (tiga hari sebelum hackathon). Sayangnya, banyak yang harus menolak. Tapi dari yang saya ingat: dua yang lupa paspor dari London, jadi mereka pulang dan membawanya. Mereka yang kami serahkan tiket kami diizinkan pergi setelah semua yang lain, memindai tiket sehingga nanti pemiliknya tidak akan mencoba untuk menyelipkan bonus.

Sekarang sedikit tentang masalah dengan tiket sendiri: hanya ada sekitar 400 dari mereka, ditambah beberapa untuk lulusan, sebagai hadiah perpisahan. Awalnya, kami menyimpannya di situs web universitas, tetapi turun terus 10 menit sebelum dimulainya penjualan hingga 30 menit setelah dimulainya, dan mereka didistribusikan secara acak di antara para peserta. Saya sudah bungkam tentang kondisi balapan karena itu kami menjual rata-rata 20-30 lebih dari yang seharusnya. Solusinya adalah situs web Eventbride. Itu mengatasi dengan sempurna, tiket rata-rata terbang dalam 1-3 detik per lot, mereka dikeluarkan tepat pada jadwal. Namun kemudian muncul masalah lain: kejujuran peserta. Menggunakan tautan Google pertama, Anda dapat mengunduh dan mengonfigurasi bot, dan idealnya kami mencoba mengintimidasi orang bijak sehingga kami membatalkan tiketnya. Pada kenyataannya, hampir tidak mungkin untuk membuktikan bahwa Anda belum menggunakan / menggunakan bot. Tiket, pada gilirannya, dibagi menjadi Imperial / semua orang dan (sedikit diskriminasi) untuk siswa kami ada beberapa lagi. Untuk membantu departemen, aturan tersebut.



Selanjutnya masalah pelatihan yang lebih spesifik. Salah satu acara yang kami adakan lebih dekat ke tengah malam adalah bar terbuka. Secara alami, dalam budaya hackathon tanpa tidur, ini tidak selalu merupakan ide yang baik. Karena itu, hanya sedikit orang yang berkunjung. Tetapi mereka yang datang selalu senang, minuman gratis (termasuk 5 GBP), persediaan voucher yang cukup besar, plus ini adalah cara yang bagus untuk bersantai setelah seharian hackathon terus menerus. Kontra lebih mungkin untuk penyelenggara: banyak yang diam, sementara penyelenggara lelah menonton semuanya, mereka berhasil mendapatkan minuman yang baik. Tentu saja kita berurusan dengan mereka. Tapi itu tidak pernah sampai ke masalah yang sangat mudah. Penting untuk dicatat bahwa, seperti hackathon, bar malam memiliki sponsor. Dan tahun ini, mereka datang sepenuhnya, setelah membeli "penjaga bom" untuk semua orang yang hadir. Sangat sulit untuk menjelaskan (maksud saya sepenuhnya, menuangkan lebih banyak lagi) bahwa peserta yang setengah mati di kampus sedikit berbeda dari yang mereka ingin rekrut di perusahaan mereka dan hentikan kekacauan ini pada sekitar jamuan ke-30. Setelah itu adalah pengiriman ayam Nando legendaris.



Itu legendaris karena pemilik restoran lokal datang dengan orang-orang pengiriman untuk melihat siapa yang memutuskan untuk menurunkan beberapa ribu ayam pada Sabtu malam. Secara total, untuk membongkar semuanya dan mendistribusikan antar zona, kami butuh 2 jam dan 30 relawan. Foto terlampir. Jangan lupa berteriak "di sini untuk vegan", kalau tidak mereka akan makan vegetarian, bukan makanan vegan dan kemudian mereka akan mengutuk. Acara berkesan lainnya adalah karaoke. Semua orang sudah datang, termasuk kita. Bayangkan saja: 200 orang yang menempati ruang kuliah pada pukul 2 pagi, menyanyikan lagu-lagu yang benar-benar acak (saya menyanyikan Let It Go, saudara perempuan saya akan bangga). Itu luar biasa, tapi sekali lagi masalah khas: untuk menyeret peralatan, mengatur, mengatur dengan keamanan dan perpustakaan (Sabtu malam adalah waktu yang sangat populer untuk dikunjungi) sehingga kami tidak akan diusir. Penjaga itu ditawari untuk bernyanyi, ditolak.



Semua ini tentu saja menyenangkan. Tapi Hackathon berlangsung selama dua hari: para peserta dapat datang dan pergi. Panitia tidak. Secara total, saya tidur 3,5 jam dalam dua hari dan 5 jam dalam sehari sebelum memulai. Dan itu karena sukarelawan lain dipaksa (dan perjalanan ke bar terasa dengan sendirinya). Dimungkinkan untuk tidur baik di ruang terpisah dengan karpet yoga, atau di mana itu berhasil. Saya tidur di kursi, tidak dilarang oleh hukum, saya tidur di tempat yang saya inginkan. Yang paling utama adalah ada 3 orang yang tidak tidur di setiap hackzone. Tugas lain adalah memeriksa proyektor secara berkala, karena bisa terlalu panas dan kami jelas tidak punya uang tambahan untuk perbaikan. Singkatnya, kami membutuhkan 6 orang dan 2 kereta. Secara umum, urusan amandel hampir sepanjang waktu. Pada titik tertentu, kami mulai membagikan popcorn dan permen kapas, sekali lagi, kami sedang memasak. Peringkat keamanan kebakaran turun secara dramatis ketika saya menarik popcorn tepat saat pemanasan "karena itu akan terbang sekarang dan saya tidak akan ditinggalkan".



Bagian ini mengalami banyak masalah dalam organisasi dan solusi mereka. Insinyur setelah semua. Tetapi sejumlah besar hal tetap di belakang layar: apa masalah selama hackathon itu sendiri, pemilihan hadiah dan pemberian, bagaimana pemilihan "cerdas" bekerja, umpan balik dari sponsor, dan bagaimana kita berurusan dengan membersihkan tempat seminggu kemudian. Dan juga fleksibilitas kecil: ini adalah hackathon siswa pertama yang menerima liputan tentang Angkatan Udara. Saya akan menulis tentang ini di episode selanjutnya dari hackathon saga ini. Dalam waktu dekat saya akan mulai menulis, tetapi untuk sekarang, ini email saya: du216@ic.ac.uk dan situs web proyek: ichack.org.